Nettoyage avant migration Microsoft 365 : quoi migrer (et quoi laisser derrière)

Pourquoi traîner du bagage numérique dans votre nouvel environnement Microsoft 365 ? Andy Huneycutt, MVP Microsoft, explique comment nettoyer votre contenu avant de migrer, pour rester organisé et partir du bon pied.

L'une des parties les plus importantes d'une migration (et souvent sous-estimée) consiste à décider quel contenu emporter.  Migrer vers Microsoft 365, c'est l'occasion d'optimiser votre environnement cloud pour une collaboration et une gestion des données efficaces. Après tout, pourquoi investir du temps et des efforts à déplacer des données obsolètes ou inutiles vers votre nouvel environnement ?  

Un bon nettoyage réduit le volume à migrer, ce qui rend le processus plus rapide et plus simple. Mais il garantit aussi que votre environnement Microsoft 365 sera léger, organisé et efficace dès le premier jour.  

Dans cet article, nous verrons comment auditer et nettoyer votre contenu avant la migration, pour déterminer quoi migrer, quoi archiver et quoi laisser derrière. À la fin, vous saurez séparer les trésors numériques du fouillis, et ne migrer que le contenu qui apporte vraiment de la valeur.

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Commencez par un audit de contenu

Un audit de contenu, c'est l'exercice qui consiste à faire l'inventaire de toutes les données et de tout le contenu de votre environnement actuel. Il s'appuie sur l'inventaire dressé pendant la phase de planification, mais cette fois, on examine le contenu d'un œil critique pour en évaluer la valeur et la pertinence.

Voici comment mener un audit de contenu en vue d'une migration :

• ‍Répertoriez tous les emplacements de contenu : Listez chaque référentiel qui contient des données visées par la migration – par exemple les partages de fichiers réseau (organisés par département ou par projet), les sites SharePoint, les lecteurs personnels, les banques d'e-mails, etc. Pour chaque emplacement, recueillez des métadonnées : la taille (le volume de données), le nombre de fichiers ou d'éléments, les dates de dernière modification et les propriétaires (qui est responsable de ce contenu ou l'utilise le plus). ‍
• Repérez le contenu redondant, obsolète et trivial (ROT) : ROT est un terme courant en gestion de l'information pour désigner les données qui peuvent probablement être supprimées ou archivées. Le contenu redondant, ce sont les doublons (plusieurs copies du même fichier ou de la même information). Le contenu obsolète, ce sont d'anciennes versions de documents ou des données qui ne sont plus exactes ou utilisées (pensez à un « Plan de projet v1 » d'il y a 5 ans, pour un projet terminé depuis longtemps). Le contenu trivial, ce sont par exemple des fichiers personnels qui se sont glissés sur un lecteur partagé, ou de vieilles annonces qui n'ont plus aucune valeur. Combinez analyse automatisée et avis des parties prenantes pour cibler le ROT :
• Automatisez : Des outils (ou des scripts) aident à repérer les fichiers en double (même nom, ou même somme de contrôle), les fichiers volumineux (candidats à la suppression s'ils sont inutiles) et les fichiers non consultés ou non modifiés depuis, disons, plus de 3 ans. L'outil de rapports de ShareGate, par exemple, peut analyser SharePoint ou des partages de fichiers et faire ressortir le contenu inutilisé ou dupliqué [placeholder link to ShareGate cleanup resource].
• Consultez les parties prenantes : Les propriétaires des données et les utilisateurs connaissent leur contenu mieux que personne. Impliquez-les dans l'audit : présentez-leur la liste de ce qui se trouve dans leurs espaces et demandez ce qui peut partir. Parfois, une équipe n'a pas nettoyé son lecteur partagé depuis dix ans et identifiera sans hésiter des dossiers entiers à purger (« Ah ça, c'est l'initiative de 2016, on n'a plus besoin de ces fichiers »). Cette approche collaborative accélère le nettoyage et évite de supprimer par accident quelque chose d'encore important. ‍
• Évaluez la valeur métier et les exigences de conformité : Pour le contenu qui n'est pas un ROT évident, évaluez sa valeur. Posez-vous des questions : cette information sert-elle encore dans des processus métier ? Faut-il la conserver pour des raisons légales ou réglementaires (certains dossiers doivent être conservés X années) ? Est-elle consultée activement, ou gardée « au cas où » ? Cette étape peut mener à catégoriser le contenu : « Documents de projets actifs », « Archives de référence », « Dossiers légaux », etc. C'est ce qui déterminera s'il doit être migré, archivé ou supprimé. ‍
• Cherchez les éléments non pris en charge ou problématiques : Certains contenus demandent une attention particulière parce qu'ils ne migreront pas proprement. Par exemple les fichiers très volumineux, les fichiers dont le nom contient des caractères non pris en charge, ou les types de fichiers personnalisés. Identifiez-les à l'avance. Vous avez peut-être de très gros fichiers vidéo qui seraient mieux dans un service de diffusion que dans SharePoint, ou des bases de données et des feuilles de calcul avec des liens qui ne fonctionneront plus après la migration. Les signaler maintenant vous laisse le temps de planifier des correctifs (scinder un fichier, renommer les fichiers aux noms interminables, convertir des formats de données, etc.) pendant le nettoyage.

