Wichtige Fragen, die Sie vor Ihrer Intranet-Migration stellen sollten

Wir haben uns mit Microsoft MVP Richard Harbridge zusammengetan, um wichtige Erkenntnisse und die entscheidenden Fragen vor dem Start Ihrer Intranet-Migration zu erläutern.

Wenn Sie sich schon einmal dabei ertappt haben, Inhalte manuell aus einem alten Intranet in ein neues zu kopieren und einzufügen, sind Sie nicht allein. Viele Organisationen tappen in diese Falle, weil keine klare Migrationsstrategie vorhanden ist. Die üblichen Verursacher sind schlechte Planung, Unwissen über die Existenz der richtigen Migrationstools oder eine Diskrepanz zwischen IT- und Unternehmenszielen.  

Manuelle Migrationen sind nicht nur mühsam – sie sind auch fehleranfällig, wie fehlende oder falsche Metadaten, defekte Links, Sicherheitsfehlkonfigurationen und allgemeine Ineffizienzen zeigen. Etwas Strategie (und die richtigen Tools) können einen großen Unterschied machen.

Wir haben uns mit Microsoft MVP Richard Harbridge zusammengetan, einem führenden Experten für Microsoft 365, SharePoint und Intranet-Strategie. Zwischen jahrelanger Entwicklung und Verfeinerung unseres Migrationstools basierend auf Nutzerfeedback und Richards Erfahrung mit über 1.000 Migrationen haben wir alles gesehen. Hier sind unsere wichtigsten Erkenntnisse und die entscheidenden Fragen, die Sie vor dem Start Ihrer Intranet-Migration stellen sollten.

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Wichtige Fragen vor Ihrer Intranet-Migration

1. Wer ist für die Migrationsstrategie verantwortlich?

Eine erfolgreiche Intranet-Migration ist nicht nur ein IT-Projekt. Sie ist eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT, Kommunikation und Content-Eignern. Hier ist eine Aufschlüsselung der Beteiligten:

IT und Migrationsspezialisten stellen sicher, dass das Migrationsprojekt technisch einwandfrei ist und von den richtigen Migrationstools unterstützt wird.

Content-Eigner überprüfen, archivieren oder aktualisieren Inhalte vor und nach der Migration.

Führungskräfte und Change-Management-Teams richten die Migration an den Unternehmenszielen aus und fördern die Akzeptanz.

Geschäftsanwender und Stakeholder geben Feedback und validieren die neue Intranet-Erfahrung.  

Was zu tun ist:

• Definieren Sie Rollen frühzeitig: Wer übernimmt die Bereichsabgrenzung, Kommunikationspläne, Change-Management-Pläne, Einführung usw.?

• Stellen Sie sicher, dass IT, Kommunikation und Führung bei einem strukturierten Migrationsplan ausgerichtet sind.

• Behandeln Sie die Migration als Unternehmenstransformation, nicht nur als Upgrade.

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2. Wofür wird das Intranet verwendet und wie wird der Erfolg gemessen?

Eine der größten Herausforderungen bei Intranets ist die Definition ihres Zwecks. Zu oft werden sie mit vagen Zielen und ohne wirklichen Sinn dafür gestartet, wie Erfolg aussieht. Soll es ein News-Hub sein? Eine Wissensdatenbank? Ein sozialer und kollaborativer Raum?  

Leider frustriert ein Intranet, das alles für alle sein will, normalerweise die Endnutzer.  

Um Ihr Intranet erfolgreich zu gestalten, beginnen Sie damit, Input aus Ihrer gesamten Organisation zu sammeln, einschließlich aller Anforderungen und Probleme, die Menschen bei der Suche und mit Inhalten haben. Vielleicht benötigt die Personalabteilung eine bessere Suche nach Richtlinien, oder die Mitarbeiter wollen einen Ort, um ihre Kollegen anzuerkennen oder einen sozialen Hub, um in einem hybriden Arbeitsplatz eine Gemeinschaft aufzubauen. Nutzen Sie dieses Feedback, um klare, fokussierte Ziele zu definieren, wie „Zeit zum Finden von Dokumenten um 30% reduzieren" oder „Aufrufe von Unternehmensnachrichten verdreifachen".

Sobald Sie ein solides Fundament haben, sind Sie bereit, Ihr Intranet zu erstellen. Sie sollten auch seinen Zweck beim Launch lautstark verkünden: „Dies ist Ihre zentrale Anlaufstelle für Unternehmensnachrichten", zum Beispiel. So weiß jeder, wofür es da ist und wie es in ihre tägliche Arbeit passt.

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Was zu tun ist:  

• Definieren Sie den Zweck des Intranets, indem Sie sich auf die Lösung echter Probleme konzentrieren.

• Setzen Sie messbare Ziele und gestalten Sie das Intranet so, dass diese Ziele erreicht werden.

• Beziehen Sie das Kommunikationsteam ein, da es wahrscheinlich KI-Tools verwendet und dabei helfen kann, intelligente, mitarbeiterzentrierte Strategien zu führen.

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„KI kann wichtige Intranet-Anwendungsfälle unterstützen – sie hilft Organisationen zu verstehen, wohin das Intranet und andere Erfahrungen führen sollten, mit Kommunikationsteams, die aktiv beteiligt sind, da sie diese Bedürfnisse bereits zuvor angegangen sind."

– Richard Harbridge, Microsoft MVP

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Weitere KI-Erkenntnisse: Ein zukunftssicheres Microsoft 365 aufbauen: KI, Governance und Einführung abstimmen.

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3. Welche Migrationstools werden wir verwenden?

