Microsoft Teams Governance Best Practices

Um Microsoft Teams für die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation zu optimieren, haben wir diese Liste der wichtigsten Tipps erstellt, damit Sie die beste Microsoft Teams Governance-Strategie entwickeln können.

Wir alle kennen Microsoft Teams als Lösung für unsere modernen virtuellen Zusammenarbeitsbedürfnisse. Während Sie dort draußen Ihre Produktivität mit Teams steigern, ist es leicht, kritische Praktiken für die Verwaltung und Governance Ihrer Teams-Umgebung zu übersehen.  

Die Verwaltung von Microsoft Teams bringt ihre eigenen Risiken und Herausforderungen mit sich. Obwohl Teams das Projektmanagement vereinfacht, riskieren viele Organisationen, sich in einem Meer von Teams und deren zugehörigen Site-Inhalten wiederzufinden, was zu Wildwuchs führt.

Was sollte diese Strategie also beinhalten? Lassen Sie uns die Best Practices für Microsoft Teams Governance besprechen, das Management von Sicherheit und Compliance, die Leistungsoptimierung und wie Sie Endnutzern dabei helfen, produktiver als je zuvor zu sein. Lassen Sie uns loslegen!

1. Standardisierte Team-Erstellung planen

Bei der Vorbereitung einer Microsoft Teams Implementierung ist eine der ersten Aufgaben die Planung der Team-Erstellung. Es kann schwierig sein, Kontrollen für die Team-Erstellung festzulegen.

Einerseits möchten Sie Mitgliedern die Freiheit geben, Teams zu erstellen, um die Bedrohung durch Schatten-IT zu vermeiden und zu verhindern, dass sich Endnutzer-Tickets anhäufen. Andererseits möchten Sie nicht, dass Endnutzer durch unnötige oder doppelte Teams Unordnung schaffen. 

Anforderungen für Microsoft Teams

Ihre organisatorischen Anforderungen werden definieren, wie Sie Teams erstellen, benennen und klassifizieren. Bevor Sie Ihre Richtlinien für die Team-Erstellung festlegen, muss Ihre Organisation einige Entscheidungen treffen: 

• Benötigt Ihre Organisation eine spezifische Namenskonvention? 
• Müssen Sie die Möglichkeit, Gäste hinzuzufügen, auf Team-Basis einschränken? 
• Müssen Sie begrenzen, wer Teams erstellen kann?  

Ihre Antworten auf diese Fragen ermöglichen es Ihnen, Ihre organisatorischen Anforderungen bezüglich Team-Erstellung, Benennung, Klassifizierung und Gastzugang zu dokumentieren. Standardmäßige Namenskonventionen und Team-Erstellungsrichtlinien können Ihnen helfen, Ihre Teams über alle Apps hinweg zu verstehen und mehrere Teams-Komponenten mit demselben Namen zu vermeiden. 

Ein großartiger Weg, um sicherzustellen, dass Teams gemäß Ihren Standards erstellt werden, ist die Verwendung von Bereitstellungsvorlagen. Microsoft bietet auch vorgefertigte Team-Vorlagen an, aber diese passen normalerweise nicht zu allen Ihren Geschäftsanforderungen. Sie können auch Ihre eigenen Vorlagen erstellen, was etwas zeitaufwendig sein kann und technisches Know-how erfordert.

ShareGate bietet anpassbare Teams-Bereitstellungsvorlagen an, die Ihren Endnutzern dabei helfen, so zusammenzuarbeiten, wie sie es benötigen, mit Ihren Governance-Richtlinien direkt integriert. Mit nur einer Bereitstellungslösung können Sie sowohl Ihre eigenen als auch die Bedürfnisse Ihrer Nutzer erfüllen und zum Produktivitäts-IT-Helden Ihres Microsoft 365 Teams werden!

2. Externe Nutzer und Gastzugang von Anfang an verwalten

Obwohl die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb Ihrer Organisation neue Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bringen kann, kann sie Sicherheits- und Governance-Herausforderungen mit sich bringen. Es kann schwierig sein, sich von Anfang an auf Governance in Projekten vorzubereiten, die konstantes Onboarding und Offboarding externer Nutzer und Gäste erfordern. Hier kann jedoch Ihre Governance durch vorausschauende Planung für die Verwaltung externer Nutzer glänzen.  

Microsoft Teams Adoption beginnt bei der Implementierung

Bevor Sie Teams implementieren, sollten Sie die folgenden Fragen beantworten, um Ihre Strategien für die Verwaltung des Gastzugangs in Ihren Teams zu leiten: 

• Hat Ihre Organisation einen Prozess zur Überprüfung von Gästen und deren Zugang? 
• Wer kann einen Gast in ein Team einladen? 
• Auf welche Teams-Ressourcen wie Gruppen, Teams, SharePoint-Sites und mehr können Gäste zugreifen? Wie wird Ihre Organisation den Zugang zu diesen Ressourcen kontrollieren? 

Tiefer eintauchen: Wie Sie Gastzugang auf jeder Autorisierungsebene kontrollieren

Herauszufinden, wie Sie diese Szenarien handhaben möchten, gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihre organisatorischen Anforderungen und Richtlinien bezüglich Gastzugang. Sobald Sie Ihre Anforderungen verstehen, können Sie planen, Kontrollen für externen Zugang und Sharing in SharePoint anzupassen, Zugangspaket für die Bündelung von Projektteams zu erstellen oder Rollen festzulegen, die Gastzugangsanfragen genehmigen oder ablehnen können.

ShareGate bietet all diese Funktionen an einem Ort mit seinen automatisierten Gastzugangs- und externen Sharing-Überprüfungen.

3. Ein solides Tagging-System erstellen

Tags sind eine exzellente kollaborative Teams-Funktion, die dabei geholfen hat, das aktive Engagement zwischen Mitgliedern großer Teams zu steigern. Aber das Tagging-System kann schwer zu kontrollieren sein, wenn die Tagging-Struktur es jedem ermöglicht, Tags zu erstellen und zu bearbeiten.  

Um effiziente Microsoft Teams Governance-Praktiken sicherzustellen, müssen Sie ein solides Tagging-System erstellen und pflegen. Sie können damit beginnen, diese Fragen zu beantworten: 

• Wer sollte in der Lage sein, Tags hinzuzufügen und zu bearbeiten: Team-Besitzer, Mitglieder oder jeder? 
• Welche Art von Tags eignet sich für die Bedürfnisse Ihres Projekts?
  • Vorgeschlagene Tags: Das sind Standard-Tags, die im Voraus festgelegt werden können. Standard-Tags sind von Besitzern vordefiniert und durch einen voreingestellten Wert dafür verwaltet, wer das Standard-Tag verwalten kann. Das Limit für vorgeschlagene Tags beträgt 25 Tags mit je 25 Zeichen, was normalerweise nicht ausreicht, um die Kommunikation zwischen großen Teams zu verwalten. Diese Tags können jedoch als Vorschläge verwendet werden, um einen neuen Satz von Tags zu erstellen.
  • Benutzerdefinierte Tags: Das sind Tags, die Nutzer für angepasste Gruppierungen zusätzlich zu Standard-Tags hinzufügen können. Zum Beispiel benutzerdefinierte Tags für das Vertriebsteam.
  • Schicht-Tags: Das sind automatisierte Tags, die von Teams' Shift-App in Echtzeit an Mitglieder vergeben werden, die im Dienst sind. 

Best Practice: Alles dokumentieren

​Ein dokumentierter Plan kann Ihrer Organisation nutzen, indem er ein problemloses Tagging-System schafft, das wiederum Ihre Team-Governance-Praktiken verbessert. Es kann auch hilfreich sein, sicherzustellen, dass Endnutzer angemessene Tags verwenden, wenn sie Teams erstellen.

ShareGate vereinfacht dies für Sie mit seinen Team-Governance-Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Tag-Berechtigungen festzulegen entsprechend Ihren Governance-Richtlinien.

4. Team-Besitzer verwalten und besitzerlose Teams vermeiden

Microsoft Teams gewährt die höchste Berechtigungsebene dem Besitzer eines Teams oder einer Gruppe. Ein Besitzer kann Team-Mitglieder hinzufügen oder entfernen, externe Gäste zu Teams hinzufügen, Team-Einstellungen ändern und administrative Aufgaben verwalten.