Documentez les résultats de votre audit. Pour chaque grande zone de contenu, vous devriez obtenir une liste de ce qui sera conservé et migré, de ce qui peut être archivé ou laissé derrière, et de ce qui sera supprimé. Notez aussi les correctifs nécessaires, du genre « Les noms de fichiers de la bibliothèque X seront modifiés pour retirer les caractères invalides. »

Nettoyez le contenu redondant et obsolète

Une fois les données de l'audit en main, retroussez vos manches et commencez le ménage.

1. ‍Commencez par éliminer les doublons. Si le même fichier est enregistré à plusieurs endroits, choisissez une copie « maîtresse » à conserver et supprimez les autres, ou excluez-les de la migration. Les utilisateurs enregistrent souvent des versions locales ou copient des fichiers dans différents dossiers d'équipe. C'est le moment de consolider. Si vous ne savez pas quelle version fait foi, demandez au propriétaire du contenu de trancher. Un outil de migration comme ShareGate peut migrer une seule copie et rediriger les références, mais si les doublons ne servent à rien, autant ne pas les déplacer du tout.‍
2. Passez ensuite au contenu obsolète. Pour tout ce qui n'est manifestement plus utile, prévoyez de le supprimer (avec les approbations nécessaires) ou de l'archiver hors du périmètre de migration. Archiver peut vouloir dire le stocker sur un serveur sur site, dans un blob Azure, ou même sur une bande de sauvegarde : quelque part d'accessible pour la conservation, mais pas utilisé activement dans Microsoft 365. Dans le doute, archivez plutôt que de supprimer, sauf si c'est vraiment du déchet.‍
3. Réorganisez ensuite ce que vous gardez. C'est une belle occasion de démêler les arborescences de dossiers trop complexes ou trop profondes. Les refondre en quelques bibliothèques SharePoint logiques rend le contenu plus facile à trouver et améliore l'expérience utilisateur. Vous pouvez aplanir les dossiers, ou étiqueter les fichiers avec des métadonnées. Ça peut vouloir dire réorganiser avant la migration, ou migrer « tel quel » et nettoyer après. Mais un peu de préparation maintenant vous évitera du travail une fois la migration terminée.‍
4. Enfin, occupez-vous des éléments volumineux ou complexes. Gros fichiers, archives PST ou vieilles bases de données ? Décidez où ils vont : Exchange Online, un outil d'archivage ou une autre plateforme. Laissés à l'abandon, ils causent des ratés pendant la migration. Mieux vaut les traiter maintenant qu'en plein déplacement.

À noter : le nettoyage du contenu n'est pas qu'une affaire de IT. C'est un effort commun avec les utilisateurs métier. Obtenir une réponse de chaque département sur le sort de son contenu peut prendre du temps, alors commencez tôt et soyez organisé.  

Élaborez un plan de projet de migration structuré, avec des instructions claires et des outils pour aider les parties prenantes à repérer le contenu redondant. Certaines organisations montent une « équipe de nettoyage » temporaire, ou désignent une personne-ressource dans chaque département pour cette purge d'avant migration. Il faudra peut-être courir après quelques personnes, mais le gain est énorme : vous réduisez radicalement le fouillis et les maux de tête pendant la migration.

Fixez des politiques pour garder votre nouvel environnement propre

Pendant le nettoyage, observez comment cette prolifération s'est installée au départ. C'est une mine d'or pour établir des politiques de gouvernance qui garderont Microsoft 365 en ordre à long terme.  

Par exemple, si vous constatez qu'une grande partie du contenu était du ROT faute de politique d'archivage ou de suppression, prévoyez-en une pour Microsoft 365 (« Tout site Teams inactif depuis 1 an sera évalué en vue d'un archivage »). Si vous avez trouvé beaucoup de doublons, il faut peut-être former les utilisateurs ou instaurer une politique de source unique de vérité (SharePoint plutôt que des copies personnelles).

