Lallemand a réduit ses sites SharePoint de 70 % et bâti une solution cloud complète avec ShareGate

Une migration SharePoint colossale

Après près de 100 ans d'activité, Lallemand, chef de file mondial de l'agroalimentaire, s'apprêtait à opérer un virage numérique majeur. Amy Senécal Côté, administratrice SharePoint, héritait d'un sacré mandat.

« J'ai été embauchée pour migrer tous les sites SharePoint sur site de Lallemand vers SharePoint Online », raconte Amy. « Pour moi, SharePoint et ShareGate vont toujours ensemble, et je savais que ça serait un outil essentiel pour y arriver. »

L'entreprise a amorcé sa transformation numérique en déplaçant plusieurs fonctions quotidiennes dans Teams. L'expérience lui a fait réaliser la valeur énorme qu'elle pouvait débloquer en optimisant les outils Microsoft 365. Il fallait consolider vers le cloud au plus vite.

« On avait trois environnements SharePoint : les versions 2007, 2010 et 2016. Il y avait beaucoup de données en double, et certains de nos utilisateurs étaient coincés avec des fonctionnalités vieilles de plus de dix ans », explique Amy.

Un manque de visibilité

Amy ne pouvait pas lancer la migration avant de savoir exactement à quoi elle avait affaire.

Mais la portée réelle du projet restait inconnue. Les données de Lallemand s'accumulaient dans les trois environnements depuis plus de 10 ans, et différentes équipes travaillaient sur chaque plateforme.

« Plusieurs migrations avaient été entreprises au fil des ans, sans jamais être terminées. Je n'avais aucune visibilité sur les sites qu'on pouvait fermer ni sur ce qu'il fallait migrer », dit Amy.

Des documents introuvables

En passant les sites en revue et en rencontrant les utilisateurs pour comprendre leurs besoins, Amy a vite compris que beaucoup se sentaient dépassés par la multitude d'endroits où ranger un document.

« On a commencé avec des documents sur des serveurs et d'autres dans les environnements SharePoint sur site. Ensuite on a ajouté Teams et OneDrive, et finalement SharePoint Online », dit-elle.

Sachant qu'elle devait simplifier la vie de ses collègues, que les serveurs sur site mobilisaient des ressources réallouables, et qu'elle ne pouvait pas se permettre de perdre le moindre octet de données essentielles, Amy a fait confiance à ShareGate.

« Pour moi, ShareGate était une évidence. Je l'avais déjà utilisé et je savais qu'il pouvait gérer un projet comme celui-là parfaitement. S'ils n'avaient pas déjà eu une licence, je l'aurais proposé. »

- Amy Senécal Côté, administratrice SharePoint, Lallemand

Des rapports qui donnent du pouvoir

Avec les fonctionnalités de rapports de ShareGate, Amy a pu cataloguer toutes les données de Lallemand.

« Les rapports m'ont permis de faire un inventaire des sites et de contacter facilement les propriétaires pour déterminer ce qui devait être migré et ce qui ne servait plus. Les rapports [SharePoint] me montraient toutes les applications web, les collections de sites, les sites vides ou inutilisés, les dates de dernière modification, les propriétaires, et plus encore. »

Amy a recensé 860 sites ouverts contenant du contenu. Une fois que les propriétaires l'ont aidée à identifier ce qui ne servait plus, elle a pu fermer 475 sites en seulement 3 mois. Elle savait alors exactement combien de sites restaient à migrer et pouvait planifier la migration de façon beaucoup plus efficace.

« Un an plus tard, on est à mi-chemin de la migration et on a fermé 600 sites au total dans nos environnements sur site. Tout est beaucoup mieux organisé », dit-elle.

« J'adore l'outil de rapports, et je vais continuer à l'utiliser même après les migrations. Il donne une vue d'ensemble simple de vos environnements, et il est excellent pour la gouvernance et pour fournir des rapports faciles à lire aux utilisateurs. »

Une migration simplifiée

Non seulement ShareGate a encaissé cette migration énorme sans peine, mais il a permis à Amy de restructurer et d'optimiser au fil du traitement des sites.

« ShareGate a été mon meilleur ami toute l'année. Il m'a aidée à isoler les zones problématiques pour qu'on puisse faire une migration réfléchie, reconstruire de zéro et restructurer pour tout simplifier. »

Amy dit s'appuyer sur ShareGate pour s'assurer que tout migre correctement.

« Les migrations peuvent être difficiles, parce que parfois les données ne suivent pas comme il faut, ou elles s'affichent différemment dans le nouvel environnement et deviennent difficiles à retracer. Avec ShareGate, ce n'est pas une inquiétude. On obtient des rapports de migration très clairs, alors on a toujours la certitude que le processus a fonctionné », dit-elle.

« ShareGate est une solution sans code. Pas besoin d'écrire de scripts ni d'utiliser PowerShell, alors c'est un gain de temps énorme. »

Un soutien qui change tout

« Personnellement, je trouve que la plus grande valeur de ShareGate, en plus de l'outil lui-même, c'est le soutien qu'ils offrent. Je sais que je peux compter sur leur centre de ressources et sur leurs sessions Ask the Expert pour obtenir exactement l'information dont j'ai besoin, faire les choses correctement et utiliser les outils efficacement », dit Amy.

Elle a bâti son plan de migration à partir des ressources d'apprentissage du site de ShareGate, convaincue que les conseils l'aideraient à boucler le mandat. Elle a aussi fait appel à l'équipe de soutien à des moments clés.

« Quand je suis arrivée chez Lallemand, avec les multiples environnements SharePoint, les comptes et le travail sur une machine virtuelle, j'avais du mal à me connecter et j'accumulais les erreurs. Le soutien de ShareGate ne m'a pas seulement aidée à bien configurer l'outil : ils m'ont expliqué la logique derrière tout ça, ce qui m'a rendue plus confiante et plus autonome. »

Amy a aussi contacté le soutien au moment de migrer des sections de données particulièrement volumineuses.

« Le processus était un peu différent, mais le soutien m'a montré comment utiliser l'environnement restructuré pour promouvoir des sous-sites vers le site principal », dit-elle.

« Quand vous ouvrez un billet avec leur équipe de soutien, vous tombez sur quelqu'un d'extrêmement calé sur tout Microsoft 365. Ils expliquent tout clairement et font des suivis rigoureux. Savoir que je peux compter sur leur soutien, c'est une valeur ajoutée énorme par rapport au produit lui-même. »

Microsoft 365 libéré

Passer à SharePoint Online impliquait de redéfinir ce qui va dans SharePoint et ce qui va dans Teams. Cette clarification a rendu le système de contenu de Lallemand beaucoup plus logique pour ses utilisateurs, et a donné une direction claire à la migration du contenu sur site.

« Migrer vers le cloud nous a aussi permis de faire une foule d'optimisations et d'automatisations de flux de travail avec les autres outils de Microsoft 365. On offre maintenant une solution plus complète à nos utilisateurs. »

Le meilleur : SharePoint Online donne à tous les utilisateurs de Lallemand accès à Microsoft 365. Plus personne n'a à se battre avec les fonctionnalités dépassées de SharePoint 2010.

« On est fiers d'offrir à nos employés un environnement entièrement moderne », dit Amy.

Teams intégré

Un avantage a surpris Amy : la possibilité de migrer une partie des données sur site directement dans Teams. Ça demandait un peu de restructuration du contenu Teams, que l'outil a gérée sans broncher. « Que ShareGate puisse prendre ça en charge, c'était un énorme avantage pour moi », dit Amy.

« Les rapports de matrice des permissions de ShareGate sont tellement clairs et faciles à comprendre qu'ils m'aident à communiquer avec les propriétaires de sites. Ils peuvent ainsi faire le ménage dans les sites et les permissions inutilisés, et garder le nouvel environnement propre. »