Comment CDW livre des migrations Microsoft 365 à l'échelle du pétaoctet, prêtes pour la réglementation, avec ShareGate

Senior Principal Engineer chez CDW, Maggi Honda dirige une équipe d'ingénieurs de livraison qui offre des services de migration de bout en bout lors de fusions, d'acquisitions et de cessions. Son équipe déplace des volumes de données massifs pour des entreprises de 500 à plus de 400 000 utilisateurs.  

Maggi supervise les migrations, construit des outils qui accélèrent la livraison et forme son équipe aux nouvelles approches. Elle apprend aussi à ses clients à comprendre leurs données et à mener leurs propres migrations. De quoi mettre tout le monde sur de bons rails.

Tout ça converge vers son rôle central : architecturer chaque migration. Tracer la feuille de route, fixer les standards, former les ingénieurs et accompagner les clients dans le changement.

Et ShareGate fait le lien entre tout ça. C'est l'outil avec lequel ses équipes expliquent la réalité, gagnent la confiance et accélèrent la livraison. « Ça nous fait gagner la moitié du temps, et c'est quasiment du pointer-cliquer. Le travail se fait, point », résume Maggi.  

Cadrer des migrations Microsoft 365 complexes en confiance

Après des décennies de projets, Maggi voit toujours les mêmes schémas : des environnements chargés d'histoire, des gens méfiants face au changement, et des équipes de livraison sommées d'aller vite sans rien casser.  

Un des défis les plus récurrents : faire passer les clients d'un SharePoint sur site vieillissant vers le cloud. Ces projets sont vastes, complexes et souvent écrasants pour les clients.

Beaucoup arrivent avec des arborescences de dossiers à rallonge, des workflows personnalisés et des années d'historique. Autant d'inconnues.

Selon Maggi, les clients redoutent aussi de basculer dans un nouveau type d'environnement : « Le défi d'une migration du sur site vers le cloud, c'est d'apprendre aux clients à ne pas avoir peur de ce changement. »  

Beaucoup de clients de CDW ignorent qu'ils ont hérité de problèmes de données : surcharge, doublons, utilisateurs orphelins. Jusqu'à ce que la migration les mette au jour.

« Chez un client, avec ShareGate, j'ai trouvé cinq fichiers qui existaient chacun en 9 500 copies. Pourquoi avoir autant de versions ? Aucune raison. Le client ne le savait pas, parce que ça ne se voit pas dans SharePoint. Une fois que j'ai limité les fichiers à cinq versions, il a réalisé qu'il n'avait pas tant de choses à déplacer. Ça peut vraiment ouvrir les yeux. »

C'est pour ça que Maggi doit diagnostiquer vite, cartographier clairement les workflows et bâtir des plans de migration sûrs et fiables.

Pour les clients des secteurs fortement réglementés, les inconnues ne créent pas seulement du désordre : elles créent des risques de conformité. Personne ne veut dépenser du temps et des ressources à migrer des données en double ou inutiles. Mais personne ne peut non plus risquer de laisser derrière des données à conserver dans ses archives.  

Il faut pouvoir voir ce que contient son tenant, puis décider quoi migrer et quoi archiver. Les outils natifs de Microsoft n'offrent pas de moyen simple d'obtenir cette visibilité.  

Les projets tenant à tenant en direct ajoutent une couche de pression. Les gens continuent de travailler dans la source pendant que la destination se construit. Exit les recopies destructrices et les correctifs ponctuels. La bascule demande une vérification et une courte fenêtre, pas un gel de plusieurs semaines.

ShareGate donne à l'équipe de Maggi la clarté et la vitesse pour gérer tout ça sereinement.

ShareGate donne à Maggi une façon structurée et souple de mener des migrations de bout en bout, sans les frictions habituelles. Depuis 14 ans, elle s'en sert pour réaliser plus de 600 migrations. Elle en est devenue experte et ambassadrice, au point de le recommander à chaque client de CDW.

À partir de là, ses équipes suivent un playbook simple et reproductible, qui donne un cadre tout en laissant place au jugement d'ingénieur : évaluer → migrer → vérifier.  

Des rapports d'évaluation Microsoft 365 complets qui emportent l'adhésion du client

Voir, c'est croire. Quand les clients obtiennent une visibilité rapide et complète, ils s'alignent plus vite sur les faits. Les décisions tombent plus tôt et le plan de migration est plus propre et moins risqué. ShareGate y contribue.  

« ShareGate est connu comme outil de migration, mais j'aime aussi le voir comme un outil d'évaluation », explique Maggi.  

ShareGate permet aux partenaires d'évaluer le tenant de leurs clients en quelques minutes. On obtient toute l'information nécessaire : inventaire des fichiers et dossiers, structure SharePoint, OneDrive ou Google Drive, permissions, utilisateurs, blocages potentiels et indicateurs de risque.  

Le résultat est prêt à présenter aux parties prenantes : une vue claire de ce qui existe, de ce qui doit changer et de ce qu'on peut laisser derrière.  

Ce type de données, présenté dans un résumé accessible, change complètement la compréhension qu'a un client de ce qu'implique une migration.  