Avant la migration, mettez en place un minimum de gouvernance dans le nouvel environnement. Configurez par exemple des étiquettes ou des politiques de rétention dans Microsoft 365 pour que certaines données s'archivent ou se suppriment automatiquement après une période donnée, ce qui évite l'accumulation de contenu obsolète. Ou définissez qui peut créer de nouvelles équipes Teams ou de nouveaux sites pour limiter la prolifération (tout en gardant un équilibre avec l'autonomie des utilisateurs).  

Nous reviendrons sur la gouvernance dans un autre article, mais l'idée est là : servez-vous de ce que le nettoyage vous a appris pour configurer Microsoft 365. Microsoft 365 offre des fonctionnalités (et avec des outils comme ShareGate, des capacités supplémentaires) pour gérer le cycle de vie du contenu et éviter une croissance incontrôlée.

Vérification finale : quoi migrer

Maintenant que le ménage est fait, arrêtez la liste de ce qui sera réellement migré vers Microsoft 365. Ce devrait être une fraction de votre point de départ, idéalement l'information la plus récente et la plus pertinente. Revérifiez que rien de critique n'a été oublié. Il peut être utile de découper la migration en blocs, par exemple :

• « Fichiers de projets actifs du partage X -> vers le site SharePoint Y »
• « E-mails des 2 dernières années pour tous les utilisateurs -> vers les boîtes aux lettres Exchange Online » (les e-mails plus anciens sont archivés à part)
• « Sites SharePoint des départements A, B et C -> migrer tout le contenu après le nettoyage »
• « Lecteurs personnels -> chaque utilisateur fait le ménage et nous migrons les documents vers son OneDrive »

En les énumérant, vous créez aussi une liste de vérification pour la migration elle-même, ce qui garantit que chaque bloc sera bien déplacé.

Partagez une dernière fois le périmètre de contenu final avec les parties prenantes. Il est bien plus facile de régler les désaccords ou les questions maintenant (« Pourquoi XYZ n'est-il pas déplacé ? ») qu'après la migration. Idéalement, personne ne devrait dire plus tard « Hé, où est ce fichier ? » et découvrir qu'il a été laissé derrière à son insu. Obtenez donc un consensus : « Voici ce qui déménage, voici ce qui reste. »

Des outils pour simplifier votre nettoyage

Nettoyer à la main des centaines de milliers de fichiers n'est pas réaliste. Utilisez des outils dès que possible :

• Les scripts : Automatisez avec des scripts PowerShell pour retirer efficacement les fichiers obsolètes et garder une migration de données propre et conforme. Restez prudent et testez vos scripts pour éviter toute perte de données accidentelle.
• Les rapports de pré-vérification des outils de migration : Certains outils de migration comme ShareGate offrent une analyse pré-migration. Elle permet de repérer les problèmes potentiels avant la migration : fichiers trop volumineux, chemins qui dépassent les limites de SharePoint Online, etc. Lancez-la tôt. Elle fait souvent ressortir du contenu à nettoyer. Si le rapport indique « 150 fichiers ont un chemin de plus de 400 caractères et ne migreront pas », vous pouvez renommer ou restructurer ces chemins pendant le nettoyage.
• Les outils de découverte de contenu : Si vous avez le budget, certains outils spécialisés analysent les données à la recherche d'informations sensibles, ou les catégorisent automatiquement (contrats, dossiers financiers, données personnelles, etc.). Ça aide à décider quoi faire de certaines informations (vous trouverez peut-être des données personnelles qui demandent un traitement particulier sous le RGPD).

Pensez à coordonner le nettoyage avec les utilisateurs. Ne supprimez rien du jour au lendemain sans communiquer. Une bonne pratique : sauvegardez tout ce que vous supprimez ou déplacez, au moins temporairement. Déplacez par exemple les fichiers supprimés vers une archive sécurisée, à partir de laquelle vous pourrez restaurer si quelqu'un crie qu'un fichier critique a disparu. Après la migration et la période de rétention que vous avez définie, éliminez ces données archivées de façon sécurisée pour rester conforme et garder votre stockage léger.

À la fin de la phase de nettoyage, vous devriez ressentir un vrai soulagement ! Vous avez réduit la charge à migrer, mais aussi désencombré votre espace de travail numérique. Les utilisateurs l'apprécient souvent : le nouveau système leur paraît moins écrasant sans des années de fouillis à trier. Tout le monde y gagne !

Bref, les migrations intelligentes commencent par une préparation intelligente.  Chaque gigaoctet que vous décidez de ne pas migrer (pour de bonnes raisons) est du temps et des efforts épargnés, et contribue à un environnement Microsoft 365 plus propre. C'est comme un déménagement, non ? Vous n'apportez pas les poubelles et les vieilleries dont vous ne vous servez plus. Vous les jetez pour profiter de votre nouveau chez-vous sans encombrement.

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