Barley migrierte in wenigen Tagen von Google Workspace zu Microsoft 365 – ohne Störungen, ohne Ausfallzeiten

Workleap—ShareGates Muttergesellschaft—ist eine KI-gestützte Talent-Management-Plattform, die von über 20.000 Organisationen verwendet wird, um hybride Teams zu stärken. Diesen Sommer erwarb Workleap Barley, eine Vergütungsmanagement-Plattform.  

Barley war ein Google-zentriertes Unternehmen, Workleap nutzt Microsoft 365. Es war naheliegend, ShareGate für die Migration von Barleys Daten zu verwenden, wie wir es bereits für andere Workleap-Akquisitionen getan haben.

Zusammenführung zweier Technologie-Stacks nach einer Akquisition—schnell, sauber, ohne Ausfallzeiten

Der Einsatz war hoch: sensible Kundendaten, historische geteilte Postfächer und der tägliche Betrieb mussten alle plattformübergreifend mit minimalen Auswirkungen verschoben werden.  

Zusätzlicher Druck entstand dadurch, dass wir eine brandneue ShareGate-Funktion verwenden würden. Wir veröffentlichten Gmail-Migrationen am 15. Juli. Am 18. Juli stellten wir sie mit Barley auf die Probe.

Erschwerend kam hinzu, dass Barleys Team gleichzeitig in zwei Systemen arbeitete—Gmail und Outlook—was alles verlangsamte und Fehler riskierte. Sie brauchten eine schnelle, zuverlässige Umstellung.  

"Ich dachte, das würde ein Albtraum werden." — Jafar Owainati, CEO bei Barley

Natürlich nutzte Workleap seine eigene Migrationssoftware—ShareGate—um Barleys Google-orientierte Welt in Microsoft 365 zu überführen.

Wir hielten es einfach: intelligent vorbereiten, Dateien migrieren, E-Mails migrieren, umschalten und es für die Endbenutzer langweilig-auf-eine-gute-Art machen.

Das ist es, was wir bei ShareGate leben, essen und atmen. Wir geben täglich Migrationsberatung, und das war eine großartige Gelegenheit für uns, unsere Worte in die Tat umzusetzen.

Planung: Baupläne vor Bulldozern

Bevor wir eine einzige Datei berührten, verbrachten wir ein paar Tage mit der Planung. Der erste Schritt war herauszufinden, was genau in Barleys Google Workspace war, und dann die RMR zu bestimmen—was wir entfernen, was wir migrieren und was wir neu aufbauen würden.  

Wir zogen Berichte aus Google Workspace, um geteilte Laufwerke, Eigentümer, große Ordner, Label-Nutzung, Postfachgrößen, geteilte Postfächer und alle Sonderfälle (Verknüpfungen, verwaiste Elemente, riesige Anhänge) zu erfassen. Das wurde unsere einzige Quelle der Wahrheit.

Jedes geteilte Laufwerk bekam eine entsprechende SharePoint-Site (klare Benennung, richtige Zentralstelle), und jedes Mein Laufwerk wurde dem OneDrive des Eigentümers zugeordnet. Postfächer und geteilte Postfächer wurden mit Exchange Online-Postfächern und M365-geteilten Postfächern gepaart, einschließlich Alias-Plänen und was archiviert vs. migriert werden sollte.

Wir wissen, wie wichtig Berechtigungen für die laufende Mandantensicherheit sind, also übersetzten wir Google-Rollen in Microsoft-Gruppen (Eigentümer → Site-Eigentümer, Manager → Mitglieder, Betrachter → Besucher), notierten externe Freigaben zur erneuten Freigabe nach der Umstellung und erstellten einen temporären Google-Superadministrator mit geringsten Privilegien für die Migrationsdurchläufe.

Dann machten wir Workleaps Microsoft 365-Umgebung für Barley bereit. Wir stellten SharePoint-Sites und -Bibliotheken vorab bereit, sorgten dafür, dass OneDrives aktiviert wurden, erstellten Postfächer und Mitgliedschaften, fügten die neue Domain in Microsoft 365 hinzu, senkten DNS-TTLs und richteten SPF/DKIM/DMARC ein, damit E-Mails am ersten Tag wie erwartet funktionieren würden.

Wir wollten die Teams von Barley und Workleap auf dem Laufenden halten, also erstellten wir einen kurzen "Was ändert sich"-Leitfaden, einen Kommunikationsplan für den Tag X und einen Hilfe-Kanal für schnelle Fragen. Keine langen Schulungen, nur das Zeug, was die Leute tatsächlich brauchen.

