Wie Sie Microsoft 365-Postfächer migrieren: Alles, was Sie für Tenant-zu-Tenant-Umzüge wissen müssen

Verschieben Sie Postfächer zu Microsoft 365? Erhalten Sie eine schrittweise Aufschlüsselung für eine reibungslose Migration.

E-Mail-Migration zwischen Mandanten ist ein risikoreiches Balancieren für jeden beschäftigten IT-Administrator. Sie wissen, dass es nicht nur darum geht, Postfächer von einem Ort zum anderen zu kopieren, sondern sorgfältige Arbeit erfordert, um die operative Kontinuität zu wahren und gleichzeitig ein geschäftskritisches System zu überholen.

Egal wie viele E-Mail-Systeme Sie zuvor verwaltet haben, eine komplexe Migration, die schief geht, kann Ausfallzeiten, frustrierte Benutzer und sogar Sicherheitslücken in Ihrer Messaging-Infrastruktur bedeuten. 

Es gibt auch mehr als einen Weg, Postfächer zu Microsoft 365 zu migrieren. Die Kenntnis der Details hilft Ihnen dabei, das zu wählen, was für Ihr Team am besten funktioniert. Dieser Artikel legt die spezifischen Grundlagen dar, die Sie benötigen, um Ihr Team während einer Microsoft 365-Migration in Bewegung zu halten. 

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E-Mails zu Microsoft 365 migrieren: Vier häufige Szenarien für die Migration von Postfächern in Microsoft 365

E-Mail-Migration ist nicht universell einsetzbar. Ihr Ansatz sollte widerspiegeln, wie Ihre Organisation tatsächlich arbeitet. Verwenden Sie diese vier häufigen Szenarien, um zu bestimmen, welche Art von Plan für Ihre Postfächer sinnvoll ist:

1. Mandantenübergreifende Migration

Diese komplexere Migrationsmethode ist häufig bei Fusionen, Übernahmen oder anderen Szenarien, wenn Unternehmen Benutzer aus separaten Umgebungen unter einen einzigen Mandanten migrieren müssen. Im Gegensatz zum Verschieben von Postfächern von lokalen Servern oder der Konsolidierung von Konten innerhalb desselben Microsoft 365-Mandanten verschieben Sie E-Mails zwischen zwei separaten Microsoft 365-Umgebungen. Daher müssen Sie besondere Aufmerksamkeit auf Domänen, Berechtigungen und Benutzeridentitäten richten. 

2. Google Workspace (Gmail + Kalender) zu Microsoft 365

Viele Teams wachsen über Google Workspace hinaus und suchen nach der tieferen Integration und Sicherheit, die Microsoft 365 und Exchange Online liefert. 

Der Prozess umfasst die Migration von E-Mails, Kalendern, Kontakten und geteilten Ressourcen, während wichtige Daten und Zusammenarbeitsverlauf intakt gehalten werden, damit Benutzer in Outlook, SharePoint und Microsoft 365 landen, ohne wichtige Informationen aus ihren Gmail-Postfächern zu verlieren. Während das Exchange Admin Center Gmail-Migration unterstützt, bieten für größere Umzüge und höhere Genauigkeit (z.B. Labels, geteilte Postfächer, Ordnerstruktur) Tools von Drittanbietern wie ShareGate eine nahtlosere Erfahrung.

3. Geteilte Postfächer und Benutzerpostfächer

Geteilte Postfächer, die für Teamkommunikation verwendet werden (wie support@ihrdomainname.com oder info@ihrdomainname.com), haben typischerweise andere Berechtigungen, Ordnerstrukturen und Zugriffsanforderungen als Standard-Benutzerpostfächer. Wenn diese Komponenten während einer Migration nicht korrekt übertragen werden, können Teams möglicherweise nicht auf Unterhaltungen und Nachrichten von Ihrem alten E-Mail-Client zugreifen, was kundenbezogene Arbeitsabläufe beeinträchtigt.

4. Arbeiten Sie mit einem Partner für die E-Mail-Migration

Ein Partner, der sich auf Microsoft 365 E-Mail-Migrationen spezialisiert hat, ist besonders hilfreich bei komplexen, unter hohem Druck stehenden Szenarien, wie dem Verschieben großer Postfächer unter Beibehaltung der Berechtigungen oder dem Jonglieren der Koexistenz zwischen Systemen. Sie können die Tools und Erfahrung mitbringen, um IT-Teams dabei zu helfen, Fehler zu vermeiden, Zeit zu sparen und Risiken zu reduzieren.

