So migrieren Sie Dateien zu OneDrive for Business

Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen von Dateiservern zu M365 wechseln möchte, beispielsweise um Remote-Arbeit zu unterstützen, veraltete On-Premises-Hardware abzulösen oder Infrastrukturkosten zu senken. Wird der Prozess jedoch fehlerhaft durchgeführt, entstehen am Ende fehlerhafte Berechtigungen und frustrierte Benutzer.

Der beste Ansatz hängt von der Beschaffenheit Ihrer Umgebung ab. Einige Teams arbeiten in einfachen Setups, während andere mit mehr beweglichen Teilen umgehen und eine engere Kontrolle benötigen. Umfangreiche Migrationen erhöhen zudem den Druck durch ihre Größenordnung. Manche Administratoren benötigen umfangreichere Berichte, um alles im Blick zu behalten. Und in vielen Fällen ist letztendlich die Berechtigungsverwaltung ausschlaggebend für die endgültige Entscheidung.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was eine Migration von einer Dateifreigabe zu OneDrive tatsächlich beinhaltet und wie Microsofts nativer Migration Manager die Grundlagen abdeckt. Wir zeigen Ihnen, wo ein strukturierteres Tool wie ShareGate Migrate hilfreich ist, wenn Sie zusätzliche Transparenz und Kontrolle benötigen, sowie die jeweiligen Kompromisse und wie Sie die Option wählen, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

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Was ist Microsoft OneDrive for Business?

OneDrive for Business ist eine benutzerspezifische Cloud-Dateispeicherlösung, die in Microsoft 365-Lizenzen enthalten ist. Es handelt sich um eine persönliche Arbeitsbibliothek für jeden Ihrer Benutzer, die auf allen ihren Geräten zugänglich ist.

Aus technischer Sicht basiert OneDrive auf der SharePoint-Plattform, was bedeutet, dass es dieselbe zugrunde liegende Infrastruktur und dieselben Administrator-Tools teilt. Identität und Zugriff werden über Microsoft Entra ID verwaltet, was Ihnen Kontrolle über Aspekte wie Gastzugriff und Authentifizierungsrichtlinien ermöglicht.

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So migrieren Sie mit dem Microsoft Migration Manager zu OneDrive for Business

Microsoft stellt im SharePoint Admin Center ein kostenloses, natives Tool namens Migration Manager bereit. Die Plattform ist darauf ausgelegt, Migrationen von einem Dateiserver oder Netzlaufwerk zu OneDrive for Business durchzuführen.

Diese Schritte beschreiben, wie Sie mit dem Migration Manager eine Migration von einer Dateifreigabe zu OneDrive durchführen.

Schritt 1: Migrations-Agents einrichten

Der Migration Manager arbeitet auf einem agentenbasierten Modell. Das bedeutet, dass Sie einen dedizierten Computer für die Migration bereitstellen und pflegen müssen, was Ihren Einrichtungsaufwand erhöht.

Beginnen Sie damit, einen Software-Agent auf jedem Windows-Computer oder jeder virtuellen Maschine zu installieren, die Zugriff auf Ihre Quell-Dateifreigaben hat. Dieser Agent fungiert als Brücke, liest die Quelldaten und überträgt sie in die Cloud.

Für die Einrichtung sind zwei Sätze von Anmeldeinformationen erforderlich: Erstens benötigen Sie SharePoint-Administrator- oder OneDrive-Administrator-Rechte, um den Zugriff auf den Microsoft 365-Zielmandanten zu autorisieren. Zweitens ist ein Windows-Konto mit mindestens „Lesezugriff" auf alle Quelldateien erforderlich.

Schritt 2: Dateifreigaben scannen und bewerten

Sobald die Agents aktiv sind, können Sie Ihre Quellpfade im SharePoint Admin Center definieren. Das Hinzufügen eines Netzwerkpfads zu einer Dateifreigabe löst einen automatischen Scan durch den Agent aus.

Dieser Scan analysiert alle Quellinhalte und erstellt eine Zusammenfassung in der Benutzeroberfläche des Migration Managers sowie detaillierte herunterladbare Berichte. Diese Berichte liefern den ersten konkreten Überblick über potenzielle Migrationsprobleme und weisen auf spezifische Probleme hin, wie z. B. Dateipfade, die die SharePoint Online-Limits überschreiten, Berechtigungsfehler bei Dateien, auf die der Agent keinen Zugriff hat, sowie gesperrte, in Verwendung befindliche Dateien.

Das Tool ist zwar effektiv darin, diese Probleme zu identifizieren, behebt sie jedoch nicht. Sie sind dafür verantwortlich, die Quellumgebung zu bereinigen, bevor Sie die eigentliche Datenkopie einleiten.

Schritt 3: Zu OneDrive kopieren

Nach der Vorbereitung der Quellumgebung können Sie im Migration Manager Migrationsaufgaben erstellen. Dabei werden die gescannten Quellpfade den Ziel-OneDrive for Business-Benutzerkonten zugeordnet.

Der Migration Manager unterstützt inkrementelle Ausführungen – nach der ersten Massenkopie können Sie eine Aufgabe erneut ausführen, um nur neue oder geänderte Dateien zu übertragen. So können Sie das Ziel in der Phase vor dem endgültigen Umstieg mit der Quelle synchron halten.

