Wie CDW Petabyte-große, regulierungskonforme Microsoft 365-Migrationen mit ShareGate durchführt

Als Senior Principal Engineer bei CDW leitet Maggi Honda ein Team von Delivery-Ingenieuren, das End-to-End-Migrationsdienste für Fusionen, Akquisitionen und Veräußerungen bereitstellt. Ihr Team migriert massive Datenmengen für Unternehmen mit 500 bis über 400.000 Benutzern.  

Maggi überwacht Migrationen, entwickelt Tools, die die Bereitstellung optimieren, und schult ihr Team in neuen Ansätzen. Sie bringt Kunden auch bei, wie sie ihre Daten verstehen und eigene Migrationen durchführen können – wodurch alle für ein reibungsloseres Projekt aufgestellt werden.

All das fügt sich in ihre Kernrolle ein: die Architektur jeder Migration zu gestalten – die Roadmap zu formen, Standards zu setzen, Ingenieure zu schulen und Kunden durch Veränderungen zu führen.

Und ShareGate verbindet alles miteinander – so erklären ihre Teams die Realität, schaffen Vertrauen und beschleunigen die Bereitstellung. „Es halbiert unsere Zeit und ist fast Point-and-Click. Es erledigt einfach die Arbeit", erklärt Maggi.  

Komplexe Microsoft 365-Migrationen mit Zuversicht planen

Nach jahrzehntelangen Projekten sieht Maggi immer wieder dieselben Muster: Umgebungen mit jahrelanger Historie, Menschen, die Veränderungen scheuen, und Bereitstellungsteams, die schnell agieren sollen, ohne etwas zu beschädigen.  

Eine der größten wiederkehrenden Herausforderungen: Kunden von Legacy-On-Premises-SharePoint in die Cloud zu migrieren. Diese Projekte sind groß, komplex und oft überwältigend für Kunden.

Viele Kunden kommen mit tiefen Ordnerstrukturen, benutzerdefinierten Workflows und jahrelanger Historie. Das schafft viele Unbekannte.

Maggi sagt, dass Kunden auch ängstlich sind, in eine neue Art von Umgebung zu wechseln: „Die Herausforderung bei der Migration von On-Premises in die Cloud besteht darin, Kunden zu schulen, keine Angst vor dieser Veränderung zu haben."  

Viele CDW-Kunden erkennen nicht, dass sie Datenprobleme geerbt haben – Datenaufblähung, Duplikate, verwaiste Benutzer – bis die Migration sie offenlegt.

„Bei einem Kunden, mit dem ich gearbeitet habe, habe ich mit ShareGate festgestellt, dass sie fünf Dateien hatten, die 9.500 Kopien von sich selbst enthielten. Warum brauchen Sie so viele Versionen? Das brauchen Sie nicht. Der Kunde wusste es nicht, weil Sie das in SharePoint nicht sehen können. Nachdem ich Limits gesetzt hatte, dass Dateien nicht mehr als fünf Versionen haben können, erkannten sie, dass sie gar nicht so viel zu migrieren hatten. Das kann wirklich augenöffnend sein."

All das ist der Grund, warum Maggi Probleme schnell diagnostizieren, Workflows klar abbilden und sichere, zuverlässige Migrationspläne erstellen muss.

Für Kunden in stark regulierten Branchen verursachen Unbekannte nicht nur Unordnung, sie schaffen Compliance-Risiken. Sie möchten keine Zeit und Ressourcen damit verbringen, doppelte oder unnötige Daten zu migrieren. Aber Sie können es sich auch nicht leisten, Daten zurückzulassen, die Sie in Ihren Aufzeichnungen behalten müssen.  

Sie müssen sehen können, was sich in Ihrem Mandanten befindet, und dann bestimmen, ob Sie es migrieren oder archivieren werden. Aber Microsofts native Tools geben Ihnen keine einfache Möglichkeit, diese Art von Transparenz zu erhalten.  

Live-Mandant-zu-Mandant-Projekte erhöhen den Druck noch weiter. Menschen arbeiten weiter in der Quelle, während das Ziel entsteht. Das schließt destruktive Neukopierungen und einmalige Fixes aus. Umstellungen benötigen Verifizierung und ein kurzes Zeitfenster, keinen wochenlangen Stillstand.

ShareGate gibt Maggis Team die Klarheit und Geschwindigkeit, um es zuversichtlich zu bewältigen.

ShareGate gibt Maggi eine strukturierte, flexible Möglichkeit, End-to-End-Migrationen ohne die üblichen Reibungspunkte durchzuführen. In den letzten 14 Jahren hat sie die Lösung für mehr als 600 Migrationen eingesetzt. Sie ist zu einer ShareGate-Expertin und -Befürworterin geworden und empfiehlt es jedem CDW-Kunden.

Von dort aus folgen Maggis Teams einem einfachen, wiederholbaren Playbook, das Struktur bietet und gleichzeitig Raum für technische Beurteilungen lässt: bewerten → migrieren → verifizieren.  

Umfassende Microsoft 365-Bewertungsberichte, die Kundenzustimmung schaffen

Sehen heißt glauben. Wenn Kunden schnelle, umfassende Sichtbarkeit erhalten, stimmen sie sich schneller auf die Fakten ab – so kommen Entscheidungen früher und der Migrationsplan wird sauberer und risikoärmer. ShareGate hilft dabei.  

„ShareGate ist als Migrationstool bekannt, aber ich betrachte es auch gerne als Bewertungstool", erklärt Maggi.  

ShareGate ermöglicht es Partnern, die Mandanten ihrer Kunden in nur wenigen Minuten zu bewerten. Sie erhalten alle Informationen, die Sie benötigen, rund um Datei- und Ordnerinventare, SharePoint-, OneDrive- oder Google Drive-Strukturen, Berechtigungen, Benutzer und potenzielle Migrationshindernisse und Risikoindikatoren.  

Das Ergebnis ist stakeholder-ready: eine klare Sicht darauf, was vorhanden ist, was sich ändern muss und was zurückgelassen werden kann.  

Diese Art von Daten in einer kundenfreundlichen Zusammenfassung kann einen enormen Unterschied im Verständnis eines Kunden dafür machen, was in eine Migration einfließt.  

„Eines der hilfreichsten Dinge, die ShareGate tut, ist mir zu helfen, dem Kunden zu zeigen, wie unschön ihr Mandant sein könnte. Ich kann einen Bericht aufrufen und sagen: ‚Das sind all Ihre verwaisten Benutzer, und nur dieser eine berührt all diese anderen Datenpunkte.' Und wenn sie das sehen, geht ihnen ein Licht auf und dann sagen sie: ‚Okay, ja, lassen Sie uns vorwärts gehen.'"

Diese Klarheit offenbart auch Bereinigungsmöglichkeiten, die Sie in einer GUI nicht immer sehen können. In einem Projekt grub Maggi in Logs, nachdem ihr gesagt wurde: ‚PowerShell würde sich nicht öffnen.' Mit ShareGate fand sie über 3.000 SharePoint-Fehler – die Art von Hindernissen, die Sie vor dem Umzug behandeln.  

Maggi zeigt Verständnis für ihre Kunden, besonders da so viele von ihnen diese legacy-lastigen Umgebungen übergeben bekommen: „Ich habe diesen Kunden, der über 400 Workflows und 250 InfoPaths hat, und es gibt keine Migration für diese zu Microsoft 365. Ich muss verstehen, was ihr Workflow tut, und es diagrammatisch darstellen, weil sie es nicht einmal wissen. Ihnen wurde diese Sammlung von Tools übergeben und sie haben das ganze Problem geerbt."

Nach Abschluss der Bewertung arbeitet Maggi mit ihren Kunden zusammen, um vor dem Umzug Regeln zu vereinbaren. Keine zwei Mandanten-Sicherheitsstacks sind exakt gleich, daher decken M&As oft Diskrepanzen auf. Mit ShareGate ist es einfach, Sicherheitsteams die Dokumentation zu geben, die sie benötigen, wenn Änderungen vorgenommen werden.

Sichere und genaue Microsoft 365-Migrationen

Maggi arbeitet mit Mandanten, die petabyteweise Daten über verschiedene Länder und Regionen hinweg haben. Diese Arten von Migrationen passieren nicht über ein Wochenende. Daher ist die Fähigkeit, in Stufen zu migrieren, kritisch.  

„Sehr wenige Leute können Delta-Migrationen für SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange Online korrekt durchführen, aber ShareGate kann das."  

