Was ist OneDrive for Business und was leistet es?

Über die Cloud-Speicherung hinaus ist die Unternehmensversion von OneDrive ein leistungsstarkes, sicheres Tool für die Online-Zusammenarbeit. Hier beleuchten wir ihre wichtigsten Features und Funktionen und erklären, warum IT-Administratoren sie einsetzen sollten.

OneDrive for Business ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation. Es bietet mehrere zusätzliche Funktionen wie die gemeinsame Bearbeitung von Dateien und erweiterte Kontrolle über interne und externe Freigaben, bekannt als Folder Moves.

Kurz gesagt: Microsoft zielt darauf ab, den Geist der Zusammenarbeit mit OneDrive for Business zu erfassen. Schauen wir uns genauer an, was die Unternehmensversion von OneDrive leistet. Wir werden auch einige häufig gestellte Fragen behandeln, die erklären, wie OneDrive for Business dem modernen Arbeitsplatz zugute kommt.

Was genau ist Microsoft OneDrive for Business?

OneDrive for Business ist wie Ihr freundlicher Superheld aus der Nachbarschaft, aber für Daten! Es ist eine Cloud-Speicherlösung, die nicht nur Ihre wichtigen Dateien und Dokumente sicher speichert, sondern Ihnen auch ermöglicht, von überall und jederzeit darauf zuzugreifen. Darüber hinaus ist es speziell für Organisationen entwickelt und fungiert als dynamische Plattform, auf der Ihre Geschäftsanwender mühelos zusammenarbeiten und Dateien teilen können.

Nun fragen Sie sich vielleicht: "Hey, macht die persönliche Version von OneDrive nicht etwas Ähnliches?" Nun, Sie liegen nicht falsch! Aber hier kommt das 'Business' in OneDrive for Business ins Spiel. Diese Version ist für Unternehmen maßgeschneidert und bietet eine Reihe zusätzlicher Features wie erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, nahtlose Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen und die Kapazität, größere Datenmengen zu verwalten. Während sie also aus derselben Familie stammen, ist OneDrive for Business im Wesentlichen der große Bruder, ausgestattet mit zusätzlichen Tools, um die schwere Arbeit zu bewältigen, die in der Geschäftswelt erforderlich ist.

OneDrive for Business ist Cloud-Speicherung

Und OneDrive for Business ist aufgeladene Cloud-Speicherung.

Der Grund ist einfach: Der Maßstab, in dem Unternehmen arbeiten (insbesondere im modernen Arbeitsplatz) erfordert mehr als nur die Speicherung von Daten. OneDrive for Business ermöglicht es allen Teammitgliedern, auf Daten in der Cloud zuzugreifen, zusammenzuarbeiten, zu teilen, gemeinsam zu bearbeiten und vieles mehr zu tun.

Wie viel Speicherplatz bietet OneDrive for Business?

OneDrive for Business bietet 1 TB (Terabyte) Speicherplatz pro Benutzer als Teil von Microsoft 365's Standard-Plänen. Das ist eine Menge.

Wenn eine Organisation jedoch mindestens fünf Benutzer mit einem qualifizierenden Plan hat und wenn die OneDrive for Business-Bibliothek eines Benutzers mindestens 90% der 1 TB Basis-Speicherzuteilung erreicht, kann die Organisation den Speicherplatz auf bis zu 5 TB pro Benutzer erhöhen. Für Speicherbedürfnisse über 5 TB hinaus kann eine Organisation zusätzlichen Speicher bei Microsoft anfordern.

Wie fügt sich OneDrive for Business in das Microsoft 365-Ökosystem ein?

OneDrive for Business fungiert als wichtiger Teil des Microsoft 365-Ökosystems. Es ist nahtlos in andere Microsoft 365-Dienste wie Teams, SharePoint und Office-Anwendungen integriert. Das bedeutet, alle Dateien sind leicht zugänglich und bearbeitbar genau dort, wo Sie sie benötigen, was Ihren Arbeitsablauf vereinfacht.

Die Integration mit Microsoft Teams und SharePoint fördert die Zusammenarbeit. Sie können Dateien teilen und mühelos in OneDrive zusammenarbeiten. Diese nahtlose Freigabe stellt sicher, dass jeder in Ihrem Team verbunden und auf dem neuesten Stand bleibt, unabhängig vom Standort.

