Training für den Erfolg: Ein praktischer Leitfaden zur Entwicklung von Microsoft 365 Copilot-Schulungen

Die erfolgreiche Einführung jeder Technologie erfordert mehr als nur die Aktivierung der Technologie – sie verlangt einen durchdachten Ansatz für Schulungen und Change Management. Für KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot ist dies noch herausfordernder, da sich die Funktionen schnell weiterentwickeln und kontinuierliche Lernansätze anstelle von einmaligen Schulungsveranstaltungen erfordern.

Diese Herausforderung verstärkt sich, da KI das Volumen und die Geschwindigkeit der Inhaltsproduktion in Microsoft 365 drastisch erhöht. Dies beeinflusst unsere Zusammenarbeit und unser Arbeitsmanagement und erfordert, dass Ihre IT-Strategie und Ihre Schulungsstrategie proaktiv aufeinander abgestimmt und skalierbar sind. KI überschwemmt Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Inhalten und traditionelle Governance-Modelle haben Schwierigkeiten, mit KI-generierten Daten Schritt zu halten. Effektive Schulungen müssen daher nicht nur vermitteln, wie man Copilot verwendet, sondern auch, wie wir unsere Arbeit inmitten der resultierenden Inhaltsexplosion verantwortungsvoll verwalten.

Basierend auf den Erfahrungen von Microsoft als "Customer Zero" und von den vielen Kunden, denen ich in den letzten zwei Jahren bei der Einführung von Copilot geholfen habe, wird dieser praktische Leitfaden IT-Leitern dabei helfen, die Copilot-Schulung von einem Deployment-Häkchen zu einem Katalysator für digitale Exzellenz in Ihrer gesamten Organisation zu transformieren.

Aufbau Ihres Copilot-Schulungsrahmens

Wir müssen zunächst sicherstellen, dass wir einen umfassenden Ansatz haben und wichtige Phasen durchlaufen haben. Überprüfen Sie, ob Sie eine wichtige Aktivität oder einen Erfolgsfaktor übersehen haben, da es nie zu spät ist, aufzuholen und eine Lücke zu schließen.

Phase 1: Schulungsvorbereitung und Grundlagenerstellung

In dieser Phase versuchen wir sicherzustellen, dass wir alles haben, was wir für den erfolgreichen Betrieb unserer Schulungsprogramme benötigen.  

Wichtige Aktivitäten:

• Bilden Sie Ihre Copilot-Einführungs- und Schulungsteams

• Definieren Sie klare Schulungsziele, die auf Geschäftsergebnisse ausgerichtet sind

• Identifizieren Sie individuelle Champions und Champion-Teams

• Validieren Sie technische Voraussetzungen für effektive Schulungen

• Nutzen Sie Ihr Governance-Framework und Nutzungsrichtlinien zur Schulungsleitung 

• Entwerfen Sie Ihre multimodale Schulungsstrategie

• Erstellen Sie Basiskennzahlen zur Messung der Schulungseffektivität

Erfolgsfaktoren:

• Führungsunterstützung: Sichern Sie sich sichtbare Führungsunterstützung, bevor Sie fortfahren. Wie ein Microsoft-Finanzdirektor mitteilte: "Als unser CFO Copilot in der Abteilungsbesprechung demonstrierte, sendete das ein starkes Signal, dass dies nicht optional war – es war unsere zukünftige Arbeitsweise."

• Kompetenzbasierte Lernziele: Definieren Sie spezifische Fähigkeiten, die Nutzer beherrschen sollten (z.B. "Nach der Schulung sollten Nutzer in der Lage sein, Besprechungsnotizen effektiv zusammenzufassen, professionelle E-Mails zu verfassen und Präsentationsumrisse aus bestehenden Dokumenten zu generieren"). Verknüpfen Sie diese Fähigkeiten direkt mit Produktivitätsergebnissen. Achten Sie darauf, neben diesen Produktivitätsergebnissen auch einige Qualitätsergebnisse zu integrieren.

