[Video] Vereinfachung von Microsoft 365-Migrationen: Q&A mit Microsoft MVP Noorez Khamis

Microsoft 365-Migrationen können ein Albtraum sein, nicht wahr? Zum Glück müssen sie das nicht sein! Wir haben mit Microsoft MVP Noorez Khamis gesprochen, um Ihre brennendsten Fragen zu beantworten und Ihnen zu helfen, Ihre nächste Migration mit Vertrauen zu meistern.

Die Migration zu Microsoft 365 ist ein kritisches Projekt für jeden IT-Administrator – ob Sie sich auf eine Fusion oder Übernahme vorbereiten, von On-Premises zu Microsoft 365 migrieren oder von Google zu Microsoft wechseln. Aber mit all den beweglichen Teilen ist es leicht, überfordert zu werden.

Deshalb haben wir uns mit Noorez Khamis, Microsoft MVP und CTO bei Creospark, zusammengetan, um ein Webinar über die Optimierung Ihrer nächsten Microsoft-Migration zu veranstalten.

Während dieses Webinars hatten wir viele Fragen aus dem Publikum darüber, wie spezifische Microsoft 365-Migrationsprobleme behandelt werden können, mit denen IT-Profis täglich konfrontiert sind. Noorez hatte während des Webinars keine Gelegenheit, alle zu beantworten, also haben wir uns mit ihm persönlich zusammengesetzt (oder genauer gesagt, Bildschirm-zu-Bildschirm), um einige der häufigsten Fragen zu vertiefen.

Sie können das Video ansehen oder weiterlesen für Noorez' Expertenrat!

F: Bei der Migration zu SharePoint Online, gibt es Techniken, um zuerst die Unterordner in Metadaten umzuwandeln, damit wir nicht die gleiche endlose Unterordner-Baumhierarchie haben?

A: Wenn Sie eine Unterordner-Hierarchie in Ihren Dateifreigaben haben, zeigt dies nur, dass Ihre Benutzer ihre eigene Art gefunden haben, ihre Dateien zu klassifizieren und zu organisieren, damit sie diese leichter finden können.

Wenn Sie zu SharePoint Online wechseln, kann diese Klassifizierung und Organisation immer noch durch Unterordner erfolgen, aber jetzt haben Sie mächtigere Techniken der Organisation. Diese Techniken umfassen die Verwendung von Inhaltstypen und Spalten (oder Metadaten). Sie können weiterhin Unterordner verwenden, idealerweise jedoch in Kombination mit Metadaten.

Durch die Umstellung auf diese Enterprise-Content-Management-Konzepte bereiten Sie sich in vielerlei Hinsicht auf die Zukunft vor.

Ein solcher Aspekt ist die Möglichkeit, Ansichten zu erstellen – Sie können Ansichten verwenden, um Ihre Dokumente einfach zu organisieren, indem Sie Ihre Filterung, Sortierung, Gruppierung, Summierung, Farbcodierung usw. einstellen und diese Ansichten für die spätere Verwendung speichern.

Außerdem, wenn jemand sucht, durchforstet die Suche nicht nur den Inhalt der Dokumente selbst, sondern betrachtet auch die markierten Metadaten in der Spalte, um Ihnen das relevanteste Ergebnis zu liefern.

In der Zukunft hoffen wir, dass diese Metadaten Copilot speisen könnten, um bessere Antworten auf Ihre Copilot-Fragen in Ihren Chatbots zu geben.

Es ist sehr wichtig, dass Sie während Ihrer Analyse Ihrer Dateifreigaben und Ordnerstruktur eine Ziel-Informationsarchitektur entwickeln – die Folgendes umfasst:

• Websitesammlungen
• Teams
• Kanäle
• Inhaltstypen
• Metadaten
• Spaltentypen
• Dokumentbibliothekskonfigurationen

Auf diese Weise ist die Struktur bereits eingerichtet, bevor Sie tatsächlich Ihre Migration durchführen, um mit Metadatenkonzepten einfach verwendet zu werden, während die endlose Unterordner-Baumhierarchie minimiert wird, um eine nahtlose Benutzererfahrung zu bieten.

Hier gibt es einen großen Vorbehalt.

Machen wir uns nichts vor, dass dies ein schneller und einfacher Prozess ist. Es beinhaltet wahrscheinlich Gespräche mit Ihren Geschäftsbereichsverantwortlichen, die diese Unterordner verwenden, und ihnen zu zeigen, wie viel einfacher es mit Metadaten sein könnte.

Und zusätzlich sollten Sie auch die Adoption, das Change Management und die Endbenutzer-Microsoft 365-Schulungsinitiativen berücksichtigen, die ebenfalls stattfinden sollten.

