Wie STIHL 12 TB an Inhalten zu SharePoint Online migrierte und Berechtigungen mit ShareGate verwaltet

Migration von 12 TB Daten in die Cloud

STIHL näherte sich dem Ende der Lebensdauer ihrer SharePoint 2013-Installation. Anstatt eine neuere On-Premises-Version von SharePoint zu implementieren, entschieden sie sich für die Migration in die Cloud und SharePoint Online.

Aber mit über 40 globalen Tochtergesellschaften und Tausenden von Benutzern war es eine gewaltige Aufgabe.

Senior Inhouse Consultant für digitale Zusammenarbeit Constanze Pretzler war Mitglied des Teams, das für die Verwaltung von Datenstrukturen und Berechtigungen zuständig war. Sie wusste, wie wichtig es war, eine robuste Lösung für die Migration und die laufende Inhalts- und Berechtigungsverwaltung zu finden.

"Es war viel zu viel, um es manuell zu machen. Wir hatten etwa 12 Terabyte an Inhalten in SharePoint 2013."

Selbst nach dem Entfernen oder Archivieren veralteter Inhalte schätzte Constanze, dass sie 1.500 Websitesammlungen migrieren müssten.

Die Einsätze für eine zuverlässige Migration dieser Inhalte waren hoch.  

"Datenverlust war ein Anliegen. Aber es war noch wichtiger, dass Berechtigungen korrekt migriert werden. Unser Worst-Case-Szenario wäre gewesen, dass Außenstehende Zugang zu unseren Inhalten bekommen. Das wäre eine komplette Katastrophe gewesen."

Die Suche nach einer Lösung

Zunächst erwog STIHL die Verwendung des Migrationstools innerhalb von Microsoft 365. Aber sie befürchteten, dass sie nicht die Hilfe bekommen würden, die sie möglicherweise benötigten.  

"Wir haben die Microsoft Standard-Migration geprüft, aber wir stellten fest, dass es keinen individuellen Support gab. Wenn Sie einen besonderen Bedarf hatten, gab es keine Chance auf Unterstützung."

Sie erwogen auch andere Tools, aber einige Branchenkontakte rieten, dass diese Tools möglicherweise die Flexibilität vermissen lassen würden, die STIHL benötigte—und ein Kontakt erwähnte, dass sie mitten im Projekt zu ShareGate gewechselt waren, um die Flexibilität zu erhalten, die ihr Unternehmen für ihre Migration benötigte.

Zufälligerweise war STIHL bereits ein ShareGate-Kunde und nutzte es für Berechtigungsberichte, standardisierte Berichte und das Durchführen von Kopien innerhalb von SharePoint 2013.  

"Vor ShareGate verwendeten wir PowerShell-Skripting für einen monatlichen Bericht, und es kam als riesiger .csv-Datei-Export. Die ShareGate-Berichte waren viel einfacher zu lesen."

STIHL hatte ShareGate auch für eine Reihe kleinerer Migrationen verwendet und war sehr beeindruckt vom ShareGate-Support-Team.  

"Mit ShareGate war der Support immer herausragend. Sie gingen über das hinaus, was man im Vergleich zu jeder anderen IT-Lösung erwarten konnte."

Angesichts dieser vorherigen Erfahrung mit der ShareGate-Management-Lösung entschied sich STIHL, ShareGate für die Migration zu SharePoint Online zu verwenden.

"Unsere Migration in die Cloud war viel zu viel, um sie manuell zu bewältigen. Wir hatten etwa 12 Terabyte an Inhalten in SharePoint 2013."

Erfolgreiche globale Migration

ShareGates globale Migration verlief reibungslos.

„Wir haben 40 Seiten an einem Wochenende migriert und drei Wochenenden pro Monat durchgeführt."

ShareGates Benutzerfreundlichkeit direkt nach der Installation half dabei, die Geschwindigkeit der Einrichtung und Migration zu erleichtern.  

