Verwaltung Ihrer Endbenutzer während einer Microsoft Teams-Migration

Bereiten Sie sich auf eine Mandant-zu-Mandant-Migration als Teil einer Unternehmensfusion oder -übernahme vor? Vielleicht reorganisieren Sie Ihre Teams-Umgebung. Welche Art von Teams-Migration Sie auch planen, denken Sie dabei unbedingt an die Endbenutzer.

Es gibt keinen universellen Ansatz zur Steigerung der Benutzerbereitschaft bei Migrationen. Während der Migrationsprozess kritische Schritte umfasst, um Microsoft Teams-Inhalte nahtlos zu verschieben und zu verwalten, müssen Sie auch bestimmen, was Sie den Benutzern in Bezug auf Kommunikation, Schulungen und Support anbieten werden.

Wie führt man Benutzer also am besten durch die Gewässer des Wandels? Sie können eine Reihe von Maßnahmen so früh wie möglich umsetzen, um Ihr Team für langfristigen Erfolg aufzustellen.

Faktoren identifizieren, die die Microsoft Teams-Benutzerakzeptanz beeinflussen

Da immer mehr Unternehmen in Microsoft Teams zusammenarbeiten, wächst der Bedarf, Teams-Umgebungen zu migrieren und umzustrukturieren. Die frühzeitige Kommunikation des Migrationsplans hält die Benutzer auf dem Laufenden und setzt realistische Erwartungen.

Das Management von Endbenutzern durch die Bereitstellung von Microsoft 365 kann kollaborative Bemühungen und Mitarbeiterengagement in Ihrer Organisation steigern.

Wichtige Fragen ansprechen

Bei der Planung Ihrer Migration ist es wichtig zu verstehen, wie die Migration wahrgenommen werden könnte. Ihre Benutzer fragen möglicherweise „Wie wird sich die Änderung auf uns auswirken?" und Sie müssen bereit sein, ihre Frage zu beantworten, um eine hohe Akzeptanz sicherzustellen und IT-bedingte Kopfschmerzen später zu vermeiden. 

Deshalb ist es ein entscheidender Teil der Planung jeder erfolgreichen Migration, den Benutzern die Gründe (und Vorteile!) hinter der Änderung zu erläutern. 

Die Kommunikation sollte Informationen wie diese enthalten:

„Warum führen wir diese Änderung durch?"

„Was sind die Ziele dieser Änderung?"

„Welche Ausfallzeiten können wir erwarten?"

„Wie ist der Zeitplan der Migration?"

„Was wollen wir langfristig mit dieser Änderung erreichen?"

☝️Verpassen Sie nichts: Verwenden Sie den vollständigen Leitfaden für Teams-Migration, um von Anfang an Erfolg zu gewährleisten

Kommunizieren Sie Ihren Plan

Das Management von Benutzern während einer Teams-Umstellung beginnt mit einem Kommunikationsplan, der sie auf die bevorstehende Änderung vorbereitet und sie durch alle Änderungen oder Maßnahmen führt, die sie möglicherweise ergreifen müssen. 

Manche Menschen reagieren besser auf Einzelgespräche und Teambesprechungen. Andere bevorzugen einen dokumentierten Plan, der wichtige Termine und andere relevante Informationen umreißt. Welchen Kommunikationsplan Sie auch für Ihre Organisation als am besten geeignet erachten, Sie sollten fortlaufende Support-Tools und -Ressourcen anbieten, um die Produktivität während des Migrationsprozesses und darüber hinaus aufrechtzuerhalten. 

Ein guter Ausgangspunkt? Die Kommunikation per E-Mail ist eine gute Möglichkeit, den Benutzern die Tür zu öffnen und ihnen zu ermöglichen, ein Verständnis für die bevorstehende Migration zu entwickeln, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. 

Um Ihnen zu helfen, Ihre Kommunikationsstrategie während der Migrationsplanungsphase anzupassen, haben wir beschlossen, eine Reihe von Beispiel-E-Mails zu teilen, die das Gespräch im Kontext einer Microsoft Teams Mandant-zu-Mandant-Migration beginnen.

