Lallemand hat SharePoint-Sites um 70% optimiert und mit ShareGate eine vollständige Cloud-Lösung aufgebaut

Enorme SharePoint-Migration

Nach fast 100 Jahren Geschäftstätigkeit stand der globale Agrar- und Lebensmittelführer Lallemand vor einer massiven digitalen Transformation. SharePoint-Administratorin Amy Senécal Côté stand vor einer herausfordernden Aufgabe.

„Ich wurde eingestellt, um alle SharePoint On-Premises-Sites von Lallemand zu SharePoint Online zu migrieren", sagt Amy. „Für mich gehören SharePoint und ShareGate immer zusammen, und ich wusste, dass es ein unverzichtbares Tool sein würde, um mir bei der Bewältigung dieser Aufgabe zu helfen."

Das Unternehmen begann seine digitale Transformation, indem es viele tägliche Funktionen in Teams verlagerte. Die Erfahrung ließ sie erkennen, dass enormer Wert durch die Optimierung der Microsoft 365-Tools freigesetzt werden könnte, und sie mussten so schnell wie möglich in die Cloud konsolidieren.

Amy sagt: „Wir hatten drei SharePoint-Umgebungen, die Versionen 2007, 2010 und 2016. Es gab viele doppelte Daten und einige unserer Benutzer waren mit Features und Funktionalitäten gefangen, die über ein Jahrzehnt alt waren."

Mangelnde Transparenz

Amy konnte die Migration nicht beginnen, bis sie genau wusste, womit sie arbeitete.

Aber der vollständige Umfang des Projekts war unbekannt. Lallemands Daten hatten sich über 10 Jahre in allen drei Umgebungen angesammelt, und verschiedene Teams arbeiteten auf jeder Plattform.

Amy sagt: „Mehrere Migrationen waren über die Jahre durchgeführt worden, aber nie abgeschlossen. Ich hatte keine Transparenz darüber, welche Sites geschlossen werden konnten und was migriert werden musste."

Schwierigkeiten beim Auffinden von Dokumenten

Als sie begann, die Sites zu überprüfen und sich mit Geschäftsanwendern zu treffen, um deren Bedürfnisse für die Migration zu verstehen, erkannte Amy schnell, dass viele von ihnen von der Vielzahl der verfügbaren Dokumentenspeicherorte überwältigt waren.

„Wir begannen mit einigen Dokumenten auf Servern und einigen in den On-Premises SharePoint-Umgebungen. Als nächstes fügten wir Teams und OneDrive hinzu und schließlich SharePoint Online", sagt sie.

Da sie wusste, dass sie die Dinge für ihre Kollegen vereinfachen musste, dass die On-Premises-Server Ressourcen nutzten, die neu zugeordnet werden konnten, und dass sie es sich nicht leisten konnte, auch nur ein einziges Bit essentieller Daten zu verlieren, vertraute Amy auf ShareGate.

„Für mich war ShareGate selbstverständlich. Ich hatte es schon einmal verwendet und wusste, dass es ein Projekt wie dieses perfekt bewältigen konnte. Wenn sie nicht bereits eine Lizenz gehabt hätten, hätte ich es vorgeschlagen."

- Amy Senécal Côté, SharePoint-Administratorin, Lallemand

Aussagekräftige Berichte

Mit den Reporting-Funktionen in ShareGate konnte Amy alle Daten von Lallemand katalogisieren.

"Die Berichte ermöglichten es mir, eine Site-Inventur durchzuführen und einfach Kontakt zu Site-Besitzern aufzunehmen, um zu bestimmen, was migriert werden musste und was nicht mehr benötigt wurde. Die [SharePoint] Berichte zeigten mir alle Web-Apps, Site-Collections, ungenutzte oder leere Sites, letzte Änderungsdaten, Site-Besitzer und mehr."

Amy identifizierte 860 aktive Sites mit Inhalten. Nachdem Site-Besitzer ihr halfen zu identifizieren, welche Inhalte nicht mehr benötigt wurden, konnte sie 475 Sites in nur 3 Monaten schließen. Sie wusste nun genau, wie viele Sites noch zu migrieren waren und konnte mit der Planung der Migration auf viel effizientere Weise beginnen.

"Ein Jahr später sind wir auf halbem Weg durch die Migration und haben insgesamt 600 Sites aus unseren On-Premises-Umgebungen geschlossen. Alles ist viel besser organisiert", sagt sie.

"Ich liebe das Reporting-Tool und werde es auch nach den Migrationen weiter nutzen. Es bietet einen einfachen Überblick über Ihre Umgebungen und ist großartig für Governance und die Bereitstellung leicht verständlicher Berichte für die Geschäftsanwender."