• Anwendungsfall-basierter Lehrplan: Während Sie nutzen sollten, was Microsoft bereitstellt, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre eigene anwendungsfall-basierte Ausrichtung erstellen. Als Beispiel gelang es einer Gesundheitsorganisation, mit der ich gearbeitet habe, die Einführung zu beschleunigen, indem sie die anfängliche Schulung darauf konzentrierte, Copilot zur Erstellung von Patientenaufklärungsmaterialien und zur Zusammenfassung von Forschungsliteratur zu verwenden – hochwertige Aufgaben, die keine sensiblen Patientendaten beinhalteten, aber dennoch Produktivität und Qualität positiv beeinflussten.

• Sicherheitsbewusstsein auf Container- und Dokumentebene: Integrieren Sie Schulungen zu dokumentenspezifischer Sensibilität und Sicherheitskonzepten. Forschungen zeigen, dass Organisationen, die dokumentzentrierte Sicherheitsansätze einführen, weniger Überteilungsrisiken beim Einsatz von KI-Tools erfahren, und dies gilt für alle. Diejenigen, die SharePoint-Sites besitzen oder Microsoft Teams leiten, würden auch davon profitieren, die Best Practices für das Management und die Sicherheit auf Site- oder Teamebene zu verstehen. Die Schulung der Nutzer zu diesen Prinzipien von Anfang an schafft das richtige Fundament für verantwortungsvollen KI-Einsatz.

Inspirierende Idee: Erstellen Sie eine "Copilot-Kompetenzmatrix", die spezifische Aufgaben mit Schulungsmodulen, potenzielle Zeiteinsparungen und Geschäftsauswirkungen verknüpft. Dies hilft dabei zu priorisieren, welche Fähigkeiten in der Schulung betont werden sollten.

Phase 2: Pilot-Schulungsprogramme

Diese Phase erfordert von uns, zu pilotieren und den Prozess des Testens, Validierens und Lernens aus unserem Schulungsplan und -ansatz zu beginnen. Es ist wichtig, eine Phase vor der Skalierung zu haben, da dies die Rendite Ihrer Schulungsinvestition verbessert.

Wichtige Aktivitäten:

• Bereitstellung anfänglicher Schulungsmodule für ausgewählte Pilotgruppen

• Sammlung von Feedback zur Schulungseffektivität

• Verfeinerung der Lernmaterialien basierend auf Pilot-Erkenntnissen

• Dokumentation früher Schulungserfolgsgeschichten

• Anstoß und Beginn der Erstellung oder Verfeinerung digitaler Exzellenzzentren

Erfolgsfaktoren:

• Realitätsnahe Lernszenarien: Ein Einzelhandelsunternehmen, mit dem ich gearbeitet habe, ließ Nutzer ihre eigenen wiederkehrenden Aufgaben zu den Schulungssitzungen mitbringen und arbeitete dann durch, wie Copilot bei jeder einzelnen helfen könnte, wodurch der geplante Ansatz erweitert wurde. Dies führte zu einer neuen Mischung von Schulungssitzungen, die frühere Einblicke in Prozessautomatisierungsmöglichkeiten ermöglichte und noch wichtiger, die Anwendung der Schulungsinhalte viel einfacher machte. Dieser praxisnahe Ansatz mit relevanten Inhalten führte dazu, dass 78% der Pilot-Nutzer Copilot innerhalb der ersten Woche in ihrer Arbeit anwendeten und damit das beschleunigten, was laut einer Microsoft-Studie durchschnittlich 11 Wochen dauert.

• Schnelles Lernfeedback: Ein gemeinsames Muster beinhaltet die proaktive Bereitstellung einfacherer Möglichkeiten zum Teilen von Feedback, nicht nur mit den Lern- und Entwicklungsteams, sondern auch mit Kollegen, die an der Pilot-Schulung teilnehmen. Als Beispiel erstellte ein Finanzdienstleistungsunternehmen einen dedizierten Teams-Kanal, in dem Pilot-Teilnehmer Fragen stellen, Lerndurchbrüche teilen oder Herausforderungen melden konnten. Das Schulungsteam überwachte diesen Kanal aufmerksam und nutzte die Erkenntnisse, um Materialien während des Pilots täglich zu überarbeiten und großartige Inhalte für die Viva Engage Communities zu etablieren, die sie später zusammen mit anderen digitalen Exzellenzzentren einsetzten.