F: Unsere Dateien in unseren Dateifreigaben haben keine Metadaten zugeordnet. Gibt es Möglichkeiten, automatisch die entsprechenden Metadaten in unseren Bibliotheken zu markieren, wenn wir von Dateifreigaben zu SharePoint Online migrieren?

A: Nun, da wir unsere Ziel-Informationsarchitektur erstellt haben, haben wir wahrscheinlich Hunderttausende von Ordnern und Dateien zu migrieren. Wir können offensichtlich nicht von den Leuten verlangen, dass sie hingehen und alle manuell markieren – sie haben ihre täglichen Jobs und es ist unser Job als Migrationsexperten, sie zu unterstützen.

Es gibt also viele Techniken, um die Daten zu markieren. Lassen Sie uns einige davon durchgehen.

ShareGate kann Metadaten in großen Mengen hinzufügen und bearbeiten

Zuallererst gibt es als Teil des ShareGate-Funktionsstapels eine Funktion, mit der Sie Ihre Quell- und Ziel-Migrationsdaten in eine Tabellenkalkulation (entweder CSV oder Excel) exportieren können. Mit dieser Tabellenkalkulation können Sie die Metadaten auf eine Weise in großen Mengen manuell hinzufügen, indem Sie die Metadatentyp-Leitfäden verwenden, die ShareGate Ihnen zur Verfügung stellt.

Im Fall von Unterordnern gibt es vielleicht Formeln, die Sie verwenden können, um die entsprechenden Metadaten automatisch abzuleiten.

Ordner- und Bibliotheksspalten-Standards

Als nächstes gibt es dieses Konzept der Ordner- und Bibliotheksspalten-Standards, die in Ihre Dokumentbibliotheken eingebaut sind. Es gibt auch Inhaltstyp- und Metadatenkonfigurationen, die Sie lernen sollten zu nutzen, um die Metadaten in Ihren Spalten automatisch zu setzen.

Erstellen Sie die Automatisierungen selbst mit nativen Microsoft-Tools

Eine weitere Option ist die Erstellung eines Power Automate-Flows, Codes oder Skripts oder die Verwendung einer Azure Logic App, um Metadaten zu befüllen, während Ihre Dokumente hinzugefügt, migriert oder geändert werden. Sie können diese Befüllung auch on-demand oder auf geplanter Basis ausführen.

Verwendung von SharePoint Premium

Eine meiner Lieblingsoptionen heutzutage ist die Verwendung der neuen Funktionen, die in SharePoint Premium eingebaut sind – nicht viele Leute wissen über die erweiterte SharePoint-Fähigkeit für automatische KI-basierte Metadatenextraktion und -markierung Bescheid.

Eine dieser Funktionen ist die Möglichkeit, Ihre Dokumente in eine Bibliothek zu legen, die bereits ein Extraktionsmodell eingebaut hat und das Modell bereits vortrainiert ist, um den Inhaltstyp zu identifizieren und die Metadaten aus dem Dokument selbst in Spalten in Ihrer Bibliothek zu ziehen.

Und mein absoluter Favorit ist die Autofill-Fähigkeit. Sie erstellen grundsätzlich eine neue Spalte in Ihrer Dokumentbibliothek und beschreiben mit natürlicher Sprache, wie Sie diese Metadaten befüllt haben möchten.

Zum Beispiel, wenn Sie Informationen herausziehen müssen, die sich in Ihrem Dokument befinden, vielleicht etwas wie das Land, in dem sich Ihr Produkt befindet. Alles, was Sie tun müssen, ist in natürlicher Sprache zu beschreiben – etwas wie: „Identifiziere alle in diesem Dokument erwähnten Länder und füge sie als Spalte hinzu", und wenn keine Länder identifiziert werden, gib den Satz „kein Land identifiziert" in die Spalte ein, und es wird dies automatisch für Sie tun.

F: Lange Dateipfade waren eine anhaltende Herausforderung während unserer SharePoint-Inhaltsmigrationen. Gibt es neuere Entwicklungen oder Lösungen, um dieses Problem anzugehen?

A: Wenn Sie Ihre Quell-Informationsarchitektur optimiert haben – ein durchgängiges Thema in diesem Webinar und diesen Fragen – hoffentlich haben Sie keine Probleme mit langen Dateipfaden.

Aber selbst mit den besten Plänen können diese existieren und Sie müssen sie bei der Erstellung Ihrer Website-, Bibliotheks-, Ordner- und Unterordnerstrukturen berücksichtigen. Besonders wenn Sie Ihre OneDrive und SharePoint oder Teams-Bibliotheken mit der OneDrive-Synchronisierungs-App synchronisieren.

Techniken, die dabei helfen würden, wären zunächst Prä-Migrations-Checks und Quelldateianalysen durchzuführen, die Tools wie ShareGate Ihnen geben, um Kandidaten für Dateien und Ordner zu identifizieren, die