Die Microsoft 365-Migrationscheckliste für einen erfolgreichen Start

Steht eine Cloud-Migration auf Ihrer Roadmap? Bevor Sie Ihre Microsoft 365-Migrationsreise beginnen, befolgen Sie diese Migrationsschritte, um nach dem Umzug null Probleme zu erleben.

Wenn Sie kurz vor dem Start eines Migrationsprozesses stehen, gratulieren wir Ihnen! Etwas Großartiges erwartet Sie auf der anderen Seite. Allerdings gibt es viel zu bedenken vor und während Ihrer Reise in die Cloud.  

Wir haben eine Microsoft 365-Migrations-Checkliste erstellt, die unser Wissen nutzt, das wir durch die Unterstützung von Organisationen bei der Durchführung von Datenmigrationen aller Formen und Größen gewonnen haben. Sie wird Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und das Beste aus der Plattform herauszuholen, sobald Sie dort angekommen sind.

Wie Sie ein super reibungsloses Migrationsprojekt durchführen

Die Datenmigration in die Cloud kann ein echter Kopfschmerz sein. Es sind Komplexitäten involviert, insbesondere bei der Migration zu SharePoint Online auf Microsoft 365. Glücklicherweise können Sie einige proaktive Schritte im Voraus unternehmen, um den Migrationsprozess zu vereinfachen. 

Setzen Sie sich zunächst mit Ihrem Team und den Stakeholdern zusammen und fragen Sie: 

• Wo und wie werden Sie die Inhalte in die neue Umgebung verschieben? 

• Wie werden Sie den Benutzern Zugriff gewähren? 

• Wie werden Sie benutzerdefinierten Code, Workflows, Taxonomie und Branding migrieren? 

Sobald Sie Ihre einzigartigen Anforderungen verstehen, ist es Zeit für die Planungs- und Testphase, die etwa 90% der Arbeit ausmacht, die im Migrationsprozess involviert ist. 

Eine effektive Datenmigration erfordert die Planung jedes winzigen Details, einschließlich:  

• Wie Sie Benutzerkonten verwalten, einschließlich Aufgaben wie Benutzerbereitstellung und Berechtigungszuweisung. 

• Die Auswahl von Bereitstellungsstrategien wie hybride Bereitstellung vs. private Bereitstellung. 

• Wie Sie Daten aus Ihrer bestehenden Umgebung inventarisieren. 

• Die Wahl zwischen Cutover- vs. gestaffelter vs. hybrider Migration für Ihre Migrationsmethode. 

Im Folgenden tauchen wir tiefer in die verschiedenen Details ein, die an einer erfolgreichen Migration von lokalen SharePoint zu SharePoint Online beteiligt sind.  

Ein Teil einer Microsoft 365-Migration ist die Gewährleistung der reibungslosen Übertragung von OneDrive-Daten zwischen Mandanten. Erfahren Sie, wie Sie eine nahtlose OneDrive-Mandant-zu-Mandant-Migration mit unserem umfassenden Tutorial erreichen.

1. Führen Sie zu Beginn Ihres Migrationsprozesses eine Bestandsaufnahme durch: Finden Sie heraus, welche Benutzerkonten welche Inhalte besitzen

Die erste Aufgabe auf Ihrer Microsoft 365-Checkliste wird die Auditierung Ihrer aktuellen Umgebung sein. Natürlich wird dies die Bewertung einschließen, welche Daten und Ressourcen Ihre Organisation migrieren muss, einschließlich warum und wann.  

Aber noch wichtiger ist es, ein guter Zeitpunkt zu bestimmen, was zurückbleiben kann! Der Übergang zu einer neuen Microsoft 365-Umgebung gibt Ihnen die Gelegenheit, Daten loszuwerden, die unnötigen Platz einnehmen, und mit einem glänzenden neuen Arbeitsbereich voranzugehen, der einfacher zu navigieren ist. 

Was zu tun ist?

