Comment SimCorp gère ses données et la sécurité de ses permissions dans Microsoft 365 avec ShareGate
Six ans de données M365 et aucun moyen durable de suivre les permissions et le contenu inutilisé pour plus de 2 000 employés.
Les rapports de permissions aident l'équipe TI à sécuriser les accès, et les rappels automatisés permettent aux propriétaires d'équipes de prendre en charge plus de tâches de gestion.
15 % des sites se sont révélés inactifs, puis ont été supprimés. Et grâce à une interface conviviale, les admins TI ont été opérationnels en 30 minutes.
Le défi
La Solution
Une visibilité et des automatisations qui décuplent l'efficacité
Dès la première migration, ShareGate a donné à Jacob et son équipe une vue d'ensemble puissante de leurs données SharePoint et de gros gains de temps.
« On a réussi à déplacer une tonne de documents et à tout mettre au bon endroit, métadonnées et permissions comprises. Ça s'est très bien passé et tout a été traité sans accroc. Sans ShareGate, on aurait passé des mois à tout créer ou migrer à la main. »
Élargir la portée à tout le cycle de vie des données
L'équipe de Jacob est revenue vers ShareGate un an plus tard, au début d'un projet de migration de partages de fichiers vers SharePoint Online.
« L'autre chose qu'on a déployée pour assainir nos données, ce sont les fonctionnalités de ShareGate pour gérer le cycle de vie de nos sites SharePoint et de nos équipes. »
Organiser les équipes et faire le ménage
En plus de mettre en place des systèmes plus simples pour organiser et partager les documents entre équipes, ShareGate aide SimCorp à repérer et éliminer une bonne quantité de sites inutilisés.
15 %
des sites repérés comme inactifs et supprimés
« Les rapports de ShareGate ont créé beaucoup de dialogue dans notre organisation. Maintenant, quand un site SharePoint ou une équipe n'a pas servi depuis 90 jours (ou la durée que je choisis), le propriétaire reçoit un message de ShareGate qui lui demande s'il faut la conserver, l'archiver ou la supprimer. On voit beaucoup de contenu se faire supprimer ou archiver, et ça a été un grand succès pour nous. »
Plus de productivité grâce à de meilleurs résultats de recherche
Ce désencombrement aide les utilisateurs à trouver plus vite les documents dont ils ont besoin.
« On élimine constamment le contenu inutile, et ça rend notre environnement beaucoup plus propre. Nos utilisateurs nous disent que ça améliore leurs résultats de recherche. Sans le vieux contenu inactif qui traîne, ils n'obtiennent que de l'information active et à jour. »
L'élagage des vieux sites a aussi ramené l'utilisation du stockage à un niveau durable.
Éviter les dérapages de permissions
La revue automatisée du partage externe a joué un rôle déterminant pour remettre la gouvernance des permissions au centre.
« ShareGate avertit nos propriétaires d'équipes pour qu'ils révisent le partage externe régulièrement. Au lieu de devoir suivre ça à la main, ce qu'ils oublient parfois, ils reçoivent un petit rappel. C'est beaucoup plus facile à gérer pour eux. On a eu beaucoup de retours disant qu'ils trouvent ça très utile. »
Garder les permissions d'accès à jour aide SimCorp à s'assurer que son contenu exclusif et sensible reste privé.
« Si nos utilisateurs ne révisent pas le partage externe, notre contenu pourrait sortir de l'entreprise et se retrouver entre les mains de nos autres clients ou de nos concurrents. Alors cette fonctionnalité automatisée, on la trouve très utile. »
ShareGate met aussi en lumière les équipes orphelines, celles dont le propriétaire a changé de rôle ou quitté l'entreprise. Une équipe orpheline, c'est du désordre et parfois un risque de sécurité. ShareGate permet à l'équipe de Jacob d'assigner facilement de nouveaux propriétaires au fil des départs et des arrivées.
