IDEMIA Identity and Security North America gagne en efficacité sur ses migrations et son administration SharePoint avec ShareGate
Assurer la continuité des activités pendant la migration de 1,5 To de données vers le cloud. Et gérer et surveiller efficacement des environnements SharePoint, seul aux commandes.
Avec ShareGate, Matthew a migré 1,5 To en quelques semaines. Il gère les permissions sans effort, gagne du temps avec l'édition en lot, respecte les exigences de sécurité les plus strictes et fait le ménage dans les ressources inactives.
Des mois de ressources TI économisés et six heures récupérées sur chaque tranche de 20 billets de soutien. Matthew a maintenant plus de temps pour ses projets stratégiques.
Le défi
Migrer 1,5 To de données vers Microsoft 365
Cloud Engineer III chez IDEMIA Identity and Security North America, Matthew Carter gère une foule de pièces mobiles essentielles à la continuité des activités.
Matthew est le responsable technique de SharePoint Online. Il pilote les mises à niveau, les migrations, l'entretien, l'administration et la surveillance des environnements SharePoint d'IDEMIA pour l'équipe TI. Comme la plupart des administrateurs cloud, dire qu'il est occupé serait un euphémisme.
« Une journée typique, j'ai 25 billets de soutien en file d'attente à traiter pour des clients internes, en plus de mener de gros projets stratégiques pour l'entreprise. »
Pour gagner en efficacité et sauver du temps, Matthew a déployé ShareGate, l'outil de gestion Microsoft 365 prêt à l'emploi qui simplifie les migrations de données et les opérations quotidiennes dans Teams et SharePoint.
« Après plus d'une décennie en TI, ShareGate a toujours été le produit qui simplifie vraiment les charges de travail à gros volume. Et il est rapide et facile à utiliser. »
« J'ai utilisé ShareGate dans quatre entreprises différentes, et chaque fois, ça change la donne côté efficacité. »
Son plus gros obstacle de migration, Matthew l'a rencontré en 2020, avec la demande de télétravail créée par la pandémie. IDEMIA devait déplacer 1,5 To de données depuis deux serveurs sur site vers Microsoft 365 SharePoint Online.
« ShareGate nous a permis de déplacer près d'un tera et demi de données en quelques semaines. On a pu faire la transition vite et sans douleur, avec la certitude que les données étaient à jour. »
ShareGate a marqué des points chez IDEMIA en accomplissant tout ce qu'on attendait de lui. Mais l'équipe a vite découvert qu'il y avait bien plus à en tirer.
La Solution
Garder les TI simples et, surtout, sécurisées pendant les migrations et la gestion
Dès le premier jour, ShareGate s'est imposé comme l'outil tiers de référence de Matthew pour la gestion Microsoft 365 et les migrations de données. De quoi optimiser ses environnements de travail numériques.
« ShareGate est intuitif et fait exactement pour ce genre de situation. »
Des migrations rapides et sans tracas, peu importe la taille
Avec ShareGate, les migrations se pilotent depuis une interface simple et facile à prendre en main. Matthew a une visibilité complète sur ses environnements, ses équipes, ses sites, ses permissions, ses listes et ses bibliothèques à migrer.
L'outil réduit aussi le risque d'interruption des activités : Matthew peut utiliser l'environnement de préproduction d'IDEMIA pour tester et construire l'état souhaité, puis migrer facilement le contenu vers la production.
« ShareGate me permet de travailler dans un environnement de préproduction sécurisé où je peux construire et tester avant de passer en production. »
Migrer du contenu comporte toujours des risques pour la continuité des activités. Pas avec ShareGate : l'outil ne laisse aucune place à l'incertitude en créant automatiquement des rapports de migration qui tiennent la direction informée à chaque étape.
« Je peux envoyer le rapport à nos clients et à nos cadres supérieurs. C'est une expérience avant, pendant et après : les gens voient ce qui s'est passé et savent que l'information a été déplacée de façon sécurisée et complète. »
Depuis l'implantation de ShareGate, IDEMIA a migré plus de 2,5 To de données sans accroc. Modernisations, réorganisations internes ou simple gestion de contenu : ShareGate encaisse tout, deux pouces en l'air.
Utiliser les outils de gestion de ShareGate pour simplifier l'administration quotidienne
« ShareGate nous permet de voir quelles équipes sont orphelines, lesquelles sont inactives et lesquelles n'ont plus de raison d'être. On peut ensuite décider quoi conserver ou archiver. »
Au départ, Matthew utilisait ShareGate uniquement pour les migrations Microsoft 365. Il a vite découvert une série de fonctionnalités qui l'aident à gérer son quotidien plus efficacement. Il apprécie particulièrement la possibilité d'exporter et de modifier les métadonnées en lot en quelques étapes.
« Quand j'ai eu à gérer un changement de nom, ShareGate m'a permis de mettre à jour des milliers d'éléments en quelques minutes. On a pris l'information du nom A, on l'a remplacée en lot par le nom B, et on n'a pas eu à tout passer un par un. »
Matthew utilise le rapport de matrice des permissions de ShareGate pour simplifier la gestion des accès.
« Je reçois des demandes de clients qui n'arrivent pas à accéder à une information, ou qui se demandent pourquoi ils ont trop de permissions. Avec ShareGate, je lance un rapport de matrice des permissions sur une liste, une bibliothèque ou une collection de sites, et je leur donne l'information rapidement. C'est facile de cibler le problème et de corriger les permissions. »
Comprendre les problèmes plus vite avec des rapports personnalisés
Submergé par les billets de soutien ? Matthew utilise les rapports personnalisés de ShareGate pour les régler vite et bien.
« Les rapports personnalisés nous permettent d'aller vérifier qui sont les propriétaires et qui a travaillé sur un site dans les six derniers mois. Ça nous donne la souplesse d'être agiles, de trouver l'information qu'on cherche et de corriger les problèmes plus vite. »
Renforcer la sécurité et faire le ménage
Matthew exploite d'autres fonctionnalités de ShareGate pour renforcer la sécurité et limiter le désordre.
« ShareGate nous permet de voir quelles équipes sont orphelines, lesquelles sont inactives et lesquelles n'ont plus de raison d'être. On peut ensuite décider quoi conserver ou archiver. »
« Ça nous permet aussi de repérer rapidement les invités externes. Ça enlève le poids des vérifications manuelles à l'administrateur de sécurité pour le remettre sur les épaules des propriétaires, qui connaissent le mieux leurs données. »
Les Résultats
Des « mois » de temps économisés, à un excellent prix
« ShareGate est un outil qui me permet de me concentrer sur les demandes de mes clients sans avoir à me demander comment y arriver. »
Avec ShareGate qui simplifie les migrations et la gestion quotidienne de Microsoft 365, Matthew retranche un nombre incalculable d'heures de sa charge de travail.
« Sur une petite migration, ShareGate me fait économiser des heures. Sur notre grande migration vers le cloud, il m'a rendu des semaines. »
En ajoutant les fonctions d'administration et de gestion continue, Matthew résume : « Dans l'ensemble, ShareGate nous a aidés à gagner en efficacité côté TI et à consacrer plus de temps là où on est le plus utile. »
Selon son estimation, ShareGate lui fait économiser au moins six heures par tranche de 20 billets résolus.
« Sans ShareGate, je devrais traiter ces demandes à la main : comprendre comment les exécuter, comment déplacer les données, qui en a besoin, où elles vont, quel contenu se trouve où. ShareGate fait une bonne partie de ce travail pour moi. »
Plus de temps pour d'autres priorités
Avec autant d'effort manuel éliminé, Matthew peut se consacrer à d'autres priorités d'affaires.
« ShareGate me permet de travailler plus efficacement et de répondre plus vite aux besoins de l'entreprise. »
Des coûts TI réduits et un excellent rendement
ShareGate génère des économies importantes pour IDEMIA. Des migrations plus rapides et une gestion sans accroc des environnements Microsoft 365 font baisser les coûts TI. Le tout à un prix « d'un tiers inférieur à celui de la plupart des concurrents ».
« Déployer ShareGate a été la réponse à nos problèmes de travail manuel. Ça m'a permis de simplifier nos projets TI. »
Répondre aux demandes des clients
Matthew recommande ShareGate aux professionnels TI qui veulent simplifier la gestion et l'administration de Microsoft 365, économiser du temps et de l'argent, et renforcer la continuité des activités et la sécurité.
« ShareGate est un outil qui me permet de me concentrer sur les demandes de mes clients sans avoir à me demander comment y arriver. »
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