11 Tipps für die Bereitstellung und Einführung von Copilot for Microsoft 365

Schöpfen Sie das volle Potenzial von Copilot mit Expertentipps und praktischen Strategien für eine reibungslose Bereitstellung in Ihrer Microsoft 365-Umgebung aus.

Fühlen Sie sich von den Möglichkeiten von Copilot für Microsoft 365 überwältigt? Sie sind nicht allein. Die Einführung eines neuen generativen KI-Chatbots wie Copilot kann Fragen aufwerfen: Wie stellen Sie eine reibungslose Bereitstellung in Ihrer Organisation sicher? Welche Strategien können die Benutzerakzeptanz fördern und die Wirkung maximieren? 

Viele Organisationen verwenden diese generativen KI-Tools zum ersten Mal, was Bereitstellung und Akzeptanz herausfordernd machen kann. Die gute Nachricht ist, dass eine erfolgreiche Copilot-Journey in Microsoft 365 und die Sicherstellung ihrer kontinuierlich effektiven Nutzung durchaus erreichbar sind.   

In unserem kürzlichen Webinar teilte Microsoft MVP und Trainingsexperte Andy Huneycutt seine Erkenntnisse über die Navigation in der Pre-Deployment-Phase, die Förderung der Benutzerakzeptanz und das Erreichen kontinuierlicher Verbesserung. Das Webinar untersuchte Andys Top-Tipps zum Freisetzen des vollen Potenzials von Copilot in Ihrer M365-Umgebung.  

Tipp #1: Bereiten Sie Ihre Microsoft 365-Umgebung für Copilot vor 

Bevor Copilot eingreift und Ihre Produktivität auflädt, ist es wichtig, Ihre M365-Umgebung in gute Ordnung zu bringen. Erstellen Sie einen klaren Plan für die Verwaltung Ihrer Inhalte, die Sicherheit und die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf was hat. 

• Berechtigungen und Zugriff erfassen: Führen Sie eine gründliche Bewertung durch, wie Berechtigungen und Zugriffskontrollen in SharePoint, OneDrive und Teams funktionieren. Identifizieren Sie Verbesserungsbereiche und implementieren Sie Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dinge haben, einschließlich der Gewährung angemessener Zugriffsrechte und der klaren Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Daten.

• Aufräumen und straffen: Minimieren Sie die Inhaltsausbreitung durch Bereinigung verwaister Teams oder inaktiver Teamseiten. Reduziert Unordnung und erleichtert es Benutzern, die gesuchten Informationen zu finden. 

• Übermäßiges Teilen bekämpfen: Ermutigen Sie Team- und Gruppenbesitzer, regelmäßig extern geteilte Links und Gastzugriff zu überprüfen—damit Sie die Kontrolle über sensible Daten in Ihrer M365-Umgebung behalten können. 

• Vertraulichkeitsetiketten für erweiterten Schutz: Durch die Verwendung von Vertraulichkeitsetiketten zur Klassifizierung und zum Schutz von Daten in M365 fügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu und stellen sicher, dass sensible Informationen angemessen behandelt werden. 

Bonus-Tipps: Für eine umfassendere Anleitung zur Vorbereitung Ihrer M365-Umgebung auf Copilot schauen Sie sich unsere Checkliste an: 7 Schritte zur Vorbereitung auf Copilot für Microsoft 365. Befolgen Sie die Schritte zu dem, was Sie für die Einrichtung von Copilot für Microsoft 365 benötigen, wie Grundanforderungen und spezifische App-Voraussetzungen.      

Tipp #2: Planen Sie Ihre Bereitstellung  

Nachdem Ihre Microsoft 365-Umgebung Copilot-bereit ist, ist es Zeit, Ihre Bereitstellungsstrategie zu planen. Betrachten Sie es als den Flugplan für Ihr Copilot-Abenteuer – klare Ziele, ein Traumteam an Bord und eine Roadmap, die alle zum Erfolg führt. High-five!

