Wie Oxford Instruments die Kontrolle über ihre Microsoft 365-Umgebung zurückgewann

Keine Möglichkeit, geteilte Dateien, Teams, Berechtigungen und Gastzugriff zu verfolgen

Vor ShareGate wussten Astrid und ihr IT-Team nicht, wie ihre Umgebung aussah oder welchen Sicherheitsrisiken sie ausgesetzt waren. Wer hatte Zugriff worauf? Welche Dateien wurden intern und extern geteilt? Und mit wem?  

"Wir hatten keine Ahnung, wer welche Berechtigungen hatte, welche Teams verwaist waren oder was wo geteilt wurde. Vielleicht hofften wir, dass es verschwinden würde, wenn wir es ignorierten, aber in Wirklichkeit wurde es nur noch schlimmer."

Sie versuchten, diese Antworten aus dem Microsoft 365 Admin Center zu erhalten, fanden es aber überwältigend zu wissen, welche Daten sie betrachten sollten.  

"Wir loggten uns ins [Microsoft 365] Admin Center ein und dachten: 'Oh mein Gott, holt mich hier raus.' Es war nicht außer Kontrolle, aber niemand wusste, was tatsächlich passierte. Wir wussten nicht einmal, dass wir es wissen mussten."

Mühsame, manuelle Prozesse

Astrid und ihr IT-Team verbrachten unzählige Stunden damit, Probleme in ihrer Umgebung zu finden und zu beheben.

"Ich kann die Zeit nicht quantifizieren. Es war zu viel. Oder vielleicht war es auch nie. In diesem Fall war es sogar noch schlimmer."

Mit Governance-Aufgaben, die sich auf ihrer To-do-Liste stapelten, versuchte ihr Team ständig, mit einer endlosen Reihe von Anfrage-Tickets zusätzlich zu all ihren anderen Aufgaben Schritt zu halten.

"Wir hatten Tickets in jedem Helpdesk auf der ganzen Welt. Wir mussten die Leute erinnern und es ging einfach endlos weiter. Manchmal versuchten wir im folgenden Monat immer noch, die Dinge vom letzten Monat aufzuholen."

Obwohl sie einen Benutzerprozess für die Wartung von Teams hatten, sagte Astrid, dass es nicht ausreichte, um die Dinge organisiert und sicher zu halten.  

"Wir hatten keine Kontrolle darüber, welche Daten in Teams eingingen oder ob die Leute aufräumten oder externe Links und Gastzugriff überprüften."

Zentrale Sichtbarkeit erlangen

Astrid sagte, ShareGate habe es einfach gemacht, einen zentralen Überblick über ihre Umgebung zu erhalten.

Sie konnte inaktive Teams finden und Details zu jedem verwaisten Team einsehen, einschließlich des letzten Besitzers, der Mitglieder, Gäste und wen sie per E-Mail oder über den ShareGate Teams-Chatbot kontaktieren konnte.  

"Ich melde mich an und werfe einen kurzen Blick auf mein Dashboard. Es ist einfach, schnell einen Überblick zu bekommen, die Filter zu ändern, um zu sehen, was passiert, und dann Nachrichten zu versenden. Ich verwende die Schaltfläche 'Verwalten', um zu sehen, wie viele Teams wir überprüft haben, wie viele Besitzer pro Team vorhanden sind und ob Teams inaktiv waren."

Automatisierung von Aufgaben

Das Sahnehäubchen? Sie konnte neue Besitzer für verwaiste Teams finden und Aufgaben automatisieren, um ihren Mandanten zu bereinigen.  

Sie hätte versuchen können, bestimmte Dinge in ihrer Umgebung durch das Erstellen von PowerShell-Skripten zu automatisieren, aber das hätte Zeit gekostet.

Und es wäre bei weitem nicht so benutzerfreundlich gewesen wie ShareGate.

"Ich hasse PowerShell, aber ich weiß, wenn ich die Schaltfläche [in ShareGate] klicke, passieren kleine Dinge im Hintergrund und ich führe PowerShell aus."

Automatisierung der Zusammenarbeit mit Team-Besitzern

ShareGates Automatisierung war entscheidend dabei, Astrid bei der Zusammenarbeit mit Endbenutzern zu helfen und in Teams den Überblick zu behalten.  

Sie konnte die Hilfe von Besitzern in Anspruch nehmen und sie dazu veranlassen, schnell und einfach direkt in ShareGate Maßnahmen zu ergreifen – wie bei Team-Inaktivität und der Überprüfung von Gästen in einem Team und extern geteilten Links.

"Ich klicke buchstäblich eine Schaltfläche und es sendet all diesen Personen eine E-Mail oder eine Nachricht in Teams, und ich kann mich zurücklehnen und zusehen, wie es sich vor mir entfaltet."

Die automatisierte Teams-Funktion zur Verwaltung externer Freigaben half dabei, die Sicherheitsrisiken in ihrer Umgebung hervorzuheben, die Maßnahmen erforderten.

Es ersparte ihr auch die manuelle Zusammenarbeit mit Endbenutzern und ermöglichte es ihr, Aufgaben zu delegieren.  

"Ich hatte nie ein 'Warum um alles in der Welt beobachtest du mich?'. Es war eher wie 'Oh toll, danke fürs Erinnern' und 'Das ist das Beste überhaupt, weil wir das definitiv betrachten sollten.'"

ShareGates Automatisierung macht Astrids Leben einfacher, und ihre Endbenutzer mögen es auch.

"ShareGates Automatisierung ist fantastisch. Wir haben eine so gute Resonanz [von unseren Endbenutzern] erhalten…sie sagten vielen Dank, dass Sie mich dazu gebracht haben hinzuschauen, weil sie tatsächlich Personen gefunden haben, die nicht in unserer Teams-Umgebung sein sollten."

Produktivitätszeit zurückgewinnen

Astrid und ihr Team nutzen ShareGates Komplettautomatisierung, um Teams zu überprüfen und zu bereinigen, was ihnen größere Ruhe verschafft, ganz zu schweigen von mehr Zeit am Tag.  

Die Benachrichtigungen werden in der Lösung basierend auf den festgelegten Richtlinien geplant. ShareGate sendet die Benachrichtigungen zum entsprechenden Zeitpunkt an den Endbenutzer, dem dann einfache Entscheidungen mit allen benötigten Informationen präsentiert werden. Dann führt ShareGate die erforderliche Aktion aus.  

Es ist alles freihändig für IT-Administratoren und auch für Endbenutzer einfach!  

"Wenn es eine Aufgabe wäre, die 1 Stunde dauert, würde sie niemand machen. [ShareGate] ist wirklich schnell und einfach für alle."