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Planung Ihrer Microsoft 365-Postfachmigration: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bevor Sie sich in eine Microsoft 365-Postfachmigration stürzen, erspart Ihnen etwas Vorabplanung Datenverlust, Anmeldeprobleme nach der Umstellung oder eine Flut von Helpdesk-Tickets von verwirrten Endbenutzern nach der Migration.

Schritt 1: Planen Sie Ihre Microsoft 365-Migration

Beginnen Sie damit, die Details Ihrer Migration zu kartieren: wer kommt, welche Postfächer und E-Mails werden verschoben, und wie alles zusammenpasst. Jede Entscheidung, die Sie treffen, sollte bewusst sein, einschließlich:

• Bestimmung der zu migrierenden Daten: Werden Sie nur die E-Mail-Konten Ihrer Organisation migrieren oder werden Sie auch Dateien, Kontakte und Kalender verschieben, die mit ihren Postfächern verbunden sind? Welche Microsoft 365-Tools werden Sie verwenden, und welche Dateien müssen folgen?
• Entscheidung über die Anzahl der zu migrierenden Benutzer: Sie müssen eine Liste aktiver und inaktiver Konten in Ihrem E-Mail-Client erstellen, um Ihren Migrationsumfang zu klären und zu entscheiden, was verschoben oder zurückgelassen werden soll. Aber Sie möchten möglicherweise diese Legacy-Daten nicht verlieren, archivieren Sie also alte Postfächer in ein einziges Zielkonto, um E-Mail-Inhalte zugänglich zu halten, ohne Microsoft 365 zu überladen. Und wenn Sie einige kleinere E-Mail-Konten mit wenig oder keinem wertvollen Inhalt haben, erwägen Sie, diese ganz zu überspringen, wenn Sie migrieren, um die Arbeit zu vereinfachen und unnötigen Aufwand zu reduzieren.
• Planung Ihres Migrationszeitpunkts: Die Zeitlinie Ihres Projekts hängt von seiner Größe ab. Sie können oft kleine Migrationen (1–3 Konten) über ein Wochenende abschließen, während größere Organisationen mit mehr Postfächern mehr Zeit und sorgfältige Planung erfordern. Für komplexere Übergänge beginnen Sie früh, um Pufferzeit für unerwartete Verzögerungen zu ermöglichen.
• Auswahl Ihrer Domäne: Sie können entweder Ihre aktuelle E-Mail-Domäne beim Wechsel zu Microsoft 365 behalten oder eine neue kaufen, die Ihre digitalen Kommunikationen besser mit aktuellen Geschäftszielen oder Wachstumsstrategien ausrichtet. Denken Sie daran, jede neue Domäne vor Beginn des Migrationsprozesses zu sichern!
• Auswahl Ihres Abonnements und Ihrer Lizenzen: Eine erfolgreiche Migration hängt auch von der Wahl des richtigen Microsoft 365-Abonnements und der Entscheidung ab, wie viele Benutzerlizenzen Sie benötigen. Andernfalls haben Sie nach der Migration möglicherweise keinen Zugang zu den notwendigen Tools, Speicher und Sicherheitsfunktionen für die Größe und Ziele Ihrer Organisation.

Schritt 2: Entscheiden Sie sich für das Migrationstool 

Sobald Sie diese wichtigen Details kennen, ist es Zeit zu entscheiden, wie Sie Ihre Benutzerdaten und Postfächer migrieren, entweder mit 1) Microsofts kostenlosen nativen Tools oder 2) einer Drittanbieterlösung, die speziell entwickelt wurde, um Migrationen zu vereinfachen.

• Benutzerfreundlichkeit: Microsofts native Tools erfordern mehr manuelle Einrichtung und technische Vertrautheit. Mit geführten Arbeitsabläufen und Automatisierung bieten Drittanbieterlösungen typischerweise eine benutzerfreundlichere Erfahrung für das Verschieben von E-Mail-Postfächern.
• Umfang der Migration: Native Tools handhaben Standard-Microsoft 365-Migrationsszenarien gut, aber Sie möchten möglicherweise eine Drittanbieterlösung für komplexere Postfächer und Konfigurationen oder plattformübergreifende Migrationen.
• Zuverlässigkeit und Support: Microsoft bietet Standard-Support mit Microsoft 365-Plänen. Aber wenn es um komplexe Szenarien wie Mandant-zu-Mandant-Migrationen geht, möchten Sie vielleicht mehr. Hier kann ShareGate mit praktischem technischen Support den entscheidenden Unterschied machen.
• Kostenüberlegungen: Native Tools sind kostenlos, kosten Sie aber Zeit und interne Ressourcen. Drittanbieter-Tools wie ShareGate vereinfachen den Prozess mit speziell entwickelten Funktionen, die Zeit sparen, die Komplexität reduzieren und Teams dabei helfen, mit Vertrauen zu migrieren – was es zu einer intelligenten Investition für langfristigen Erfolg macht.

