Comment Oxford Instruments a repris le contrôle de son environnement Microsoft 365

Aucun moyen de suivre les fichiers partagés, les équipes, les permissions et les accès invités

Avant ShareGate, Astrid et son équipe TI ne savaient ni à quoi ressemblait leur environnement ni quels risques de sécurité planaient. Qui avait accès à quoi ? Quels fichiers étaient partagés à l'interne et à l'externe ? Et avec qui ?  

« On n'avait aucune idée de qui avait quelles permissions, de quelles équipes étaient devenues orphelines, ni de ce qui était partagé et où. On espérait peut-être qu'en ignorant le problème il disparaîtrait, alors qu'en réalité il n'allait qu'empirer. »

L'équipe a essayé d'obtenir ces réponses dans le centre d'administration Microsoft 365, sans savoir par quelles données commencer.  

« On se connectait au centre d'administration [Microsoft 365] et on se disait : „mon Dieu, sortez-moi de là“. Ce n'était pas hors de contrôle, mais personne ne savait vraiment ce qui se passait. On ne savait même pas qu'on avait besoin de le savoir. »

Des processus manuels et fastidieux

Astrid et son équipe TI passaient un nombre incalculable d'heures à repérer et corriger les problèmes de leur environnement.

« Je ne peux pas quantifier le temps. C'était trop. Ou alors c'était jamais. Et dans ce cas, c'était encore pire. »

Avec les tâches de gouvernance qui s'empilaient, son équipe courait sans cesse derrière une file interminable de billets, en plus du reste.

« On avait des billets dans chaque service d'assistance de la planète. Il fallait relancer les gens, et ça n'en finissait plus. Parfois, on essayait encore de rattraper les dossiers du mois précédent. »

Même avec un processus utilisateur pour l'entretien de Teams, Astrid estime que ça ne suffisait pas à garder l'environnement organisé et sécurisé.  

« On n'avait aucun contrôle sur les données qui entraient dans Teams, ni sur le fait que les gens fassent le ménage ou révisent les liens externes et les accès invités. »

Une visibilité enfin centralisée

Pour Astrid, ShareGate a rendu facile l'obtention d'une vue d'ensemble centralisée de son environnement.

Elle pouvait repérer les équipes inactives et voir le détail de chaque équipe orpheline : dernier propriétaire, membres, invités, et qui contacter par courriel ou via le robot conversationnel ShareGate dans Teams.  

« Je me connecte et je jette un coup d'œil à mon tableau de bord. C'est facile d'avoir une vue rapide, de changer les filtres pour voir ce qui se passe, puis d'envoyer des messages. J'utilise le bouton Manage pour voir combien d'équipes on a revues, combien de propriétaires par équipe, et si certaines équipes sont inactives. »

Automatiser les tâches

La cerise sur le gâteau ? Elle a pu trouver de nouveaux propriétaires aux équipes orphelines et automatiser le ménage dans son tenant.  

Elle aurait pu tenter d'automatiser certaines choses avec des scripts PowerShell, mais ça lui aurait pris du temps.

Et ça aurait été nettement moins convivial que ShareGate.

« Je déteste PowerShell. Mais je sais que quand je clique sur le bouton [dans ShareGate], des petites choses se passent en arrière-plan et je fais du PowerShell. »

Automatiser la collaboration avec les propriétaires d'équipes

L'automatisation de ShareGate a été déterminante pour aider Astrid à collaborer avec les utilisateurs et à garder le contrôle dans Teams.  

Elle a pu mobiliser les propriétaires et les inviter à agir vite et facilement, directement dans ShareGate : inactivité d'une équipe, revue des invités, vérification des liens partagés à l'externe.

« Je clique littéralement sur un bouton, ça envoie à tous ces gens un courriel ou un message dans Teams, et je n'ai plus qu'à regarder le tout se dérouler sous mes yeux. »

La gestion automatisée du partage externe dans Teams a mis en lumière les risques de sécurité qui demandaient une action.

Ça lui a aussi évité de collaborer manuellement avec les utilisateurs et lui a permis de déléguer.  

« Je n'ai jamais eu droit à un „pourquoi tu me surveilles ?“. C'était plutôt „ah super, merci pour le rappel“ et „c'est la meilleure chose qui soit, on devrait vraiment regarder ça“. »

L'automatisation de ShareGate simplifie la vie d'Astrid. Et ses utilisateurs l'apprécient aussi.

« L'automatisation de ShareGate est fantastique. On a eu de très bons retours [des utilisateurs]… des gens qui nous remercient de les avoir fait regarder, parce qu'ils ont trouvé des personnes qui n'avaient rien à faire dans notre environnement Teams. »

Récupérer du temps de productivité

Astrid et son équipe utilisent l'automatisation de bout en bout de ShareGate pour réviser et nettoyer Teams. Résultat : plus de tranquillité d'esprit, et plus de temps dans la journée.  

Les notifications sont planifiées dans l'outil selon les politiques établies. ShareGate les envoie au bon moment à l'utilisateur, qui n'a plus qu'à trancher des décisions simples, avec toute l'information nécessaire sous les yeux. Puis ShareGate exécute l'action requise.  

Rien à faire pour les admins TI, et c'est simple pour les utilisateurs aussi.  

« Si c'était une tâche d'une heure, personne ne la ferait. [ShareGate] est vraiment rapide et facile pour tout le monde. »