« Une des choses les plus utiles que fait ShareGate, c'est de m'aider à montrer au client à quel point son tenant peut être en désordre. Je sors un rapport et je dis : voici tous vos utilisateurs orphelins, et rien que celui-là touche à tous ces autres points de données. Quand ils voient ça, c'est le déclic, et ils disent : d'accord, allons-y. »

Cette clarté révèle aussi des occasions de nettoyage invisibles dans une interface graphique. Sur un projet, Maggi a fouillé les journaux après qu'on lui a dit que « PowerShell ne voulait pas s'ouvrir ». Avec ShareGate, elle a trouvé plus de 3 000 erreurs SharePoint. Le genre de blocage à régler avant de déplacer quoi que ce soit.  

Maggi compatit avec ses clients, surtout parce que beaucoup héritent d'environnements chargés de vieilleries : « J'ai un client avec plus de 400 workflows et 250 InfoPath. Il n'est pas question de migrer ça vers Microsoft 365. Je dois comprendre ce que fait chaque workflow et le schématiser, parce qu'eux-mêmes ne le savent pas. On leur a remis cet ensemble d'outils, et ils ont hérité du problème au complet. »

Une fois l'évaluation faite, Maggi s'entend avec ses clients sur les règles avant le déplacement. Deux tenants n'ont jamais exactement la même pile de sécurité, alors les fusions et acquisitions révèlent souvent des écarts. Avec ShareGate, il est simple de fournir aux équipes de sécurité la documentation dont elles ont besoin quand des changements sont apportés.

Des migrations Microsoft 365 sûres et précises

Maggi travaille sur des tenants qui contiennent des pétaoctets de données répartis dans différents pays et régions. Ce genre de migration ne se boucle pas en un week-end. La possibilité de migrer par étapes est donc essentielle.  

« Très peu d'acteurs font correctement des migrations delta pour SharePoint, OneDrive, Teams et Exchange Online. ShareGate, oui. »  

Plutôt que de tout recopier, ShareGate marque ce qui a été déplacé, vérifie ce qui a changé et ne migre que la nouveauté. Le travail continue pendant que la cible prend forme.  

Les garde-fous concrets comptent beaucoup ici. Les limites de versions réduisent le volume à déplacer. Les recommandations de débit aident les équipes à choisir la bonne taille de lot et le bon rythme. Et PowerShell permet d'adapter certaines étapes sans casser le playbook.

Quand l'équipe de CDW a besoin de solutions de migration sur mesure, le PowerShell intégré de ShareGate permet à Maggi d'écrire facilement des scripts d'automatisation.

« Si vous faites des migrations tenant à tenant, vous allez toucher à PowerShell et à d'autres applications. J'ai écrit des scripts PowerShell dans ShareGate pour gérer ces migrations à notre place. »

Le rapport de matrice des permissions de ShareGate simplifie aussi les migrations tenant à tenant en donnant à Maggi une vue des règles de permissions entre les différents tenants.  

« Si j'ai un tenant A et que je déplace les tenants B et C dedans, je dois savoir quelles règles s'appliquent à chaque personne. ShareGate me permet de faire une évaluation et d'extraire ce jeu de données », explique Maggi.

ShareGate est aussi utile avec les clients gouvernementaux qui exigent une sécurité renforcée. « Comme ShareGate a la confiance du gouvernement américain, on l'utilise pour migrer des jeux de données gouvernementaux », dit Maggi.

La vérification après migration

Une fois le projet terminé, le moteur de rapports de ShareGate donne à Maggi le détail dont son équipe a besoin : ce qui a été déplacé, d'où, vers où, et qui y a accès.  

En fin de projet, Maggi et son équipe apprennent aussi à leurs clients à utiliser ShareGate pour modifier en lot les métadonnées, les étiquettes et les permissions dans Microsoft 365. De quoi partir du bon pied dans le nouvel environnement.  

Formation et développement des équipes

Les ingénieurs de CDW jonglent chacun avec 13 à 15 projets à la fois. L'approche doit donc être reproductible et transmissible. Pour un partenaire, ce playbook réutilisable est un multiplicateur de force : plus de projets en parallèle, sans faire exploser les effectifs ni le risque de livraison.

« On forme nos ingénieurs à ShareGate comme outil de migration dans notre programme Associate Consultant Engineer (ACE). On a fait passer la formation de deux ans à huit mois », explique Maggi.  

« Tout est consacré à ShareGate d'un bout à l'autre. C'est un bon outil d'apprentissage pour nos nouveaux ingénieurs parce qu'il intègre PowerShell. Et il a de superbes écrans et tableaux de bord qui leur apprennent à adopter une posture de conseil. »

Un excellent soutien et un vrai programme de partenariat

Quand un problème complexe surgit, Maggi compte sur le soutien rapide et humain de ShareGate pour garder ses projets en mouvement.

« J'aime la façon dont les ingénieurs du soutien de ShareGate réagissent dans les situations stressantes. C'est un talent, parce que des ingénieurs avec des aptitudes de consultant, ça ne court pas les rues », dit Maggi.

ShareGate anime des webinaires de questions-réponses en direct tous les mardis et jeudis, où ingénieurs et admins peuvent obtenir des conseils d'experts.  

« Une des plus belles choses que ShareGate ait faites, c'est de créer les appels Ask the Expert. J'ai demandé à tous mes ingénieurs d'y assister. Peu importe que vous soyez novice ou chevronné, ils ont la patience de répondre et d'aider vraiment », souligne Maggi.