Microsoft 365 Migration-Bereinigung: Wie Sie vorbereiten, was (und was nicht) migriert werden soll

Warum digitalen Ballast in Ihre neue Microsoft 365-Umgebung mitbringen? Microsoft MVP Andy Huneycutt zeigt, wie Sie Ihre Inhalte vor der Migration bereinigen – damit Sie organisiert bleiben und Ihre Umgebung für den Erfolg aufsetzen.

Einer der wichtigsten (und oft unterschätzten) Teile einer Migration ist die Entscheidung darüber, welche Inhalte mitgenommen werden sollen. Die Migration zu Microsoft 365 bietet eine strategische Gelegenheit, Ihre cloudbasierte Umgebung zu optimieren und eine effiziente Zusammenarbeit und Datenverwaltung sicherzustellen. Warum sollten Sie schließlich Zeit und Aufwand investieren, um veraltete oder irrelevante Daten in Ihre neue Umgebung zu verschieben?

Eine gründliche Inhaltsbereinigung reduziert nicht nur das zu migrierende Volumen (wodurch der Prozess schneller und reibungsloser wird), sondern bedeutet auch, dass Ihre Microsoft 365-Umgebung vom ersten Tag an schlank, organisiert und effizient sein wird.

In diesem Artikel besprechen wir Strategien zur Prüfung und Bereinigung Ihrer Inhalte vor der Migration und bestimmen effektiv, was migriert, was archiviert und was zurückgelassen werden soll. Am Ende werden Sie wissen, wie Sie die digitalen Schätze vom Müll trennen und sicherstellen, dass Sie nur die Inhalte migrieren, die wirklich einen Mehrwert bieten.

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Beginnen Sie mit einer Inhaltsanalyse

Eine Inhaltsanalyse ist der Prozess der Bestandsaufnahme aller Daten und Inhalte in Ihrer aktuellen Umgebung. Dies baut auf dem Inventar auf, das Sie während der Planungsphase zusammengestellt haben, aber jetzt betrachten wir den Inhalt mit kritischem Blick, um seinen Wert und seine Relevanz zu bewerten.

So führen Sie eine Inhaltsanalyse für Migrationszwecke durch:

• ‍Katalogisieren Sie alle Inhaltsspeicherorte: Listen Sie jedes Repository auf, das Daten enthält, die für die Migration vorgesehen sind – z.B. Netzwerkdateienfreigaben (organisiert nach Abteilung oder Projekt), SharePoint-Sites, persönliche Startlaufwerke, E-Mail-Speicher usw. Sammeln Sie für jeden Standort Metadaten wie Größe (wie viele Daten), Anzahl der Dateien oder Elemente, letzte Änderungsdaten und Eigentümer (wer für diese Inhalte verantwortlich ist oder sie am meisten nutzt). ‍
• Identifizieren Sie redundante, veraltete, triviale (ROT) Inhalte: ROT ist ein gebräuchlicher Begriff im Informationsmanagement für Daten, die wahrscheinlich weggeworfen oder archiviert werden können. Redundante Inhalte bedeuten Duplikate (mehrere Kopien derselben Datei oder Information). Veraltete Inhalte könnten ältere Versionen von Dokumenten oder Daten sein, die nicht mehr aktuell oder verwendet werden (denken Sie an einen „Projektplan v1" von vor 5 Jahren für ein längst abgeschlossenes Projekt). Triviale Inhalte könnten Dinge wie persönliche Dateien sein, die sich auf ein gemeinsames Laufwerk geschlichen haben, oder alte Ankündigungen, die jetzt keinen Wert mehr haben. Verwenden Sie eine Kombination aus automatisierter Analyse und Stakeholder-Input, um ROT zu identifizieren:
• Automatisieren: Tools (oder Skripte) können dabei helfen, doppelte Dateien (gleicher Name oder sogar gleiche Prüfsumme), große Dateien (die Kandidaten für die Löschung sein könnten, falls unnötig) und Dateien zu finden, auf die seit über 3 Jahren nicht zugegriffen oder die nicht geändert wurden. ShareGates Berichtstool kann beispielsweise SharePoint oder Dateifreigaben scannen und ungenutzte oder doppelte Inhalte hervorheben [Platzhalter-Link zu ShareGate-Bereinigungs-Resource].
• Stakeholder-Input einholen: Dateneigentümer und Endbenutzer kennen ihre Inhalte am besten. Beziehen Sie sie als Teil der Prüfung mit ein – präsentieren Sie ihnen Listen dessen, was in ihren Bereichen ist, und fragen Sie, was weg kann. Manchmal haben Personen ihr Abteilungs-Laufwerk jahrzehntelang nicht bereinigt und werden bereitwillig ganze Ordner identifizieren, die gelöscht werden können („Oh, das ist von der 2016er Initiative; wir brauchen diese Dateien nicht mehr"). Dieser kollaborative Ansatz beschleunigt nicht nur die Bereinigung, sondern stellt auch sicher, dass Sie nicht versehentlich etwas noch Wichtiges löschen. ‍
• Geschäftswert und Compliance-Anforderungen bewerten: Für Inhalte, die kein offensichtlicher ROT-Kandidat sind, bewerten Sie deren Wert. Stellen Sie Fragen: Werden diese Informationen noch in Geschäftsprozessen verwendet? Ist es rechtlich oder regulatorisch erforderlich zu behalten (z.B. bestimmte Aufzeichnungen, die Sie X Jahre aufbewahren müssen)? Wird aktiv darauf verwiesen oder wird es nur „für alle Fälle" behalten? Dieser Schritt könnte die Kategorisierung von Inhalten beinhalten: z.B. „Aktive Projektdokumente", „Referenzarchive", „Rechtsdokumente" usw., was bestimmt, ob es migriert, archiviert oder gelöscht werden sollte. ‍
• Nach nicht unterstützten oder problematischen Elementen suchen: Bestimmte Inhalte benötigen möglicherweise besondere Aufmerksamkeit, da sie nicht sauber migriert werden. Zum Beispiel extrem große Dateien oder Dateien mit nicht unterstützten Zeichen in Namen oder benutzerdefinierten Dateitypen. Identifizieren Sie diese im Voraus. Vielleicht haben Sie sehr große Videodateien, die besser in einem Streaming-Dienst als in SharePoint aufgehoben wären, oder Datenbanken/Tabellen mit Links, die nach der Migration nicht funktionieren werden. Das frühzeitige Kennzeichnen dieser ermöglicht es Ihnen, Lösungen (wie das Aufteilen einer Datei, Umbenennen von Dateien mit verrückt langen Namen, Konvertieren von Datenformaten usw.) als Teil der Bereinigung zu planen.

Es ist eine gute Idee, die Ergebnisse Ihrer Inhaltsanalyse zu dokumentieren. Für jeden wichtigen Inhaltsbereich sollten Sie am Ende eine Liste haben, was behalten und migriert wird, was archiviert oder zurückgelassen werden kann und was gelöscht wird. Notieren Sie auch alle erforderlichen Sanierungsmaßnahmen wie „Dateinamen in X-Bibliothek werden umbenannt, um ungültige Zeichen zu entfernen."

Redundante und veraltete Inhalte bereinigen

Sobald Sie mit Prüfungsdaten ausgerüstet sind, ist es Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und mit der Bereinigung zu beginnen.

