So bereiten Sie sich auf eine Dateiserverumstellung zu SharePoint vor

Denken Sie über den Umstieg von einem Dateiserver zu SharePoint nach? Eine kluge Entscheidung! Erfahren Sie, wie Sie Ihre Dateifreigabeinhalte für die Migration vorbereiten und sich mit bewährten Methoden für einen erfolgreichen Start positionieren.

Wir haben bereits darüber gesprochen, warum die Migration von einem Dateiserver zu SharePoint eine großartige Idee ist. Der Umzug würde die Zusammenarbeitsf ähigkeiten Ihrer Mitarbeiter verbessern und eine höhere Produktivität ermöglichen, was wiederum die Rentabilität Ihres Unternehmens steigern und gleichzeitig einen reibungslosen Übergang zu einer neuen Serverumgebung gewährleisten wird.

Kurze Zusammenfassung der Vorteile des Umstiegs:

• Deutlich verbesserte Suchfunktionalität und Integration mit Microsoft 365-Apps
• Vollständiger Zugriff, jederzeit
• Versionsverlauf und Backup
• Ein- und Auschecken von Dateien zur Vermeidung von Verwirrung und Konflikten
• Zugriffskontrolle, Sicherheit und Dateiberechtigungen

Heute konzentrieren wir uns darauf, wie Sie die Dateifreigabeinhalte Ihres Unternehmens für eine Migration zu SharePoint vorbereiten. Wir teilen einige bewährte Methoden mit Ihnen, damit Sie sich in die beste Position bringen können, um Ihr neues Dokumentenverwaltungssystem so schnell wie möglich zu nutzen.

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Angst vor der Migration? Lassen Sie es uns aufschlüsseln

Sie möchten diese großen, umständlichen Dateien aus Ihrer Windows Server-Umgebung—P-Laufwerk, O-Laufwerk, U-Laufwerk, die Massen von Ordnern, Unterordnern und Inhalten enthalten—von Ihrem aktuellen Dateiserver in Ihre SharePoint-Umgebung verschieben.

Aber wenn Menschen das Wort Migration sagen, kommt es oft mit einem gewissen Maß an Furcht: Es ist ein langer, mühsamer Prozess, der bei falscher oder unachtsamer Durchführung zum Verlust wichtiger oder sensibler Daten führen kann.

Eine Dateiservermigration zu SharePoint muss nicht so herausfordernd sein, und die Vorteile, die Sie durch eine erfolgreiche Migration erzielen können, sollten dieses wahrgenommene Risiko bei weitem überwiegen.

Eine Dateiservermigration ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Dateien und Ordner zu SharePoint, Microsoft 365 oder sogar Azure für Cloud-Speicher zu verschieben. Dann bringen Sie sie zu Ihren Gruppen für Microsoft 365, SharePoint-Teamwebsite-Dokumentbibliotheken, OneDrive for Business und alles andere. Sie können Ihre Dateien und Dateifreigaben auch mit Metadaten versehen. Auf diese Weise können Sie sie nach der Migration leicht finden, wobei die Microsoft Entra ID (ehemals Active Directory)-Integration den ordnungsgemäßen Benutzerzugriff gewährleistet.

Die Migration von Dateifreigaben kann lästig sein, ebenso wie die Migration von SharePoint 2013 zu SharePoint Online. Glücklicherweise macht ShareGate es nahtlos.

Wie Sie sich auf eine Dateiservermigration zu SharePoint vorbereiten

Es ist erwähnenswert, dass der Migrationsprozess zwar unkompliziert sein kann, aber sorgfältige Planung der Schlüssel zur Vermeidung von Ausfallzeiten ist. Sie können nicht einfach Tausende von Dateien und Ordnern in SharePoint kopieren und einfügen—eine strukturierte Umstellung ist unerlässlich.

Ein wichtiger Teil jeder Migration ist die Planung, wie Sie Ihre neue SharePoint-Umgebung konfigurieren, um Ausfallzeiten zu minimieren und den Geschäftsbetrieb reibungslos zu halten. Bei der Migration von Dateifreigaben zu SharePoint bedeutet das, eine solide Strategie zu haben. Ihr genauer Plan sollte auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt sein, um einen nahtlosen und effizienten Migrationsprozess zu gewährleisten.

Vor der Migration schauen Sie sich genau an, was Sie verschieben—insbesondere wie DFS die Struktur Ihrer Migration beeinflussen könnte. Stellen Sie es sich vor wie einen Hausumzug: Sie möchten wissen, wie schwer die Kartons sind, bevor Sie sie anheben. Das Verstehen der Größe und Anzahl der Dateien auf Ihrem Quellserver hilft Ihnen, den richtigen Ansatz zu wählen—brauchen Sie einen Umzugswagen oder können Sie es von Hand tragen?

Es ist dasselbe mit Ihren Dateifreigabedaten. Betrachten Sie die Gesamtgröße des Inhalts, bewerten Sie zugeordnete Laufwerke, analysieren Sie Serverdaten auf redundante oder veraltete Dateien und stellen Sie sicher, dass die Datenmigrationsprozesse für Effizienz optimiert sind.