Optimierte Migration

ShareGate konnte nicht nur die enorme Migration einfach verwalten, sondern ermöglichte es Amy auch, bei der Bearbeitung der Sites zu restrukturieren und zu optimieren.

"ShareGate war das ganze Jahr über mein bester Freund. Es half mir, problematische Bereiche zu isolieren, sodass wir eine bewusste Migration durchführen konnten, von Grund auf neu aufbauen und restrukturieren konnten, um alles zu optimieren."

Amy sagt, sie verlässt sich auf ShareGate, um sicherzustellen, dass alles korrekt migriert wird.

"Migrationen können herausfordernd sein, weil manchmal Daten nicht richtig übertragen werden oder sie in der neuen Umgebung anders erscheinen und schwer zu verfolgen sein können. Das ist keine Sorge bei der Arbeit mit ShareGate. Wir erhalten wirklich klare Migrationsberichte, sodass wir immer sicher sind, dass der Prozess erfolgreich war", sagt sie.

"ShareGate ist eine No-Code-Lösung. Sie müssen keine Skripte schreiben oder PowerShell verwenden, daher ist es ein enormer Zeitsparer."

Wegweisender Support

Amy sagt: "Persönlich finde ich, dass der größte Wert von ShareGate neben dem Tool selbst der Support ist, den sie bieten. Ich weiß, dass ich ihrem Resource Center und den Ask the Expert-Sessions vertrauen kann, um genau die Informationen zu erhalten, die ich brauche, um Aufgaben korrekt zu erledigen und die Tools effizient zu nutzen."

Sie erstellte ihren Migrationsplan mithilfe der Lernressourcen auf ShareGates Website, da sie wusste, dass die Ratschläge ihr helfen würden, die Arbeit zu erledigen. Sie hat sich auch in entscheidenden Momenten des Prozesses mit ihrem Support-Team in Verbindung gesetzt.

"Als ich bei Lallemand anfing, hatte ich aufgrund der mehreren SharePoint-Umgebungen, Konten und der Arbeit von einer virtuellen Maschine aus Probleme beim Verbinden und bekam mehrere Fehler bei der Nutzung des Tools. Der ShareGate Support half mir nicht nur dabei, es richtig zu konfigurieren, sondern erklärte auch die Logik dahinter, wodurch ich mich sicherer und autonomer fühlen konnte."

Amy wandte sich auch an den Support, als es an der Zeit war, besonders große Datenabschnitte zu migrieren.

Sie sagt: "Der Prozess war etwas anders, aber der Support zeigte mir, wie ich die restrukturierte Umgebung nutzen kann, um Unter-Sites in die Kern-Site zu befördern."

"Wenn Sie ein Ticket bei ihrem Support-Team öffnen, bekommen Sie jemanden, der extrem sachkundig in allen Bereichen von Microsoft 365 ist. Sie erklären alles klar und Sie erhalten gründliche Nachfassungen. Zu wissen, dass ich ihrem Support vertrauen kann, ist ein enormer Mehrwert für das Produkt selbst."

Microsoft 365 entfesselt

Der Wechsel zu SharePoint Online bedeutete, neu zu definieren, was auf SharePoint und was auf Teams gehört. Diese Klarstellung machte Lallemands Content-System viel sinnvoller für ihre Nutzer und half dabei, eine klare Richtung für die Migration der On-Premises-Inhalte zu setzen.

"Die Migration in die Cloud ermöglichte es uns auch, eine Menge Optimierung und Workflow-Automatisierung mit den anderen Tools von Microsoft 365 durchzuführen. Wir bieten unseren Nutzern nun eine vollständigere Lösung."

Das Beste daran: SharePoint Online gibt allen Nutzern von Lallemand Zugang zu Microsoft 365, was bedeutet, dass niemand mehr mit den veralteten Funktionen von SharePoint 2010 kämpfen muss.

"Wir sind stolz darauf, unseren Mitarbeitern eine vollständig moderne Umgebung zu bieten", sagt Amy.

Teams integriert

Ein Vorteil, der Amy überraschte, war die Möglichkeit, einige der On-Premises-Daten auf Teams zu migrieren. Dies erforderte eine gewisse Restrukturierung der Teams-Inhalte, was das Tool mit Leichtigkeit bewältigte. "Die Tatsache, dass ShareGate das unterstützen konnte, war ein enormer Vorteil für mich", sagt Amy.

"ShareGate Permissions Matrix Reports sind so klar und leicht verständlich, sie helfen mir bei der Kommunikation mit Site-Besitzern, damit sie ungenutzte Sites und Berechtigungen aufräumen können und die neue Umgebung sauber bleibt."