SharePoint-Ordnerberechtigungen: Häufig gestellte Fragen

Zu wissen, wie Sie Ordnerberechtigungen effektiv verwalten, ist entscheidend für Ihre gesamte Berechtigungsmanagement-Strategie und dafür, Ihre Umgebung im Großen und Ganzen sicher zu halten. Mit ShareGate können Sie den Aufwand der manuellen Verwaltung von Ordnerberechtigungen umgehen und den gesamten Prozess mit nur wenigen einfachen Klicks automatisieren!

In SharePoint haben Sie die Kontrolle darüber, wer auf Inhalte in SharePoint-Ordnern zugreifen, diese überprüfen oder überarbeiten kann. Warum nutzen Sie es nicht?

Effektives Management von Ordnerberechtigungen steht im Zentrum der Sicherheit in SharePoint und stellt sicher, dass Endbenutzer nur Zugriff auf die Daten haben, die sie tatsächlich benötigen. Die vollständige Kontrolle über Ordnerberechtigungen zu übernehmen, gewährleistet, dass sensible Daten nicht in die falschen Hände geraten. Es stellt auch sicher, dass unnötige Benutzer nicht mit Inhalten herumpfuschen und neue Inhaltsmanagement-Probleme schaffen.

Besonders für Organisationen, die skalieren, werden sich Ordnerberechtigungen als kritisch erweisen. Sie fügen täglich neue Benutzer hinzu, die wiederum ständig neue Inhalte hinzufügen. Sie müssen Ordnerberechtigungen nutzen, um beim Inhaltsmanagement den Überblick zu behalten und die Kontrolle zu übernehmen, bevor Endbenutzer anfangen, mit Inhalten in Ordnern herumzuexperimentieren, ohne die Probleme zu kennen, die sie verursachen werden.

Um dies zu erreichen, denken Sie zunächst an Ordnerberechtigungen auf Gruppenebene, anstatt an Berechtigungen auf Ordnerebene. Dies macht es einfacher, Berechtigungen für eine große Anzahl von Benutzern zu vergeben, ohne jeden einzelnen Benutzer manuell überprüfen zu müssen.

Hier erklären wir, wie Ordnerberechtigungen auf Gruppenebene IT-Teams dabei helfen können, die Kontrolle zu behalten und Inhaltsmanagement-Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten. Wir beantworten auch einige der meistgestellten Fragen zu SharePoint-Ordnerberechtigungen und zeigen einen Weg für effektives Management auf. Lassen Sie uns beginnen!

Was sind SharePoint-Ordnerberechtigungen?

Für IT-Teams helfen SharePoint-Ordnerberechtigungen dabei, die Art des Zugriffs auf Ordner zu bestimmen, den Endbenutzer in Ihrer SharePoint-Umgebung haben werden. Natürlich haben verschiedene Benutzer verschiedene Berechtigungen, und effektives SharePoint-Ordnerberechtigungsmanagement dreht sich alles darum, ein System zu schaffen, bei dem die Zuweisung von Berechtigungen an verschiedene Benutzer optimiert wird.

Einige benötigen möglicherweise nur Anzeigerechte für Ordner, während andere Bearbeitungs- und Löschrechte benötigen könnten. Deshalb existiert die SharePoint-Berechtigungshierarchie, die es einfacher macht, verschiedenen Benutzern Berechtigungen zu gewähren und die Art des Zugriffs zu verwalten, den verschiedene Arten von Benutzern haben werden. Beispielsweise können Sie die Berechtigungshierarchie verwenden, um Führungskräften der C-Ebene Berechtigungen zum Bearbeiten von Dokumenten zu geben, während Sie Bearbeitungsrechte vom unteren Management fernhalten.

Aber welche Art von Berechtigungen gibt es in SharePoint? Nun, SharePoint hat etwa 33 Standardberechtigungen verfügbar, unterteilt in Kategorien wie Listenberechtigungen, Website-Berechtigungen und persönliche Berechtigungen.

