So verwalten Sie Self-Service-SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien

Das Self-Service-Modell von Microsoft 365 ist sicherlich ein Segen für die Zusammenarbeit, kann aber IT-Administratoren auch Kopfschmerzen bereiten. Benutzer können Teamwebsites, Kommunikationswebsites und Teams-verbundene Arbeitsbereiche erstellen, ohne auf eine Genehmigung warten zu müssen. 

Wenn jemand ein Team in Microsoft Teams erstellt, erstellt Microsoft automatisch eine verbundene SharePoint-Website, um die Dateien dieses Teams zu speichern. Dies führt jedoch oft zu Datenverteilung und reduzierter Sichtbarkeit – ein wahrer Compliance-Albtraum.

SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien, die über Microsoft Purview verwaltet werden, sind eine strukturierte Lösung für dieses Problem und helfen Ihnen dabei zu definieren, wie lange Inhalte aufbewahrt werden sollen und was mit ihnen geschieht, sobald dieser Zeitraum abläuft.

In diesem Leitfaden betrachten wir, wie Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien in der Praxis funktionieren und wie sie in Ihren umfassenderen Governance-Ansatz passen.

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Was sind Microsoft Purview-Aufbewahrungsrichtlinien?

Aufbewahrungsrichtlinien sind eine Kernkomponente des Microsoft Purview Data Lifecycle Management. Sie helfen Organisationen dabei zu verwalten, wie lange Inhalte aufbewahrt werden und wann sie in M365-Diensten wie SharePoint, OneDrive und Exchange gelöscht werden können. 

Anstatt sich darauf zu verlassen, dass Benutzer Inhalte manuell verwalten, setzen Aufbewahrungsrichtlinien Lifecycle-Regeln automatisch durch. Je nach Konfiguration können sie Inhalte entweder aufbewahren, löschen oder beides nacheinander tun.

Verschiedene Konfigurationsoptionen ermöglichen es Ihnen:

• Inhalte für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren
• Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen
• Inhalte aufzubewahren und sie dann zu löschen, nachdem der bestimmte Zeitraum endet

Diese Richtlinien stellen sicher, dass Inhalte für Compliance-Anforderungen bewahrt werden und helfen gleichzeitig dabei, Datenverteilung über die Zeit zu reduzieren.

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Aufbewahrungsrichtlinien vs. Aufbewahrungsbezeichnungen

Obwohl sie ähnlich klingen, dienen Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen unterschiedlichen Zwecken in Microsoft Purview.

Aufbewahrungsrichtlinien gelten für Standorte – wie SharePoint-Websites, OneDrive-Konten oder Exchange-Postfächer. Inhalte innerhalb dieser Standorte werden automatisch von der Richtlinie verwaltet, basierend darauf, wo sie sich befinden.

Aufbewahrungsbezeichnungen hingegen gelten auf Elementebene (wie Dokumente oder E-Mails). Sie bleiben bei den Inhalten, während sie sich innerhalb von Microsoft 365 bewegen. Diese Unterscheidung ist wichtig bei der Zuordnung von regulatorischer Compliance.

Ein weiterer wichtiger Unterschied liegt in ihrer Verwendung. Aufbewahrungsrichtlinien werden zentral auf breite Standorte angewendet, was sie ideal für die Durchsetzung von Baseline-Governance im großen Maßstab macht. Aufbewahrungsbezeichnungen bieten mehr Flexibilität, da sie manuell oder automatisch angewendet werden können und auch verwendet werden können, um Inhalte als Datensatz zu deklarieren, was die Bearbeitung oder Löschung einschränken kann.

Die offizielle Microsoft-Dokumentation ist eine nützliche Ressource für jeden, der eine detailliertere Aufschlüsselung der Unterschiede zwischen Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen sucht.

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Wie SharePoint Online-Aufbewahrungsrichtlinien Dateien und Websites beeinflussen

Aufbewahrungsrichtlinien gelten für Dateien, die in Ihren ausgewählten SharePoint-Standorten gespeichert sind – egal ob das alle Websites, bestimmte Websites oder adaptive Bereiche basierend auf Attributen wie Website-Typ oder Abteilung sind. Sobald eine Richtlinie eingerichtet ist, gilt sie sowohl für vorhandene Inhalte als auch für alles, was Benutzer später hinzufügen. Sie können Aufbewahrungszeiträume auch um das Erstellungsdatum oder das letzte Änderungsdatum einer Datei basieren. 

Wenn Sie adaptive Richtlinienbereiche verwenden möchten, erfordert Microsoft zusätzliche Lizenzierung (Microsoft 365 E5/A5/G5) und dass Sie den Bereich bereits in Purview erstellt und konfiguriert haben.

Sobald Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für eine Website definieren, können Benutzer weiterhin Inhalte bearbeiten oder löschen, die der Aufbewahrung unterliegen, aber diese Aktionen überschreiben die Richtlinie nicht. Stattdessen speichert SharePoint eine Kopie des ursprünglichen Inhalts in der Preservation Hold-Bibliothek für Compliance-Zwecke – ein Bereich, den Nicht-Administrator-Benutzer weder anzeigen noch darauf zugreifen können. 

Der Aufbewahrungszeitraum und die Papierkorb-Phase sind getrennt. Permanente Löschung erfolgt erst, nachdem der Aufbewahrungszeitraum beendet ist. Von dort beginnt der 93-tägige Papierkorb-Zeitraum, nach dem das Element permanent gelöscht wird.

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Nur-aufbewahren-, nur-löschen- und aufbewahren-dann-löschen-Regeln

Nur-aufbewahren-Richtlinien speichern eine Kopie geänderter oder gelöschter Dateien in der Preservation Hold Library, bis der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist. Es ist die sicherste Wahl für sensible Inhalte, die Sie aus Prüfungs- und rechtlichen Gründen verfolgen müssen, aber eine breite Anwendung würde riskieren, dass Inhalte länger herumliegen, als Sie tatsächlich benötigen.