Anstatt alles neu zu kopieren, markiert ShareGate was verschoben wurde, prüft was sich geändert hat und migriert nur was neu ist. Das hält die Arbeit am Laufen, während das Ziel Gestalt annimmt.  

Praktische Leitplanken sind hier wichtig. Versionslimits helfen zu reduzieren, was verschoben wird. Durchsatz-Leitfäden helfen Teams, die richtige Batch-Größe und das richtige Tempo zu wählen. Und PowerShell hilft, Schritte anzupassen, ohne das Playbook zu brechen.

Wenn das CDW-Team benutzerdefinierte Migrationslösungen benötigt, macht ShareGates eingebettetes PowerShell es Maggi leicht, Automatisierungsskripte zu schreiben.

„Wenn Sie Mandant-zu-Mandant-Migrationen durchführen, könnten Sie mit PowerShell und anderen Anwendungen zu tun haben. Ich habe PowerShell-Skripte innerhalb von ShareGate geschrieben, um diese Migrationen für uns zu handhaben."

ShareGates Berechtigungs-Matrix-Bericht vereinfacht auch Mandant-zu-Mandant-Migrationen, indem er Maggi Berichte über Berechtigungsregeln über verschiedene Mandanten hinweg zur Verfügung stellt.  

„Wenn ich Mandant A habe und ich Mandanten B und C in Mandant A verschiebe, muss ich wissen, welche Regeln diese Leute haben. ShareGate lässt mich eine Bewertung durchführen und diesen Datensatz herausziehen", sagt Maggi.

ShareGate ist auch nützlich beim Arbeiten mit Regierungskunden, die zusätzliche Sicherheit benötigen. „Da ShareGate von der Regierung hier in den USA vertraut wird, verwenden wir es zur Migration von Regierungsdatensätzen", sagt Maggi.

Post-Migrations-Verifizierung

Sobald Migrationsprojekte abgeschlossen sind, gibt ShareGates Berichtserstellungsmodul Maggi die detaillierten Berichte, die ihr Team benötigt, um genau zu wissen, was verschoben wurde, von wo, wohin und wer Zugang dazu hat.  

Als Teil des Migrationsabschlusses lehren Maggi und ihr Team ihre Kunden auch, wie sie ShareGate verwenden können, um Metadaten, Labels und Berechtigungen in Microsoft 365 in großen Mengen zu bearbeiten, damit sie sicher sein können, dass ihre Umgebung von Anfang an für den Erfolg eingerichtet ist.  

Training und Teamentwicklung

CDW-Ingenieure jonglieren mit 13–15 Projekten gleichzeitig, daher muss der Ansatz wiederholbar und lehrbar sein. Für Partner ist dieses wiederholbare Playbook ein Kraftmultiplikator – mehr Projekte in Bearbeitung ohne aufblähende Mitarbeiterzahl oder Lieferrisiko.

„Wir trainieren Ingenieure, ShareGate als Migrationstool in unserem Associate Consultant Engineer (ACE) Programm zu verwenden. Wir haben unser Training von zwei Jahren auf acht Monate reduziert." erklärte Maggi.  

„Alles ist ShareGate gewidmet den ganzen Weg durch. ShareGate ist ein gutes Tool für unsere neuen Ingenieure zum Lernen, weil es PowerShell hat. Es hat auch schöne Bildschirme und Dashboards, die ihnen beibringen, wie man beratend ist."

Exzellenter Support und Partnerprogramm

Wenn komplexe Probleme aufkommen, verlässt sich Maggi auf ShareGates schnellen, menschlichen Support, um Projekte am Laufen zu halten.

„Ich mag die Art, wie ShareGates Support-Ingenieure auf stressige Szenarien reagieren. Es ist ein Talent, weil es schwer ist, Ingenieure mit Beratungskapazitäten zu finden", sagt Maggi.

ShareGate veranstaltet jeden Dienstag und Donnerstag Live-Q&A-Webinare, bei denen Ingenieure und Administratoren Expertenrat erhalten können.  

„Eines der wunderbarsten Dinge, die ShareGate getan hat, ist die Schaffung der Ask the Expert-Anrufe. Ich habe alle meine Ingenieure gebeten, an den Anrufen teilzunehmen. Es spielt keine Rolle, wie Anfänger oder erfahren Sie sind, sie haben die Geduld zu antworten und wirklich zu helfen", sagt Maggi.