E-Mail #1: Vor der Migration 

Wann zu versenden: 4 Wochen vor der Migration
Zweck: Bewusstsein für Teams-Migration schaffen
Betreff: Ihre Daten werden verschoben

Hallo Team,

Wir werden unser Microsoft Teams-Abonnement am [Migrationsdatum] zu einem anderen Mandanten übertragen. Als Teil dieser Migration ist unser Ziel, Daten unter einem Mandanten zu konsolidieren und eine einheitlichere Organisation zu schaffen.

Was Sie erwarten können

Unser Team hat im Hintergrund gearbeitet, um Ihre neue Umgebung vorzubereiten. Dies umfasst die Vorbereitung Ihrer Daten für die Migration zu einer effizienteren Umgebung (d.h. das Entfernen veralteter Teams, Benutzer und Inhalte). Es wird wenig bis gar keine Unterbrechung Ihrer Arbeit während des Migrationsprozesses geben, und es wird keine Aktion Ihrerseits erforderlich sein. 

In den nächsten Wochen erhalten Sie regelmäßige Updates von uns.
Wir werden am [Datum] eine Microsoft Teams-Veranstaltung abhalten. Begleiten Sie uns, um mehr über diese Änderung zu erfahren und live Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten. 

Achten Sie auf eine Einladung zu unserer Teams-Veranstaltung! 

In der Zwischenzeit, wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Änderung haben, zögern Sie nicht, [Admin-Name/Telefonnummer oder E-Mail] zu kontaktieren oder schauen Sie in unsere Migrations-FAQs hier: 

Vielen Dank für Ihre Unterstützung und Kooperation.

Ihr IT-Team


E-Mail #2: Nach der Migration 

Wann zu versenden: Nach Abschluss der Migration
Zweck: Benutzern mitteilen, dass Daten erfolgreich verschoben wurden  
Betreff: Willkommen in Ihrer neuen Microsoft Teams-Umgebung!

Hallo Team,

Wir freuen uns, berichten zu können, dass Ihre Daten erfolgreich zum neuen Mandanten verschoben wurden. Während der Migration haben wir Teams, Kanäle, Berechtigungen, Dateien und andere Inhalte in Ihre neue Umgebung verschoben. Durch die Konsolidierung dieser Daten können wir effizienter und effektiver zusammenarbeiten.

Wenn Sie Probleme haben oder Fragen stellen möchten, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung während der Umstellung! 

Ihr IT-Team


E-Mail #3: Nachfassen

Wann zu versenden: 1 Monat nach der Migration
Zweck: Feedback anfordern
Betreff: Wir möchten von Ihnen hören!

Hallo Team,

Vor ein paar Wochen haben wir Ihre Microsoft Teams-Daten in eine neue Mandanten-Umgebung verschoben. Wir würden gerne von Ihren Erfahrungen auf dieser Reise hören und wie Teams Ihren täglichen Arbeitsablauf unterstützt. 

Bitte nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um unsere Umfrage auszufüllen und Ihre Gedanken zu teilen. 

Ihre Antworten helfen uns dabei, Bildungsmöglichkeiten und Ressourcen zu schaffen, wie Sie das Beste aus neuen Teams-Funktionen und -Fähigkeiten herausholen können.

Nochmals vielen Dank für Ihre Unterstützung und Kooperation.

Ihr IT-Team

Den Wert von Microsoft Teams für Ihre Benutzer definieren

Welchen Wert bietet Teams dem einzelnen Benutzer? Welche Arten von Teamarbeit profitieren am meisten? 

Die Definition des Wertes von Teams hilft dabei, Menschen in die gleiche Richtung zu führen; sie werden eher geneigt sein, die Fähigkeiten und Funktionen in Microsofts modernem Arbeitsplatz zu übernehmen, die verteiltes Arbeiten ermöglichen. 

Das schließt die Nutzung der Kraft des Self-Service ein, um die Akzeptanz in Produktivitäts-Apps wie Teams zu fördern.

