Comment Arkin repère ses équipes inutilisées et orphelines 96 % plus vite avec ShareGate
Aucune visibilité sur les équipes inactives, orphelines ou qui partageaient des données à l'externe. La surveillance manuelle ne tenait pas la route.
Une solution automatisée qui détecte les équipes inactives et orphelines, et envoie des rappels pour garder les accès invités à jour.
Repérage des équipes inactives et orphelines 96 % plus rapide, et 98 % d'entre elles supprimées par leurs propriétaires.
Le défi
Gérer des groupes Microsoft 365 sans Teams
Comme l'un des plus grands réseaux de santé mentale des Pays-Bas, Arkin gère des données complexes.
Ses 4 000 employés se répartissent sur plus de 60 sites, avec 12 unités de spécialisation qui collaborent d'un bureau à l'autre.
Avec une clientèle allant des enfants et des familles aux adultes et aux aînés, et des problématiques allant de l'anxiété aux dépendances en passant par des diagnostics lourds, les équipes d'Arkin avaient besoin d'excellentes communications pour offrir un accompagnement bien intégré.
Administratrice fonctionnelle Microsoft 365, Vera van Es était en première ligne pour aider le personnel de terrain à collaborer autour du contenu numérique. Ses utilisateurs avaient besoin d'un environnement de données propre et facile à parcourir.
Sauf qu'au début, son équipe n'avait pas les bons outils pour l'entretenir.
Avant Teams, c'était le fouillis. On utilisait des lecteurs réseau et des groupes SharePoint, et les gens ne comprenaient pas comment se servir des métadonnées de SharePoint pour organiser leur contenu. Ils voulaient des dossiers, comme sur les lecteurs réseau. »
Quand Microsoft a lancé Teams, Arkin y a vu une belle occasion de migrer vers le cloud avec une structure plus conviviale.
Le déménagement a facilité la vie des utilisateurs pour trouver et organiser leurs données. Mais il a créé un nouveau problème : l'accumulation d'équipes inutiles.
« Chaque employé pouvait créer ses propres équipes Microsoft 365. Résultat : plein d'équipes inutilisées, et aucun outil pour les gérer. »
Vera et son équipe ont essayé de démêler quelles équipes pouvaient être supprimées ou archivées. Sans processus automatisé, c'était tellement intenable qu'elles ne s'y sont attaquées à la main que quelques fois.
« Il fallait créer des rapports dans SharePoint et vérifier chaque équipe : a-t-elle un propriétaire, combien d'utilisateurs, quelle est la date de dernière activité ? Ensuite, il fallait écrire ou téléphoner au propriétaire pour demander si l'équipe servait encore. Des heures de travail étalées sur des mois. »
Le processus était si pénible qu'une fois terminé, il était impossible à maintenir à jour. Ce qui laissait la porte ouverte au désordre et aux risques de sécurité.
« Le temps de finir de traquer un lot d'équipes inactives, il faut déjà recommencer, parce que tout a changé entre-temps. »
Sur les 1 100 équipes existantes à l'époque, plus de 300 devaient être passées au peigne fin.
« Personne n'était content, et on savait qu'il nous fallait une solution. On a essayé de créer différents rapports avec Power BI et d'ajouter de l'automatisation. On savait aussi qu'il y avait des choses possibles avec Azure. Mais on ne saisissait pas toutes les possibilités. »
Heureusement, l'équipe a appris que ShareGate, qu'elle utilisait déjà pour migrer ses lecteurs réseau vers Microsoft 365, venait d'intégrer une série d'outils permettant de collaborer sans douleur avec les propriétaires d'équipes pour garder tout ça propre et à jour.
Vera et son équipe ont vite mis en place un nouveau système efficace avec ShareGate. Et sauvé leur santé mentale au passage.
« Il fallait créer des rapports dans SharePoint et vérifier chaque équipe : a-t-elle un propriétaire, combien d'utilisateurs, quelle est la date de dernière activité ? Ensuite, il fallait écrire ou téléphoner au propriétaire pour demander si l'équipe servait encore. »
La Solution
Un entretien Microsoft 365 sans douleur
Quand Vera et son équipe ont commencé à utiliser les fonctionnalités de gestion de ShareGate, leur façon de traiter les équipes inactives a complètement changé.
« Avant, personne n'était content. On tirait à la courte paille pour savoir à qui le tour d'aller chercher les équipes inactives. Maintenant, avec ShareGate, tout est automatisé. Ça nous fait économiser un temps fou. »
La mise en place s'est faite sans accroc.
« C'était très facile. On a été opérationnels rapidement et on a tout de suite vu quel genre d'équipes on avait. »
27 %
Des équipes se sont révélées inactives
De meilleurs processus pour organiser les équipes
L'outil a permis à l'équipe de Vera de définir des paramètres pour aider les utilisateurs à organiser leur contenu.
