Comment BCAA libère du temps à son équipe TI grâce à l'automatisation de Microsoft 365
L'équipe TI avait besoin d'une façon durable de gérer M365. Impossible de visualiser l'environnement ni de soutenir correctement les utilisateurs.
Des routines de sécurité efficaces et des automatisations sur mesure pour responsabiliser les utilisateurs et alléger la charge de l'équipe TI.
Les utilisateurs ont pris en charge 92 % des tâches de gestion. Résultat : 26 % d'équipes inactives en moins, 33 % de liens de partage externe en moins, et d'innombrables heures économisées côté TI.
Le défi
La Solution
Un outil pensé pour la gestion de Microsoft 365
Neda a tout de suite apprécié la configuration de ShareGate, bien pensée dès la sortie de la boîte.
« J'ai vraiment aimé le fait qu'on puisse le configurer et l'oublier », dit-elle.
Pendant la migration initiale, elle avait utilisé le rapport de prévérification de ShareGate pour repérer les problèmes potentiels. Elle avait ainsi pu ajuster le calendrier pour déplacer les fichiers critiques en dehors des heures de pointe.
« Les capacités d'audit de migration de ShareGate étaient absolument formidables. Je pouvais faire le point après chaque étape et avoir une vue complète de ce qui avait bien fonctionné et de ce qui avait accroché. Cette visibilité a aussi rassuré les propriétaires et révélé des choses dont on ignorait même l'existence. Tout le monde y a gagné. »
Cette même conception centrée sur l'utilisateur a fait des fonctionnalités de gestion Microsoft 365 de ShareGate un succès immédiat chez BCAA.
Une mise en place simple, des bénéfices durables
L'équipe TI a mis en place des garde-fous de gouvernance pour assurer la conformité. Neda pouvait aussi consulter chaque semaine les rapports préconçus de ShareGate pour débusquer les équipes orphelines, inactives ou mal classées que l'outil signale automatiquement.
Et avec le robot conversationnel de ShareGate, le reste des tâches de gestion des groupes revient aux propriétaires d'équipes. Non seulement ça allège la charge de Neda et de son équipe, mais ça ramène la décision à ceux qui sont concernés. Les propriétaires sont les mieux placés pour dire si une équipe sert encore et qui devrait y avoir accès.
Pour Neda, le processus a été d'une simplicité déconcertante.
« On met simplement ses politiques en place, et ensuite les rapports et les rappels de revue partent automatiquement vers les propriétaires. »
Des routines de sécurité solides
Encadrer le partage externe et faire réviser régulièrement les permissions : une victoire décisive pour BCAA.
« La sécurité de l'information est très importante pour notre organisation. Avant, c'était presque impossible de retrouver tous les liens de partage. Aujourd'hui, c'est une revue planifiée, et tout le monde la prend au sérieux », explique Neda.
La politique de revue du partage externe de ShareGate rappelle automatiquement aux propriétaires d'équipes de passer en revue leurs liens de partage et leurs invités, pour retirer ceux qui n'ont plus lieu d'être.
De son côté, le rapport de matrice des permissions donne une vue d'ensemble de tous les utilisateurs disposant d'un accès invité sur chaque équipe.
Confier la gestion du contenu aux propriétaires d'équipes
Déplacer les responsabilités d'entretien vers les propriétaires d'équipes a été un énorme gain pour l'équipe TI.
Avec ShareGate, il a été facile de créer des processus que les propriétaires comprennent et exécutent sans peine, et auxquels Neda et son équipe peuvent se fier.
« Tout mettre en place, c'était un jeu d'enfant. Ça m'a pris moins de deux semaines, communications et formation des propriétaires comprises. Ensuite ils étaient autonomes, et aujourd'hui ça tourne tout seul. »
Un soutien remarquable et un produit qui évolue
Si Neda a choisi ShareGate, c'est notamment parce que chacune de leurs équipes, du marketing au développement en passant par le soutien, a montré qu'elle écoutait ses clients.
Elle reste impressionnée par les améliorations continues de l'outil et par la façon dont les nouvelles fonctionnalités naissent des retours clients.