1. ‍Beginnen Sie mit der Eliminierung von Duplikaten. Wenn dieselbe Datei an mehreren Orten gespeichert ist, wählen Sie eine „Master"-Kopie aus und löschen oder schließen die anderen von der Migration aus. Endbenutzer speichern oft lokale Versionen oder kopieren Dateien in verschiedene Team-Ordner – jetzt ist Ihre Chance zur Konsolidierung. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Version maßgeblich ist, beziehen Sie den Inhaltseigentümer ein, um bei der Entscheidung zu helfen. Ein Migrationstool wie ShareGate kann nur eine Kopie migrieren und die Verweise zuordnen, aber wenn die Duplikate nicht nützlich sind, ist es oft besser, sie gar nicht zu verschieben.‍
2. Als Nächstes, veraltete Inhalte angehen. Für alles, was eindeutig nicht mehr benötigt wird, planen Sie, es zu löschen (mit entsprechenden Genehmigungen) oder außerhalb des Migrationsumfangs zu archivieren. Archivierung könnte bedeuten, es auf einem lokalen Server, in einem Azure-Blob oder sogar auf einem Sicherungsband zu speichern – irgendwo zugänglich für die Aufbewahrung, aber nicht aktiv in Microsoft 365 verwendet. Im Zweifel tendieren Sie eher zur Archivierung als zur Löschung, es sei denn, es ist definitiv Müll.‍
3. Dann reorganisieren Sie, was Sie behalten. Dies ist eine großartige Gelegenheit, übermäßig komplexe oder tief verschachtelte Ordnerstrukturen zu bereinigen. Die Umgestaltung in einige wenige logische SharePoint-Bibliotheken macht Inhalte leichter auffindbar und verbessert die Benutzererfahrung. Sie könnten Ordner abflachen oder Dateien stattdessen mit Metadaten taggen. Dies könnte bedeuten, vor der Migration zu reorganisieren – oder Sie können „wie es ist" migrieren und danach bereinigen – aber etwas Vorbereitung jetzt kann Aufwand nach der Migration sparen.‍
4. Schließlich, große oder komplexe Elemente behandeln. Große Dateien, PST-Archive oder alte Datenbanken? Treffen Sie eine Entscheidung darüber, wo sie hingehören – ob das Exchange Online, eine Archivlösung oder eine andere Plattform ist. Diese können während der Migration Probleme verursachen, wenn sie unbeachtet bleiben, daher ist es am besten, sie jetzt zu behandeln, anstatt mittendrin.

Es ist erwähnenswert, dass die Inhaltsbereinigung nicht nur eine IT-Aufgabe ist. Das ist eine gemeinsame Anstrengung mit den Geschäftsanwendern. Es kann zeitaufwändig sein, Antworten von jeder Abteilung darüber zu erhalten, was mit ihrem Inhalt zu tun ist, also beginnen Sie früh und seien Sie organisiert.

Entwickeln Sie einen strukturierten Migrationsprojektplan mit klaren Anweisungen und Tools für Stakeholder, um redundante Inhalte zu identifizieren. Einige Organisationen richten ein temporäres „Bereinigungs-Team" ein oder weisen Ansprechpartner in jeder Abteilung speziell für diese Pre-Migration-Bereinigungs-Übung zu. Obwohl es erforderlich sein mag, einigen Personen nachzulaufen, ist die Belohnung riesig: Sie reduzieren das Durcheinander und potenzielle Migrations-Kopfschmerzen dramatisch.

Richtlinien einrichten, um Ihre neue Umgebung sauber zu halten

Während Sie für die Migration bereinigen, notieren Sie sich, wie diese Ausbreitung überhaupt entstanden ist. Diese Erkenntnis ist Gold wert für die Etablierung von Governance-Richtlinien, die Microsoft 365 langfristig ordentlich halten werden.

Wenn Sie beispielsweise entdeckt haben, dass viele Inhalte ROT waren, weil es keine routinemäßige Archivierungs- oder Löschrichtlinie gab, planen Sie eine Richtlinie für Microsoft 365 (z.B. „Jede Teams-Site, die 1 Jahr inaktiv ist, wird zur Archivierung überprüft"). Wenn Sie viele Duplikate gefunden haben, brauchen Sie vielleicht eine Benutzeraufklärung oder eine Richtlinie über die Verwendung einzelner Wahrheitsquellen (wie SharePoint anstelle persönlicher Kopien).

Vor der Migration ist es eine gute Idee, proaktiv etwas Governance in der neuen Umgebung zu implementieren. Richten Sie beispielsweise Aufbewahrungsbezeichnungen oder -richtlinien in Microsoft 365 ein, damit bestimmte Daten nach einer festgelegten Zeit automatisch archiviert oder gelöscht werden, um die Ansammlung veralteter Inhalte zu vermeiden. Oder konfigurieren Sie, wer neue Teams oder Sites erstellen kann, um Ausbreitung zu verhindern (obwohl Sie dies