« On a classé les équipes en trois types : le premier rattaché à une unité organisationnelle (un département, par exemple), le deuxième pour les collaborations continues entre unités, et le troisième pour les projets spéciaux. »
L'équipe a aussi créé un script qui vérifie automatiquement les membres d'une équipe et met à jour la liste quand quelqu'un quitte une unité ou change de service.
Des rappels automatisés pour une collaboration sans effort
Étape suivante : collaborer avec les utilisateurs pour surveiller les équipes inutilisées et empêcher le désordre de revenir. ShareGate a simplifié tout ça avec sa détection automatisée de l'inactivité.
98 %
Des équipes inactives ont été supprimées
« On a réglé l'outil pour avertir les utilisateurs quand leur équipe est inactive depuis 90 jours. On les a prévenus qu'ils recevraient des courriels de ShareGate leur demandant s'ils veulent conserver, archiver ou supprimer l'équipe. C'était tellement simple, et ça fonctionne très bien. »
Autre élément qu'Arkin surveille maintenant facilement : les équipes orphelines.
9 %
Des équipes se sont révélées orphelines
« Avec ShareGate, on repère les équipes orphelines et on leur assigne un nouveau propriétaire. On voit aussi quand un membre ne répond pas aux rappels, et on peut conserver ou archiver l'équipe. Si elle s'avère encore utile, on la restaure. »
Sécuriser les accès invités avec des revues régulières
Arkin applique des normes de confidentialité strictes aux données de ses clients. Même si la plupart des informations clients vivent dans un système de gestion de contenu séparé, la sécurité reste primordiale pour le reste du contenu.
« Comme on est une organisation de santé mentale, la confidentialité est très importante. Quand on a migré vers Teams, on n'a pas activé l'accès des utilisateurs invités. »
Depuis, Arkin a commencé à autoriser l'accès invité pour certains partenaires. La revue automatisée du partage externe de ShareGate limite le risque en gardant ces permissions sous surveillance et à jour.
« ShareGate fonctionne très bien pour ça. Tous les 30 jours, un courriel part vers le propriétaire de l'équipe pour demander : ces invités font-ils toujours partie de l'équipe, ou faut-il les retirer ? S'il ne répond pas, on vérifie si l'invité est encore actif dans Azure. Sinon, on le supprime. »
Un processus plus rapide et un environnement M365 plus propre
Les détections automatiques et les notifications aux utilisateurs de ShareGate ont transformé la gestion de Microsoft 365 en un processus fluide et productif pour l'équipe de Vera.
« Avant ShareGate, gérer les équipes inactives nous coûtait un temps fou. Maintenant, on a une vue instantanée et on les supprime ou les archive rapidement. »
L'équipe TI d'Arkin est contente, elle aussi.
« Nos admins TI voient facilement nos équipes et trouvent celle qu'ils cherchent, même sans connaître son nom. On continue de grandir comme organisation, mais nos données sont bien plus faciles à gérer. »
Avec 1 000 équipes actives dans Microsoft Teams et 500 groupes supplémentaires dans Microsoft 365, le succès d'Arkin en dit long sur la souplesse de ShareGate.
« Avant, personne n'était content. On tirait à la courte paille pour savoir à qui le tour d'aller chercher les équipes inactives. Maintenant, avec ShareGate, tout est automatisé. Ça nous fait économiser un temps fou. »
Les Résultats
Un repérage des équipes inactives 96 % plus rapide
Grâce à la détection automatisée des équipes inactives et orphelines de ShareGate, Arkin les repère 96 % plus vite.
Et avec les notifications par courriel qui rappellent aux utilisateurs de régler le sort de leurs équipes inutilisées, le désordre a fondu de 98 %.
« À la première évaluation, on avait 100 équipes orphelines et au moins 300 inactives. Aujourd'hui, on est à 6. »
96 %
Plus rapide pour repérer les équipes inactives
Pour les administrateurs Microsoft 365 d'Arkin, ces flux de travail ont changé la donne. Des tâches qui demandaient des heures de relances auprès des utilisateurs et des mois pour aboutir ne sont plus un fardeau.
« La différence est énorme. On passe peut-être cinq minutes à parcourir les rapports. C'est des heures de travail qui disparaîssent. »
En confiant à ShareGate le gros du travail sur les équipes inactives et orphelines, l'équipe de Vera s'est libérée pour des activités à plus forte valeur.
« Le temps, c'est de l'argent. Comme on passe moins de temps à faire le ménage dans l'environnement, on peut en faire plus pour l'entreprise. En ce moment, on numérise notre paperasse et on explore la plateforme Power pour créer des applications et pousser plus loin dans SharePoint. »
Avec des résultats pareils, on comprend l'enthousiasme de Vera, et pourquoi Arkin mise à fond sur ShareGate.
« Le plus important, avec ShareGate, c'est qu'il nous aide à garder notre environnement à jour. Nos utilisateurs sont contents, nos accès sont sécurisés, et on y arrive avec beaucoup moins de frustration. »
« Le temps, c'est de l'argent. Comme on passe moins de temps à faire le ménage dans l'environnement, on peut en faire plus pour l'entreprise. »
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