Migration zwischen Microsoft 365-Mandanten: Profi-Tipps für einen reibungslosen Prozess

Es gibt viel zu bedenken, bevor Sie eine mandantenübergreifende Migration in Microsoft 365 beginnen – von der Handhabung von Benutzerkonten bis zur Sicherung von Exchange Online-Postfächern. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, einen reibungslosen und effizienten Prozess zu gewährleisten.

Mandantenübergreifende Migrationen können ein Alptraum sein, müssen es aber nicht! Ob beim Onboarding in die Microsoft-Cloud oder beim Wechsel zwischen Mandanten – das Beherrschen bewährter Praktiken kann den Prozess erheblich vereinfachen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte – von der Vorbereitung Ihres Quellmandanten bis zur Bewältigung komplexer Probleme wie Identity Access Management (IAM) und Postfachmigrationen – und stellen dabei sicher, dass Sicherheit und Compliance oberste Priorität haben.

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Was ist eine Microsoft 365 mandantenübergreifende Migration?  

Eine Microsoft 365 mandantenübergreifende Migration findet typischerweise bei Fusionen, Veräußerungen oder IT-Umstrukturierungen statt – und erfordert sorgfältige Planung für SharePoint-Websites, Exchange Online-Postfächer und OneDrive-Migrationen. Unter diesen Umständen führt die Zusammenführung mehrerer Microsoft 365-Mandanten in einen Mandanten zu einer zentralisierten IT-Verwaltung, die viel einfacher und sicherer ist.

Migrationen verbessern auch die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams, indem sie alle in einem Mandanten zusammenführen.

Es gibt einige häufige Szenarien, in denen eine mandantenübergreifende Datenmigration sinnvoll ist:

• Ihre Organisation wurde von einer anderen übernommen oder in zwei oder mehr separate Einheiten aufgeteilt
• Ihre Organisation besteht aus verstreuten Unternehmen mit separaten Mandanten
• Ein oder mehrere Bereiche Ihrer Organisation haben einen neuen Mandanten eingeführt, ohne das IT-Team zu konsultieren

Das Ziel einer Mandant-zu-Mandant-Benutzerdatenmigration ist es, Workloads wie SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive und Exchange Online-Postfächer vom Quellmandanten zum Zielmandanten mit minimaler Ausfallzeit zu verschieben (idealerweise mit so wenigen Überraschungen wie möglich).

Je nachdem, was Sie migrieren müssen, kann Ihre mandantenübergreifende Migration für Microsoft 365 eine SharePoint-Migration, eine OneDrive-Migration, eine Teams-Migration oder eine Gruppenmigration umfassen.

Jede erfolgreiche Migration beginnt mit einem Plan  

Das Ziel einer Mandant-zu-Mandant-Migration ist es, Inhalte von einem Microsoft 365-Mandanten zu einem anderen zu verschieben. Es ist ein großer Übergang – daher ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen, während Sie Ihre Migrationsstrategie planen.  

• Was migrieren Sie? Benötigen Sie eine vollständige Microsoft 365-Migration oder müssen Sie nur spezifische Workloads wie Exchange Online-Migration, SharePoint-Migration oder OneDrive-Migration migrieren? Oder müssen Sie nur eine mandantenübergreifende OneDrive-Migration oder eine mandantenübergreifende SharePoint-Migration durchführen?  
• Migrieren Sie Benutzerkonten, E-Mail-Postfächer, Teams-Inhalte oder alle drei?  
• Haben Sie optimale Sichtbarkeit in alle Umgebungen, die die relevanten Daten und Informationen enthalten?
• Welche Workloads werden im Quellmandanten verwendet, die sich vom Ziel unterscheiden?
• Haben Sie den Quellmandanten und Zielmandanten für die Migration vorbereitet? Dies umfasst die Verifizierung der Active Directory-Synchronisation, die Sicherung von DNS-Einträgen und die Verwendung von PowerShell-Skripten zur Automatisierung von Berechtigungs- und Richtlinienkonfigurationen. Haben Sie veraltete Inhalte, verwaiste Benutzer oder ausgecheckte Dokumente an der Quelle?
• Haben Sie einen Plan für Identity und Access Management?