Inspirierende Idee: Planen Sie alle zwei Wochen "Lerncheck-in"-Sitzungen, um strukturiertes Feedback zur Schulungseffektivität zu sammeln und zu identifizieren, welche Elemente die größte Wirkung haben. Um diese wertvoller zu machen und die Diskussion zu beschleunigen, sollten Sie Gastredner einladen oder einen internen Stakeholder, der seine eigenen Erfahrungen teilt.

Phase 3: Unternehmensweiter Schulungsrollout

In dieser Phase möchten wir das Gelernte skalieren und erhebliche Auswirkungen auf die Einführung erzielen.

Wichtige Aktivitäten:

• Durchführung Ihres multimodalen Schulungsprogramms in Abstimmung mit der Lizenzbereitstellung (wiederholbar)

• Aktivierung von Peer-Learning-Netzwerken in allen Abteilungen

• Start von Kommunikationskampagnen zur Hervorhebung von Schulungsmöglichkeiten

• Verstärkung, Verknüpfung und Erfassung von Erfolgsgeschichten

• Enge Überwachung der Kennzahlen zum Kompetenzerwerb

Erfolgsfaktoren:

• Just-in-time-Lernen: Ein häufiger Befund, den wir gesehen haben, ist, dass die Planung von Schulungen innerhalb von 48 Stunden nach dem Erhalt des Copilot-Zugangs zu höherer Funktionseinführung führt im Vergleich zu Gruppen, die Wochen vor oder nach dem Zugang geschult wurden. Für ein Technologieunternehmen stellte ich fest, dass dieser Unterschied eine 65%ige Steigerung ausmachte, also ist das Timing der Schulung wichtig. Der Ansatz dieser Organisation nutzte zielgerichtete kostengünstige 30-minütige virtuelle Kick-off-Sitzungen, gefolgt von On-Demand-Videos und digitalen Leitfäden neben geplanten Programmen.

• Rollenbasierte Lernpfade: Eine öffentliche Einrichtung erstellte unterschiedliche Schulungspfade für verschiedene Rollen: Verfasser/Kommunikatoren, Analysten, Projektmanager und Führungskräfte. Jeder Pfad enthielt maßgeschneiderte Beispiele und Übungen, die für diese Funktion relevant waren, wodurch die wahrgenommene Relevanz der Schulung um 73% im Vergleich zu einem allgemeineren Ansatz basierend auf qualitativen Umfrageantworten stieg.  
  
  Die Auswirkung der Verwendung rollenbasierter und anwendungsfall-/szenariobasierter Schulungen kann nicht unterschätzt werden, aber wichtig ist, dass dies nicht nur auf Schulungsteams angewiesen sein muss. Während Ihr Pilot und Ihre Champions die Technologie einführen, können sie oft dabei helfen, diese Leitfäden zu erstellen oder sie können durch die von Ihnen erfassten Erfolgsgeschichten inspiriert und darauf ausgerichtet werden.

• Multimodale Lernbereitstellung: Jede Organisation muss multimodale Ansätze für das Lernen nutzen, wenn sie größeren Erfolg erzielen will. Als Beispiel implementierte eine Bildungseinrichtung einen umfassenden Ansatz:  

• Live-Einführungswebinare für alle Mitarbeiter

• Abteilungsspezifische Workshops für maßgeschneiderte Anwendungsfälle

• Selbstbestimmte Module in ihrem LMS

• Kurze Tutorial-Videos in ihrer Wissensdatenbank

• Digitale Adoptionsplattform für In-App-Führung

• Wöchentliche "Copilot-Sprechstunden" für Fragen

Inspirierende Idee: Erstellen Sie ein "Copilot-Lernkit" für jede Abteilung mit Schnellreferenzleitfäden, abteilungsspezifischen Anwendungsfällen und Kontaktinformationen für funktionale, abteilungsbasierte oder lokale Lern-Champions.

Phase 4: Kontinuierliche Lernprogramme

Ein wichtiger Befund in meiner Arbeit war, dass kontinuierliche Lernprogramme und -ansätze von entsch