Wie Arkin ungenutzte und verwaiste Teams 96% schneller mit ShareGate identifiziert

Verwaltung von Microsoft 365-Gruppen ohne Teams

Als eines der größten Netzwerke für psychische Gesundheit in den Niederlanden verfügte Arkin über komplexe Daten.

Ihre 4.000 Mitarbeiter waren auf mehr als 60 Standorte verteilt, mit 12 Spezialisierungseinheiten, die zwischen den Büros zusammenarbeiteten.

Mit einer Klientel von Kindern und Familien bis hin zu Erwachsenen und älteren Menschen und der Abdeckung von Problemen wie Angstzuständen, Süchten und schweren psychiatrischen Diagnosen benötigten Arkins Teams eine exzellente Kommunikation, um gut integrierte Unterstützung zu bieten.

Die funktionale Microsoft 365-Administratorin Vera van Es stand an vorderster Front dabei, den Mitarbeitern an der Basis bei der Zusammenarbeit mit digitalen Inhalten zu helfen. Ihre Benutzer benötigten eine Datenumgebung, die aufgeräumt und einfach zu navigieren war.

Doch in den frühen Tagen hatte ihr Team nicht die richtigen Werkzeuge, um diese zu pflegen.

Vor Teams gab es viel Unordnung. Wir verwendeten Netzlaufwerke und SharePoint-Gruppen, und die Leute verstanden nicht, wie sie SharePoints Metadaten zur Organisation ihrer Inhalte verwenden sollten. Sie wollten Ordner, wie sie sie auf Netzlaufwerken verwendet hatten."

Als Microsoft Teams einführte, war es eine willkommene Gelegenheit für Arkin, mit einer benutzerfreundlicheren Struktur in die Cloud zu migrieren.

Obwohl der Umzug es den Benutzern erleichterte, ihre Daten zu finden und zu organisieren, verursachte er ein neues Problem: die Anhäufung von nicht benötigten Teams.

"Jeder Mitarbeiter konnte seine eigenen Microsoft 365-Teams erstellen. Am Ende gab es viele ungenutzte Teams, und wir hatten kein Tool, um sie zu verwalten."

Vera und ihr Team versuchten herauszufinden, welche Teams gelöscht oder archiviert werden konnten, aber ohne einen automatisierten Prozess war es so unhaltbar, dass sie es nur wenige Male manuell versuchten.

"Wir mussten Berichte in SharePoint erstellen und jedes Team überprüfen, um zu sehen, ob es einen Eigentümer hatte, wie viele Benutzer, und was das letzte Aktivitätsdatum war. Dann mussten wir den Eigentümer per E-Mail oder Anruf fragen, ob das Team noch in Verwendung war. Es dauerte stundenlange Arbeit über Monate hinweg."

Der Prozess war so mühsam, dass er, wenn sie ihn durchführten, unmöglich auf dem neuesten Stand zu halten war, was sie für mehr Unordnung und potenzielle Sicherheitsbedrohungen anfällig machte.

"Bis Sie damit fertig sind, eine Gruppe inaktiver Teams aufzuspüren, müssen Sie wieder von vorne anfangen, weil sich bereits alles geändert haben wird."

Von 1.100 Teams, die zu dieser Zeit existierten, mussten über 300 mühsam untersucht werden.

"Niemand war zufrieden, und wir wussten, dass wir eine Lösung brauchten. Wir versuchten, verschiedene Berichte mit Power BI zu erstellen und Automatisierung hinzuzufügen. Und wir wussten, dass es Dinge gab, die Sie mit Azure tun konnten. Aber wir verstanden die Möglichkeiten nicht vollständig."

Glücklicherweise erfuhren sie, dass ShareGate, das sie bereits für die Migration von Netzlaufwerken zu Microsoft 365 verwendeten, kürzlich eine Reihe von Tools integriert hatte, die es schmerzlos machen würden, mit Team-Eigentümern zusammenzuarbeiten, um Teams aufgeräumt und aktuell zu halten.

Es dauerte nicht lange, bis Vera und ihr Team mit ShareGate ein effizientes, vernunftrettendes neues System implementierten.

"Wir mussten Berichte in SharePoint erstellen und jedes Team überprüfen, um zu sehen, ob es einen Eigentümer hatte, wie viele Benutzer, und was das letzte Aktivitätsdatum war. Dann mussten wir den Eigentümer per E-Mail oder Anruf fragen, ob das Team noch in Verwendung war."

Schmerzfreie Microsoft 365-Wartung

Als Vera und ihr Team begannen, ShareGates Verwaltungsfunktionen zu nutzen, veränderte sich ihre Herangehensweise an inaktive Teams vollständig.

"Früher war niemand zufrieden. Wir haben Streichhölzer gezogen, um zu sehen, wer als nächstes die inaktiven Teams durchsuchen musste. Aber jetzt, mit ShareGate, ist alles automatisiert. Es spart uns so viel Zeit."

Die Implementierung des Systems verlief von Anfang an reibungslos.

"Es war sehr einfach. Wir haben es schnell zum Laufen gebracht und konnten sofort sehen, welche Art von Teams wir hatten."

27%

Der Teams als inaktiv identifiziert

Bessere Prozesse für die Organisation von Teams

Das Tool ermöglichte es Veras Team, Parameter festzulegen, die den Benutzern halfen, ihre Inhalte zu organisieren.

"Wir haben Teams in drei Typen unterteilt: Der erste Typ war mit einer Organisationseinheit (wie einer Abteilung) verbunden, der zweite bestand aus einer laufenden abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und der dritte war für spezielle Projekte."

Sie erstellten auch ein Skript, das automatisch die Mitglieder eines Teams überprüft und Aktualisierungen vornimmt, wenn jemand eine Einheit verlässt oder in eine andere wechselt.

Automatisierung von Erinnerungen für mühelose Zusammenarbeit

Der nächste Schritt war die Zusammenarbeit mit Benutzern zur Überwachung ungenutzter Teams und zur Vermeidung von Unordnung. ShareGate vereinfachte diesen Prozess mit seiner automatisierten Inaktivitätserkennung.

98%

Der inaktiven Teams wurden entfernt

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"Wir haben das Tool so eingestellt, dass es Benutzer benachrichtigt, wenn ihr Team 90 Tage lang nicht aktiv war. Dann haben wir sie darüber informiert, dass sie E-Mails von ShareGate erhalten würden, in denen gefragt wird, ob Sie das Team behalten, archivieren oder löschen möchten. Es war so einfach und funktioniert sehr gut."

Ein weiteres Element, das Arkin jetzt einfach überwachen kann, sind verwaiste Teams.

9%

Der Teams als verwaist identifiziert

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"Mit ShareGate können wir verwaiste Teams identifizieren und einen neuen Besitzer zuweisen. Wir können auch sehen, ob ein Teammitglied nicht auf Erinnerungen reagiert, und das Team entweder behalten oder archivieren. Wenn sich herausstellt, dass es noch benötigt wird, können wir es wiederherstellen."

Sicherstellung des Gastzugangs durch routinemäßige Überprüfungen

Arkin hat strenge Datenschutzstandards für die Daten ihrer Kunden. Obwohl die meisten Kundeninformationen in einem separaten Content-Management-System aufbewahrt werden, ist Sicherheit für die anderen Inhalte der Organisation nach wie vor von größter Bedeutung.

"Da wir eine psychiatrische Einrichtung sind, ist Datenschutz sehr wichtig. Als wir erstmals zu Teams migrierten, haben wir den Gastzugang nicht aktiviert."

Seitdem hat Arkin begonnen, Gastzugang für bestimmte Partner zu erlauben. ShareGates automatisierte Überprüfung der externen Freigabe hat ihnen geholfen, das Risiko zu minimieren, indem diese Berechtigungen überwacht und aktuell gehalten werden.

"ShareGate funktioniert hierfür sehr gut. Alle 30 Tage wird eine E-Mail an den Teambesitzer gesendet mit der Frage: 'Sind diese Gäste noch Teil des Teams oder sollten sie entfernt werden?' Wenn sie nicht antworten, können wir überprüfen, ob der Gast noch in Azure aktiv ist, und wenn nicht, löschen wir ihn."

Ein schnellerer Prozess und eine aufgeräumtere M365-Umgebung

ShareGates automatische Erkennungen und Endbenutzer-Benachrichtigungen haben die Aufgabe der Microsoft 365-Verwaltung in einen reibungslosen und produktiven Prozess für Veras Team verwandelt.

"Vor ShareGate hat uns die Verwaltung inaktiver Teams so viel Zeit gekostet. Jetzt haben wir einen sofortigen Überblick und können sie schnell löschen oder archivieren."

Arkins IT-Team ist auch zufrieden.

"Unsere IT-Administratoren können jetzt unsere Teams einfach einsehen und das finden, wonach sie suchen, auch wenn sie nicht wissen, wie es benannt ist. Wir wachsen als Organisation noch, aber unsere Daten sind viel besser verwaltbar."

Mit 1.000 aktiven Teams in Microsoft Teams und 500 zusätzlichen Gruppen in Microsoft 365 ist Arkins Erfolg ein starker Beweis für ShareGates flexible Leistungsfähigkeit.

"Früher war niemand zufrieden. Wir haben Streichhölzer gezogen, um zu sehen, wer als nächstes die inaktiven Teams durchsuchen musste. Aber jetzt, mit ShareGate, ist alles automatisiert. Es spart uns so viel Zeit."