Barley est passé de Google Workspace à Microsoft 365 en quelques jours, sans interruption ni temps d'arrêt

Workleap, la société mère de ShareGate, est une plateforme de gestion des talents propulsée par l'IA, utilisée par plus de 20 000 organisations pour faire grandir leurs équipes hybrides. Cet été, Workleap a acquis Barley, une plateforme de gestion de la rémunération.  

Barley carburait à Google, Workleap roule sur Microsoft 365. Utiliser ShareGate pour migrer les données de Barley coulait de source, comme pour les autres acquisitions de Workleap.

Fusionner deux stacks après une acquisition : vite, proprement, sans temps d'arrêt

L'enjeu était de taille : données clients sensibles, boîtes partagées héritées et opérations quotidiennes devaient toutes changer de plateforme sans faire de vagues.  

Pression supplémentaire : on allait utiliser une fonctionnalité flambant neuve. On a lancé la migration Gmail le 15 juillet. Le 18 juillet, on la mettait à l'épreuve avec Barley.

Pour corser le tout, l'équipe de Barley travaillait dans deux systèmes à la fois, Gmail et Outlook. Résultat : tout ralentissait et le risque d'erreur montait. Il leur fallait une bascule rapide et maîtrisée.  

« Je pensais que ça allait être un cauchemar. » — Jafar Owainati, PDG de Barley

Forcément, Workleap a utilisé son propre logiciel de migration, ShareGate, pour faire entrer l'univers Google de Barley dans Microsoft 365.

On a gardé ça simple : bien préparer, déplacer les fichiers, déplacer la messagerie, basculer, et faire en sorte que ça semble ennuyeux aux utilisateurs. Le bon genre d'ennuyeux.

C'est notre quotidien chez ShareGate. On donne des conseils de migration tous les jours. Là, on avait l'occasion de pratiquer ce qu'on prêché.

Planification : les plans avant les bulldozers

Avant de toucher au moindre fichier, on a passé quelques jours à planifier. Première étape : savoir exactement ce que contenait le Google Workspace de Barley. Ensuite, trancher : quoi supprimer, quoi migrer, quoi reconstruire.  

On a extrait des rapports de Google Workspace pour cartographier les Drive partagés, les propriétaires, les gros dossiers, l'usage des libellés, la taille des boîtes, les boîtes partagées et tous les cas bizarres (raccourcis, éléments orphelins, pièces jointes énormes). C'est devenu notre source de vérité unique.

Chaque Drive partagé a reçu son site SharePoint (nommage clair, bon hub), et chaque Mon Drive a été associé au OneDrive de son propriétaire. Boîtes aux lettres et boîtes partagées ont été appariées à des boîtes Exchange Online et à des boîtes partagées M365, plans d'alias inclus, avec la liste de ce qu'on archivait et de ce qu'on déplaçait.

On sait à quel point les permissions comptent pour la sécurité d'un tenant sur la durée. On a donc traduit les rôles Google en groupes Microsoft (Propriétaires → Propriétaires du site, Gestionnaires → Membres, Lecteurs → Visiteurs), noté les partages externes à recréer après la bascule, et créé un super-admin Google temporaire avec le strict minimum de privilèges pour les exécutions.

Ensuite, on a préparé l'environnement Microsoft 365 de Workleap à recevoir Barley. Sites et bibliothèques SharePoint provisionnés d'avance, OneDrive activés, boîtes aux lettres et appartenances créées, nouveau domaine ajouté dans Microsoft 365, TTL DNS abaissés, SPF/DKIM/DMARC alignés pour que la messagerie fonctionne dès le premier jour.

On voulait garder les équipes de Barley et de Workleap dans la boucle. On a donc préparé un court guide « ce qui change », un plan de communication pour le jour J et un canal d'aide pour les questions rapides. Pas de longue formation, juste ce dont les gens ont vraiment besoin.

