Wie Sie einen Pilottest durchführen und ohne Ausfallzeiten zu Microsoft 365 migrieren

Eine Pilot-Migration bestimmt das Tempo für eine reibungslose Microsoft 365-Einführung. Microsoft MVP Andy Huneycutt teilt mit, wie Sie eine richtig durchführen – damit Sie mit Vertrauen voranschreiten können.

Bis Sie die Migrationsphase erreichen, ist bereits viel Grundlagenarbeit geleistet. Sie haben einen soliden Plan, Ihre Inhalte sind bereinigt und alle sind sich einig darüber, was als nächstes passiert. Jetzt ist es Zeit, diesen Plan in die Tat umzusetzen.  

Damit alles reibungslos verläuft, sind bei einer Microsoft 365-Migration zwei Dinge besonders wichtig: die Durchführung einer Pilot-Migration und anschließend die Ausführung der vollständigen Migration mit minimaler (idealerweise null) Ausfallzeit.

Ein Pilot ermöglicht es Ihnen, Probleme in kleinem Rahmen zu erkennen und zu beheben, bevor sie die gesamte Organisation beeinträchtigen. Und mit einer gut durchgeführten Strategie kann sich die vollständige Migration für Ihre Benutzer nahtlos anfühlen.  

In diesem Artikel behandeln wir, wie Sie einen effektiven Pilot durchführen und bewährte Praktiken für den großen Umzug.

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Warum jede große Migration mit einem Pilot-Lauf beginnt

Eine Pilot-Migration ist im Wesentlichen ein Testlauf Ihrer Migration. Sie umfasst die Migration eines begrenzten Datensatzes und/oder einer Untergruppe von Benutzern zu Microsoft 365 als Machbarkeitsstudie und Versuch.

Ein Pilot hilft Ihnen dabei:

• Ihren Migrationsansatz und Ihre Tools in einem realen Szenario zu validieren
• Technische Probleme oder Sonderfälle aufzudecken, die während der Planung nicht ersichtlich waren
• Zu sehen, wie Benutzer betroffen sind und wie Ihr Support und Ihre Kommunikation standhalten
• Feedback von Benutzern in der neuen Umgebung zu erhalten, was Ihnen helfen kann, Ihr Training zu verfeinern oder den Microsoft 365-Migrationsprozess selbst anzupassen

Auswahl einer Pilot-Gruppe

Wählen Sie Pilot-Teilnehmer und Inhalte aus, die repräsentativ für Ihre breitere Migration sind, aber risikoarm genug, dass eventuelle Probleme das Geschäft nicht schwerwiegend beeinträchtigen. Das könnte eine oder zwei nicht-kritische Abteilungen oder eine Mischung aus Freiwilligen verschiedener Teams sein.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Gruppe groß genug ist, um aussagekräftiges Feedback zu liefern. Die Migration der Dateien eines einzelnen Benutzers sagt Ihnen vielleicht nicht viel, aber die SharePoint-Site, OneDrives und Postfächer einer kleinen Abteilung? Das ist besser.

Beziehen Sie eine Mischung aus Inhaltstypen ein, wie eine SharePoint-Site, einen Stapel von Postfächern und Dateien von einem Netzlaufwerk, um die Bandbreite der Migrationen zu testen, die Sie durchführen werden. Es ist Ihre Chance zu sehen, wie gut alles funktioniert, bevor Sie skalieren.

Einrichtung des Pilots

Führen Sie den Pilot genau wie Ihre echte Migration durch, aber in kleinerem Maßstab. Befolgen Sie Ihr Runbook, verwenden Sie dieselben Tools und Methoden und stellen Sie sicher, dass Sie:

• Pilot-Daten mit Ihrem gewählten Migrationstool migrieren (denken Sie an einige hundert GB an Dateien oder einige Postfächer)
• Benutzer dazu bringen, in Microsoft 365 zu arbeiten (Teams, SharePoint, Outlook usw.), sobald die Pilot-Migration abgeschlossen ist
• Support anbieten und einen Feedback-Kanal einrichten – vielleicht einen Chat oder geplante Check-ins
• Die Ergebnisse überwachen – Berechtigungen überprüfen, kontrollieren, dass Dateien korrekt geöffnet werden, Versionshistorie intakt ist, E-Mails ordnungsgemäß angekommen sind und so weiter