„Wir können es problemlos auf andere Administratoren auf der ganzen Welt ausweiten. Alles was wir tun mussten war, ihnen den Lizenzschlüssel zu geben, weil es so einfach zu verwenden ist. Wenn Sie SharePoint verwenden können, können Sie ShareGate verwenden."

Vollständige Transparenz und Sicherheit

Constanze und das Team schätzten die vollständige Transparenz im Migrationsprozess.  

„Wir hatten vollständige Einsicht in das was vor sich ging, sodass kein Fehler unentdeckt bleiben konnte. Unsere Benutzer waren sehr begierig zu erfahren, ob ihre Inhalte und Berechtigungen kopiert worden waren, und wir konnten beweisen, dass alles korrekt übertragen wurde."

Bei solch hohen Einsätzen war diese Sicherheit unbezahlbar.

„Wir haben über 1.500 Websitesammlungen mit mehreren unterbrochenen Vererbungen und unzähligen verschachtelten Gruppen und Benutzern verschoben. 100%ige Zuverlässigkeit zu erhalten war der größte Vorteil, um den wir bitten konnten."

Zu sehen, dass Berechtigungen perfekt kopiert wurden, beseitigte erheblichen Stress und Arbeitsaufwand für die IT-Administratoren. Sie schätzten auch die Funktion für Massen-Check-ins sehr.

„Ohne ShareGate hätten wir viel manuell überprüfen und reparieren müssen. Es wäre sehr zeitaufwendig geworden."

Hervorragender Kundensupport

Constanze und ihr Team waren weiterhin beeindruckt von ShareGates Kundensupport während des Migrationsprojekts und während sie es auch heute noch verwenden.  

„Die Qualität und Reaktionszeit des Support-Teams ist wirklich fantastisch. Wenn sie später nachfassen müssen, um Ihnen eine vollständige Antwort zu geben, erhalten Sie immer Statusupdates."

Ein weiterer Aspekt, der Constanze beeindruckte, war die proaktive Art von ShareGates Entwicklungsteam.  

„Sie hören uns immer zu. Jedes Produktupdate bringt oft neue Funktionalitäten mit sich, die wir gerade erst im Gespräch erwähnt hatten."

Laufende Content-Verwaltung

Zwischen großen Migrationsprojekten nutzt STIHL ShareGate weiterhin, um große Mengen an Inhalten nach Bedarf zu kopieren und zu verschieben.

„Manchmal müssen große Mengen an Inhalten von SharePoint A nach SharePoint B kopiert werden, oder eine Liste muss kopiert werden, oder Inhalte müssen verschoben werden. Mit ShareGate können wir das problemlos für unsere Benutzer erledigen, wenn es zu viele Elemente gibt, als dass sie selbst verschieben oder kopieren könnten."

Verwaltung von Berechtigungen und Vererbung

Constanze und ihr Team verwenden auch ShareGates Berechtigungsmatrix-Bericht, um Benutzern dabei zu helfen, ihre Inhaltsberechtigungen und Vererbung zu verfolgen.

„Wir bieten den Berechtigungsmatrix-Bericht als Service an, um Website-Eigentümern einen vollständigen Überblick zu geben. Die Anfragen betreffen hauptsächlich unterbrochene Berechtigungsvererbung und die Verfolgung komplizierter Berechtigungen."

Als nächstes wird STIHL ShareGate verwenden, um alle ihre Kollaborations-Dateifreigaben durch SharePoint Online zu ersetzen, was eine noch größere Migration sein wird. Aber sie sind zuversichtlich, dass ShareGate der Aufgabe gewachsen ist.

„Wir bieten den Berechtigungsmatrix-Bericht als Service an, um Website-Eigentümern einen vollständigen Überblick zu geben. Die Anfragen betreffen hauptsächlich unterbrochene Berechtigungsvererbung und die Verfolgung komplizierter Berechtigungen."