Postfach-Migration Best Practices

Gehen Sie die Mailbox-Migration direkt an! Microsoft MVP Jaap Wesselius (@jaapwess) diskutiert häufige Herausforderungen wie gemeinsame Mailboxen und Berechtigungen sowie Strategien für eine reibungslose Mailbox-Migration.

Mailbox-Migrationen sind wie ein Umzugstag für E-Mails! Sie finden statt, wenn Unternehmen sich entscheiden, die Cloud zu nutzen, oder bei Fusionen und Übernahmen.

Stellen Sie es sich vor wie das Einpacken Ihrer E-Mails und den Umzug von einem digitalen Zuhause in ein anderes. Dies kann einen Wechsel von On-Premises zu Online beinhalten oder eine vollständige Online-Migration – was Microsoft als mandantenübergreifende Migrationen bezeichnet.

Heute beschäftigen wir uns mit der Mailbox-Migration. Ich führe Sie durch häufige Probleme und Strategien und behandle schwierige Bereiche wie gemeinsame Mailboxen und Delegierte, Berechtigungen und SMTP Relay für Ihre multifunktionalen Geräte oder Anwendungen.

Vorbereitung ist der Schlüssel – je mehr Sie planen, desto besser werden die Ergebnisse (und desto weniger Kopfschmerzen werden Sie haben). Lassen Sie uns beginnen!

Effiziente Mailbox-Migration: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Umzug in ein neues Haus bedeutet, das alte zu räumen, zu entrümpeln und Gegenstände zu sortieren. Das Verschieben von Mailboxen ist ähnlich. Lassen Sie uns diese bewährten Praktiken erkunden.

Erstellen Sie ein Inventar Ihrer Mailbox

Bevor Sie eine Mailbox verschieben, führen Sie dieses Get-MailboxReport.ps1-Skript aus, das einen Export aller Mailboxen in Ihrer Quellorganisation generiert, einschließlich Raum-Mailboxen und Ressourcen-Mailboxen. Der Export enthält auch Größeninformationen für alle Mailboxen.

Sie können die vom Skript generierte Ausgabe verwenden, um eine CSV-Datei zu erstellen, mit der neue Mailboxen in der Zielumgebung erstellt werden, sowie eine Zuordnungsliste. Diese Zuordnungsliste „verbindet" die Quell-Mailbox mit der Ziel-Mailbox.

Beachten Sie diese zwei Punkte:

1. Die Mailbox-Größe ist wichtig, da sie beeinflusst, welche Lizenz Sie für die Ziel-Mailbox benötigen. Wenn Ihre Benutzer beispielsweise grundlegende Anforderungen wie Webmail haben, ihre Mailbox in der Quellumgebung aber 3 GB groß ist, können Sie ihnen nicht einfach eine Microsoft 365 F3-Lizenz in der Zielorganisation geben. Ich bin bei meiner letzten Migration auf dieses Problem gestoßen, bei der wir Benutzer mit Microsoft F3-Lizenzen hatten, aber einige hatten Mailboxen zwischen 2 und 3 GB.
2. Die Anzahl der Elemente in einer Mailbox ist entscheidend für die Migrationsleistung. Eine 10 GB-Mailbox mit 10.000 Elementen à 100 MB wird viel schneller migriert als eine Mailbox mit 100.000 Elementen à 10 MB. Leider gibt es keine universelle Strategie für die Gruppierung dieser Mailboxen für die Migration. Die Migrationsleistung hängt von vielen Faktoren ab, wodurch es schwierig ist, spezifische Richtlinien oder bewährte Praktiken zu liefern.

Klären Sie die Berechtigungen

Es ist wichtig, einen Überblick über alle Mailbox-Delegierten in Ihrer Quellorganisation zu erhalten. Sie können die Find-MailboxDelegates auf GitHub verwenden, um einen Export aller Mailboxen und ihrer Delegierten zu erstellen (d.h. wer welche Berechtigungen für welche Mailbox hat).