« Avant, on n'arrivait pas à suivre tout ça. On l'apprenait seulement quand un utilisateur nous signalait qu'une équipe n'avait plus de propriétaire ou en demandait un nouveau. Maintenant, c'est structuré et on fait le suivi chaque semaine. »
Un outil convivial qui multiplie l'efficacité
Pour Jacob, ShareGate est devenu un outil important, et pouvoir former rapidement de nouveaux utilisateurs a été une bénédiction.
30 min
pour former un nouvel utilisateur
« C'est un outil très convivial. Facile à parcourir, facile à comprendre. C'est très important quand je le présente à des utilisateurs qui n'ont pas de compétences techniques poussées. Ça prend une demi-heure et ils sont opérationnels. »
Comme ses utilisateurs deviennent vite autonomes, la pression retombe sur les épaules de Jacob et lui évite le dépannage intensif.
« Je fais partie du soutien de troisième niveau. Cette simplicité nous permet de renvoyer beaucoup de demandes liées au déplacement de contenu vers le deuxième niveau, et ça aide beaucoup. »
En rendant possible un nouveau système efficace pour organiser les données d'équipe, encadrer les permissions et garder l'environnement propre, ShareGate continue d'avoir un impact majeur sur l'efficacité des données de SimCorp à long terme.
« On élimine constamment le contenu inutile, et ça rend notre environnement beaucoup plus propre. Nos utilisateurs nous disent que ça améliore leurs résultats de recherche. »
Les Résultats
15 % des sites repérés comme inactifs, puis supprimés
Avec l'aide continue de ShareGate pour repérer les sites et équipes inutilisés, SimCorp a réduit son nombre de sites de 15 %, ce qui rend les résultats de recherche plus pertinents pour les utilisateurs.
« Environ 15 % de nos sites et de notre contenu ont été supprimés ou archivés parce que ShareGate nous a montré qu'ils ne servaient plus. On a un environnement plus propre maintenant, et notre stockage est repassé sous nos limites. »
En signalant automatiquement ces sites et équipes inutilisés, l'outil a transformé une tâche qui aurait demandé jusqu'à un mois de travail de consultant en une automatisation sans douleur.
« On a essayé de coder notre propre application pour repérer les sites inutilisés, et je dirais que ça représentait environ un mois de travail pour un consultant externe. Maintenant, ShareGate nous envoie simplement un courriel chaque semaine. Ça représente un gain de temps énorme. »
1 mois
de script manuel remplacé par de l'automatisation
Avec un environnement plus propre et facile à maintenir, SimCorp a d'autres plans pour continuer d'améliorer l'efficacité de ses données.
« On utilise encore l'outil de migration de temps en temps, quand des utilisateurs nous demandent de déplacer des choses dans Microsoft 365. On prévoit aussi migrer d'autres partages de fichiers vers SharePoint Online. »
Une fonctionnalité enthousiasme particulièrement l'équipe de Jacob : la copie d'équipes et de canaux Microsoft Teams, dans un même tenant ou d'un tenant à l'autre.
« Ça va nous permettre de déplacer des messages de clavardage et des fichiers d'une équipe à l'autre. C'est parfois nécessaire quand une équipe devient trop grosse et doit être réorganisée. Nos utilisateurs le demandaient, mais Microsoft ne l'offre pas. Que ShareGate le rende possible, c'est vraiment utile. »
Aux autres responsables TI, Jacob recommande fortement ShareGate pour l'efficacité à long terme et la sécurité des permissions dans un environnement Microsoft 365.
« On s'assure toujours que les nouveaux employés connaissent l'outil et savent qu'ils peuvent l'utiliser. Aujourd'hui, beaucoup connaissent déjà ShareGate. C'est un excellent outil, bien connu et bien réputé sur le marché. »
« Environ 15 % de nos sites et de notre contenu ont été supprimés ou archivés parce que ShareGate nous a montré qu'ils ne servaient plus. On a un environnement plus propre maintenant, et notre stockage est repassé sous nos limites. »
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