Wie Sie Benutzer nach Ihrer Microsoft 365-Migration unterstützen

Eine erfolgreiche Microsoft 365-Migration endet nicht mit dem Go-Live. Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter nach der Migration unterstützen—damit sie neue Tools mit Vertrauen und nicht mit Verwirrung nutzen.

Die Daten sind verschoben, der Schalter ist umgelegt—und Ihre Microsoft 365-Migration ist technisch abgeschlossen. Aber hier ist der Haken: Ihre Arbeit ist noch nicht beendet. Noch nicht.

Tatsächlich gehören die Tage und Wochen unmittelbar nach der Migration zu den wichtigsten für den langfristigen Erfolg Ihres Projekts. In dieser Zeit orientieren sich die Benutzer, erkunden neue Arbeitsweisen und—seien wir ehrlich—stoßen möglicherweise auf Probleme oder fühlen sich überfordert.

Wie Sie Benutzer während dieser Anpassungsphase unterstützen, kann über deren Erfahrung entscheiden. Es ist der Unterschied zwischen selbstbewusster Anwendung und verwirrter Frustration.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen praktische Wege, wie Sie Benutzer nach einer Microsoft 365-Migration unterstützen—und Ihren Mitarbeitern dabei helfen, nicht nur schnell wieder produktiv zu werden, sondern mit den neuen Tools in ihren Händen richtig aufzublühen. Das Ziel? Benutzern dabei zu helfen, sich selbstbewusst, kompetent und sogar ein wenig begeistert über die Veränderung zu fühlen. Lassen Sie uns diese Post-Migrations-Erfahrung zu einem Gewinn für alle machen.

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1. Helfen Sie Benutzern, sich in ihrer neuen Microsoft 365-Umgebung wohlzufühlen

Der erste Eindruck zählt. Wenn sich Benutzer zum ersten Mal nach der Migration bei Microsoft 365 anmelden, begrüßen Sie sie mit hilfreichen Anleitungen. Erwägen Sie die Erstellung eines "Willkommenspakets", das folgendes enthalten könnte:

• Eine Willkommens-E-Mail oder Intranet-Ankündigung, die die erfolgreiche Migration hervorhebt („Wir sind offiziell auf Microsoft 365!") und die Vorteile wiederholt, auf die sie sich freuen können (schnellerer Zugriff von überall, neue Collaboration-Features wie Teams, etc.).

• Schnellstart-Tipps: Zum Beispiel ein kurzes PDF oder eine Intranet-Seite zu „Wie Sie auf Ihre Dateien und Tools in Microsoft 365 zugreifen."
  
  • Dies könnte Dinge wie die Anmeldung im Office 365-Portal, wo SharePoint-Sites oder Teams zu finden sind, wie Outlook bei Bedarf einzurichten ist und alle Änderungen in der Routine abdecken (wie „verwenden Sie OneDrive für Ihre persönlichen Dokumente anstelle des alten H:-Laufwerks").

• Stellen Sie Links zu Microsoft 365-Schulungsressourcen bereit, einschließlich Videos, Benutzerhandbüchern oder Artikeln, die Sie vorbereitet haben oder die Microsoft anbietet.
  
  • Microsoft hat viele kostenlose Schulungsinhalte (für Apps wie Teams, OneDrive, etc.). Der Schlüssel ist zu zeigen, dass Hilfe leicht verfügbar ist und sie zu ermutigen, sich selbst beim Erlernen der neuen Tools zu helfen.

Wenn möglich, personalisieren Sie die Anleitung basierend auf Rolle oder Abteilung. Zum Beispiel könnten technische Teams Informationen über SharePoint- oder Teams-Struktur benötigen, während Verkaufspersonal sich mehr dafür interessiert, wie sie E-Mails und Dateien auf ihre mobilen Geräte bekommen. Maßgeschneiderte Unterstützung kann die Relevanz erhöhen, aber selbst allgemeine Anleitung ist besser als keine.

