Microsoft 365 Preiserhöhungen und eine neue Lizenz: Was Sie wissen müssen

Microsoft nimmt 2026 einige wichtige Änderungen an Microsoft 365 vor. Zwei Dinge, die IT-Führungskräfte und Administratoren wissen sollten:

1. Die Microsoft 365-Preise werden steigen für sieben SKUs: Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 E3, Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 F1 und Microsoft 365 F3.
2. Microsoft wird seine Premium-Suite Microsoft 365 E7 einführen für Unternehmen, die bereit sind, KI zu skalieren.

Für IT-Teams wirft dies einige wichtige Fragen auf.  

Wie stark werden diese Änderungen Ihre Microsoft 365-Kosten erhöhen? Spiegeln Ihre aktuellen Lizenzzuweisungen wider, wie Mitarbeiter Microsoft 365 tatsächlich nutzen? Wo könnten sich Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Microsoft 365-Landschaft bieten, bevor die Kosten steigen?

Lassen Sie uns ins Detail gehen.

Wichtige Erkenntnisse

• Überprüfen Sie Ihre Microsoft 365-Landschaft vor Microsofts Preisupdate. Selbst kleine Preiserhöhungen können sich bei Hunderten von Nutzern schnell summieren.
• Verstehen Sie, wie Lizenzen tatsächlich genutzt werden, bevor Sie neue hinzufügen, und insbesondere bevor Sie Premium-Stufen wie die neue Microsoft 365 E7 einführen oder Copilot erweitern.
• Tenant-Sprawl verbirgt zusätzliche Kosten. Inaktive Teams, nicht genutzte SharePoint-Sites und verwaiste OneDrive-Konten häufen sich ohne regelmäßige Bereinigung oder Lifecycle-Governance an.
• Lizenzfehler werden teurer. Nicht genutzte oder überversorgte Lizenzen können die Microsoft 365-Kosten unbemerkt in die Höhe treiben.
• Tools wie ShareGate Protect helfen IT-Teams dabei, die Lizenznutzung zu sehen, inaktive Arbeitsbereiche zu bereinigen und Speicherplatz zurückzugewinnen.

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Was ändert sich bei den Microsoft 365-Preisen?

Microsofts Preisaktualisierungen treten am 1. Juli 2026 in Kraft. Diese Änderungen gelten für neue Abonnements und Verträge, die nach diesem Datum verlängert werden. Je nach Lizenztyp werden die Preise um etwa 5% bis zu 33% steigen.

Um dies in Perspektive zu setzen: Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 für Hunderte von Nutzern lizenziert, kann selbst eine kleine Preiserhöhung pro Nutzer schnell in Zehntausende von Dollar zusätzlicher jährlicher Ausgaben umschlagen.  

Zum Beispiel entspricht eine monatliche Erhöhung von 3 $ bei Microsoft 365 E3 36 $ mehr pro Nutzer pro Jahr für jeden lizenzierten Nutzer. In einem Unternehmen mit 500 Nutzern bedeutet das 18.000 $ zusätzliche jährliche Ausgaben.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Ihre Microsoft 365-Landschaft zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie nicht mehr zahlen als nötig, bevor die neuen Preise in Kraft treten.

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Microsofts neue Premium-Lizenz: Microsoft 365 E7

Neben den Preisänderungen führt Microsoft auch eine neue Top-Tier-Enterprise-Lizenz namens Microsoft 365 E7 ein, die am 1. Mai 2026 allgemein verfügbar sein wird.  

Diese neue Suite wird Produktivitäts-, Sicherheits- und KI-Funktionen in einem einzigen Abonnement vereinen, einschließlich:

• Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 Copilot
• Entra Suite für Identitäts- und Zugangskontrolle
• Agent 365 als Kontrollzentrum zur Verwaltung und Skalierung von Agenten

Mit anderen Worten: E7 ist als KI-orientierte Enterprise-Lizenz positioniert, bei der fortschrittliche KI-Tools, Sicherheit und Governance tief in die Microsoft 365-Plattform integriert sind. Und sie repräsentiert zweifellos Microsofts Vision für die nächste Phase der Unternehmensproduktivität.  

Die Einführung einer weiteren Premium-Lizenzstufe wirft jedoch auch eine wichtige Frage für IT-Teams auf: Wer benötigt sie tatsächlich?

Bevor Sie neue Lizenzstufen wie E7 in Betracht ziehen oder die Copilot-Nutzung erweitern, ist es ratsam, zunächst zu verstehen, wie Ihre bestehenden Lizenzen genutzt werden.

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Was Microsofts Preisupdate für Ihr Unternehmen bedeutet

Für viele Organisationen ist die größere Auswirkung, dass Microsoft 365-Lizenzierung teurer wird, wenn sie falsch gemacht wird.  

Mit neuen KI-Funktionen, höherstufigen Plänen und der Einführung von Lizenzen wie Microsoft 365 E7 müssen Organisationen genauer darauf achten, wie Lizenzen in ihren Umgebungen zugewiesen, genutzt und verwaltet werden.