• Haben Sie eine Notfallplanung durchgeführt, um Sie zu führen, wenn Sie Probleme während der Migration antreffen?  
• Haben Sie alle relevanten rechtlichen und regulatorischen Überlegungen berücksichtigt?  

Die Behandlung all dieser Fragen vor Beginn Ihrer Migration wird entscheidend für eine erfolgreiche Migration sein.  

Planen Sie Identity und Access Management (IAM) von Anfang an

Die Handhabung von Identität und Authentifizierung in einer Microsoft 365 mandantenübergreifenden Migration kann komplex sein – besonders beim Verwalten von Benutzerobjekten, Sicherheitsgruppen und Organisationsbeziehungen. Jedes Projekt ist anders, und es gibt verschiedene Vorgehensweisen zur Auswahl.

Zu den Dingen, die Menschen in die Identitätskategorie einordnen, gehören Benutzer- und Dienstkonten, Microsoft Entra ID-Gastbenutzer, Anwendungsregistrierungen, Domänen, Drittanbieter-Identitätsmanagementlösungen, Kontakte und Verteilerlisten.

Wie sieht IAM also aus?

Kurz gesagt: Zentralisieren Sie IAM durch Synchronisierung der Verzeichnisse zwischen Quell- und Zielmandanten und machen Sie das Quell-Microsoft Entra ID zur Autorität für die Verschiebung von Elementen.

Sagen wir, Sie haben 25.000 Benutzer und übernehmen ein Unternehmen mit 500 weiteren. Diese neuen Benutzer müssen sich an Ihre Regeln halten – also der einfachste Schritt? Bringen Sie sie in Ihre Umgebung.

Es ist schneller, sauberer und erspart Ihnen den Ärger, die Einrichtung eines anderen zu sichern.

Die Planung für IAM könnte dabei helfen zu bewerten, ob Sie für die Migration bereit sind. Sind Sie sich immer noch unsicher, ob Sie bereit sind? Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie werden Verzeichnisobjekte sowohl für die Quell- als auch für die Zielmandanten erfasst und während des Migrationsprojekts aktuell gehalten?
• Existiert ein vertrauenswürdiges Verzeichnis?
• Werden Kontodeaktivierung, Attributänderungen und -entfernungen verzeichnisübergreifend beibehalten?
• Hat der Zielmandant die relevanten Konten und Gruppen erstellt, die derzeit im Quellmandanten vorhanden sind?
• Gibt es bestimmte übereinstimmende Eigenschaftswerte, die verwendet werden können, um Objekte zu verknüpfen?

Sie könnten feststellen, dass Ihr Unternehmen noch nicht ganz bereit ist, Migrationen zu starten, basierend auf den Antworten auf diese Fragen. Es ist entscheidend, durchzudenken, wie der Identitätszugriff während des Migrationsprozesses kontrolliert wird.

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Vorbereitung Ihres Quellmandanten für die Migration

Der erste Schritt, wie bei jeder Migration, ist die notwendigen Vorbereitungen in Ihrem Quellmandanten zu treffen. Es gibt zwei übergeordnete Schritte, die während der Vorbereitungsphase zu beachten sind:

1. Analysieren und definieren
2. Planen

Was wäre, wenn die Beschleunigung Ihrer Microsoft 365-Migration nur einen Fingertipp entfernt wäre? Mit ShareGate Migrate können Sie auf mehreren Maschinen parallel den "Migrieren"-Button drücken, um die Migration zu beschleunigen und dabei Microsofts Drosselung zu umgehen.

1. Analysieren und definieren

Migration bedeutet nicht nur Daten zu kopieren – es geht darum, Ihre Quellmandanten zu verstehen.

So erkennen Sie, was in der Zielumgebung geändert werden muss – und ShareGate kann helfen. Der "Plan"-Bereich der App gibt Ihnen die Sichtbarkeit, die Sie benötigen, um von Anfang an intelligente Entscheidungen zu treffen.