Schritt 3: Bereiten Sie sich auf die Microsoft 365-Migration vor

Springen Sie noch nicht in die Migration selbst! Legen Sie zuerst das Fundament:

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Die Konfiguration von Sicherheitseinstellungen wie SPF, DKIM und DMARC hilft dabei, böse Akteure fernzuhalten, die sich für Spoofing und Phishing in Ihre Systeme interessieren. Und wenn Sie bei Ihrer aktuellen Domäne bleiben, berühren Sie Ihre MX-Einträge nicht, bis die neuen Postfächer korrekt eingerichtet sind, oder Ihre E-Mail-Zustellung funktioniert möglicherweise nicht. Auch ein Hinweis: Der vollständige Einrichtungsprozess, einschließlich Domänenverifikation und Kontokonfiguration, dauert einige Tage.

Erstellen und aktivieren Sie Benutzerkonten

Sobald der Microsoft 365-Mandant eingerichtet ist, besteht der nächste Schritt darin, Benutzerkonten zu erstellen und zu aktivieren. Bedenken Sie, dass Konten erst vollständig aktiv sind, wenn sich der Benutzer mindestens einmal in OneDrive anmeldet.

Es ist auch wichtig zu bestätigen, dass jedes Konto ausreichend Speicherplatz hat. Microsoft bietet 50–100 GB für Outlook-Postfächer und 1 TB für OneDrive. Wenn sich Konten diesen Grenzen nähern oder diese überschreiten, upgraden Sie vor der Migration, um fehlgeschlagene oder unvollständige Übertragungen zu vermeiden.

Während der Kontoeinrichtung sollten Sie auch Berechtigungen überprüfen, einschließlich:

• Erstellen von Sicherheitsgruppen
• Überprüfung von Rollenzuweisungen
• Verifizierung von Verzeichnisattributen wie legacyExchangeDN.
• Bewertung von Compliance- oder rechtlichen Anforderungen wie Aufbewahrung, Zugangskontrollen und Audit-Einstellungen

Sie möchten auch Schritte unternehmen, damit, sobald Ihre Konten live gehen, ihre Postfächer sicher sind und bereit sind, in der neuen Umgebung ohne Reibung zu arbeiten:

• Konfigurieren Sie grundlegende Sicherheitseinstellungen
• Registrieren Sie notwendige Azure AD-Apps
• Erstellen Sie Migrationsendpunkte
• Etablieren Sie Organisationsbeziehungen
• Ordnen Sie Benutzerattribute zu, um sie mit dem neuen System abzustimmen.

Natürlich möchten Sie Ihre Benutzer in den Mittelpunkt stellen. Informieren Sie sie im Voraus über den Zeitplan der Migration, Erwartungen und warum es wichtig ist, die E-Mail-Kontoaktivität während dieses Zeitraums zu minimieren. Ein schneller Hinweis, sich früh in OneDrive anzumelden, hilft auch sehr, zusammen mit dem Erstellen von Backups wichtiger Inhalte als Sicherheitsnetz.

Schritt 4: Verschieben Sie Postfächer und Benutzerdaten in Microsoft 365

Sobald Sie die Bühne bereitet haben, ist es Zeit, Ihre E-Mail-Konten in Microsoft 365 zu migrieren. Ihr Migrationspfad hängt von der Einrichtung Ihres aktuellen E-Mail-Systems, der Anzahl der Benutzer und dem Wunsch nach Flexibilität ab:

1) Cutover-Migration: Migrieren Sie alle Postfächer und ihre Inhalte von Ihrem Server zu Microsoft 365 in einem Zug. Dies funktioniert am besten für kleinere Teams unter 150 Benutzern. Für eine reibungslose Erfahrung geben Sie Benutzern einen Hinweis und prüfen Sie, dass Postfach