10 Dinge, die Sie bei Ihrer Microsoft 365-Implementierung berücksichtigen sollten

Wir wissen, dass Endbenutzer neuen Tools und Prozessen gegenüber misstrauisch sein können. Um eine sichere und reibungslose Microsoft 365-Implementierung zu gewährleisten, haben wir zehn wichtige Punkte aufgelistet, auf die Sie achten sollten, damit alle nach den Änderungen zufrieden und produktiv bleiben.

Stellen Sie sich vor: Endbenutzer runzeln die Stirn und verdrehen die Augen, wenn Sie eine Änderung der Tools und Services ankündigen, die Ihr Unternehmen für Arbeit und Zusammenarbeit nutzt. Das bedeutet, dass Sie nicht nur Mitarbeiter schulen und sicherstellen müssen, dass neue Prozesse erfolgreich implementiert werden, sondern auch das Team überzeugen und sicherstellen müssen, dass der Widerstand gegen Veränderungen nicht anhält.

Glücklicherweise macht Microsoft 365 (früher bekannt als Office 365) dies einfach. Es ist ein ausgezeichnetes Tool für die Teamzusammenarbeit mit der bewiesenen Fähigkeit, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Betriebskosten zu begrenzen. Obwohl seine Funktionen mehr oder weniger offensichtlich sind, wird der Ansatz zur Implementierung oft übersehen.

Damit Ihre Microsoft 365-Implementierung perfekt verläuft, sollten Sie einige kritische Faktoren im Voraus berücksichtigen. Es handelt sich nicht nur um technische Faktoren, sondern vielmehr um eine Sammlung von soft- und technischen Schmerzpunkten, basierend auf Erfahrungen, die Unternehmen vor der Implementierung möglicherweise nicht bewusst sind.

Hier schlüsseln wir zehn wesentliche Aspekte auf, die Sie bei Ihrer Microsoft 365-Implementierung berücksichtigen sollten. Lassen Sie uns beginnen!

Welche Auswirkungen hat die Bereitstellung von Microsoft 365?

Es gibt hier eindeutig enormes Potenzial für diese neuen Produktsuiten, das IT-Ökosystem einer Organisation zu verändern. Wenn Sie bedenken, dass die Microsoft 365-Produktfamilie mit einem einzigartigen Set von Funktionen (und Herausforderungen) kommt, wird deutlich, dass die Auswirkungen der Bereitstellung früh sorgfältig berücksichtigt werden sollten.

Häufige Auswirkungen dieser Art von Umstellung umfassen:

• Die Störung, die durch einen Wechsel zur Cloud verursacht wird (wenn Sie von einer lokalen Umgebung wechseln).
• Neue Services können neue Architektur mitbringen, wie SharePoint-Kommunikationsseiten.
• Menschen müssen neue Tools erlernen, sodass die Lernkurve die IT-Arbeitsbelastung beeinträchtigen kann.

Ein klarer Migrationsplan muss ausgearbeitet werden, um mit dieser (oder jeder anderen) Art von Auswirkung basierend auf den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation umzugehen. Beginnen Sie damit, über alle Arbeitspraktiken nachzudenken, die von der Microsoft 365-Bereitstellung betroffen sein werden, wie etwa die Art, wie Menschen zusammenarbeiten. Zweitens sollten die technischen Auswirkungen der neuen Umgebung berücksichtigt werden, einschließlich Faktoren wie Datenmanagement, Sicherheit, Verwendung von Drittanbieter-Toolsets usw. Dies sollte Ihnen helfen, die Migrationsgeschwindigkeit zu berechnen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen für den Erfolg während und nach dem Wechsel in Ihre neue Umgebung aufgestellt ist.

Eine neue Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit

Mit Microsoft 365 erhalten Sie Zugang zu einem neuen Set von Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie bringen mächtige und aufregende neue Funktionen mit, die Sie maximal nutzen möchten.

Nehmen Sie Gruppen in Microsoft 365: Sie ermöglichen es Ihnen, bestimmte Personen auszuwählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und einfach die Ressourcen einzurichten, die sie in einem bestimmten Tool teilen müssen. Wenn Ihr Unternehmen per E-Mail zusammenarbeiten und einen gemeinsamen Kalender verwenden muss, können Sie eine Gruppe in Outlook erstellen. Wenn Ihr Team lieber chatten oder Videoanrufe führen möchte, erstellen Sie ein Microsoft Team. Oder wenn Sie ein offenes, unternehmensweites Diskussionsforum benötigen, können Sie eine Gruppe in Viva Engage (früher Yammer genannt) erstellen. Jede Gruppe hat ihre eigenen Mitglieder, und Sie können Einstellungen wie Berechtigungen und Freigaben anpassen, um sicherzustellen, dass Microsoft 365 Ihre Geschäftsanforderungen erfüllt.

Was ist in Microsoft 365 enthalten?

Benutzer—oder zumindest einige von ihnen—werden sich neuen IT-Tools widersetzen. Der Erfolg Ihrer Implementierung liegt also darin, den Änderungsprozess zu glätten, um den Widerstand so gering wie möglich zu halten. Traditionell wird dies durch Schulung der Mitarbeiter und Angebot von Hilfe und Unterstützung während der Anpassung an das neue System erreicht, aber Schulung allein reicht nicht aus. Schauen wir uns zunächst an, was in Microsoft 365 enthalten ist:

• Microsoft SharePoint Online
• Microsoft Teams
• OneDrive
• OneNote
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Copilot
• Power BI

Sehen Sie sich die vollständige Liste der Microsoft 365-Produkte hier an.

Sogar die intelligentesten Technologielösungen können ein Pflaster sein

Bevor wir mit dem Teilen der Tipps fortfahren, die zu Ihrem Erfolg bei der Implementierung von SharePoint Online & Microsoft 365 beitragen können, möchten wir einen Vorbehalt anführen: Wenn Sie kein Problem lösen oder Geschäftsprozesse für Ihr Team verbessern, ist die Implementierung gescheitert, bevor sie überhaupt beginnt!

Wenn Sie eine klare Vision davon haben, wie das neue System das Unternehmen intelligenter und schneller arbeiten lassen wird, dann lesen Sie weiter.

Aber zuerst: Wenn Sie Fragen zu Microsoft 365-Funktionen wie OneDrive for Business und was es am modernen Arbeitsplatz leisten kann haben, kann eine schnelle Auffrischung des Themas eine großartige Einführung sein.

10 Best Practices für Ihre neue Microsoft 365-Implementierung

1. Tun Sie Ihr Bestes, um alle Arten von Risiken zu mindern

Natürlich scheint es offensichtlich zu sagen, dass Sie Ihre Cloud-Sicherheit ernst nehmen müssen. Bedenken Sie jedoch, dass ein IBM-Sicherheitsbericht von 2022 ergab, dass fast 83% der befragten Unternehmen mehr als eine Datenschutzverletzung hatten, wobei cloud-basierte Unternehmen fast die Hälfte solcher Verstöße ausmachten.

Dies lässt uns glauben, dass zwar Datenschutz und Risikomanagement während der Implementierung berücksichtigt werden, aber nicht so gut durchdacht oder strukturiert sind, wie sie sein sollten. Das Schlimmste ist, dass solche Sicherheitslücken im Nachhinein offensichtlich werden, wenn der Schaden bereits angerichtet ist.

Hier sind einige wichtige Datenschutz- und Risikomanagement-Aspekte, die oft übersehen werden:

• Identifizierung von Sicherheitskontrollen—Identifizieren Sie frühzeitig alle Sicherheitskontrollen, die Sie benötigen, um Ihre neue Microsoft 365-Umgebung effektiv zu überwachen. Effektive administrative Kontrollen in Microsoft 365 zu haben, stellt sicher, dass Sie die Sicherheit im Griff behalten.
• Vollständige Nutzung der Azure-Sicherheitsfunktionen—Azures Sicherheitsfunktionen wie Web Application Firewall, bedingter Zugriff, Multi-Faktor-Authentifizierung, Netzwerkschicht für Netzwerksicherheit usw. sind integriert und sollten genutzt werden.
• Überwachung von Gästen und externer Freigabe—Oft sind es andere Organisationen, mit denen Sie teilen, und externe Zusammenarbeit, die die Türen für Sicherheitsbedrohungen öffnet. Stellen Sie sicher, dass Sie Prozesse entwickeln, um sichere externe Zusammenarbeit in Microsoft 365 zu gewährleisten.
• Balance zwischen Leitplanken und Benutzerbedürfnissen—Denken Sie daran, dass das Endziel die Ermöglichung von Zusammenarbeit und die Förderung der Produktivität in Ihrer Microsoft 365-Umgebung ist. Daher empfehlen wir, Self-Service zu übernehmen, um Menschen die Freiheit zu geben, Dinge wie Teams und Sites selbst zu erstellen. Um sicherzustellen, dass dies mit totaler Sicherheit geschieht, sind Leitplanken wie Berechtigungsmanagement, Bereitstellungsrichtlinien und Management sensibler Daten der Schlüssel. Dies ist ein Win-Win-Ansatz, bei dem sichere Zusammenarbeit stattfindet, während Benutzer die Kontrolle behalten.

2. Richten Sie einen guten Kommunikationsplan ein

Benutzer müssen darauf vertrauen können, dass die IT nicht einfach auf ein weiteres verrücktes Projekt setzt, nur um der Veränderung willen.

Der beste Weg, ihre Zustimmung zu sichern, ist, effektiv zu kommunizieren, wie sie davon profitieren. Bringen Sie Führungskräfte mit ins Boot, damit Endbenutzer sehen können, dass das Unternehmen die Veränderung will und braucht. Vielleicht lassen Sie einen der C-Suite-Manager einen Blog schreiben oder in regelmäßigen Teammeetings vorbeischauen, um eine Projektübersicht zu geben.

Teilen Sie einfache Nutzenaussagen wie "Microsoft 365 bedeutet, dass Sie sich nicht ins VPN einloggen müssen, nur um Ihre E-Mails zu überprüfen" oder "Sie werden in der Lage sein, die vorherige Version eines Dokuments wiederherzustellen, an dem Sie arbeiten" mit den Benutzern. Hängen Sie Poster auf, wenn Sie möchten, oder machen Sie vielleicht einige kurze, lustige Videos, um die Vorteile Ihrer glänzenden neuen Microsoft 365-Implementierung zu bewerben.

Um diesen Ansatz noch effektiver zu machen und die Adoption zu maximieren, denken Sie daran, eine Endbenutzerkommunikationsstrategie aufzubauen. Auf diese Weise informieren Sie über Änderungen und interagieren mit Menschen über die richtigen Kanäle für jede Zielgruppe, was das Leben für alle einfacher macht, sowohl für Endbenutzer als auch für die IT, und letztendlich Ihre Ticket-Warteschlangen reduziert.

Ein guter Kommunikationsplan lenkt jedoch nicht nur Informationen vom Projektteam zu den Benutzern: Er muss in beide Richtungen funktionieren. Benutzer sollten eine klare Vorstellung davon haben, wie sie Ideen und Feedback zum Projekt einreichen können, und dann sicherstellen, dass ihre Ideen anerkannt werden, auch wenn Sie sie nicht umsetzen können. Belohnen Sie Benutzer, die großartige Ideen haben.

3. Benutzeradoption beginnt mit Bildung und Schulung