Mit Microsoft Teams bedeutet Self-Service, Endbenutzern zu ermöglichen:

• Ihre eigenen Teams bereitzustellen
• Externe Freigabefunktionen zu verwenden
• Gastzugang nach Bedarf zu autorisieren

Microsoft 365 setzt ihre Benutzer wieder an das Steuer – was zu mehr Nachdenklichkeit, mehr Bewusstsein und mehr Autonomie führt und das Beste aus den Menschen herausholt: Kreativität und kritisches Denken.

Luise Freese, Microsoft MVP (@LuiseFreese)

Benutzern mehr Freiheit zu geben, macht es auch weniger wahrscheinlich, dass Menschen sich anderen Lösungen außerhalb Ihrer Umgebung zuwenden. Allerdings skaliert alles viel schneller in der Cloud. Das bedeutet, dass Sie Microsoft Teams-Einstellungen konfigurieren und gute Governance einrichten müssen, um die Vermehrung von Gruppen und Teams zu vermeiden und Organisationsdaten fortlaufend sicher zu halten.

Den richtigen Schulungs- und Support-Plan bestimmen

Ein Benutzerbereitschaftsplan besteht aus Bewusstseins-, Schulungs- und Support-Initiativen mit dem Endziel, eine hohe Benutzerakzeptanz zu erreichen. 

Je mehr Menschen verstehen, wie sie ein Tool effektiv nutzen können, desto mehr Wert werden sie daraus ziehen. Dennoch haben wir erfahren, dass Benutzerschulung nicht etwas ist, was viele Unternehmen automatisch implementieren. 

In einer Umfrage für unseren State of Microsoft 365-Bericht haben wir gefragt, wie viel Microsoft Teams-Schulung Endbenutzern während der Einführung angeboten wurde. Nur 19% der Befragten gaben an, dass sie Mitarbeitern offizielle Schulungen anboten, die umfassende Schulungsmaterialien und -aktivitäten beinhalteten.

Wir haben bereits den Bewusstseinsaspekt angesprochen, der die Kommunikation von Informationen und Updates über die Migration an Ihr Team umfasst. Schauen wir uns nun einige Schulungsmöglichkeiten und Support-Tools an, die Benutzern dabei helfen, Teams effektiv zu nutzen.

Tipps zur Schulung von Benutzern in Microsoft Teams

• Verfolgen Sie einen einfachen Ansatz für die Endbenutzer-Schulung, der sich auf die Grundlagen von Microsoft Teams konzentriert. Dies umfasst die Aufklärung über die verschiedenen Funktionen und Funktionalitäten in Teams und allgemeine Best Practices für deren Nutzung.
• Nutzen Sie die volle Kraft von Microsoft 365, indem Sie Apps wie Teams, Yammer und SharePoint verwenden, um Ihre Benutzer weiterzubilden:
  • Teams: Bieten Sie webinar-basierte und von Instruktoren geleitete Schulungssitzungen über Teams an (z.B. „Teams Donnerstage").
  • Yammer: Erstellen Sie ein organisationsweites Q&A- und FAQ-Forum in einer Microsoft Teams-Community in Yammer.
  • SharePoint: Verwenden Sie SharePoint News, um Ihr Team über neue Schulungen auf dem Laufenden zu halten. Machen Sie Ihre aufgezeichneten Schulungssitzungen über eine SharePoint-Seite verfügbar.

Tipps zur Unterstützung von Microsoft Teams-Benutzern

• Halten Sie Einzelsprechstunden oder kleine Gruppensitzungen ab, um Benutzerschmerzen zu besprechen, ihre Bedürfnisse zu verstehen und ihre Fragen zu beantworten. Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten, um Ihre Schulungen zu gestalten und zu verbessern.
• Bauen Sie eine Champions-Community von Benutzern auf, die sich regelmäßig treffen, um neue Arbeitsweisen zu teilen und zu den Ansprechpartnern für andere Benutzer zu werden und Veränderungen voranzutreiben.

Veränderungen als Team