1. Alles auflisten: Beginnen Sie damit, alles in Ihrer aktuellen Umgebung aufzulisten, was in Ihre Datenmigration einbezogen werden sollte. Lassen Sie keinen Stein ungewendet! Sie möchten nicht, dass nach der Migration irgendwelche Skelette auftauchen.
2. Auf Duplikate prüfen: Redundante Elemente in Ihrer Microsoft 365-Umgebung verwirren Ihre Endnutzer, nehmen unnötigen Speicherplatz ein, erhöhen Sicherheitsrisiken und erschweren das Compliance-Management. Um dieses Ergebnis zu vermeiden, eliminieren Sie doppelte Inhalte und Teams, bevor Sie den Migrationsprozess beginnen.
3. Daten archivieren: Archivieren Sie alle unbenötigten Daten, um Speicherplatz für wichtigere Daten in der Zukunft freizugeben. Beispiel: Teams oder Kanäle, Dateien, Sites, etc.
4. Ihre Sicherheitseinstellungen überprüfen: Konfigurieren Sie ordnungsgemäße Lizenzierung und Sicherheitseinstellungen, um Ihre Daten während und nach Ihrer Datenmigration zu schützen.

Letztendlich wird ein gut strukturierter Cloud-Migrationsplan Ihre beste Chance sein, auf Kurs zu bleiben. ShareGates Audit-Tool kann Ihnen helfen, diesen Plan zu automatisieren und den gesamten Inventarisierungsprozess zu verwalten. Keine Zeitverschwendung mehr für manuelle Audits! 

2. Aufräumen vor Ihrer Microsoft 365-Migration: Das Verschieben von Daten ist das Ziel, aber behalten Sie nur, was Sie brauchen

Sobald Sie Ihre Inhalte inventarisiert haben, ist es Zeit, den Aufräumungsprozess zu beginnen. Das erforderliche Maß an Bereinigung hängt davon ab, wie alt Ihre bestehende Umgebung ist. Je älter die Daten, desto mehr Arbeit ist erforderlich. 

Was zu tun ist?

• Optimieren Sie Ihre SharePoint- und OneDrive-Konfigurationseinstellungen: Dies wird helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern und das Dokumentenmanagement zu optimieren.
• Richten Sie Ihre E-Mail-Services in Microsoft 365 mit Exchange Online ein: Sie werden eine bessere E-Mail-Funktionalität erleben! Dies kann eine Planung der Umstellung von der Nutzung eines lokalen Exchange-Servers erfordern.
• Doppelt prüfen: Alle Daten, Benutzer und Teams, die nicht mehr verwendet werden   
• Konfigurieren Sie Ihre Teams-Einstellungen: Konzentrieren Sie sich darauf, Ihren Benutzern zu helfen, nahtlos zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. 
• Beziehen Sie Ihre Endnutzer ein: Bitten Sie sie, Daten zu identifizieren, die während des Migrationsprozesses nicht verschoben werden müssen. 

Es ist auch erwägenswert, wie Sie die Navigation und Struktur Ihrer Inhalte benutzerorientierter gestalten könnten, um zu reflektieren, wie sie nach Informationen suchen und diese verwenden. 

3. Bereiten Sie Ihr neues Zuhause vor

Sobald Sie bereit sind, in Ihre neue Umgebung umzuziehen, ist es Zeit, alles in Ihrem Ziel einzurichten!  

Während dieses wichtigen Schrittes führen Sie mehrere Schlüsselaufgaben durch, die für die neue Umgebung kritisch sind: Stärkung ihrer Sicherheit, Optimierung der Governance, Durchführung einer Testmigration und Befolgen anderer Best Practices, um Ihr Leben nach der Migration zu erleichtern. 

Was zu tun ist?