Enfin, on a déplacé un petit Drive et une boîte non critique en migration pilote pour valider les vitesses, le nombre d'éléments et la correspondance des permissions. Puis on a planifié la migration complète, avec des fenêtres réalistes et des points de retour arrière.

Migrer Google Drive vers SharePoint et OneDrive

C'est là que le travail de préparation a payé. Chaque Drive partagé Google a reçu une destination équivalente : un site SharePoint dédié (et une équipe, quand ça s'y prêtait). Les propriétaires sont devenus propriétaires du site, les gestionnaires ont atterri en membres, les lecteurs en visiteurs. Dès le premier jour, l'accès « ressemblait » à ce que les gens connaissaient.

Côté Mon Drive, les fichiers de chacun ont atterri dans son OneDrive, avec la hiérarchie de dossiers d'origine intacte. Aucune chasse au trésor requise. On a converti les documents, feuilles et présentations Google vers leurs équivalents Office 365 pour éviter les liens en lecture seule après la bascule, et on a signalé les cas limites (chemins trop longs, caractères exotiques, fichiers orphelins) avant qu'ils ne nous rattrapent.  

Les partages externes ont été notés pour pouvoir les recréer depuis SharePoint après la migration, sous le nouveau domaine.

Dernière étape avant la bascule : quelques passes delta rapides pour récupérer les modifications de dernière minute et les nouveaux fichiers. Pendant tout ce temps, les utilisateurs continuaient de travailler dans Google pendant qu'on synchronisait en arrière-plan. Rien ne s'est arrêté.

« Il a suffi d'un appel de lancement, et la migration elle-même n'a pris que 2 heures au total ! » — Jafar Owainati, PDG de Barley

Migrer Gmail vers Exchange Online

On a commencé par une cartographie propre. Chaque boîte Gmail a reçu son équivalent un pour un dans Exchange Online. On a capturé les alias, les droits « Envoyer en tant que » et « Envoyer de la part de » ainsi que les délégations, pour que les réponses partent de la bonne adresse dès le départ.

Ensuite, les catégories, libellés et sous-libellés Gmail ont été associés aux catégories Exchange. On a vérifié quelques boîtes à la main pour débusquer les doublons, les archives géantes et les filtres-libellés un peu tordus.

Puis on a reconstruit les automatisations que les gens utilisent vraiment. Les filtres et redirections Gmail clés sont devenus des règles Exchange, et les flux de travail (assignation, tri, réponse) sont restés intacts.

On a ensuite provisionné les utilisateurs avec les bons membres et les bonnes permissions. Le nouveau domaine a été ajouté et le comportement « De » par défaut configuré.

Le moment était venu de déplacer les messages pour de vrai. Messages, pièces jointes, horodatages et statuts lu/non lu ont suivi. L'historique des boîtes partagées aussi. Pendant l'opération, les utilisateurs sont restés dans Gmail.

On a testé pour de vrai. Envois et réceptions entre équipes, vérifications externes avec des partenaires, contrôles ponctuels sur les longs fils de discussion et les grosses pièces jointes.

Juste avant la bascule, une passe delta rapide. Après le changement des MX, un dernier balayage. Profils mis à jour, applications mobiles reconnectées, et c'était terminé. Mêmes accès, mêmes adresses, le tout dans un seul Outlook.

Valider la migration

On a comparé les décomptes d'éléments, vérifié les bibliothèques et boîtes partagées les plus sensibles, testé la recherche et la restauration, puis obtenu la validation des parties prenantes. Les accès hérités ont été décommissionnés proprement, les partages externes rétablis sous le nouveau domaine, et l'ancienne stack a été refermée pour de bon.

SharePoint et OneDrive sont devenus la source de vérité, et le supplice des deux outils en parallèle a pris fin. Les utilisateurs se sont connectés à Microsoft 365 et ont continué leur journée. Un seul environnement sécurisé, aucune interruption. Tope là.