Schauen wir uns die beliebtesten vordefinierten Berechtigungsebenen an. Diese umfassen:

• Vollzugriff—Die Zuweisung der "Vollzugriff"-Berechtigungsebene gewährt dem Endbenutzer die vollständige Website-Kontrolle. Mit dieser Art von Kontrolle können Benutzer Website-Einstellungen ändern, Unterwebsites erstellen oder löschen und Berechtigungen in SharePoint verwalten.
• Entwerfen—Mit der "Entwerfen"-Berechtigungsebene können Benutzer Elemente und Seiten innerhalb einer Website anzeigen, genehmigen, hinzufügen, löschen, aktualisieren und anpassen.
• Bearbeiten—Die "Bearbeiten"-Berechtigungsebene ermöglicht es Benutzern, Listen in SharePoint zu verwalten. Benutzer können Listen erstellen, bearbeiten oder löschen, haben aber nicht die Möglichkeit, Berechtigungen oder Website-Einstellungen zu ändern.
• Mitwirken—Die "Mitwirken"-Berechtigungsebene gewährt Benutzern die Fähigkeit, persönliche Ansichten zu verwalten, Informationen über Elemente und Benutzer zu ändern und bestehende Listenversionen und Dokumentbibliotheken zu löschen. Benutzer können keine Unterwebsites erstellen oder löschen oder Benutzerberechtigungen oder Website-Einstellungen in irgendeiner Weise bearbeiten. Benutzer können jedoch mit dieser Berechtigungsebene persönliche Webparts hinzufügen, entfernen oder aktualisieren.
• Lesen—Die "Lesen"-Berechtigungsebene ermöglicht es Benutzern, Seiten und Listenelemente anzuzeigen. Grundsätzlich können Benutzer Inhalte in SharePoint lesen, aber nicht ändern.
• Eingeschränkter Zugriff—Während Benutzer mit eingeschränktem Zugriff nicht die gesamte Website anzeigen können, können sie bestimmte Inhalte innerhalb einer Website lesen, wie eine bestimmte Liste, Dokumentbibliothek, Ordner, Listenelement oder Dokument. Zusätzlich können Benutzer mit eingeschränktem Zugriff:
  • Anwendungsseiten lesen
  • Benutzerinformationen durchsuchen
  • Mit Remote-Schnittstellen arbeiten
  • Client-Integration verwenden
• Nur anzeigen—Mit der "Nur anzeigen"-Berechtigungsebene können Benutzer auf Anwendungsseiten zugreifen und diese lesen. Diese Berechtigungsebene wird speziell für die Excel Services Viewers-Gruppe verwendet.

Neben diesen grundlegenden Berechtigungsebenen können Sie mit anderen einzigartigen Berechtigungen arbeiten, wenn Sie eine andere Website-Vorlage als die Team-Website-Vorlage in SharePoint verwenden.

Sie können Microsofts offizielle Dokumentation über Berechtigungen in ‍

Aber die Ebenen zu kennen ist nur die halbe Schlacht. Unser State of Microsoft 365 Bericht zeigt, wie IT-Profis mit Berechtigungen und Governance in der realen Welt umgehen—und warum Zugriffskontrolle immer noch eine der größten Herausforderungen in Microsoft 365 ist.

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Best Practices für die Zuweisung von Berechtigungen in SharePoint-Ordnern

1. Überprüfen Sie, ob höherstufige Berechtigungen den Ordner beeinflussen könnten, mit dem Sie arbeiten, da Berechtigungen von einer übergeordneten Website oder Bibliothek übernommen werden können.
2. Verwenden Sie SharePoint-Gruppen zur Verwaltung von Berechtigungen, anstatt Berechtigungen direkt an einzelne Benutzer zu vergeben. Unternehmen, die neue Benutzer hinzufügen und skalieren, möchten sich nicht immer die Mühe machen, die Verwaltung von Ordnerberechtigungen einzeln auf Ordnerebene zu verfolgen.

Das Verständnis der SharePoint-Berechtigungen Best Practices kann Ihrer Organisation dabei helfen, sichere und produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Wie gewähren Sie Berechtigungen für SharePoint-Ordner?

SharePoint hat einen integrierten Prozess zur Gewährung von Berechtigungen für Ordner, und er funktioniert wie ein Zauber! Schauen wir uns an, wie dies in 7 einfachen Schritten durchgeführt werden kann.