Tipps für die Erstellung eines Gewinnplans: 

• Setzen Sie klare und erreichbare Ziele für die Bereitstellung. Was soll Ihr Team mit diesem neuen Tool erreichen? Erhöhte Benutzerakzeptanz? Optimierte Workflows? Seien Sie spezifisch. Klare Ziele helfen Ihnen, Ihren Fortschritt zu messen und Ihre Erfolge zu feiern. 

• Identifizieren Sie wichtige Stakeholder in Ihrer Organisation, die bei der Bereitstellung eine entscheidende Rolle spielen werden. Dazu könnten IT-Champions, Abteilungsleiter und potenzielle Power-User gehören. Die Delegation von Aufgaben und die Nutzung ihres Fachwissens sorgen für eine ausgewogene Einführung. Kein Superheld macht es allein, und Sie sollten das auch nicht!

• Erstellen Sie spezielle Benutzer-Onboarding-Gruppen innerhalb von Copilot. Vergessen Sie nicht, einen Kalender geplanter Veranstaltungen (Trainingskurse, virtuelle Sprechstunden) zu erstellen, um Benutzer bei der Stange zu halten. Dies hilft ihnen, sich unterstützt zu fühlen und vom ersten Tag an das Beste aus Copilot herauszuholen. 

Tipp #3: Erstellen Sie einen Community-Blueprint 

Erstellen Sie einen detaillierten Community-Plan, der fortlaufende Benutzereinbindung und Unterstützungsstrategien umreißt. Dieser Plan sollte verschiedene Kanäle umfassen, wie interne Kommunikationsplattformen, Foren oder spezielle Benutzergruppen innerhalb von Copilot. 

• Eigentum und Rollen definieren: Etablieren Sie klares Eigentum und bestimmen Sie ein Community-Management-Team. Dieses Team könnte Vertreter aus Benutzerakzeptanz, Training, IT-Sicherheit, Produktmanagement und Führung umfassen. Jedes Mitglied sollte eine definierte Rolle haben, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der Community reibungslos funktionieren. 

• Plattformüberlegungen: Entscheiden Sie, ob Sie eine bestehende interne Kommunikationsplattform verwenden, die Ihre Organisation bereits nutzt, oder eine spezielle Copilot-Community-Plattform erstellen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Benutzervertrautheit, Funktionalität und die Fähigkeit zur Integration mit anderen Ressourcen. 

Tipp #4: Erstellen Sie einen effektiven Kommunikationsplan 

Wie wir alle wissen, hängt eine erfolgreiche Copilot-Bereitstellung von klarer und konsistenter Kommunikation ab. Hier erfahren Sie, wie Sie einen Kommunikationsplan erstellen, der alle in Ihrem Team informiert und engagiert hält: 

• Multi-Kanal-Ansatz: Entwickeln Sie einen Multi-Kanal-Kommunikationsplan, der eine zentrale Plattform wie Microsoft Teams nutzt, um E-Mail-Silos zu vermeiden und ein breites Publikum zu erreichen. Dies kann E-Mail-Newsletter, Ankündigungen auf Ihrer internen Kommunikationsplattform oder Präsentationen während Teammeetings umfassen. 

• Maßgeschneiderte Nachrichten: Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe und passen Sie Ihre Kommunikation entsprechend an. IT-Führungskräfte benötigen möglicherweise tiefgreifendere technische Details, während alltägliche Benutzer von kurzen Erklärvideosen oder Benutzerhandbüchern profitieren könnten. 

• Begrüßen und führen: Kommunikation ist während des Onboardings entscheidend. Begrüßen Sie Benutzer im Copilot-Programm, umreißen Sie die Geschäftsbedingungen und stellen Sie Zugriffsinformationen bereit. Am wichtigsten ist, dass sie zur designierten Copilot-Community als zentralem Hub für Fragen und fortlaufende Unterstützung geleitet werden sollten. Wiederholen Sie diese Informationen konsistent, um E-Mail-Silos zu vermeiden und sicherzustellen, dass Benutzer wissen, wo sie Hilfe finden. 

