Cloud-Migrationsstrategie: Best Practices für IT-Administratoren

Eine Cloud-Migrationsstrategie ist ein Plan, der IT-Teams dabei hilft, Inhalte und Workloads aus On-Premises-Umgebungen—wie SharePoint Server oder Dateifreigaben—zu Microsoft 365 zu migrieren. Dies umfasst Services wie SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams, die zusammenarbeiten, um Kollaboration, Content-Management und Produktivität in der Cloud zu unterstützen.

Für viele Organisationen wird der Umzug durch den Bedarf nach besserer Skalierbarkeit, einfacherem Zugang zu Inhalten und engerer Integration zwischen Tools vorangetrieben. Aber für Teams, die SharePoint Server 2016 oder 2019 betreiben, gibt es auch eine unmittelbarere Deadline zu beachten. Am 14. Juli 2026 beendet Microsoft den Support für beide Versionen. Nach diesem Zeitpunkt erhalten Organisationen keine Sicherheitsupdates oder technischen Support mehr, was es schwieriger macht, langfristig sicher und compliant zu bleiben.

Das bedeutet nicht, dass jede Organisation sofort zu Microsoft 365 wechseln muss. Einige werden Hybrid-Setups wählen oder auf SharePoint Subscription Edition upgraden. Aber für viele IT-Teams ist die Migration zu Microsoft 365 der praktischste langfristige Weg nach vorn.

Hier wird eine klare Migrationsstrategie wichtig.

In diesem Leitfaden erklären wir, warum ein strukturierter Ansatz für On-Premises-zu-Microsoft-365-Migrationen entscheidend ist, was IT-Teams vor dem Start bewerten müssen, häufige Herausforderungen, auf die Sie sich vorbereiten sollten, und Best Practices, die Ihnen helfen, eine reibungslose, kontrollierte Migration durchzuführen.

Warum eine starke Cloud-Migrationsstrategie wichtig ist

Eine starke Cloud-Migrationsstrategie hilft IT-Teams dabei, Risiken zu reduzieren, Störungen zu kontrollieren, Kosten zu planen und mit weniger Überraschungen zu Microsoft 365 zu migrieren. Hier ist, was IT-Administratoren gewinnen, wenn die Migration geplant und nicht überstürzt wird.

Risikominderung

Ein Migrationsplan hilft IT-Teams dabei, Probleme zu erkennen, bevor sie zu Projekt-Blockern werden. Für SharePoint- und Microsoft 365-Migrationen bedeutet das, Ihre Inhalte, Berechtigungen, Metadaten, Anpassungen und Site-Struktur zu bewerten, bevor Sie mit der Datenverschiebung beginnen.

Dies gibt Administratoren eine klarere Sicht darauf, was unverändert verschoben werden kann, was bereinigt werden muss und was für SharePoint Online überarbeitet werden könnte.

Minimierte Störungen

Eine phasenweise Migration hilft dabei, die Arbeit am Laufen zu halten. Beginnen Sie mit einer Pilotgruppe, validieren Sie den Migrationsplan, sammeln Sie Feedback und rollen Sie dann in Wellen aus.

Auf diese Weise kann die IT Anpassungen vornehmen, bevor sie die gesamte Organisation betreffen, falls etwas korrigiert werden muss.

Kostenvorsehersagbarkeit

Migrationsplanung hilft IT-Teams dabei, die tatsächlichen Kosten des Umzugs zu verstehen, einschließlich Lizenzierung, Migrationstools, Speicher, Support und der Zeit, die benötigt wird, um Legacy- und Cloud-Umgebungen parallel zu betreiben.

Indem sie kartieren, was aktiv bleiben muss, was außer Betrieb genommen werden kann und welche Lizenzen tatsächlich benötigt werden, können Teams Überraschungskosten während des Übergangs vermeiden.

Team-Ausrichtung

Cloud-Migration betrifft mehr als nur die IT. Ein klarer Plan hilft dabei zu definieren, wer was besitzt, bevor die Arbeit beginnt.

Führungskräfte setzen Richtung und Umfang fest. IT-Administratoren übernehmen Migrationsplanung, Konfiguration und Ausführung. Geschäftsinhaber validieren Inhalte, bereinigen Daten und bestätigen, was noch verschoben werden muss.

Wenn die Verantwortlichkeiten klar sind, werden Entscheidungen schneller getroffen und weniger Probleme bleiben im Limbo stecken.