• Schritt 1—Beginnen Sie, indem Sie zur SharePoint-Website oder Bibliothek navigieren, in der sich Ihr Ordner befindet.
• Schritt 2—Wenn Sie Ihre gewünschte Website oder Bibliothek gefunden haben, wählen Sie den Ordner aus, für den Sie Berechtigungen festlegen möchten.
• Schritt 3—Neben dem Ordnernamen sehen Sie die drei-Punkt-Ellipse. Klicken Sie darauf und dann auf "Zugriff verwalten" oder "Geteilt mit" (die Benennung hier variiert je nach Ihrer SharePoint-Version).
• Schritt 4—Im Bereich "Zugriff verwalten" oder "Geteilt mit" klicken Sie auf "Zugriff gewähren" oder "Personen einladen".
• Schritt 5—Im "Teilen"-Bereich geben Sie die E-Mail-Adressen oder Namen der Personen oder Gruppen ein, denen Sie Zugriff gewähren möchten, und wählen Sie die Art der Berechtigung aus, die Sie gewähren möchten (z.B. "Lesen", "Mitwirken", etc.).
• Schritt 6—Dieser Schritt ist völlig optional. Um der Einladung eine persönliche Note hinzuzufügen, fügen Sie eine Nachricht zur E-Mail-Einladung für die Benutzer hinzu, die Sie einladen.
• Schritt 7—Klicken Sie schließlich auf "Senden", um Ihren angegebenen Benutzern Zugriff zu gewähren. Und wir sind fertig!

Falls Sie Berechtigungen für einen Benutzer oder eine Gruppe ändern oder entfernen möchten, folgen Sie einfach den Schritten 1-3. Beginnen Sie, indem Sie den Benutzer oder die Gruppe lokalisieren, die Sie ändern oder entfernen möchten, und klicken Sie dann auf die "..." neben ihrem Namen, um ihren Zugriff zu ändern oder zu entfernen. Sie können auch mehrere Benutzer oder Gruppen gleichzeitig auswählen, um ihren Zugriff bei Bedarf zu ändern oder zu entfernen.

Wie können Sie Berechtigungen für SharePoint-Ordner effektiv verwalten?

Basierend auf unserer Erfahrung in der Arbeit mit SharePoint-Ordnerberechtigungen über die Jahre glauben wir, dass diese 10 Best Practices für effektives Ordnerberechtigungsmanagement wesentlich sind:

1. SharePoint-Gruppen verwenden—Wie wir bereits erwähnt haben, wird die Zuweisung von Berechtigungen auf Gruppenebene anstatt die Zuweisung von Berechtigungen an einzelne Benutzer Wunder für effektives Ordnerberechtigungsmanagement bewirken! Diese Praxis macht es einfacher, Berechtigungen in großen Mengen zu verwalten und gewährleistet Konsistenz über die gesamte Website hinweg.
2. Berechtigungen auf der angemessenen Ebene zuweisen— Stellen Sie sicher, dass Sie Berechtigungen auf der angemessenen Ebene der SharePoint-Hierarchie zuweisen, wie der Website- oder Bibliotheksebene, anstatt auf der Ordner- oder Elementebene. Dies hilft Fehler zu vermeiden und macht es einfacher, Berechtigungen zu verwalten.
3. Berechtigungen einfach halten—Hier bei ShareGate glauben wir, dass SharePoint-Management so einfach wie möglich gehalten werden sollte. Für Ordnerberechtigungen bedeutet dies, übermäßig komplexe Berechtigungsstrukturen zu vermeiden, die schwer zu verwalten sind. Verwenden Sie die minimale Anzahl von Gruppen, die notwendig sind, um Berechtigungen zu verwalten, und halten Sie Berechtigungen einfach!
4. Berechtigungen regelmäßig überprüfen—Es gibt keinen Ersatz für rechtzeitige und regelmäßige Überprüfungen, die den wesentlichen Teil des Ordnerberechtigungsmanagements in SharePoint ausmachen. Überprüfen Sie regelmäßig Berechtigungen, um sicherzustellen, dass Benutzer den angemessenen Zugriff haben und dass es keine Benutzer mit unnötigem Zugriff auf sensible Daten gibt.
   
   P.S. wenn Sie nach einer automatisierten Lösung suchen, die dies für Sie erledigen kann, schauen Sie sich unsere Berechtigungsmanagement-Lösung an.
5. Auditing verwenden—Aktivieren Sie Auditing auf Ihrer SharePoint-Website, um Änderungen an Berechtigungen zu verfolgen, z.B. wann einem Benutzer Zugriff auf einen Ordner gewährt oder entzogen wird
6. Einzigartige Berechtigungen sparsam verwenden—Verwenden Sie einzigartige Berechtigungen sparsam, da die Verwaltung einzigartiger Berechtigungen zeitaufwendig und schwierig sein kann. Verwenden Sie einzigartige Berechtigungen nur bei Bedarf, z.B. wenn Sie den Zugriff auf einen bestimmten Ordner oder ein bestimmtes