• Feedback annehmen: Kommunikation ist eine Einbahnstraße! Ermutigen Sie Benutzer, ihre Gedanken und Erfahrungen mit Copilot zu teilen. Denken Sie an Umfragen, Abstimmungen oder spezielle Feedback-Kanäle. Das Zuhören von Benutzerfeedback hilft, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Ihre Bereitstellungsstrategie kontinuierlich zu verfeinern. 

Tipp #5: Engagement aufpeppen 

Alle für Copilot für M365 zu begeistern ist der Schlüssel zur Förderung der Akzeptanz.  

Strategien, um Copilot zu einem heißen Thema zu machen: 

• Halten Sie Benutzer mit regelmäßigen Ankündigungen und Updates über Copilots Features und Funktionalitäten informiert. 

• Veranstalten Sie interaktive AMA (ask me anything)-Sitzungen, in denen Benutzer Fragen stellen und Experteneinblicke von Copilot-Champions erhalten können. 

• Zeigen Sie reale Beispiele dafür, wie Copilot verschiedene Abteilungen oder Teams positiv beeinflusst. Interviewen Sie Schlüsselbenutzer und teilen Sie ihre Erfolgsgeschichten, um andere zu inspirieren. 

• Organisieren Sie praktische Workshops oder Hackathons, um Benutzern zu helfen, Copilots volles Potenzial zu erkunden. Es ist ein spaßiger Weg, Wissensaustausch und Zusammenarbeit zu fördern! 

• Richten Sie Diskussionen durch Fokusgruppen oder Rundtischgespräche ein, damit Sie Benutzereinblicke sammeln und Verbesserungsbereiche identifizieren können. 

• Behalten Sie mit regelmäßigen Abstimmungen und Umfragen den Finger am Puls der Benutzerstimmung. Messen Sie die Benutzerzufriedenheit und identifizieren Sie Hindernisse für die Akzeptanz. 

Tipp #6: Richten Sie eine Feedback-Schleife ein 

Die Etablierung einer Feedback-Schleife hilft dabei, Copilot relevant und wertvoll für Ihre Benutzer zu halten. Es ist Teil einer erfolgreichen Copilot-Bereitstellung, die fortlaufende Kurskorrektur erfordert und die Benutzererfahrung im Laufe der Zeit verbessert. 

Schritte zur Feedback-Sammlung

1. Implementieren Sie ein System wie Umfragen, Benutzergruppensdiskussionen oder einen speziellen Feedback-Kanal. Sie können auch regelmäßige 60-minütige Meetings mit Stakeholdern und Benutzern veranstalten, um Updates zu teilen, How-to-Szenarien bereitzustellen und Feedback von ihnen zu sammeln. 
2. Analysieren Sie die Daten und identifizieren Sie Trends oder Bereiche, in denen die Copilot-Nutzung verbessert werden kann. Dies zeigt, dass Sie Benutzereingaben schätzen und sich verpflichten, ihre Erfahrung zu verbessern.  
3. Basierend auf dem Feedback passen Sie Ihre Bereitstellungsstrategie, Ihren Kommunikationsplan oder Ihre Benutzerunterstützungsinitiativen an.

Tipp #7: Etablieren Sie ein Center of Excellence (CoE) 

Erstellen Sie einen zentralen Hub für alles, was mit Copilot zu tun hat. Es wird ein Anlaufpunkt für Benutzer sein, die Antworten, Ressourcen, technische Unterstützung und geteiltes Wissen suchen. Ein CoE macht den Zugriff auf Copilot-bezogene Informationen einfacher, indem es Ressourcen konsolidiert und eins-zu-eins-Kommunikationen minimiert.

Ein CoE für Copilot kann umfassen: