Bereinigen Sie Ihre Daten vor einer SharePoint-Migration

Ein wesentlicher Schritt vor einer SharePoint-Migration umfasst eine gründliche Datenbereinigung Ihrer alten Umgebung. Wir führen Sie durch den Vorbereitungsprozess, damit Sie mit Ihrem großen Umzug beginnen können und das Fundament für eine sauberere und produktivere SharePoint-Zielumgebung schaffen können. 

Wenn Sie bei Google nach SharePoint bereitstellen und konfigurieren suchen, werden Sie problemlos Informationen darüber finden, wie das funktioniert. Aber was ist mit der Vorbereitung und Bereinigung, die vor einer Migration erforderlich ist?  

Eine gründliche Aufräumaktion stellt sicher, dass Ihre Umgebung blitzsauber ist, bevor Sie Ihre SharePoint-Migration beginnen, und schafft eine solide Grundlage für Ihre neue Umgebung. 

Wenn Sie bereit sind zu beginnen, haben wir dargestellt, wie Sie SharePoint bereinigen können, um Ihre Umgebung vor der Migration besser vorzubereiten und zu optimieren. Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und etwas aufzuräumen, bevor Sie packen!

Wissen Sie, was Sie haben

Die Bereinigung Ihrer SharePoint-Umgebung ist eine wichtige bewährte Praktik. Sie umfasst das Löschen aller nicht benötigten Inhalte, damit Sie keinen alten Ballast übertragen. 

Während Sie Ihre vorhandenen Inhalte identifizieren, finden Sie möglicherweise Inhalte, die redundant, ungenutzt oder nicht mehr aktuell oder gültig sind und die archiviert oder gelöscht werden können. Tatsächlich ist es eine gute Idee, immer ein aktives Inventar dessen zu führen, was Sie haben, um Ihre SharePoint-Governance-Regeln im Laufe der Zeit zu pflegen und einzuhalten.

Ob Sie von SharePoint Server zu SharePoint Online wechseln oder sich darauf vorbereiten, zum ersten Mal in das Microsoft-Universum zu migrieren – die Planung Ihrer Migration, einschließlich einer Bestandsaufnahme und Bewertung Ihrer Daten, ist ein entscheidender Teil einer effektiven Cloud-Adoptionsstrategie.

Darüber hinaus kann ein SharePoint-Migrationsbewertungstool wie das von ShareGate Ihnen dabei helfen, die benötigten Daten zu migrieren und sicherzustellen, dass Ihr Migrationsprojekt reibungslos verläuft.

Bevor Sie beginnen, müssen Sie wissen, was Sie haben.

• Wissen Sie, wo alle Ihre Informationen gespeichert sind? (Dateifreigaben, SharePoint, Cloud-Speicher, ganz woanders?)
• Kennen Sie die Hierarchie dieser Daten-Repositorys?
• Kennen Sie deren Größen?
• Werden die Daten tatsächlich verwendet?

👉 Alle Bereiche abdecken: Meistern Sie Ihre SharePoint-Migration mit unserer ultimativen Checkliste.

Wissen Sie, worauf Sie achten müssen

Das bringt uns zurück zum Inventar. Sie müssen wissen, was Sie in Bezug auf Sites haben und was diese enthalten, also beispielsweise eine Liste aller Ihrer Sites, die einen Workflow enthalten. Das hilft Ihnen bei der besseren Priorisierung und Planung.

Hier ist eine Liste von Elementen, die bei der Vorbereitung einer Bereinigung berücksichtigt werden sollten:

Die Fähigkeit, potenzielle Probleme im Voraus zu identifizieren und zu beheben, ist ein ebenso wichtiger Teil der Migrationsplanung. Schließlich wollen Sie, wenn Sie etwas von Quelle A zu Quelle B migrieren, sicherstellen, dass es am Ziel mit all seinen Zugriffsrechten und Berechtigungen intakt ankommt.

Eine gute Vorabprüfung kann Ihnen dabei helfen, schnell zur Ursache potenzieller Probleme zu gelangen und sie zu beheben.

