Wie BCAA mit Microsoft 365-Automatisierung Zeit für ihr IT-Team freisetzt

Microsoft 365-Management nachhaltig gestalten

BCAA ist seit 1906 der führende Automobilclub in British Columbia. Mit über 1 Million Mitgliedern müssen sie eine enorme Menge an Daten organisieren und sichern.

Als sie bereit waren, in die Cloud zu migrieren, behielt BCAA die Zukunft im Blick. Neda Ilic, Senior Product Owner für Microsoft 365, führte das Team durch einen phasenweisen Ansatz, um sicherzustellen, dass die Umstellung erfolgreich verlief.

Sie sagt: „Wir begannen die Reise mit unserem Intranet, das auf SharePoint Online aufgebaut war. Dann migrierten wir Benutzer in die Cloud und statteten sie mit Office 365 und OneDrive aus. Der nächste Schritt war die Verlagerung aller Inhalte und der Zusammenarbeit auf Teams."

Während sie ShareGate für die Migration ihrer riesigen 10 TB Dateifreigabe nutzten, erkannten Neda und ihr Team, dass sie eine langfristige Lösung benötigen würden, um mehr Transparenz und Kontrolle für die Verwaltung von Problemen wie Berechtigungen, Durchsuchbarkeit, Speicherplatz und sogar Ransomware zu schaffen.

Sie suchten nach einer Lösung und waren begeistert zu entdecken, dass die beste Option direkt in ihrem Migrationstool integriert war.

Neda sagt: „Ich erkannte sofort den Wert der Management-Tools von ShareGate. Sie füllten die Funktionslücken in der Microsoft 365-Administration, einschließlich der Gruppenverwaltung, die für uns wichtig ist."

ShareGate würde nicht nur dem IT-Team dabei helfen, effektive Routinen für die Verwaltung von Cloud-Inhalten zu erstellen, sondern es würde ihnen auch ermöglichen, bestimmte Verantwortlichkeiten an Teams-Besitzer zu übertragen.

„Wir hatten viele Inhalte und Besitzer zu unterstützen. Wenn wir unsere gesamte Zeit mit der Verwaltung von Microsoft 365 verbracht hätten, wären wir nicht verfügbar gewesen, um unseren Endbenutzern dabei zu helfen, das Beste aus der Cloud-Umstellung herauszuholen."

BCAA richtete die Automatisierungen von ShareGate ein, um nachhaltige Routinen für die Verwaltung von verwaisten Teams, inaktiven Teams und externen Freigabeberechtigungen in ihrer Microsoft 365-Umgebung zu schaffen.

„Wir hatten viele Inhalte und Besitzer zu unterstützen. Wenn wir unsere gesamte Zeit mit der Verwaltung von Microsoft 365 verbracht hätten, wären wir nicht verfügbar gewesen, um unseren Endbenutzern dabei zu helfen, das Beste aus der Cloud-Umstellung herauszuholen."

Ein zweckgebundenes Tool für Microsoft 365-Management

Neda schätzte die durchdachte Konfiguration von ShareGate sofort nach der Installation.

"Ich fand es wirklich toll, dass man es einrichten und dann vergessen konnte", sagt sie.

Während der ursprünglichen Migration hatte sie den ShareGate Vorab-Prüfbericht verwendet, um potenzielle Probleme zu identifizieren und konnte den Zeitplan so anpassen, dass geschäftskritische Dateien außerhalb der Hauptverkehrszeiten verschoben wurden.

"Die Migrations-Audit-Funktionen von ShareGate waren absolut großartig. Ich konnte nach jeder Phase den Stand prüfen und ein vollständiges Bild davon erhalten, was gut lief und was nicht. Diese Transparenz gab auch den Verantwortlichen Vertrauen und brachte Dinge ans Licht, von denen wir nicht einmal wussten, dass sie existierten. Es war ein Gewinn für alle."

Dieselbe benutzerorientierte Gestaltung machte ShareGates Microsoft 365-Management-Funktionen sofort zum Hit bei BCAA.

Einfache Einrichtung, langfristige Vorteile

Das IT-Team richtete Governance-Leitplanken ein, um die Compliance zu gewährleisten. Neda konnte auch ShareGates vorgefertigte Berichte wöchentlich prüfen, um verwaiste, inaktive oder falsch kategorisierte Teams zu entdecken, die ShareGate automatisch kennzeichnet.  