1. Erstellen Sie die Architektur Ihrer neuen Umgebung:  Sie werden Ihren Inhalten eine Struktur geben, um Ihrem Team zu helfen, sich nach dem Migrationsprozess leicht in ihrer neuen Umgebung zu orientieren. 
2. Etablieren Sie die notwendigen Cloud-Sicherheits-Leitplanken: Das Einrichten von Cloud-Sicherheits-Leitplanken hilft Ihnen, Sicherheitsprobleme nach der Migration zu vermeiden, egal ob es darum geht, herauszufinden, wie Sie Benutzer authentifizieren oder Ihre Protokolle für mobiles Gerätemanagement zu bestimmen. 
3. Kartieren Sie einen Plan für die Metadaten Ihrer Inhalte: Metadaten stehen im Mittelpunkt der effizienten Suche in jeder Microsoft-Anwendung, von Teams und SharePoint bis OneDrive und Exchange Online. Sie bieten Kontext für Daten, und wenn sie organisiert sind, erleichtern sie es Benutzern, schnell auf relevante Informationen zuzugreifen. 
4. Richten Sie SharePoint ein, um Benutzerprofile aus bestimmten Quellen zu importieren: Sie werden die Benutzererfahrung im Ziel personalisieren, indem Sie Benutzerprofile automatisch mit ihren Bildern, Abteilungen, Rollen und anderen verwandten Informationen aktualisieren. Sie werden auch die Sicherheit erhöhen und die Verwaltung vereinfachen, indem Sie IT-Teams helfen, autorisierte Benutzer zu identifizieren. 
5. Konfigurieren Sie Ihre neue Suchtopologie: In Zukunft wird es einfacher zu skalieren sein, wenn der Suchverkehr zunimmt, da IT-Teams effizienter neue Suchserver zur Topologie hinzufügen können. Eine gut konfigurierte Suchtopologie erhöht auch die Suchleistung, da Sie die Sucharbeitsbelastung effizienter auf mehrere Server verteilen können. 
6. Erstellen Sie einen Governance-Plan: Es geht darum, die Richtlinien zu skizzieren, die die M365-Nutzung Ihres Teams leiten. Sie müssen Geschäftsinformationen klassifizieren und Rollen und Verantwortlichkeiten definieren. Diese Informationen können Ihnen helfen, Sicherheitsstrategien und -prozesse zu etablieren und Arbeitsbereich-Kollaborationsvorlagen zu erstellen, die Ihnen helfen, die Daten Ihrer Organisation über ihren Lebenszyklus hinweg zu verwalten. Wichtig ist auch, dass Sie den externen Zugriff überprüfen und Gastzugriffseinstellungen konfigurieren müssen, um Ihre Daten während der Zusammenarbeit sicher zu halten. 
7. Führen Sie eine Testmigration durch: Führen Sie gründliche Tests und Pilot-Rollouts durch, um mögliche Fehler in Ihrem Go-Live-Plan zu überprüfen. Wenn ein Problem auftritt, können Sie das Problem an der Quelle beheben, bevor Sie offiziell die Datenmigration starten. 

4. Bereiten Sie Ihre Benutzer vor

Wenn Ihre Endnutzer nicht vollständig ausgerüstet und ihrer neuen Arbeitsumgebung ausgesetzt sind, werden Sie am Ende endlose Support-Tickets bearbeiten müssen. 

Was zu tun ist?

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Erklären Sie, wie die Migration sie individuell betreffen wird. Sie sollten auch spezifisch klären, wie Endnutzer in der gesamten Organisationshierarchie ihre neuen Microsoft-Produkte wie Teams, SharePoint, Planner und Viva Engage nutzen sollen. Wichtig ist, einen Rahmen für Benutzerschulungen in den Plan einzubeziehen! 

Möchten Sie mehr Ideen zur Entwicklung eines effektiven Plans? Tauchen Sie tiefer in die Best Practices für bessere Kommunikation zwischen IT und Endnutzern ein. 

5. Migration zu Microsoft 365

Der Moment ist gekommen für den finalen Schritt Ihres Microsoft 365-Migrationsprozesses: die tatsächliche Datenmigration.  

Abhängig von der Komplexität Ihrer Umgebung und Ihrer Migrationsmethode kann diese Phase sorgfältige Koordination, kontinuierliche Überwachung und Zugriff auf robuste Analysen erfordern, um den Erfolg sicherzustellen. 

Das Migrationsereignis selbst wird w