Anhand dieser Ausgabe können Sie Beziehungen zwischen Mailboxen identifizieren, wie Vorgesetzte und ihre Assistenten. Assistenten haben normalerweise Berechtigungen für die Mailboxen ihrer Vorgesetzten. Es ist am besten, diese Mailboxen zusammen zu gruppieren und gemeinsam zur neuen Plattform zu migrieren. Während mandantenübergreifende Berechtigungen wie erwartet funktionieren können, ist dies nicht garantiert. Das Zusammenhalten dieser Mailboxen während der Migration kann Sie vor vielen Helpdesk-Tickets bewahren.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Bild von allen Anwendungen haben, die E-Mail in Ihrer Organisation verwenden. Einige Anwendungen benötigen einen SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)-Relay-Server. Dies kann ein Relay-Server in Microsoft 365 oder manchmal sogar ein SMTP-Relay-Server vor Ort sein. Es gibt auch moderne Anwendungen, die keinen SMTP-Relay-Server verwenden, sondern sich direkt bei Exchange Online mit Microsoft Graph anmelden. Für diese Anwendungen müssen Sie eine App-Registrierung in Microsoft Azure erstellen und konfigurieren.

Erwägen Sie die Verwendung eines Drittanbieter-Tools zur Migration von Mailboxen? Stellen Sie sicher, dass Sie die Schlüssel zum Königreich haben! Überprüfen Sie, dass Sie die richtigen Berechtigungen zum Verschieben von Mailboxen haben. Zum Beispiel benötigt ShareGates Migrationstool Microsoft Global Admin-Berechtigungen zum Kopieren an Quelle und Ziel. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass dem Tool die Zustimmung erteilt wurde in Ihrem Mandanten.

Behalten Sie Compliance und Sicherheit im Blick

Compliance und Sicherheit können bei einer mandantenübergreifenden Migration große Kopfschmerzen verursachen. Wenn Compliance in Ihrer Quellumgebung konfiguriert ist, stellen Sie sicher, dass die Konfiguration in der Zielumgebung mit der Konfiguration in der Quellumgebung übereinstimmt.

Dies gilt für Mailboxen und Archiv-Mailboxen, einschließlich Retention Policy Tags (RPT) und Aufbewahrungsrichtlinien. Sie möchten nicht mit Helpdesk-Tickets von Benutzern umgehen, die feststellen, dass ihre E-Mails nach der Migration verschwunden sind (in einer Archiv-Mailbox).

Andere wichtige zu berücksichtigende Faktoren:

• Litigation Hold (und die begleitenden inaktiven Benutzer)
• Data Loss Prevention (DLP)-Richtlinien
• Digital Rights Management (DRM)-Konfiguration
• Nachrichtenverschlüsselung. Früher wurde Office 365 Message Encryption (OME) dafür verwendet, aber es wurde als veraltet markiert und durch Purview Message Encryption ersetzt.

Was die Sicherheit angeht, ist es eine gute Idee, Multi-Factor Authentication (MFA) und Conditional Access-Richtlinien genau zu betrachten. Diese sind für Benutzer vor und nach der Migration wichtig und können auch Ihr Migrationstool beeinträchtigen.

Was passieren kann ist, dass sich Ihr Migrationstool entweder bei der Quell- oder Zielumgebung anmelden möchte, aber die Anmeldung bei einer MFA-Anfrage hängen bleibt, oder das Anmeldetool von einem Standort kommt, der über Conditional Access nicht erlaubt ist.