Reibungslosere Microsoft 365-Service-Integration

Eine Migration ist eine Gelegenheit, zu überdenken, wie SharePoint, Teams, OneDrive und Microsoft 365-Services zusammenarbeiten.

Vor der Inhaltsverschiebung können IT-Teams inaktive Sites identifizieren, veraltete Strukturen vereinfachen, Berechtigungen überprüfen und doppelte oder obsolete Inhalte reduzieren. Diese Grundlagenarbeit hilft dabei, eine sauberere Microsoft 365-Umgebung zu schaffen, nicht nur eine Cloud-Kopie der alten.

Bewerten Sie diese Faktoren vor der Migration

Eine erfolgreiche Migration beginnt mit einem klaren Verständnis Ihrer aktuellen Umgebung, Ihrer Microsoft 365-Ziele und der Risiken, die das Projekt verlangsamen könnten. Hier ist, was IT-Teams vor dem Umzug überprüfen sollten.

Governance, Sicherheit und Compliance

Überprüfen Sie Ihre aktuellen On-Premises-Richtlinien, um zu sehen, was sich auf Microsoft 365 übertragen lässt. Verwenden Sie dazu Tools wie:

• Microsoft Purview für Governance und Compliance
• Microsoft Defender für erweiterten Bedrohungsschutz
• Microsoft Entra ID für Identitäts- und Zugangsmanagement

Kartieren Sie Ihre On-Premises-Kontrollen, indem Sie die Richtlinienabsicht (was sie schützt oder durchsetzt) mit den entsprechenden Microsoft 365-Features verknüpfen. Dies umfasst Aufbewahrungsrichtlinien, Vertraulichkeitslabels und Data Loss Prevention (DLP)-Features.

Benutzerakzeptanz und Schulung

Selbst eine technisch erfolgreiche Migration kann scheitern, wenn Benutzer nicht wissen, was sich geändert hat. Geben Sie IT-Teams und Endbenutzern klare Anleitungen darüber, wo Inhalte gespeichert sind, wie Berechtigungen funktionieren und was in Microsoft 365 anders zu tun ist.

Nutzen Sie Pilot-Feedback, Umfragen und Support-Tickets, um Wissenslücken früh zu erkennen und Schulungen vor der breiteren Einführung anzupassen.

Unterschiede zwischen On-Premises vs. moderner Microsoft 365-Architektur

Modernes SharePoint bevorzugt eine flachere Struktur gegenüber tief verschachtelten Subsites. Anstatt große Hierarchien aufzubauen, können IT-Teams separate Sites für verschiedene Teams, Projekte oder Geschäftsbedürfnisse erstellen und sie dann mit Hubs und Navigation verbinden.

Dies macht die Umgebung langfristig einfacher zu verwalten und gibt der IT die Chance, Legacy-Anpassungen, veraltete Listen und Strukturen zu überprüfen, die möglicherweise nicht gut in modernes SharePoint passen.

Anpassung an das Self-Service-Governance-Modell

Microsoft 365 gibt Benutzern mehr Flexibilität beim Erstellen, Teilen und Kollaborieren. Aber das bedeutet nicht, dass sich die IT zurückzieht.

Stattdessen muss die IT im Voraus Leitplanken setzen: wer Arbeitsbereiche erstellen kann, wie externes Teilen funktioniert, wann Zugriff überprüft werden sollte und welche Richtlinien für sensible Inhalte gelten.

Das Ziel ist es, Benutzern genügend Freiheit zu geben, um effizient zu arbeiten, während Eigentümerschaft, Berechtigungen und Compliance unter Kontrolle bleiben.

Kostenmanagement

An diesem Punkt müssen Sie entscheiden, welche Tools Sie verwenden möchten. Die meisten Drittanbieter-Software bietet Preismodelle basierend auf der Datenmenge, den Benutzern oder den Workloads, die Sie verwenden. ShareGate Migrate ist eine Ausnahme. Erhalten Sie unbegrenzte Daten, Benutzer und jede verfügbare Microsoft 365-Migrations-Workload—alles für eine einzige Pauschalgebühr.

