5 SharePoint-Berichte, die Sie täglich, wöchentlich oder quartalsweise planen sollten

SharePoint-Reporting ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer sicheren und organisierten Umgebung. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Berichte Sie wann verwenden sollten.

SharePoint-Governance ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung eines sicheren und effizienten Arbeitsbereichs für alle in Ihrem Unternehmen. Geplante SharePoint-Berichte sind eine nützliche Möglichkeit, potenzielle Bedrohungen für Ihre SharePoint Online- oder On-Premises-Umgebung im Blick zu behalten. Behalten Sie Benutzerberechtigungen, verwaiste Sites, inaktive Gruppen im Auge und gewinnen Sie wertvolle Business Intelligence. 

Die Vernachlässigung von Berichten kann Cloud-Sprawl, Unorganisiertheit und die Bedrohung durch Sicherheitsverletzungen und Cyber-Angriffe verstärken. Aber die ständige Überprüfung und Aktualisierung dieser Berichte ist zeitaufwendig und manchmal nicht einmal notwendig. 

In diesem Blog erläutern wir, welche SharePoint-Berichte Sie wöchentlich, monatlich und vierteljährlich planen sollten, und wie diese Berichte Ihnen helfen können, Ihre regelmäßigen SharePoint-Audits zu optimieren. Wir werden auch beginnen zu erkunden, wie Sie Zeit und Ressourcen sparen können, wenn Sie Berichte automatisieren und Governance-Software die schwere Arbeit für Sie erledigen lassen.

Sie können auch diese Episode von ShareGate On Air darüber ansehen, wie Sie eine erfolgreiche Berichtsroutine entwickeln:

https://youtu.be/zwDj0blm2z4

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Erste Schritte mit SharePoint-Reporting

Sie können SharePoint-Berichte auf dieselbe Weise abrufen, wie Sie alle Microsoft 365-Berichte planen würden – über das Admin Center. Gehen Sie vom Admin Center zu Berichte, dann Nutzung und klicken Sie auf Mehr anzeigen auf der SharePoint-Karte.

Sie sollten dann verschiedene Dashboards sehen können, wie Benutzerlisten, die Site-Nutzung-Registerkarte und mehr. Das SharePoint-Nutzung-Dashboard ist der Ort, an dem Sie Berichte planen und Trends der letzten 7, 30, 90 oder 180 Tage anzeigen, je nach Ihren Anforderungen. 

Sie können dann Ihre Nutzungsberichte in ein Excel-Dokument exportieren, um sie zu Ihren eigenen Aufzeichnungen hinzuzufügen. Schauen wir uns an, welche Berichte Sie in jedem dieser Intervalle exportieren sollten, um das Beste aus der SharePoint-Berichtsfunktion herauszuholen.

Auch das Verständnis der Macht von SharePoint-Analysen kann Ihrem Team dabei helfen, das volle Potenzial der Plattform zu erschließen.  

Wöchentlich zu planende SharePoint-Berichte

Diese Berichte können sich schnell ändern, da die Probleme auf individuelle Benutzeraktivitäten konzentriert sind und sich schnell von einem geringfügigen Problem zu einem weitaus bedeutenderen entwickeln können. 

Bericht zur externen Freigabe

Sie können einen Bericht über externe Freigaben über die Metrik mit dem Titel Externe Freigabe anzeigen und exportieren. Aktivieren Sie einfach das Filterfeld, um Spalten im Site-Nutzung-Dashboard-Filter auszuwählen. 

Dies ermöglicht es Ihnen zu sehen, welche Freigabeeinstellungen eine bestimmte SharePoint-Site hat, und ob Sie den externen Zugriff von alten oder deaktivierten Benutzern widerrufen müssen. Es sollte verhindern, dass böse Akteure über stillgelegte Benutzer eindringen, und private Gruppen sicher und geschützt halten.

Bericht über externe Benutzer 

Um SharePoint-Berichte über externe Benutzer anzuzeigen und zu exportieren, müssen Sie zur Benutzerliste zurückkehren. Hier sehen Sie eine Liste de-identifizierter Benutzernamen zusammen mit ihrer Aktivität und ihrem Status. 

Sie sollten auch sehen können, welche Benutzer intern oder extern sind. Der Export eines Berichts über diese Art von Informationen sollte Ihnen die Sichtbarkeit geben, die Sie benötigen, um den Zugriff auf externe Benutzer zu widerrufen, die nicht mehr aktiv sind, was wiederum Sicherheitsrisiken und Cloud-Sprawl reduziert.

Bericht über verwaiste Benutzer 

Verwaiste Benutzer sind Benutzer, die nicht mehr in Ihrem AAD (Azure Active Directory) angezeigt werden, aber auf SharePoint-Sites und -Gruppen inaktiv bleiben. Wie die anderen beiden Probleme in diesem Abschnitt können verwaiste Benutzer Sicherheits- und Cloud-Sprawl-Probleme verursachen – aber sie können auch Zugriffsprobleme für andere Benutzer in Gruppen verursachen, die den verwaisten Benutzern gehörten. Das bedeutet, dass nur IT-Administratoren diese Gruppen löschen oder verwalten können. 