Bewertung der Ergebnisse

Nach dem Pilot treffen Sie sich mit Ihrem Projektteam, um zu überprüfen:

• Hat das Migrationstool wie erwartet funktioniert? Gab es Fehler, Verlangsamungen oder Verbindungsprobleme?
• Sind Inhalte nicht migriert worden – und warum? Zum Beispiel haben möglicherweise Dateien mit "&" im Namen nicht sauber übertragen. Jetzt wissen Sie es.
• Stimmte der Zeitplan mit Ihren Schätzungen überein? Wenn die Migration von 50 GB 3 Stunden dauerte, können Sie das zur Skalierung Ihres vollständigen Migrationsplans verwenden.
• Was haben die Benutzer erlebt? Befragen oder befragen Sie sie. Waren sie beim Cutover verwirrt? Haben sie ihre Dateien gefunden? Ihr Feedback wird helfen, Training und Support zu verbessern – wie das Hervorheben, wie man archivierte E-Mails findet, falls das die Leute verwirrt hat.

Anpassungen vornehmen

Nutzen Sie die Pilot-Erkenntnisse, um Ihren Migrationsplan anzupassen. Das könnte technische Anpassungen bedeuten (wie die Aktualisierung einer Mapping-Datei oder die Zuteilung von mehr Bandbreite) und/oder verfahrenstechnische Anpassungen (wie die Überarbeitung einer Kommunikations-E-Mail oder die Zuweisung von IT-Buddies für Cutover-Support). Der Pilot gibt Ihnen im Wesentlichen die Chance, Probleme früh zu erkennen, Ihren Ansatz zu verbessern und Überraschungen zu reduzieren, wenn es soweit ist.

Showtime: Ihre vollständige Migration mit Vertrauen durchführen

Mit dem Pilot hinter sich und den gelernten Lektionen in der Hand sind Sie bereit, die vollständige Microsoft 365-Migration auszurollen. Ob Sie einen Big-Bang- oder phasenweisen Ansatz wählen, hier sind bewährte Praktiken, die für jede Strategie gelten:

1. Abschließende Erinnerungen kommunizieren

Wenn sich das Migrationsdatum nähert, stellen Sie sicher, abschließende Erinnerungen an Ihre Benutzer zu senden. Diese Nachrichten sollten enthalten:

• Den Zeitplan: Buchstabieren Sie genau aus, wann was passiert. Zum Beispiel: "Am Freitag um 17 Uhr werden Ihre Systeme schreibgeschützt. Bis Montagmorgen verwenden Sie die neuen Microsoft 365-Apps."
• Was sie tun müssen: In vielen Fällen müssen Endbenutzer keinen Finger rühren. Aber wenn sie es müssen – wie sich abmelden, Dateien schließen oder OneDrive einrichten – machen Sie diese Anweisungen kristallklar.
• Wie sie Hilfe bekommen: Teilen Sie Ihre Support-Kontaktdaten mit – sei es eine Helpdesk-E-Mail, Telefonnummer oder ein spezieller Teams-Kanal. Versichern Sie den Benutzern, dass Sie für sie da sind.
• Was sie erwarten können: Setzen Sie Erwartungen, um Angst zu reduzieren und die Flut von "Wo ist mein Zeug?"-Fragen zu minimieren. Zum Beispiel: "Ihre N:-Laufwerk-Dateien befinden sich jetzt in der SharePoint-Site Firmendokumente, zugänglich über das Office 365-Portal oder Teams. Hier ist ein schneller Link."