Und mit dem ShareGate Chatbot werden den Team-Besitzern die restlichen Gruppenverwaltungsaufgaben zugewiesen. Das entlastet nicht nur Neda und ihr Team, sondern überträgt auch die Entscheidungsfindung an die Beteiligten. Team-Besitzer sind am besten positioniert, um zu entscheiden, ob ein Team noch benötigt wird und wer Zugang haben sollte, beispielsweise.

Neda sagt, der Prozess war mühelos.

"Sie legen einfach Ihre Richtlinien fest, und dann gehen die Berichte und Prüfungserinnerungen automatisch an die Besitzer raus."

Robuste Sicherheitsroutinen

Leitplanken rund um die externe Freigabe zu setzen und sicherzustellen, dass Berechtigungen regelmäßig überprüft wurden, war ein kritischer Gewinn für BCAA.

Neda sagt: "Informationssicherheit ist sehr wichtig für unsere Organisation. Früher war es fast unmöglich, alle Freigabe-Links zu finden. Jetzt ist es eine geplante Überprüfung, und alle nehmen es ernst."

ShareGates Richtlinie für externe Freigabe-Überprüfungen erinnert automatisch Teams-Besitzer daran, ihre Freigabe-Links und Gäste durchzugehen und alle zu entfernen, die nicht mehr angemessen sind.

Währenddessen bietet der Berechtigungs-Matrix-Bericht einen Überblick über alle Benutzer mit Gastzugang, die jedem Team zugeordnet sind.

Teams-Besitzer zur Inhaltsverwaltung befähigen

Die Verlagerung der Wartungsverantwortlichkeiten auf Teams-Besitzer war ein enormer Schub für die IT.

Mit ShareGate war es einfach, Prozesse zu erstellen, die Besitzer leicht verstehen und ausführen konnten und denen Neda und ihr Team vertrauen konnten.

"Das alles einzurichten war ein Kinderspiel. Es dauerte weniger als zwei Wochen, einschließlich der gesamten Kommunikation und Schulung für die Besitzer. Dann liefen sie damit – und jetzt läuft es wirklich von selbst."

Hervorragender Support und kontinuierliche Entwicklung

Einer der Gründe, warum Neda ShareGate wählte, war, dass jedes ihrer Teams, vom Marketing über die Entwicklung bis hin zum Support, zeigte, dass sie auf ihre Kunden hören.

Sie ist kontinuierlich beeindruckt von den ständigen Verbesserungen des Tools und der Art, wie neue Funktionen durch Kundenfeedback angetrieben werden.

"Sie sind ein fantastischer Partner für die Zusammenarbeit gewesen, und ihr Support ist absolut unglaublich. Er ist durchgehend gut, sehr zeitnah, und sie kennen sich wirklich aus. Sie liefern über das hinaus, was Sie erwarten."

Eine der neuen Funktionen, die für BCAA wichtig sein wird, ist Provisioning. Mit ShareGate können IT-Teams jetzt anpassbare Teams-Provisioning-Vorlagen erstellen, die dabei helfen sicherzustellen, dass ihre Endbenutzer Teams erstellen, die den Richtlinien ihrer Organisation folgen.  

"ShareGate Provisioning ist etwas, das wir definitiv so schnell wie möglich implementieren wollen, weil wir bei BCAA sehr leidenschaftlich sind, was digitale Befähigung angeht und wirklich unsere Endbenutzer dabei unterstützen wollen, ihre Arbeit zu machen."

Neda ist auch begeistert von ShareGates Administrations-Tools.

"Ich bin sehr begeistert von ShareGate Administration. Wir haben viele Teams, die keinen operativen Wert mehr haben, aber einige ihrer Inhalte sind immer noch wichtig. In dem Moment, in dem ich diese Funktion unseren Besitzern bekannt mache, werden die Anfragen zur Konsolidierung von Teams zu kommen beginnen."

"Informationssicherheit ist sehr wichtig für unsere Organisation. Früher war es fast unmöglich, alle Freigabe-Links zu finden. Jetzt ist es eine geplante Überprüfung, und alle nehmen es ernst."