« C'est un partenaire formidable, et leur soutien est absolument incroyable. Il est constant, très réactif, et ils connaissent vraiment leur affaire. Ils livrent bien au-delà de ce qu'on attend. »
Parmi les nouveautés qui compteront pour BCAA : le provisionnement. Les équipes TI peuvent maintenant créer des modèles de provisionnement personnalisables pour s'assurer que les équipes créées par les utilisateurs respectent les règles de l'organisation.
« Le provisionnement ShareGate fait clairement partie de nos plans, le plus tôt possible. Chez BCAA, on tient beaucoup à l'autonomie numérique et à donner à nos utilisateurs les moyens de faire leur travail. »
Neda attend aussi avec impatience les outils d'administration de ShareGate.
« ShareGate Administration m'enthousiasme beaucoup. On a plein d'équipes qui n'ont plus de valeur opérationnelle, mais dont une partie du contenu reste importante. Le jour où j'annonce cette fonctionnalité à nos propriétaires, les demandes de consolidation d'équipes vont pleuvoir. »
« La sécurité de l'information est très importante pour notre organisation. Avant, c'était presque impossible de retrouver tous les liens de partage. Aujourd'hui, c'est une revue planifiée, et tout le monde la prend au sérieux. »
Les Résultats
92 % de la gestion Microsoft 365 assurée par les propriétaires d'équipes
En utilisant ShareGate pour gérer Microsoft 365, BCAA a amélioré la qualité de l'entretien de son contenu, son efficacité et sa sécurité. Tout en allégeant la charge de son équipe TI.
Sur la seule dernière année, 26 % des équipes inactives ont été supprimées. Celles qui restent se trouvent plus facilement et fonctionnent mieux, parce que l'environnement est débarrassé du superflu.
« Et le plus beau, c'est que 92 % de ces actions ont été faites par les propriétaires d'équipes. ShareGate donne les moyens d'agir à ceux qui connaissent le mieux notre contenu », souligne Neda.
Le système a renforcé la sécurité des données de BCAA. En un mois, 70 % des groupes admissibles ont été revus, 33 % des liens de partage externe ont été supprimés et 10 % des utilisateurs invités ont été retirés de l'environnement.
« Ça fait beaucoup de risques évités. Nos propriétaires prennent le temps de s'assurer que notre environnement est sécurisé, et ShareGate leur en donne les moyens. »
Pour Neda, ces nouveaux processus d'entretien de Microsoft 365 ont apporté la tranquillité d'esprit et plus d'occasions d'avoir un vrai impact chez BCAA.
« Pour moi, le plus grand avantage de ShareGate, c'est qu'il libère du temps à l'équipe TI pour des activités à valeur ajoutée. Je n'ai plus à surveiller mon environnement en permanence, parce que les garde-fous de gouvernance sont en place. »
Aux autres organisations qui veulent aider leurs équipes à mieux gérer le contenu tout au long de son cycle de vie, elle recommande chaudement ShareGate.
« ShareGate vous aide à maintenir la sécurité et à réduire le bruit pour vos utilisateurs. Vous serez surpris de voir à quel point c'est facile à configurer, à quel point vos utilisateurs se montrent responsables, et à quel point ça devient précieux pour votre planification technologique. »
« 92 % de l'entretien est assuré par les propriétaires d'équipes. ShareGate donne les moyens d'agir à ceux qui connaissent le mieux notre contenu. »
Témoignages clients similaires
ShareGate est reconnu comme un leader sur le marché de la migration de fichiers et de la migration vers le cloud.
Réservez une démonstration en direct en tête-à-tête avec nos experts
- Hear free advice and insights for your unique use case
- Get a personalized walkthrough of our main features
- Receive a follow-up email with additional resources specific to your needs
« ShareGate m'a permis de livrer des projets plus vite et plus efficacement qu'avec d'autres outils. »
Ne faites pas que migrer — faites-le avec ShareGate.
Pas de tarification par utilisateur. Pas d'outils supplémentaires. Pas de mauvaises surprises.