Konfigurieren Sie Exchange Online

Bevor Sie Mailboxen verschieben, überprüfen Sie, dass die Exchange-Konfiguration in Ihrem Zielmandanten abgeschlossen ist. Hier sind einige Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass Sie den Autodiscover-Eintrag, MX-Eintrag und SPF-Eintrag eingerichtet haben. Das Microsoft Online Portal gibt Ihnen Anleitungen, was Sie in DNS dafür konfigurieren müssen.
• Konfigurieren Sie DKIM in Ihrem Mandanten ebenfalls und erstellen Sie einen DMARC-Eintrag. Im Gegensatz zu den anderen Einstellungen wird DKIM nicht im Microsoft Online Portal konfiguriert, sondern im Microsoft Security Portal. Microsoft hat kein Tool zum Erstellen eines DMARC-Eintrags, aber Sie können den MXTOOLBOX DMARC-Generator dafür verwenden. Geben Sie einfach Ihren Domain-Namen ein, und wenn er keinen gültigen DMARC-Eintrag hat, wird ein Assistent zur Erstellung präsentiert.
• Microsoft 365 verwendet Exchange Online Protection (EOP) für Nachrichten-Hygiene-Zwecke. Bevor Sie mit der Migration beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Nachrichten-Hygiene-Konfigurationen und -Einstellungen aus der Quellumgebung in der Zielumgebung nacherstellt haben. Es gibt kein Microsoft-Tool, das Ihnen dabei hilft, und für größere Umgebungen kann dies ziemlich viel Arbeit sein, wenn die Konfiguration komplex ist. Es kann einige Zeit dauern, bis alles eingerichtet ist.
• Denken Sie daran, alle Drittanbieter-Signatur- und Disclaimer-Lösungen mitzubringen, die Sie in Ihrem Projekt verwenden.

Behalten Sie die Netzwerkleistung im Auge

Die Netzwerkleistung kann ein begrenzender Faktor für On-Premises-Mailbox-Migrationen sein. Bei mandantenübergreifenden Migrationen ist es weniger ein Problem, aber Sie müssen sich der Drosselungsrichtlinien in Exchange Online bewusst sein.

Zum Schutz der Exchange Online-Plattform ist der Netzwerkdurchsatz begrenzt, und Drosselung kann dazu führen, dass sich die Mailbox-Migrationsleistung verlangsamt. Wenn Sie Tausende von (großen) Mailboxen mit mehreren Terabytes an Daten migrieren, kontaktieren Sie den Microsoft-Support, um die Drosselungsrichtlinien für einige Zeit aufzuheben, damit Sie Ihre Mailboxen ordnungsgemäß migrieren können.

Eine weitere schwierige Herausforderung, auf die Sie achten sollten, ist Outlook während einer mandantenübergreifenden Migration. Bei der Migration benötigt Outlook ein neues Profil. Es generiert eine neue .OST-Datei für seinen Cache. Das bedeutet, dass alle Inhalte zunächst von der Mailbox zum Outlook-Client heruntergeladen werden.

Wenn es nur eine oder zehn Mailboxen sind, ist das überschaubar. Aber stellen Sie sich vor, Sie migrieren 1.000 Mailboxen über das Wochenende; wenn der Montagmorgen kommt, beginnen alle 1.000 Outlook-Clients gleichzeitig mit dem Download, was ein Problem darstellt. Leider gibt es keine technische Möglichkeit, dies zu vermeiden, so funktioniert Outlook eben.

Sorgen Sie für eine reibungslose Endbenutzer-Akzeptanz

Alle ins Boot zu holen ist der Schlüssel. Benutzer müssen verstehen, was sich ändert und was sie erwarten können.

Bleiben ihre Erfahrungen gleich? Haben sie neue verfügbare Features wie Teams, OneDrive oder SharePoint? Und wie können sie das Beste daraus machen?

Wie halten Sie also alle auf dem Laufenden? Beginnen Sie damit, sie durch Newsletter und regelmäßige Updates im Firmen-Intranet zu informieren. Teilen Sie Ausschnitte über die neuen Features am Horizont und wie sie direkt einsteigen können. Erwägen Sie die Einrichtung eines internen Wikis mit praktischen „How-to"-Anleitungen und erstellen Sie eine Statusseite im Intranet für den Fall, dass Probleme auftreten.

Der Schlüssel hier ist Kommunikation. Wenn Sie dies meistern, werden die Benutzer die neue Umgebung annehmen, was zu reibungsloseren Übergängen führt.

Das Verschieben von Mailboxen ist keine sehr schwierige Aufgabe, aber es ist wichtig, sich der häufigen Herausforderungen bewusst zu sein. Durch die Umsetzung dieser Tipps und die Bereitschaft können Sie den Erfolg Ihres Mailbox-Migrationsprojekts sicherstellen. Denken Sie daran, mit Sorgfalt und dem richtigen Ansatz können Sie Hindernisse überwinden und den Übergang für Ihre Organisation nahtlos gestalten.