Wenn diese Grundlagen nicht unter Kontrolle sind, könnte das Preisupdate von 2026 bedeuten, mehr für Ineffizienzen zu zahlen, die bereits da waren.

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Nicht genutzte Lizenzen erhöhen unnötige Ausgaben

Nicht genutzte Lizenzen sind eine der häufigsten Quellen für Microsoft 365-Mehrausgaben. Gartner schätzt, dass Organisationen 25–30% ihrer SaaS-Ausgaben für nicht genutzte oder unzureichend genutzte Lizenzen verschwenden, was oft Microsoft 365-Umgebungen einschließt.  

Mitarbeiter gehen, Rollen ändern sich oder Projekte enden. Aber die diesen Nutzern zugewiesenen Lizenzen bleiben oft bestehen. Ohne regelmäßige Lizenzüberprüfungen können Organisationen am Ende für Plätze zahlen, die niemand nutzt. Und wenn die Preise steigen, werden diese ungenutzten Lizenzen zu einer noch größeren Belastung für IT-Budgets.

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Überversorgte oder nicht passende Lizenzen treiben höhere Kosten an

Selbst wenn Lizenzen aktiv genutzt werden, sind sie nicht immer die richtigen. Zum Beispiel erhalten manche Nutzer Enterprise-Lizenzen mit erweiterten Sicherheits-, Compliance- oder Analysefunktionen, obwohl sie nur grundlegende Produktivitäts-Apps wie Outlook, Teams und SharePoint benötigen.

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Inaktive Arbeitsbereiche häufen sich unbemerkt an

Mit der Zeit beginnen Microsoft 365-Umgebungen, Dinge zu sammeln, die niemand wirklich mehr verwendet. Inaktive Teams, doppelte oder veraltete SharePoint-Sites und verwaiste OneDrive-Konten, die nach Projekten oder dem Weggang von Mitarbeitern zurückbleiben.

Diese inaktiven Arbeitsbereiche belegen immer noch Speicherplatz, verstopfen den Tenant und erschweren es IT-Teams zu verstehen, was tatsächlich genutzt wird. Und wenn Umgebungen ohne regelmäßige Bereinigung wachsen, wird es viel schwieriger zu erkennen, wo sich unnötige Kosten verstecken.

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Sollten Sie vorzeitig verlängern?

Es könnte verlockend sein, vorzeitig zu verlängern, um höhere Preise zu vermeiden. In manchen Fällen kann das möglicherweise helfen, aktuelle Tarife zu sichern und Geld zu sparen.

Bevor Sie diese Entscheidung treffen, lohnt es sich, Ihre Umgebung genauer zu betrachten. Wenn Sie verlängern, ohne vorher zu prüfen, könnten Sie am Ende nicht genutzte Lizenzen, überversorgte oder nicht passende Pläne, inaktive Arbeitsbereiche oder unnötige Speicherkosten mit sich tragen.

Die Überprüfung Ihrer Microsoft 365-Landschaft jetzt gibt Ihnen ein klareres Bild, sodass Sie aufräumen und eine fundiertere Entscheidung über das weitere Vorgehen treffen können.

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Wie Sie Microsoft 365-Kosten optimieren und sich auf Ihre nächste Verlängerung vorbereiten

Zu erkennen, wo die Verschwendung in Microsoft 365 stattfindet, die unnötige Kosten verursacht, ist schwieriger zu entdecken, als es sein sollte. Besonders in großen Tenants mit Hunderten von Nutzern und Arbeitsbereichen bleiben nicht genutzte oder überversorgte Lizenzen oft unbemerkt, weil Microsofts Berichterstattung die Nutzeraktivität nicht klar mit zugewiesenen Lizenzen verknüpft.  

Hier kommt ShareGate Protect ins Spiel. Es gibt Ihnen klare Sichtbarkeit in Lizenzen, Arbeitsbereiche und Aktivitäten in Ihrem gesamten Tenant.  

Sehen Sie jede Lizenz in Ihrem Tenant und wie sie Nutzern zugewiesen ist

Der Lizenzbericht enthält die folgenden Zuordnungsdetails für jede Microsoft 365-Lizenz in Ihrem Tenant:

• Produktname
• Insgesamt gekauft
• Insgesamt zugewiesen
• Insgesamt nicht zugewiesen
• Copilot enthalten
• SKU
• Abgelaufen
• Status

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Finden Sie inaktive Arbeitsbereiche, die Speicherplatz verschwenden

Protect durchsucht Ihren Tenant und bewertet Aktivitätssignale über Workloads wie SharePoint, Teams und Gruppenmailboxen hinweg. Es zeigt inaktive Arbeitsbereiche und Nutzer auf, die Unordnung hinzufügen, Speicherkosten erhöhen und Governance erschweren.

Sie können einen vorgefertigten Bericht öffnen, um zu sehen, was inaktiv ist, die Auswirkungen zu verstehen und direkt dort zu handeln, wo Sie das Problem erkennen.

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Archivieren Sie Arbeitsbereiche, um Speicherplatz zurückzugewinnen