Schließlich migrierten wir ein kleines Laufwerk und ein nicht kritisches Postfach in Pilotmigrationen, um Geschwindigkeiten, Elementanzahlen und Berechtigungszuordnungen zu validieren. Dann planten wir die vollständige Migration mit realistischen Zeitfenstern und Rollback-Punkten.

Migration von Google Drive zu SharePoint und OneDrive

Hier zahlte sich die schwere Arbeit aus. Jedes geteilte Google-Laufwerk bekam ein gleichwertiges Ziel: eine dedizierte SharePoint-Site (und ein Team, wo relevant). Eigentümer wurden zu Site-Eigentümern, Manager landeten als Mitglieder und Betrachter wurden zu Besuchern zugeordnet, damit der Zugriff am ersten Tag "gleich" anfühlte.

Für Mein Laufwerk-Inhalte gingen die Dateien jeder Person in ihr OneDrive mit der ursprünglichen Ordnerhierarchie intakt—keine Schnitzeljagden erforderlich. Wir konvertierten Google Docs/Sheets/Slides zu ihren Office 365-Äquivalenten, um schreibgeschützte Links nach der Umstellung zu vermeiden, und markierten Grenzfälle (lange Pfade, seltsame Zeichen, verwaiste Dateien), bevor sie uns beißen konnten.  

Externe Freigaben wurden notiert, damit wir nach der Migration unter der neuen Domain von SharePoint aus erneut freigeben konnten.

Der letzte Schritt vor der Umstellung war, ein paar schnelle Delta-Durchgänge zu machen, um späte Bearbeitungen und neue Dateien aufzufangen. Während all dem arbeiteten Benutzer weiter in Google, während wir im Hintergrund synchronisierten, sodass nichts ins Stocken geriet.

"Alles was es brauchte war ein Kick-off-Anruf und dann dauerte die eigentliche Migration nur 2 Stunden insgesamt!" - Jafar Owainati, CEO bei Barley

Migration von Gmail zu Exchange Online

Wir begannen mit einer sauberen Zuordnung. Jedes Gmail-Postfach bekam ein Eins-zu-Eins-Zuhause in Exchange Online. Wir erfassten Aliases, Senden-als/Im-Auftrag-von und Delegierung, damit Antworten vom ersten Tag an von der richtigen Adresse kamen.

Als nächstes wurden Gmail-Kategorien, Labels und verschachtelte Labels zu Kategorien in Exchange zugeordnet. Wir machten Plausibilitätsprüfungen bei ein paar Postfächern, um Duplikate, riesige Archive und Filter-als-Label-Eigenarten zu erfassen.

Dann bauten wir die Automatisierungen neu auf, die Leute tatsächlich nutzen. Wichtige Gmail-Filter/Weiterleitungen wurden zu Exchange-Regeln, Workflows (zuweisen, triagieren, antworten) blieben intakt.

Dann stellten wir Benutzer mit den richtigen Mitgliedern und Berechtigungen vorab bereit. Die neue Domain wurde hinzugefügt und das Standard-"Von"-Verhalten festgelegt.

Die Zeit war gekommen, tatsächlich mit dem Verschieben von Nachrichten zu beginnen. Nachrichten, Anhänge, Zeitstempel und Gelesen/Ungelesen-Status kamen herüber. Auch der Verlauf geteilter Postfächer kam mit. Während das lief, blieben Benutzer in Gmail.

Wir testeten, als würden wir es ernst meinen. Senden/Empfangen zwischen Teams, externe Prüfungen mit Partnern und Stichproben bei großen Threads und umfangreichen Anhängen.

Kurz vor der Umstellung führten wir ein schnelles Delta durch. Nach dem MX-Wechsel machten wir einen letzten Durchgang. Profile wurden aktualisiert, mobile Apps wurden angemeldet, und es war geschafft! Benutzer hatten den gleichen Zugriff, die gleichen Adressen alle in einem Outlook-Zuhause.

Validierung der Migration

Wir verglichen Elementanzahlen, machten Stichproben bei hochrisikoreichen Bibliotheken und geteilten Postfächern, testeten Suche und Wiederherstellung und holten dann die Genehmigung der Stakeholder ein. Der Legacy-Zugriff wurde sicher außer Betrieb genommen, externe Freigaben wurden unter der neuen Domain neu etabliert, und wir schlossen das Buch über den alten Stack.

SharePoint/OneDrive wurde zur einzigen Quelle der Wahrheit, und das Zwei-Tools-gleichzeitig-Limbo endete. Benutzer meldeten sich mit Microsoft 365 an und arbeiteten weiter—eine sichere Umgebung, keine Störungen. High Fives rundum.