Zum Beispiel gibt Ihnen unser Quellanalysebericht Einblick in genau das, was Sie haben und wo es sich befindet, und hilft Ihnen dabei:

• Umfang und Zustand Ihrer Inhalte zu verstehen: Erhalten Sie ein klares Bild davon, womit Sie es zu tun haben, vom Datenvolumen bis zur Komplexität Ihrer Website-Strukturen.

• Ein Inventar zu erstellen: Identifizieren Sie alle Ihre Daten, Zugriffsberechtigungen, Workflows und potenzielle Probleme, die den Migrationsprozess behindern.

• Problembereiche zu identifizieren: Entdecken Sie große Websites, Teams oder andere Inhalte, die möglicherweise geteilt oder reorganisiert werden müssen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Verschaffen Sie sich ein klares Bild Ihrer Quellumgebung, und Sie gehen weit über ein einfaches Lift-and-Shift hinaus. Erkennen Sie Hindernisse frühzeitig, rationalisieren Sie den Migrationsprozess und stellen Sie sich auf einen reibungslosen, stressfreien Umzug ein.

Und das ist nur der Anfang – ShareGate gibt Ihnen gezielte Berichte, damit Sie während Ihrer Microsoft 365-Migration nicht im Dunkeln tappen.

Von dort aus können Sie Ihre Architektur kartieren – vom aktuellen Zustand zum Zielzustand – und die Schritte definieren, um dorthin zu gelangen. Aber zuerst muss das Verstehen Ihrer Quellumgebung oberste Priorität haben.

2. Planen

Sobald Sie ein gründliches Verständnis Ihrer Quellumgebung haben und Ihre Zielumgebung definiert haben, ist es Zeit zu planen.

Beginnen Sie damit, jede Migrationsphase zu skizzieren und die notwendigen Strukturen zu entwerfen. Konzentrieren Sie sich dann auf die Festlegung Ihrer Migrationsprioritäten, die folgendes umfassen:

• Definition Ihrer Migrationsziele: Wollen Sie Mandanten konsolidieren, Daten bereinigen oder die Zusammenarbeit verbessern? Umreißen Sie klar Ihre Ziele.

• Abstimmung mit Ihrem Unternehmen: Beziehen Sie wichtige Stakeholder in der gesamten Organisation ein, um sich über Bereinigungs-, Archivierungs-, Organisations-, Modernisierungs-, Test- und Schulungsbedarfe abzustimmen.
• Testen und schätzen: Führen Sie Testmigrationen an einer typischen Website durch, um Komplexität und Zeitaufwand einzuschätzen.
• Risiken und Chancen identifizieren: Erkennen Sie die Engpässe und beschleunigen Sie die Dinge mit parallelen Migrationen, schrittweisen Verschiebungen oder schnelleren Tools wie ShareGate Migrate – anstatt sich nur auf Microsofts integrierte Tools zu verlassen.

Ein guter Plan hält Benutzer informiert und die Arbeit im Fluss, ohne Einschränkungen aufzuhäufen.

Tiefer graben: Wie man einen SharePoint-Migrationsplan erstellt

Postfächer migrieren? Was Sie wissen müssen

Mandantenübergreifende Postfachmigration in Exchange Online kann aufgrund von SMTP, Mail-Flow, geteilten Postfächern und Domänennamen-Übertragungen schwierig werden. Hier kommen Koexistenzstrategien ins Spiel, um die Dinge während des Migrationsprozesses reibungslos am Laufen zu halten.

Erste Entscheidung? Ob Sie mit Microsofts nativem Migrationstool arbeiten oder sich mit einer Drittanbieterlösung zusammenschließen.

Microsofts integrierte Funktionen können helfen, sicher – aber sie haben ihre Grenzen, besonders für größere oder komplexere Umzüge. Planen Sie eine Migration mit über 500 Benutzern oder jonglieren Sie mit einer hohen Datenlast (hallo, SharePoint)? Microsoft selbst empfiehlt die Verwendung einer vertrauenswürdigen Drittanbieterlösung – wie ShareGates Pro- oder Enterprise-Pläne. Unsere Pläne umfassen Postfachmigration direkt aus der Box – keine zusätzliche