2. Das Team vorbereiten und Ihre Daten sichern

Hinter den Kulissen sollte Ihr IT-Team genauso bereit sein. Machen Sie ein letztes Backup oder einen Snapshot kritischer Daten – das ist Ihr Sicherheitsnetz. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle kennt. Sie sollten alle am Runbook festhalten. Außerdem halten Sie eine offene Kommunikationslinie zwischen dem Migrationsteam während des Events aufrecht (wie eine Konferenzbrücke oder einen Teams-Chat), damit das IT-Projektteam in Echtzeit koordinieren kann.

3. Während schwacher Zeiten migrieren

Wenn möglich, planen Sie die schwere Arbeit für Nächte oder Wochenenden. Es könnte späte Stunden für Ihr IT-Team bedeuten, aber es hilft dabei, den täglichen Betrieb nicht zu stören. Falls das nicht machbar ist (wie in 24/7-Umgebungen), teilen Sie die Migration in kleinere Stücke auf – nach Abteilung oder Standort – mit maßgeschneiderter Kommunikation für jede Gruppe.

4. Inkrementelle Migration verwenden

Ein üblicher Ansatz für die Migration von Datei- und SharePoint-Inhalten ist es, weit vor dem Cutover einen ersten Migrationsdurchlauf mit inkrementellen Migrationstechniken durchzuführen. Dies kopiert die meisten Daten, selbst während die Leute noch aktiv im alten System arbeiten. Dann führen Sie während des Cutovers eine Delta-Migration durch, um alle letzten Änderungen zu synchronisieren.

Migrationstools wie ShareGate unterstützen dies, indem sie Ihnen ermöglichen, Migrationsjobs erneut auszuführen und nur das zu kopieren, was sich geändert hat. Dieselbe Idee gilt für Postfächer: Sie können eine stufenweise Exchange-Migration oder ein Drittanbieter-Tool verwenden, um Postfächer schrittweise zu synchronisieren und dann MX-Einträge umstellen oder eine abschließende Delta-Synchronisation beim Cutover durchführen.

Das Ziel ist es, so wenig Daten wie möglich übrig zu haben, wenn es Zeit zum Umschalten ist, sodass Ihr Fenster für schreibgeschützten Zugriff oder Ausfallzeit minimal ist.

Stellen Sie sicher, diesen Prozess während Ihres Pilots oder in einem Probelauf zu testen. Bestätigen Sie, dass Ihre inkrementellen Updates alle Änderungen erfassen, und überprüfen Sie nach dem Cutover doppelt, dass niemand während des Einfrierens Bearbeitungen vorgenommen hat.

5. Die Migration überwachen

Während der Migration überwachen Sie kontinuierlich Ihre Tools und Systeme. Die meisten Migrationstools bieten Logs oder Dashboards, die zeigen, wie viele Dateien migriert wurden, was ausstehend ist und ob Fehler aufgetreten sind. Halten Sie Ausschau nach Fehlern.

Wenn Probleme auftreten, beurteilen Sie ihre Wichtigkeit. Einige Fehler könnten harmlos sein – wie eine übersprungene Systemdatei – während andere sofortige Aufmerksamkeit erfordern könnten. Zu wissen, was was ist, hilft Ihnen dabei, unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Es ist klug, einen Puffer in Ihren Zeitplan einzubauen. Zum Beispiel zielen Sie darauf ab, den Großteil Ihrer Migration bis Samstag um 12 Uhr zu beenden. Das gibt Ihnen den Rest des Wochenendes, um alle anhaltenden Probleme zu beheben oder fehlgeschlagene Jobs erneut auszuführen. Wenn alles reibungslos verläuft, großartig – Sie können sich entspannen. Falls nicht, haben Sie sich Zeit eingerichtet, um Dinge zu reparieren, bevor die Benutzer wieder online sind.

6. Cutover und Umstellung

Sobald die Daten erfolgreich migriert wurden, ist es Zeit, die Cutover-Schritte auszuführen, um Benutzer zur neuen Umgebung zu leiten. Das könnte das Aktualisieren von Verknüpfungen oder internen Links beinhalten, wie das Verweisen des Firmen-Intranets auf neue SharePoint Online-Sites und das Umstellen von DNS-