Kurz gesagt ist ein Besitzer für die Governance-Richtlinieneinstellungen seines Teams verantwortlich. Was passiert also mit einem Team, wenn sein Besitzer die Organisation oder die Abteilung verlässt? Sie bleiben mit einem Team von Mitgliedern mit begrenzten Fähigkeiten zur Verwaltung ihres Teams zurück. Nicht ideal! 

Eine Best Practice zur Vermeidung besitzerloser Teams und ihrer kaskadenartigen administrativen Hindernisse besteht darin, dass Organisationen Strategien für das Besitzermanagement als Teil ihrer Governance-Best-Practices entwickeln müssen. Teams bietet verschiedene Wege zur Verwaltung des Besitztums in Ihren Projekten: 

• Standard-Besitztum: Der Ersteller eines Teams wird standardmäßig dessen Besitzer. Der Besitzer kann dann Mitglieder hinzufügen und sogar Mitglieder zu Besitzern befördern.  
• Rollenbasiertes Besitztum: Teams ermöglicht es Ihnen auch, Berechtigungen für die Zuweisung von Nutzerrollen festzulegen, indem Sie ein Team auswählen und Mitglieder hinzufügen. Sie können Besitzer aus diesen Mitgliedern basierend auf ihren Rollen in Ihrem Projekt auswählen. 
• Mindestanzahl von Besitzern: Mehr als einen aktiven Besitzer zu haben, kann Ihre Organisationsteams davor bewahren, verwaist zu werden. Es sollte immer einen aktiven Besitzer geben, um das Team zu verwalten, falls ein Besitzer das Unternehmen verlässt. 

Es gibt viele Wege zu versuchen, Teams in Zukunft davor zu bewahren, besitzerlos zu werden. Aber was ist, wenn Sie bereits eine Menge besitzerloser Teams in Ihrem Mandanten haben? Wie finden Sie sie? Wie finden Sie heraus, wer der nächste neue Team-Besitzer sein sollte? Das kann manuell sehr zeitaufwendig sein, aber wir kennen einen besseren Weg, ShareGates automatisierte Teams-Verwaltungsfunktionen.

Tiefer graben: Besitzerlose Microsoft Teams finden und verwalten

5. Lifecycle-Management von Teams

Während Sie das Erstellen von Teams und die Verwaltung eines Teams planen, vergessen Sie oft, zu planen, wie Sie Teams am Ende ihres Lebenszyklus handhaben. Wenn ein Projekt endet oder ein organisatorisches Ziel erreicht wird, sind die zugehörigen Teams für die Organisation nicht mehr nützlich. Sie benötigen einen Team-Lifecycle-Managementplan zur Handhabung veralteter Teams und deren Inhalte.

Ablaufrichtlinien in Teams   

Um zu vermeiden, dass Ihre Microsoft Teams-Umgebung mit nutzlosen Teams überladen wird, können Sie Ablaufrichtlinien für die automatische Handhabung nicht genutzter Teams festlegen. Ein Team mit festgelegtem Ablaufdatum wird mit 30-, 15- und 1-Tage-Benachrichtigungen an den Team-Besitzer benachrichtigt. Bei Ablauf werden auch die zugehörigen Dienste eines Teams, einschließlich SharePoint, Postfach und Planner, eingestellt. 

Teams archivieren und löschen 

In einigen Fällen von Teams am Ende der Laufzeit sind die anderen erstellten Teams möglicherweise nicht mehr nützlich, aber sie enthalten Inhalte und Gespräche, die für Ihre Organisation hilfreich sein können. Unter diesen Umständen ist das Löschen eines Teams nicht die richtige Wahl.

Glücklicherweise können Sie ein Team auch archivieren, sodass Sie immer noch Mitglieder hinzufügen oder entfernen oder auf dessen Chats und Kanäle zugreifen können. Sie finden die Optionen zum Löschen oder Archivieren von Teams im Bereich Teams verwalten des Microsoft Teams Admin Centers.  

Für weitere Informationen zum Teams-Lifecycle-Management lesen Sie unseren detaillierten Artikel über die Er