Nur-löschen-Richtlinien sind eine nützliche Methode, um Inhalte zu entfernen, von denen Sie wissen, dass Sie sie nach einem bestimmten Datum nicht mehr benötigen werden. Nach dem definierten Zeitraum folgt es dem normalen Papierkorb-Löschpfad. Seien Sie sich bewusst, dass eine zu starke Abhängigkeit von Nur-löschen-Richtlinien ohne strenge Überprüfungen das Risiko birgt, wichtige oder sensible Inhalte zu verlieren. 

Aufbewahren-und-löschen-Richtlinien ermöglichen es Ihnen, Inhalte für einen definierten Zeitraum zu behalten und sie dann zu entfernen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Dies kann besonders nützlich für Unternehmen mit einem festen Compliance-Lebenszyklus sein, könnte aber zu aggressiv sein, wenn Sie Websites mit Inhaltstypen haben, die mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten veralten.

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Wie Sie SharePoint-Aufbewahrungsrichtlinien-Einstellungen in Microsoft Purview konfigurieren

Sobald Sie wissen, welche Standorte Sie abdecken möchten, ist die Erstellung einer Aufbewahrungsrichtlinie in Purview unkompliziert. Die Konfiguration kann jedoch immer noch schwierig sein. 

Folgen Sie dieser schrittweisen Anleitung, um Ihre Richtlinie reibungslos zum Laufen zu bringen:

1. Berechtigungen bestätigen: Melden Sie sich im Microsoft Purview-Portal an und stellen Sie sicher, dass Ihr Konto die korrekten Berechtigungen zum Erstellen und Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien hat. Fügen Sie alle relevanten Teammitglieder zur Compliance-Administrator-Gruppe hinzu.

2. Gehen Sie zum Aufbewahrungsrichtlinien-Bereich: Öffnen Sie in Purview Lösungen → Data Lifecycle Management → Richtlinien → Aufbewahrungsrichtlinien. Wählen Sie dann Neue Aufbewahrungsrichtlinie, um zu beginnen.

3. Benennen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie: Fügen Sie einen Namen (und optional eine Beschreibung) hinzu, der sowohl den Aufbewahrungszeitraum als auch den Bereich widerspiegelt, wie eine bestimmte Website oder alle Websites. Es ist bewährte Praxis, eine festgelegte Namenskonvention zu haben, damit alle Administratoren auf derselben Seite stehen.

4. Behalten Sie Admin-Einheiten bei Vollständiges Verzeichnis: Auf der Seite Admin-Einheiten zuweisen behalten Sie die Standard-Einstellung Vollständiges Verzeichnis bei (Purview unterstützt derzeit keine Admin-Einheiten für diese Richtlinientypen).

5. Wählen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie: Entscheiden Sie, ob Sie einen statischen oder adaptiven Bereich anwenden möchten. Sie müssen adaptive Bereichsrichtlinien im Voraus erstellen und konfigurieren, und sie erfordern M365 E5 oder gleichwertige Lizenzierung. Wir konzentrieren uns in diesem Leitfaden auf den statischen Pfad, aber Sie können weitere Informationen zu adaptiven Bereichen hier finden.

6. Wählen Sie, wo die Richtlinie angewendet werden soll: Auf der Seite Standorte für die Richtlinienanwendung auswählen aktivieren Sie die SharePoint-Standorte, die die Richtlinienregel abdecken soll. Die zwei Hauptoptionen sind SharePoint-Websites (umfasst klassische, moderne und Kommunikationswebsites) und Microsoft 365-Gruppen (umfasst sowohl das Gruppen-Postfach als auch seine verbundene SharePoint-Website. Sie können im Menü Bearbeiten auswählen, ob die Regel für den gesamten Standort oder nur für bestimmte Bereiche gilt.

7. Website-Verbindungen überprüfen: Um zu bestätigen, ob eine Website mit einer Microsoft 365-Gruppe, Teams oder keinem von beiden verbunden ist, verwenden Sie den SharePoint Admin Center-Ansichtsfilter. Sie können dies auch mit einem PowerShell-Befehl tun.

8. Aufbewahrungseinstellungen festlegen: Wählen Sie, ob Sie Inhalte aufbewahren möchten (unbegrenzt oder für einen bestimmten Zeitraum), sie löschen oder sie zu einem festgelegten Zeitpunkt aufbewahren und dann löschen möchten. Sobald Sie sich entschieden haben, legen Sie einen Auslöser fest, wie ein Dateierstellungs- oder letztes Änderungsdatum. Wählen Sie schließlich aus, was passieren soll, sobald die Aufbewahrungsrichtlinie abläuft (entweder nichts tun oder die Datei(en) automatisch löschen).

9. Überprüfen und abschließen: Überprüfen Sie Ihre Einstellungen vor der Veröffentlichung, und sobald Sie zufrieden sind, reichen Sie die Richtlinie ein. Die Aufbewahrung gilt sowohl für vorhandene als auch für neue Inhalte, wobei die Verteilung von der Anzahl der Standorte und dem Volumen der Inhalte innerhalb dieser Standorte abhängt. 

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Microsoft 365 Governance über Aufbewahrungsrichtlinien hinaus stärken

Aufbewahrungsrichtlinien sind wichtig, aber sie sollten nur ein Teil Ihrer umfassenderen Governance-Strategie sein. Schließlich gilt Ihre Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr, sobald Inhalte einen abgegrenzten Standort verlassen. Wenn Benutzer SharePoint-Websites, Dateien und Links ungehindert teilen können