Microsoft 365 Tenant-zu-Tenant-Migrationen: KI-Trends, Migrationshürden und IT-Strategien

Wie können Sie das Beste aus einer Microsoft Tenant-zu-Tenant-Migration herausholen? Microsoft MVP Richard Harbridge diskutiert, wie Sie Ihr Migrationsprojekt nutzen können, um Ihren Ansatz zur Modernisierung neu zu gestalten.

Microsoft 365 Tenant-Migrationsprojekte sind alltäglich, bei denen IT-Teams jeden Schritt sorgfältig planen müssen, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten. Für IT-Profis bringen sich entwickelnde Cloud-Lösungen Migrationsherausforderungen mit sich, von Datenausbreitung und Berechtigungen bis hin zu Datenintegrität und Adoption.

Während seines ShareGate Fireside-Chats diskutierte Microsoft MVP Richard Harbridge Microsoft 365 Tenant-zu-Tenant-Migrationen und behandelte wichtige Überlegungen wie die wachsende Rolle von KI und Strategien zur Benutzerakzeptanz.

In diesem Bonus-Zusammenfassungsartikel teilen wir die Höhepunkte unserer Diskussion und behandeln wichtige Erkenntnisse zu Microsoft 365 Tenant-Migrationsherausforderungen, Best Practices und Expertenratschläge, um den komplexen Tenant-zu-Tenant-Migrationsprozess effektiv zu bewältigen.

Schauen Sie sich die Fireside-Chat-Aufzeichnung an und sehen Sie sich unsere Bonus-Zusammenfassung unten für die geschnittenen Szenen an!

‍

Verwaltung von Ausbreitung

'Ausbreitung', wie wir sie kennen, nimmt unnötigen Platz in fast jeder Cloud-Umgebung einer Organisation ein und führt zu größeren Risiken, einschließlich:

• Sicherheit: Während Daten außer Kontrolle geraten, steigen auch Sicherheitsrisiken. Ohne ordnungsgemäße Überwachung schwächt sich die Kontrolle ab – was Sie für versehentliches Teilen und Datenlecks anfällig macht.

• Kosten: Die Ausbreitung unkontrolliert zu lassen bedeutet, unnötige Speicherkosten anzuhäufen, die Sie später heimsuchen könnten.

• Produktivitätsabnahme: Irrelevante Daten in Microsoft 365 beeinträchtigen die Suchfunktionalität und erschweren es Benutzern, das zu finden, was sie benötigen. Das Ergebnis? Verschwendete Zeit, doppelte Dateien und ein Rückgang der Produktivität.

• Wertzerstörung: Wenn Sie wertvolle Informationen in Ihrer Microsoft 365-Umgebung wegen Ausbreitung nicht finden können, verpassen Sie die Nutzung dieser Daten.

In diesem Clip hebt Richard große Veränderungen bei der Verwaltung von Tenants im vergangenen Jahr hervor. Er sagt, es sei entscheidend, Ausbreitung und Sicherheitsregeln zu handhaben und sich auf das enorme Wachstum der KI vorzubereiten.

"Die Pandemie beschleunigte, wie schnell wir uns bewegten, nicht nur in die Cloud, sondern auch in neue Workloads. Wir bewegten uns so schnell, dass wir viel Ausbreitung und andere Herausforderungen schufen." - Richard Harbridge, Microsoft MVP

TIPP: Ein Tool wie ShareGate kann dabei helfen, Sicherheit und Governance zu automatisieren und IT-Teams mit den richtigen Bereitstellungsfähigkeiten zu befähigen, dies in Microsoft 365 zu realisieren.

KI-Integration

Wir alle erleben die Auswirkungen von KI auf Microsoft Teams, SharePoint und Outlook – sie transformiert die Art, wie IT-Teams Workloads verwalten, Datenaufbewahrung optimieren und Produktivität steigern. Die eigentliche Überraschung? Wie schnell wir uns an diese neue Arbeitsweise anpassen mussten. Nehmen Sie Microsoft 365 – KI-gestützte Tools wie Copilot sind jetzt da. IT-Profis müssen entscheiden: die Zukunft annehmen oder zurückgelassen werden.

"Im Gegensatz zur Pandemie gibt es kein Plateau. Es wird exponentiell immer steiler werden. Also müssen wir das überbrücken." - Richard Harbridge, Microsoft MVP

Wie sollten wir also über KI-Integration in den modernen Arbeitsplatz denken? Richard wies auf einige Schlüsselaspekte hin:

Von digitaler Unterstützung zu organisatorischen Workflows

Laut Richard ist es, während sich KI schnell in Workflows integriert, entscheidend, sie mit Ihren organisatorischen Daten zu trainieren.

Dies steigert direkt die Produktivität. Mit den richtigen Daten kann KI über 100% Produktivitätssteigerungen erzielen, angetrieben von funktionalen Agenten. Anstatt nur zu unterstützen, wird KI (wie Copilot) Maßnahmen in Ihrem Auftrag ergreifen.

"Was wir gleich sehen werden, ist eine Veränderung, bei der Sie von digitaler Unterstützung zu funktionalen Agenten übergehen. Ein funktionaler Agent ist ein Kundenservice-System oder ein Vertriebssystem, das durch KI befähigt wird, mir nicht nur zu helfen, sondern auch Dinge in meinem Auftrag zu erledigen." - Richard Harbridge, Microsoft MVP

Mit funktionalen Agenten werden wir mehr erreichen, ohne jeden Schritt zu überwachen – KI wird Aufgaben effizient in unserem Auftrag erledigen. Diese Verschiebung bedeutet besseren ROI.

In diesem Clip betont Richard, dass IT-Profis, die KI einführen, Datensicherheit, Compliance und technische Schulden priorisieren müssen, während sie KI nutzen, um Kommunikation zu verbessern, Cloud-Management zu optimieren und Operationen zu optimieren.

‍

ROI maximieren

KI-Integration sollte ROI fördern – aber wo fangen Sie an? Richard sagt, es geht alles um einen schrittweisen Ansatz.

Anstatt zu hetzen, um ROI von KI-gestützten funktionalen Agenten herauszupressen, konzentrieren Sie sich darauf, Menschen dabei zu helfen, den größten Wert aus diesen Tools zu ziehen. Trainieren Sie sie, KI effektiv in ihrer täglichen Arbeit zu nutzen. Mit der richtigen Grundlage verbessert sich die Adoption, die Produktivität steigt und Ihre KI-Investition zahlt sich aus.

TIPP: Schauen Sie sich unseren Kostenrechner an, um besser zu verstehen, wie Sie Kosten in Ihrer Microsoft 365-Umgebung minimieren können.

Migrationsherausforderungen und Strategien

Wir verstehen es. Migrationen sind schwierig. Und solche Projekte können schnell außer Kontrolle geraten, wenn sie nicht sorgfältig gehandhabt werden.

Während die Anzahl der On-Premise-zu-Cloud-Migrationen möglicherweise schrumpft, haben wir neue Migrationsherausforderungen wie eine wachsende SaaS-Landschaft, den Umgang mit Multi-Tenant-Umgebungen und das Verschieben von allem mit Postfach-Migrationen – was einen gut strukturierten Migrationsplan für eine erfolgreiche Migration kritisch macht.

Hier sind einige wichtige Punkte und Erkenntnisse aus unserer Diskussion mit Richard:

1. Wachsende SaaS-Landschaft

Organisationen nutzen mehr SaaS-Apps denn je, was Microsoft 365-Migrationen für IT-Teams noch kniffliger macht, die mit Migrationsproblemen konfrontiert sind – besonders beim Konsolidieren von Apps über Tenants hinweg während eines Migrationsprojekts. Richard bemerkt, dass kleinere Teams (unter 50 Personen) etwa 16 SaaS-Apps nutzen, während größere Organisationen über 160 handhaben. Und während Konsolidierung das Ziel ist, bleibt die Migration von allem zu einem neuen Tenant eine komplexe Herausforderung.

2. Multi-Tenant-Umgebungen

Viele Organisationen arbeiten heute in Multi-Tenant-Umgebungen, was die Tenant-Migration zu einem neuen oder Ziel-Tenant zu einer Hauptherausforderung für IT-Teams macht. Die Gewährleistung einer reibungslosen Übertragung vom Quell-Tenant – während Berechtigungen und Datenkonsistenz verwaltet werden – ist kritisch für jedes Migrationsprojekt.

Microsoft verbessert weiterhin die Entra ID-Unterstützung für Multi-Org-Umgebungen, aber Migrationsherausforderungen bleiben bestehen, vom Umgang mit einzigartigen Daten und Einstellungen bis zur Beibehaltung der Integrität nach dem Umzug.

3. Benutzerpräferenzen im Kontext einer Postfach-Migration

Endbenutzer legen Wert auf ihre Arbeitsbereiche und erwarten einen nahtlosen Übergang, wenn Postfächer, SharePoint-Sites und OneDrive-Daten zu einem neuen Tenant ohne Risiko von Datenverlust migriert werden.

Als zum Beispiel ShareGate die Postfach-Migration in der öffentlichen Vorschau startete, verfeinerten wir noch das Feature und planten zukünftige Ergänzungen – eine davon waren Postfach-Regeln. Anfangs fragten wir uns, wie entscheidend sie waren. Es stellte sich heraus: sehr. Einige Kunden sagten uns, sie könnten unsere Lösung nicht vollständig übernehmen, bis die Postfach-Regeln der Benutzer mit umziehen würden.

ShareGates Postfach-Migrationen jetzt verfügbar! Verschieben Sie Nachrichten, Kalender, Kontakte und mehr. Erhalten Sie einen Nach-Migrations-Bericht für einfache Bestätigung und Anpassungen. Reibungslose Tenant-zu-Tenant Exchange Online-Migrationen, direkt einsatzbereit.

Das gesagt, kann die Navigation der Migration ein Puzzle sein, besonders bei diesen kleinen, aber entscheidenden Benutzergewohnheiten. Die richtigen Migrationstools helfen IT-Teams, diese Nuancen zu handhaben und Benutzerfrust zu vermeiden.

Strategien für moderne Microsoft 365-Migrationen

Wie reagieren IT-Teams darauf, während sie Migrationen problemlos halten? Richard empfiehlt folgendes:

1. Verbesserung der Mitarbeitererfahrung durch kontinuierliches Lernen und Adoption ist eine Möglichkeit, die Lücke zu überbrücken. Bei einer Tenant-zu-Tenant-Migration während einer Fusion sind einige Mitarbeiter möglicherweise technisch versierter als andere. Aber mit der richtigen Schulung wird jeder wissen, was nach der Migration zu erwarten ist – was die Anpassung für alle reibungsloser macht.
2. Trennen Sie Migrations- und Optimierungsprojekte. Halten Sie Ihre Migrationsstrategie von laufender Rekonfiguration und Umstrukturierung getrennt, um Effizienz zu steigern und Ausfallzeiten zu reduzieren – eine häufige Falle für Organisationen. Im Gegensatz zu Optimierungsprojekten, die kontinuierlich sind, sollten Migrationen einen klaren Endpunkt haben. Die richtigen Migrationstools können den Prozess optimieren und Verzögerungen verhindern. W