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Schlüsselkomponenten eines Vor-Migrationsplans

Ein umfassender Vor-Migrationsplan umfasst mindestens diese Elemente:

• Vor-Migrations-Audit: Überprüfen Sie Ihre bestehenden Inhalte, Struktur, Berechtigungen und Anpassungen, um zu verstehen, was Sie migrieren. Nicht alles muss im Voraus behoben werden. Das Ziel ist es, zu identifizieren, was die Migration beeinträchtigen könnte, und zu entscheiden, was vor, während oder nach dem Umzug angegangen werden soll.
• Phasenweiser Hybrid-Ansatz: Migrieren Sie in Stufen anstatt alles auf einmal. Eine phasenweise Einführung hilft dabei, Geschäftsstörungen zu reduzieren, Ihren Ansatz früh zu validieren und gibt der IT Zeit, sich anzupassen, bevor sie auf die gesamte Organisation skaliert.
• Migrationsvalidierung: Validieren Sie, dass Ihre Inhalte wie erwartet migriert wurden. Das umfasst die Überprüfung von Dateizählungen, Berechtigungen, Metadaten und Struktur, damit Benutzer nach dem Umzug finden und auf das zugreifen können, was sie benötigen.
• Nach-Migrations-Optimierung: Überwachen Sie nach der Migration die Nutzung, bereinigen Sie ungenutzte Inhalte und verfeinern Sie Governance-Einstellungen. Dies hilft sicherzustellen, dass Ihre neue Microsoft 365-Umgebung langfristig organisiert, sicher und einfach zu verwalten bleibt.

7 Schritte für einen nahtlosen Microsoft 365-Übergang

Probieren Sie diese Best Practices für die Erstellung einer Migrationsstrategie aus, die häufige Migrationsprobleme vermeidet.

1. Definieren Sie klare Erfolgskriterien, bevor Sie beginnen

Basierend auf Geschäftszielen wie der Reduzierung von Ausfallzeiten oder der Kostenkontrolle wählen Sie aus, welche Kriterien Sie verfolgen möchten. Wählen Sie spezifische Metriken wie Umstellungstermin, Benutzerakzeptanz oder Benutzerfreundlichkeit. Holen Sie Input von Führungskräften und IT-Administratoren ein und dokumentieren Sie diese Erfolgsmetriken in einem gemeinsamen Projektbrief für einfache Sichtbarkeit.

2. Führen Sie eine vollständige Inhalts- und Workload-Inventur durch

Verwenden Sie ein Vor-Migrations-Assessment-Tool, um Ihre Umgebung zu inventarisieren—Dateifreigaben, SharePoint-Sites, Berechtigungen und Metadaten. Dies hilft Ihnen zu verstehen, was verschoben werden muss, was archiviert werden kann und was Bereinigung erfordert.

3. Entwerfen Sie einen phasenweisen, risikoarmen Migrationsansatz

Beginnen Sie Ihre Cloud-Migrationsmethodik mit einer Pilotgruppe von Mitarbeitern, um ernsthafte anfängliche Probleme aufzudecken. Wählen Sie Benutzer aus, die reale Geschäftsszenarien repräsentieren und umsetzbares Feedback geben können. Erweitern Sie dann phasenweise, um Risiken zu reduzieren und die Rollout-Qualität zu verbessern.

4. Berücksichtigen Sie Benutzerakzeptanz und Change Management

Planen Sie die Benutzerakzeptanz früh. Konzentrieren Sie Schulungen auf das, was sich ändert—wo Inhalte gespeichert sind, wie kollaboriert wird und wie Workflows in Microsoft 365 aussehen. Nutzen Sie Feedback und Support-Trends, um Schulungen während der Einführung anzupassen.

5. Integrieren Sie Governance und Sicherheit von Tag eins an

Definieren Sie Governance und Sicherheit früh, indem Sie Regeln für Zugang, Teilen und Inhaltsklassifizierung festlegen. Dokumentieren Sie klare Regeln für Zugang, Eigentümerschaft und externes Teilen. Definieren Sie, wer Arbeitsbereiche erstellen kann, wer Inhalte besitzt und wie Zugriff im Laufe der Zeit überprüft wird. Dies hält Ihre Umgebung managebar, während sie wächst.

Microsoft Purview unterstützt Compliance-Szenarien wie Aufbewahrung, Vertraulichkeitslabels und DLP. Aber Governance in Microsoft 365 umspannt mehrere Tools. Der Schlüssel ist die Ausrichtung von Richtlinien über Identität, Sicherheit und Kollaboration hinweg.

6. Integrieren Sie Nach-Migrations-Validierung und -Optimierung

Verwenden Sie eine Validierungs-Checkliste, um zu bestätigen, dass die Migration erfolgreich