Inaktive Microsoft 365-Inhalte: aus dem Weg, aber jederzeit griffbereit

Beginnen Sie mit den Arbeitsbereichen, die niemand mehr angefasst hat, und dem Speicherplatz, den sie belegen. ShareGate zählt einen Arbeitsbereich erst dann als inaktiv, wenn alles, was damit verbunden ist, inaktiv ist – standardmäßig nach 180 Tagen (Sie können dies ändern). Eine Website mit einer aktiven Teams-Unterhaltung landet nie auf der Liste. Sortieren Sie nach Größe, damit Sie mit den größten beginnen und archivieren können, was Sie nicht löschen können.

Microsoft 365 Archive speichert Ihre inaktiven Websites zu geringeren Kosten und stellt sie bei Bedarf wieder her. ShareGate findet die Websites und Teams, die inaktiv geworden sind, archiviert sie einzeln, in großen Mengen oder über eine tägliche Richtlinie und protokolliert jede Archivierung. Die Wiederherstellung erfolgt im Microsoft 365 Admin Center.

Sie bleiben mit dem Inhalt verknüpft. Microsoft 365 Archive behält Berechtigungen, Vertraulichkeitslabels, Aufbewahrungsrichtlinien und alle SharePoint Metadata bei. Archivierte Inhalte verbleiben in Ihrem eigenen Tenant und Ihrer Datenregion; nichts wird an Drittanbieter-Speicher übertragen. ShareGate legt keine Aufbewahrungsfristen fest. Das ist die Aufgabe von Microsoft Purview.

Websites, Microsoft 365 Groups und Teams werden als Arbeitsbereiche in Microsoft 365 Archive archiviert. Nichts wird gelöscht, und Berechtigungen, Labels sowie Aufbewahrungsrichtlinien bleiben mit dem Inhalt verknüpft. Archivierte Arbeitsbereiche können nicht durchsucht werden und erscheinen nicht mehr in anderen ShareGate-Berichten, sind aber im Bericht „Archivierte Websites“ aufgeführt. Um Inhalte wiederherzustellen, stellen Sie den Arbeitsbereich über das Microsoft 365 Admin Center wieder her.

Nur ganze Websites und Arbeitsbereiche. Das ist die Einschränkung von Microsoft 365 Archive, daher gibt es keine Archivierung nach Bibliothek, Ordner, Datei oder Alter. OneDrive kann ebenfalls nicht archiviert, sondern nur gelöscht werden. Die Archivierung auf Dateiebene steht auf der Produkt-Roadmap von ShareGate. Wenn alte Dateiversionen Ihren Speicherplatz belegen, kürzen Sie stattdessen den Versionsverlauf: Das funktioniert innerhalb von Websites, die noch genutzt werden.

Ja. ShareGate automatisiert die Archivierung, während Sie die Kontrolle behalten. Eine automatisierte Richtlinie archiviert Arbeitsbereiche, die Ihre Bedingungen erfüllen, einmal täglich. Vor dem Start sehen Sie, wie viele und welche Arbeitsbereiche übereinstimmen, und bestätigen, dass Sie sich des Risikos bewusst sind. Richtlinienaktionen können nicht rückgängig gemacht werden und Richtlinien benachrichtigen keine Besitzer. Möchten Sie, dass die Besitzer entscheiden? Senden Sie stattdessen eine Besitzerüberprüfung. Sie wählen dann zwischen Behalten, Archivieren oder Löschen.