Viele Intranet-Migrationen setzen noch immer auf Strg+C und Strg+V. Aber manuelle Arbeit wie diese ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Tools wie ShareGate bieten eine intelligentere Lösung, indem sie Metadaten bewahren, die Versionshistorie beibehalten und die schwere Arbeit automatisieren.

Obwohl Sie möglicherweise noch einige Inhalte kopieren und einfügen müssen, sollte das die Minderheit der Arbeit sein und nicht der Großteil davon. Zum Beispiel könnte das Ziel bereits für Sie erstellt sein, sodass Sie nur noch Inhalte in vorgefertigte Seitenkomponenten einfügen müssen.  

Noch besser: Wenn Inhalte mithilfe von Skripten, Tools oder anderen Methoden kopiert werden, benötigen sie oft nur geringfügige Formatierungsanpassungen, um die aktualisierten oder unterschiedlichen Funktionen in der neuen Umgebung zu nutzen. Auf diese Weise kopieren und fügen Sie nur 'darüber' bei einigen Inhalten ein, wenn es tatsächlich die Effizienz verbessert oder zu einer besseren Gesamtmigrationserfahrung führt.

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4. Wie werden wir Intranet-Inhalte vor der Migration auditieren und bereinigen?

Um Intranet-Inhalte vor der Migration zu auditieren und zu bereinigen, können Sie damit beginnen, eine klare Strategie zu definieren, um veraltete, redundante oder irrelevante Inhalte zu identifizieren. Einige Inhalte für die Überprüfung nach der Migration zu markieren ist in Ordnung, aber das sollte der seltene Fall sein – nicht der Standard-Plan.

Was zu tun ist:

• Priorisieren Sie sichere Migration von Anfang an. Verwenden Sie verschlüsselten Datentransfer, vertrauenswürdige Branchentools und setzen Sie Zugriffskontrolle durch, sobald Inhalte die neue Umgebung erreichen.  

• Führen Sie ein Sicherheitsaudit vor der Migration durch (auch bekannt als Testlauf). Dies hilft dabei, Probleme zu erkennen, bevor sie sich häufen, wie exponierte sensible Felder, falsche Berechtigungen oder unbefugten Zugriff auf Inhalte.

• Verwenden Sie vertrauenswürdige Tools, um es einfach zu machen. Tools wie ShareGate helfen dabei, den Migrationsprozess zu rationalisieren und zu sichern, ohne den Stress.

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5.  Wie ist der Überprüfungs- und Optimierungsprozess nach der Migration?

Bei der Intranet-Migration ist es wichtig, über einen „Lift and Shift"-Ansatz hinauszugehen und Checkpoints für die Content-Validierung einzurichten. Warum? Weil das einfache Verschieben von allem so wie es ist oft zu veralteten Inhalten und Unordnung in Ihrem neuen Intranet führt. Das macht es für Benutzer schwieriger, zu finden, was sie benötigen.

Sie denken vielleicht, dass eine Lift-and-Shift-Migration der schnellste und kostengünstigste Weg zum Umzug sein könnte. Aber der wahre Wert kommt aus der Optimierung Ihrer Inhalte, nachdem sie in der neuen Umgebung migriert wurden. Gute Nachrichten: moderne Intranets kommen typischerweise mit besseren Tools zur Optimierung und Verbesserung der Suchfunktion und Navigation.

TIPP: Es ist effektiver, innerhalb des neuen Intranets zu optimieren, wo Ihre Tools und Struktur darauf ausgerichtet sind, wie Menschen arbeiten sollen. Das bedeutet, dass das Migrationstool, das Sie verwenden, Ihnen dabei hilft zu entscheiden, was mitgebracht werden soll (und was zurückgelassen werden soll), während die Content-Überprüfung und -Optimierung nach der Migration stattfinden.

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Über die Migration hinaus: Behandeln Sie Ihr Intranet wie einen Service

Sie sind zu einem neuen Intranet migriert, gut gemacht! Jetzt brauchen Sie einen Plan, um es langfristig relevant und wertvoll zu halten.

Richard sagt, dass eine der größten Herausforderungen, denen Organisationen nach der Migration gegenüberstehen, die Inhaltspflege ist.

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„Das Intranet ist im ersten Monat großartig, aber nach sechs Monaten ist die Hälfte der Seiten veraltet, Links sind defekt, und niemand weiß, wer für die Reparatur zuständig ist."

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Wenn das passiert, verlieren Mitarbeiter das Vertrauen in das Intranet und hören auf, es zu nutzen.

Was zu tun ist:  

• Etablieren Sie Content-Eigentümerschaft: Machen Sie klar, wer für was in Abteilungen, Teamräumen und abteilungsübergreifenden Websites verantwortlich ist.

• Richten Sie ein Management-Modell ein: Verwalten Sie nicht nur die Intranet-Homepage. Verwalten Sie den Lebenszyklus und die Bereitstellung der Inhalte und die Websites, die in das Intranet einfließen.

• Messen und verbessern: Verfolgen Sie das Engagement, sammeln Sie Feedback und optimieren Sie basierend auf dem, was Menschen tatsächlich benötigen.

• Denken Sie an die Mitarbeitererfahrung: Liefern Sie personalisierte, relevante Inhalte – idealerweise dort, wo Menschen bereits arbeiten, wie Microsoft Teams.
• Setzen Sie auf Ihre Tools: Lösungen wie ShareGate können Ihnen nach der Migration dabei helfen, Wildwuchs zu verwalten, Leitplanken für Ihre Endnutzer einzurichten und die Inhaltsbereinigung in Ihrer Umgebung zu vereinfachen.

Ein großartiges Intranet wird nicht nur gestartet – es wird gepflegt. Behandeln Sie es wie einen lebendigen Teil Ihres digitalen Arbeitsplatzes und investieren Sie weiterhin in die Erfahrung.