Fragen Sie sich:

• Wie viele Dateien gibt es insgesamt?
• Welche Dateien sind die größten?
• Wie komplex ist die Ordnerstruktur?
• Mit welchen Dateitypen haben Sie es zu tun?
• Wie viel „Totholz" (redundante oder veraltete Dateien) können Sie bereinigen?

Vergessen Sie außerdem nicht zu berücksichtigen, wie Replikationsstrategien die Geschwindigkeit und Effizienz Ihrer Dateifreigabemigration beeinflussen könnten. Das SharePoint-Migrationstool hat Einschränkungen—aber mit ShareGate erhalten Sie eine nahtlose Migrationserfahrung von der Planung bis zur Ausführung.

1. Überprüfen Sie Ihre Speicher- und Kapazitätsgrenzen

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie viele Daten Sie migrieren und dass Ihr Zielserver die Kapazität und Leistung hat, um sie zu bewältigen. Wenn Sie mit einer großen Datenmenge arbeiten, müssen Sie möglicherweise in zusätzlichen Speicher investieren oder Ihren physischen Server aufrüsten.

Bedenken Sie, dass die Dateigrößenbeschränkungen je nach Ihrer SharePoint-Version oder wenn Sie den Prozess über das Windows Admin Center verwalten, variieren. Zum Beispiel hat SharePoint 2013 eine 2GB-Dateibegrenzung, während SharePoint 2016 bis zu 10GB erlaubt. Deshalb ist es entscheidend, die Größe und Art der Dateien zu verstehen, die Sie verschieben—besonders bei der Migration von einem lokalen Dateisystem.

2. Das Dateivolumen ist wichtig—hier ist warum

Ähnlich wie bei der Kapazitätsfrage ist es wichtig, die tatsächliche Anzahl der Dateien, geteilten Ordner und Arbeitslasten zu kennen, die Sie migrieren, für die Leistung Ihres neuen Systems. Für die Leistung Ihres neuen Systems (die Vorgänge „unter der Haube" können durch übermäßiges Volumen beeinträchtigt werden), wie das Synchronisieren von Teamwebsites und persönlichen Websites. In SharePoint 2013 gibt es eine feste Begrenzung von 5000 Elementen pro Ansicht, Ordner oder Abfrage.

Dies wurde in SharePoint 2016 erweitert, sodass es weniger relevant ist, wenn Sie diese Version verwenden, aber dennoch wichtig zu wissen. Tools wie der Storage Migration Service können helfen, den Prozess zu optimieren. Es gibt Wege, dies in 2013 zu umgehen; zum Beispiel ist das Aufteilen Ihrer Ordner in separate Sammlungen eine Notlösung.

3. Seien Sie aufmerksam bei Dateitypen

Woraus bestehen Ihre Inhalte und Daten aus Ihrem Dateisystem hauptsächlich? SharePoint ist ein ausgezeichneter Ort für die Speicherung von Office-Dokumenten, aber wenn Sie viel Entwicklercode haben, ist SharePoint möglicherweise nicht der ideale Ort für diese Inhalte. Sie sollten auch wissen, dass es Dateierweiterungen gibt, die in SharePoint nicht erlaubt sind; Sie können die problematischen Erweiterungen hier finden.

4. Entrümpeln

Anstatt zusätzlichen Speicher zu kaufen, sollten Sie die Optimierung von Datenübertragungsmethoden für Effizienz in Betracht ziehen. Wenn Sie zu viele Daten haben, inkompatible Dateitypen, nicht unterstützte Erweiterungen oder eine IP-Adresse für Netzwerkspeicher aktualisieren müssen, lohnt es sich, diese Probleme im Vorfeld anzugehen. Und selbst wenn alles perfekt kompatibel ist, ist die Vorbereitung Ihrer Dateifreigaben für die Migration zu SharePoint eine großartige Gelegenheit, Ihre Inhalte zu bereinigen und unnötige Dateien zu löschen.

Schon ein kurzer Blick wird eine Reihe von Dokumenten aufdecken, die Sie nicht mehr benötigen. SharePoint hat automatische Versionskontrolle, sodass Ihr System nicht durch mehrere Versionen derselben Datei belastet wird.

Machen Sie Ihre Dateifreigabe-zu-SharePoint-Migration einfach

Die Migration von einer Dateifreigabe zu SharePoint mag wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen, aber mit der richtigen Vorbereitung kann sie reibungslos verlaufen. Durch das Bereinigen unnötiger Dateien, das Verstehen Ihrer Speicheranforderungen und die Vorabplanung Ihrer SharePoint-Struktur positionieren Sie sich für langfristigen Erfolg.

Und denken Sie daran—Sie müssen es nicht alleine machen! ShareGate macht es einfach, Ihre Dateifreigaben nahtlos zu migrieren, mit integrierten bewährten Methoden für einen stressfreien Umzug.

Warum also nicht Ihr Leben einfacher machen? Sprechen Sie mit einem unserer Experten für eine personalisierte Präsentation von ShareGate Migrate!

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