Während der Migration ist es wichtig, auf Fehler zu achten. Dieselben Probleme, die beim Scan identifiziert wurden – wie lange Dateipfade oder gesperrte Dateien – erscheinen als übersprungene Elemente. Hier kann der Prozess mühsam werden, da Sie jede übersprungene Datei manuell aufspüren und korrigieren müssen.

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Dateien mit ShareGate zu OneDrive for Business migrieren

ShareGate Migrate richtet sich an IT-Teams, die einen Migrationsprozess wünschen, den sie von Anfang bis Ende einsehen und steuern können. Sie erhalten einen strukturierteren und skalierbareren Ansatz als mit dem kostenlosen Tool von Microsoft – ohne dass Sie Agents oder dedizierte Server bereitstellen müssen. Sie verbinden sich direkt mit Ihrem Microsoft 365-Mandanten und Ihrer Quellumgebung und arbeiten von dort aus.

Hier ist ein schrittweiser Überblick über den typischen ShareGate Migrate-Workflow.

Schritt 1: Verbinden und analysieren (keine Agents erforderlich)

Verbinden Sie zunächst ShareGate direkt mit Ihrem Microsoft 365-Mandanten und ordnen Sie Ihre lokale Dateifreigabe als Netzlaufwerk zu. ShareGate wird als clientseitige Anwendung ausgeführt und greift über zugeordnete Laufwerke auf Dateifreigaben zu – es müssen keine Agents auf Ihren Quellsystemen installiert werden, was die Einrichtung vereinfacht und den Infrastrukturaufwand reduziert.

Schritt 2: Pre-Migration-Assessment und Fehlerbehebung im Tool

Führen Sie vor dem Verschieben von Dateien zu OneDrive eine Vorabprüfung durch, um potenzielle Migrationsprobleme wie ungültige Zeichen und nicht unterstützte Datei- oder Ordnernamen zu identifizieren. ShareGate markiert diese Probleme, damit Sie sie vorab beheben können.

In vielen Fällen kann ShareGate Korrekturen während der Migration automatisch vornehmen – beispielsweise das Ersetzen nicht unterstützter Zeichen basierend auf Ihren Einstellungen. Bei anderen Problemen, wie problematischen Datei- oder Ordnernamen, müssen Sie möglicherweise die Quellinhalte aktualisieren, bevor Sie die Migration erneut ausführen.

Schritt 3: Granulare Migration und benutzerdefinierte Zuordnung

Die Migration selbst wird über eine Drag-and-Drop-Oberfläche verwaltet. Sie wählen Ihre Quellinhalte aus, wählen ein Ziel und konfigurieren Ihre Einstellungen. Hier erhalten Sie eine granularere Kontrolle, da Sie Inhalte problemlos in Batches migrieren können, beispielsweise nach Ordner oder Organisationsstruktur.

ShareGate ermöglicht es Ihnen außerdem, die Übertragung von Berechtigungen während der Migration zu steuern. Sie können Benutzer und Gruppen zuordnen und kontrollieren, wie Berechtigungen am Ziel angewendet werden – so stellen Sie sicher, dass der Zugriff mit Ihrer gewünschten Struktur in Microsoft 365 übereinstimmt.

Schritt 4: Validierung mit dem Permissions Matrix Report

Nach der Migration können Sie die Reporting-Tools von ShareGate nutzen, um Ihre Umgebung zu überprüfen und den Zugriff zu verifizieren. Der Permissions Matrix Report (PMR) bietet einen klaren Überblick darüber, wer über SharePoint und OneDrive auf was Zugriff hat. So können Sie bestätigen, dass die Berechtigungen wie erwartet übertragen wurden und mit Ihrer gewünschten Struktur übereinstimmen.

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ShareGate als Ihre OneDrive-Migrationslösung nutzen

Für eine erfolgreiche Migration müssen Sie sicherstellen, dass Ihre neue Umgebung sicher, verwaltbar und für den langfristigen Erfolg eingerichtet ist. Während Microsofts native Tools Ihre Daten von A nach B bringen können, verlangsamen sie Sie oft, da Sie mit Skripten jonglieren und auf Limits stoßen, die große Migrationen schwieriger machen als nötig.

ShareGate ist für Teams konzipiert, die einen schnelleren Weg, klarere Berichte und eine besser planbare Ausführung benötigen, wenn die Komplexität zunimmt. Und dank benutzerdefinierter Berechtigungszuordnungen muss Ihr Sicherheitsmodell nicht an das Tool angepasst werden. Sie definieren, wie der Zugriff übertragen werden soll, und er wird sauber am Ziel übernommen.

Sobald Ihre Migration abgeschlossen ist, setzt ShareGate Protect dort an, wo Migrate aufgehört hat: Es bietet Ihnen kontinuierliche Transparenz darüber, wer auf was Zugriff hat, weist auf inaktive Konten hin und hält die externe Freigabe unter Kontrolle.

Wenn Sie eine komplexe Dateifreigabe-Migration vor sich haben, bietet ShareGate Ihnen einen klaren und planbaren Weg von der Planung bis zur langfristigen Governance. Um zu sehen, wie Migrate und Protect Ihr Team unterstützen können, können Sie eine Demo mit einem ShareGate-Experten buchen.