Für die große Organisation Lallemand war es entscheidend zu identifizieren, welche Inhalte benötigt wurden und wo es Duplikate gab, als sie eine umfangreiche SharePoint-Migration von lokal zu online unternahm.

Über die Site-Administrator-Rolle bei einer SharePoint-Migrationsbereinigung

Site-Administratoren spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer Bereinigung. In den meisten Fällen führen Site-Admins die meisten der oben aufgeführten Aufgaben durch, einschließlich der Entfernung und Löschung von Sitesammlungen, Untersites, der Bereinigung großer Listenelemente, Webparts, Features, Vorlagen, Dokumentversionen usw.

Inhalte, die zunächst nicht benötigt werden, aber möglicherweise für zukünftigen Zugriff erforderlich sind, können gesichert und dann gelöscht werden. 

Site-Admins sollten vor der Löschung von Inhalten eine klare Kommunikation mit Site-Eigentümern oder anderen Geschäftsinhabern haben. Geschäftsinhaber können wertvolle Informationen über Inhalte liefern, die aus rechtlichen oder Compliance-Gründen erhalten bleiben müssen, auch wenn Sie sie als "unnötigen Ballast" betrachten könnten.

Site-Admins sollten vor der Löschung von Inhalten eine klare Kommunikation mit Site-Eigentümern oder anderen Geschäftsinhabern haben.

Governance sollte in jeder Planungsphase zentral stehen

Es ist wichtig, Governance-Regeln rund um die Vorbereitung Ihrer SharePoint-Umgebung zu implementieren. Während Sie mit Ihrer Bereinigung beginnen, finden Sie es möglicherweise vorteilhaft, Richtlinien und Verfahren für Elemente wie die Anzahl der Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten auf Site-Ebene oder Dokumentbibliotheks-/Listenebenen zu erstellen.  

Haben Sie bereits eine Governance-Strategie für SharePoint lokal? Wenn Sie in die Cloud wechseln, müssen Sie nur die Governance-Themen aktualisieren, die ausschließlich für SharePoint Online gelten. Sie müssen nicht von vorne anfangen.

Mit der richtigen Vorbereitung Ihrer SharePoint-Umgebung und klarer Kommunikation mit Geschäftsinhabern schaffen Sie sicher eine erfolgreiche Grundlage für Ihre Migration.

Brauchen Sie etwas Hilfe?

ShareGate kann eine SharePoint-Migration nahtlos bewältigen. Wir helfen dabei, den Migrationsprozess zu automatisieren und führen Sie durch die Planungsphasen Ihres Migrationsprojekts, damit Sie Zeit sparen, Risiken minimieren und sicherstellen können, dass Ihr Umzug erfolgreich wird. 

Inventarisieren Sie Ihre SharePoint-Umgebung und identifizieren und beheben Sie potenzielle Probleme, während Sie schrittweise migrieren. Nicht schlecht für eine Drag-and-Drop-Oberfläche, oder?

https://www.youtube.com/watch?v=jEh8VAZuk5Q

Mit ShareGates leistungsstarker Berichterstellung können Sie schnell ein vollständiges Inventar und Verständnis Ihrer Umgebung erhalten.

ShareGate kann Ihnen dabei helfen, wichtige Informationen anzuzeigen und Ihre Umgebung zu bewerten (z.B. Eigentümer, Größe, Erstellungsdatum, letztes Änderungsdatum) über die Sites in Ihrer Quellumgebung, um Ihren Migrationsplan zu organisieren und zu rationalisieren.

Zeigen Sie alle verwaisten Benutzer an und entscheiden Sie, ob Sie sie aus Ihrer Umgebung entfernen möchten oder nicht.

Und dank automatischer Zuordnung können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Benutzer die richtigen Berechtigungen in Ihrer neuen Umgebung erhalten.

Das war's! Hoffentlich haben wir alles abgedeckt, was Sie wissen müssen, um sich bei der Vorbereitung auf den großen Umzug wohler zu fühlen. 

Bereit zu beginnen? Sie sollten sich gut mit den Schritten einer erfolgreichen SharePoint-Migration vertraut machen.