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2. Bieten Sie praktische Unterstützung und intelligente Schulungen an

Nicht jeder passt sich in gleichem Tempo an Veränderungen an. Deshalb ist solide Post-Migrations-Unterstützung so wichtig—manche Benutzer werden etwas zusätzliche Hilfe benötigen, um mit Microsoft 365 loszulegen. Die besten Unterstützungsstrategien bieten mehrere Berührungspunkte, um verschiedenen Lernstilen gerecht zu werden. So stellen Sie sicher, dass niemand zurückgelassen wird:

Dedizierte Support-Kanäle

Etablieren Sie klare Wege für Benutzer, um Hilfe zu erhalten—sowohl traditionelle als auch moderne. Dies könnte ein Helpdesk-Ticketing-System, eine Telefonleitung oder ein „Microsoft 365 Q&A" Team umfassen, wo Benutzer Fragen stellen können und IT oder Champions antworten. Ein Teams- oder Forum-artiger Ansatz ist besonders nützlich, weil Antworten für alle sichtbar sind—so müssen Sie nicht hundertmal dieselbe Frage beantworten. Stellen Sie sicher, dass Sie klar kommunizieren, wo Hilfe zu finden ist (z.B. „Bei Fragen wenden Sie sich an den IT-Helpdesk unter [E-Mail] oder posten im #M365Help-Kanal in Teams").

Floor Walker oder Champions

In bürobasierten Umgebungen ist es hilfreich, IT-Personal oder ausgebildete Champions nach dem Go-Live herumgehen und bei Kollegen vorbeischauen zu lassen. Sie können sofortige Hilfe anbieten („Wie speichere ich das in OneDrive?") und sicherstellen, dass sich alle eingewöhnen. Für Remote- oder Hybrid-Teams versuchen Sie, virtuelle „Sprechstunden" über Teams zu planen, wo Benutzer für Hilfe vorbeischauen können, oder proaktiv über Chat wichtige Benutzer zu kontaktieren.

Schulungssitzungen und Auffrischungen

Direkt nach der Migration ist ein großartiger Zeitpunkt für Live-Schulungssitzungen. Auch wenn Sie vorher Schulungen durchgeführt haben, haben Benutzer jetzt Zugang zu ihrer echten Umgebung—was das Lernen relevanter macht. Bieten Sie kurze, fokussierte Sitzungen zu spezifischen Themen an, wie „Einführung in Microsoft Teams" oder „Dateiverwaltung in SharePoint und OneDrive." Nehmen Sie Sitzungen für diejenigen auf, die nicht teilnehmen können, und ermutigen Sie Manager, Zeit für ihre Teams zur Teilnahme zu schaffen.

Einseitige Spickzettel und FAQs

Erstellen Sie Kurzreferenz-Leitfäden oder FAQs für häufige Fragen und Aufgaben. Wenn Sie wiederholte Fragen während Ihres Pilotprojekts oder am ersten Tag bemerkt haben („Wie greife ich jetzt auf geteilte Dateien zu?" „Wo ist der alte Kalender?"), kompilieren Sie diese in ein einfaches Dokument und teilen Sie es per E-Mail oder über Ihr Intranet. Screenshots und Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen sehr bei Aufgaben wie dem Teilen einer Datei in OneDrive oder dem Einrichten eines Teams-Meetings.

Das Ziel ist es, die Lernkurve so weit wie möglich zu verkürzen. Jeder lernt anders—manche lesen Leitfäden, manche stellen Fragen, manche bevorzugen Live-Sitzungen. Indem Sie eine Vielzahl von Unterstützungsoptionen anbieten, stellen Sie sicher, dass alle Benutzer haben, was sie zum Erfolg brauchen.

3. Heben Sie schnelle Erfolge und wichtige Features hervor

Nach der Migration ist es wichtig, die Erzählung von „was ist anders oder schwierig" zu „was ist besser und aufregend" zu verschieben. Benutzer konzentrieren sich möglicherweise zunächst auf das, was sich geändert hat oder Unannehmlichkeiten („Früher klickte ich X, jetzt muss ich Y klicken"). Um eine positive Einstellung aufzubauen, zeigen Sie proaktiv einige schnelle Erfolge auf:

• Identifizieren Sie einige neue Features oder Verbesserungen, die im alten System nicht verfügbar waren, und heben Sie sie hervor. Zum Beispiel: „Jetzt mit Microsoft 365 können Sie Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten—kein hin- und her-mailen von Anhängen mehr. Versuchen Sie, ein Word-Dokument aus SharePoint zu öffnen und sehen Sie andere mit Ihnen tippen!" Oder „Schauen Sie sich Teams-Meetings mit integriertem Video und Bildschirmfreigabe an, die Remote-Meetings einfacher denn je machen." Indem Sie darauf aufmerksam machen, helfen Sie Benutzern, den Wert zu sehen und vielleicht sogar ein wenig aufgeregt zu werden, Dinge auszuprobieren, anstatt sich nur auf das Wiedererlernen alter Aufgaben zu konzentrieren.
• Teilen Sie Erfolgsgeschichten oder Testimonials, falls verfügbar. Vielleicht fand jemand in der Pilotphase oder frühe Anwender eine großartige Verwendung für die neuen Tools („Das Marketing-Team sparte eine Menge Zeit, indem es ihren Projekt-Tracker zu Planner in Teams verschob!"). Erzählen Sie diese Geschichten in interner Kommunikation oder bei Team-Meetings. Kollegen positiv sprechen zu hören kann andere zur Anwendung beeinflussen.
• Ermutigen Sie zur Erkundung. Lassen Sie Benutzer wissen, dass es in Ordnung ist, herumzuspielen und zu entdecken. Microsoft 365 hat viele Apps und Features (OneNote, Planner, Forms, etc.). Während Sie nicht mit allem auf einmal überfordern möchten, kann das Fördern ein wenig Neugier Champions oder innovative Nutzungen natürlich hervorbringen. Zum Beispiel: „Erkunden Sie gerne den Office 365 App-Launcher (das Menü der Apps)—Sie könnten Tools wie Planner für Aufgabenverwaltung oder Forms für die Erstellung schneller Umfragen finden, die in Ihrer täglichen Arbeit hilfreich sein können. Wir werden bald mehr Informationen zu diesen bereitstellen!"

Bedenken Sie, dass Benutzerakzeptanz oft dem ADKAR-Modell folgt (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement). In dieser Post-Migrations-Phase haben sie Bewusstsein (Projekt geschehen) und etwas Wunsch (hoffen wir, aufgrund kommunizierter Vorteile). Unsere Unterstützung und schnellen Erfolge bieten Wissen und Fähigkeit (wie man es tatsächlich nutzt und Wert sieht). Verstärkung kommt als nächstes in der langfristigen Adoptionsphase (im nächsten Artikel besprochen). Diese schnellen Erfolge und kontinuierliche Unterstützung bauen also ihre Fähigkeit und ihr Vertrauen auf.

4. Beheben Sie Probleme schnell mit proaktiver Fehlerbehebung

Trotz bester Bemühungen könnte es einige Post-Migrations-Probleme geben, die durchgerutscht sind – vielleicht ist eine Berechtigung auf einer SharePoint-Site falsch, oder der OneDrive-Inhalt einer bestimmten Gruppe ist nicht vollständig migriert, oder eine Anwendung, die in SharePoint integriert war, benötigt Neukonfiguration. Es ist kritisch, Probleme in den Tagen nach der Migration schnell zu beheben und zu lösen:

• ‍Haben Sie ein Triage-System: Filtern Sie eingehende Support-Probleme in Kategorien: „Schulung/Wie mache ich?" vs. „Technischer Fehler." Erstere können mit Anleitung gelöst werden; letztere könnten IT-Eingriff oder Eskalation an das Migrations-Team oder sogar Anbieter-Support benötigen. Durch Kategorisierung stellen Sie sicher, dass echte Probleme nicht in einem Meer von kleinen Fragen verloren gehen. ‍
• Priorisieren Sie geschäftskritische Probleme: Wenn, sagen wir, ein VP nicht auf eine wichtige Datei zugreifen kann, oder ein geteiltes Postfach nicht migriert wurde, behandeln Sie diese mit hoher Priorität. Kommunizieren Sie transparent mit diesen Benutzern über Status und Worka