Sie können diesen Bericht aus der Benutzerliste planen – wenn Sie dies wöchentlich tun, sollte das bedeuten, dass sich verwaiste Benutzerkonten nicht anhäufen und aus etwas recht Geringfügigem eine größere Aufgabe machen. 

Monatlich zu planende SharePoint-Berichte

Monatliche SharePoint-Berichte sind für Probleme, die Gruppen und Sites betreffen, anstatt einzelne Benutzer. Wenn Sie sich jede Woche um Benutzer kümmern, sollten sich Gruppen und Sites schließlich selbst verwalten, aber sie sind es wert, auf Inaktivität überwacht zu werden, um unnötige Speicherkosten und Cloud-Sprawl zu vermeiden.

Bericht über inaktive Gruppen

Aktivieren Sie auf der SharePoint-Site-Nutzung-Registerkarte das Filterfeld mit der Bezeichnung "Datum der letzten Aktivität". Dies zeigt Ihnen, wann eine Site zuletzt verwendet wurde, und ermöglicht es Ihnen, alte SharePoint-Sites zu verwalten, zu archivieren oder zu löschen. 

Dies verbessert die Gesamtverwaltung und reduziert die Speichernutzung – was Kosten senkt und Ihrer Abteilung langfristig Zeit spart. 

Ein großartiger How-to-Artikel, der 4 Wege beschreibt, wie Sie:  Inaktive Microsoft Teams und Gruppen finden

Bericht über ungenutzte Sites

ShareGate ermöglicht es seinen Benutzern, ungenutzte Sites zu bereinigen, Sprawl in ihren Umgebungen zu reduzieren und das Risiko zu mindern, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten.

Das ShareGate-Migrationstool ermöglicht es seinen Benutzern zu bestimmen, dass eine Site ungenutzt ist, wenn sie in den letzten 6 Monaten nicht geändert wurde.

Um das letzte Änderungsdatum einer Site zu bestimmen, verwendet das ShareGate-Migrationstool das neueste Datum aus den folgenden:

• Erstellungsdatum der Site
• Erstellungsdatum einer Liste in der Site
• Letztes Änderungsdatum eines Elements aus einer Liste in der Site
• Letztes Datum, an dem ein Element aus einer Liste in der Site gelöscht wurde

Vierteljährlich zu planende SharePoint-Berichte 

Diese Berichte haben eine niedrigere Priorität als die vorherigen beiden Abschnitte, aber Sie sollten sie dennoch jedes Quartal im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und SharePoint so verwendet wird, wie es sein sollte.

Audit-Log-Bericht 

Betrachten Sie dies als eine Art vierteljährliche Überprüfung Ihrer SharePoint-Nutzung. Audit-Logs zeigen Ihnen, wer was und wann getan hat. Wenn es ein Sicherheitsproblem gibt oder etwas Wichtiges gelöscht wird, können Sie Audit-Log-Berichte verwenden, um herauszufinden, welche Benutzerkonten beteiligt waren. 

Auch wenn Sie dies hoffentlich nicht benötigen werden, ist es wichtig, diese Logs im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass sie alle in Ordnung und einsatzbereit sind, wenn Sie sie brauchen. Erstellen Sie ein vierteljährliches Protokoll dieser Audits und Sie werden besser vor Cyber-Angriffen oder durch menschliche Fehler verursachten Vorfällen geschützt sein – es könnte auch Teil Ihrer branchenspezifischen Compliance-Vorschriften sein, also stellen Sie sicher, dass Sie das auch überprüfen.

Berechtigungsmatrix-Bericht

Fragen Sie sich, wer Zugriff auf was in Ihrem SharePoint hat?

ShareGates Berechtigungsmatrix-Bericht (PMR) gibt Ihnen einen vollständigen Überblick darüber, auf was Benutzer und Gruppen Zugriff haben, sowie mit welchen Berechtigungsebenen.

Es ist, als hätten Sie Schnappschüsse aller Berechtigungen Ihrer Sites, Listen, Bibliotheken, Dokumente und Elemente gemacht und sie in einem einzigen, leicht lesbaren Bericht kombiniert. Es ist ein großartiges Tool, um Ihnen zu helfen, intelligentere Entscheidungen bei der Verwaltung und Sicherung Ihrer Umgebung zu treffen.

Der PMR zeigt die Berechtigungen aller Benutzer und Gruppen für jede Ihrer Sites an, oder Sie können angeben, welche angezeigt werden sollen. Außerdem kann der PMR sofort ausgeführt oder geplant und nach Excel exportiert werden, genau wie jeder ShareGate-Bericht.

Sehen Sie sich eine Demo von ShareGates Berechtigungsmatrix-Bericht hier an.

Wie Sie Berichte für SharePoint automatisieren können

Wenn Ihnen das alles wie eine Menge zusätzliche Arbeit für Ihre Abteilung erscheint, machen Sie sich keine Sorgen. Bei ShareGate spezialisieren wir uns darauf, Governance und Reporting für IT-Administratoren einfacher zu machen, und unser SharePoint-Reporting ist keine Ausnahme.

Mit SharePoint-Reporting und Berechtigungsmanagement können Sie wichtige Metriken-Berichte für zuverlässigeres Management automatisieren, das Ihre wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Aufgabenlisten nicht erweitert. Bleiben Sie auf Kurs und informiert, mit der Macht, größere Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen.