Contenu Microsoft 365 inactif : mis de côté, mais toujours accessible

Commencez par les espaces de travail que personne n'a consultés et le stockage qu'ils occupent. ShareGate ne considère un espace de travail comme inactif que lorsque tout ce qui y est rattaché est inactif, après 180 jours par défaut (vous pouvez modifier ce délai). Un site avec une conversation Teams active n'apparaît jamais dans la liste. Triez par taille pour commencer par les plus volumineux, et archivez ce que vous ne pouvez pas supprimer.

Microsoft 365 Archive stocke vos sites inactifs à moindre coût et les restaure lorsque vous en avez besoin. ShareGate identifie les sites et les équipes devenus inactifs, les archive un par un, en masse ou selon une stratégie quotidienne, et consigne chaque archivage. La restauration s'effectue dans le centre d'administration Microsoft 365.

Ils restent associés au contenu. Microsoft 365 Archive conserve les autorisations, les étiquettes de confidentialité, les stratégies de rétention et toutes les métadonnées SharePoint. Le contenu archivé reste dans votre propre tenant et région de données, et rien n'est envoyé vers un stockage tiers. ShareGate ne définit pas la rétention. C'est le rôle de Microsoft Purview.

Les sites, les groupes Microsoft 365 et les équipes sont tous archivés en tant qu'espaces de travail dans Microsoft 365 Archive. Rien n'est supprimé, et les autorisations, étiquettes et stratégies de rétention restent associées au contenu. Les espaces de travail archivés ne peuvent pas être parcourus et n'apparaissent plus dans les autres rapports de ShareGate, mais ils sont listés dans le rapport des sites archivés. Pour récupérer le contenu, restaurez l'espace de travail depuis le centre d'administration Microsoft 365.

Uniquement les sites et espaces de travail complets. C'est la limite de Microsoft 365 Archive ; il n'est donc pas possible d'archiver par bibliothèque, dossier, fichier ou ancienneté. OneDrive ne peut pas non plus être archivé, seulement supprimé. L'archivage au niveau des fichiers est prévu dans la feuille de route de ShareGate. Si les anciennes versions de fichiers occupent trop d'espace, réduisez plutôt l'historique des versions : cela fonctionne au sein des sites encore utilisés.

Oui. ShareGate automatise l'archivage tout en vous laissant le contrôle. Une stratégie automatisée archive les espaces de travail répondant à vos critères, une fois par jour. Avant le lancement, vous voyez combien d'espaces correspondent et lesquels, et vous confirmez que vous comprenez les risques. Les actions de stratégie ne peuvent pas être annulées et les stratégies ne notifient pas les propriétaires. Vous voulez que les propriétaires décident ? Envoyez plutôt une demande de révision au propriétaire. Ils choisissent alors de conserver, d'archiver ou de supprimer.