OneDrive for Business ist mehr als nur ein Tool – es ist ein Produktivitätsverstärker. Seine erweiterten Features wie gemeinsame Bearbeitung, Versionskontrolle und Datenwiederherstellung minimieren die manuelle Verwaltung und geben Ihrem Team Zeit frei, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Im Wesentlichen nutzt OneDrive for Business die Kraft des Microsoft 365-Ökosystems, um Abläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Wenn Sie OneDrive for Business verwenden, können Sie nahtlose OneDrive Tenant-zu-Tenant-Migrationen durchführen, indem Sie diesem umfassenden Leitfaden folgen, wie Sie OneDrive von einem Tenant zu einem anderen migrieren.

Welche einzigartigen Features hat OneDrive for Business?

Schauen wir uns die Features an, die OneDrive for Business mit sich bringt.

Cloud-Speicherung

Ich werde das ein paar Mal sagen, aber bei OneDrive for Business geht es nicht nur um Speicherung, sondern um intelligente Speicherung. Ihr Team kann Dateien von überall aus speichern, darauf zugreifen und verwalten. Behalten Sie Ihren Arbeitsablauf bei, während Sie remote arbeiten.

Berichterstattung und Analysen

Microsoft 365 Nutzungsanalysen bieten Berichte und Audits aller auf OneDrive gespeicherten Daten. Sie enthalten Einblicke wie die Anzahl aktiver Dateien, Dateiaufrufe, Kontoaktivitäten, Umbenennungen und mehr.

Datenverschlüsselung

Microsoft bietet ein außergewöhnliches Maß an Sicherheit mit OneDrive for Business. Ob die Daten in Transit oder im Ruhezustand sind, Microsoft hat speziell entwickelte Verschlüsselungsmethoden zum Schutz von Unternehmensdaten entwickelt.

File Explorer-Verbindung

Sie können OneDrive nahtlos in Ihr Gerät integrieren. Über den File Explorer auf Ihrem Gerät können Sie auf OneDrive gespeicherte Daten anzeigen.

Synchronisierung bekannter Ordner mit OneDrive

Bekannte Ordner (wie Dokumente- und Bilder-Ordner) können mit OneDrive synchronisiert werden, um Datenverlust zu verhindern.

Dateiversionierung

Normalerweise kann die Verfolgung der aktuellen Version einer bestimmten Datei (oder vorheriger Versionen) ziemlich verwirrend sein, wenn sie zwischen Mitarbeitern hin und her gesendet wird. Versionskontrolle ermöglicht es Ihnen, auf vorherige Versionen der Datei zuzugreifen.

Gemeinsame Bearbeitung von Dateien

Mehrere Benutzer können an derselben Datei arbeiten, Bearbeitungen verfolgen und live interagieren, während sie gemeinsam an der Datei arbeiten.

Multi-Geo

Multinationale Unternehmen können Speicher zwischen verschiedenen Regionen mit Multi-Geo verteilen. Die Multi-Geo-Funktion hilft dabei, alles organisiert und sicher verteilt zu halten, basierend auf internen Compliance-Richtlinien.

Dateiwiederherstellung

Die Dateiwiederherstellung hilft dabei, Daten bis zu 30 Tage nach dem Löschen in der Cloud zu speichern. Sie könnten alle nach einem bestimmten Datum gelöschten Dateien wiederherstellen und den Änderungsverlauf einsehen, auch wenn eine Datei gelöscht wurde.

Bringen Sie Ihre Zusammenarbeit weiter: Checkliste zur Steigerung der Endbenutzerproduktivität in Microsoft 365

Wie kann ich OneDrive for Business für interne und externe Zusammenarbeit nutzen?

Über die Datenspeicherung hinaus ist ein entscheidender Aspekt von OneDrive for Business die Zusammenarbeit, insbesondere bei der Freigabe von Daten innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation.

Ohne das Verständnis der Regeln für interne und externe Freigaben kann es keine Zusammenarbeit geben. Schauen wir uns alle wichtigen Aspekte an, die Sie bei der Freigabe in OneDrive for Business beachten sollten:

• Freigabelinks: Standardmäßig sind Dateien in OneDrive privat, aber Sie können einen Freigabelink für diese Datei erstellen. Und falls erforderlich, ermöglicht OneDrive Ihnen, Berechtigungen festzulegen und zu begrenzen, wer diesen Link öffnen kann. Das ist besonders praktisch, falls jemand den Link an jemand anderen weiterleitet, der keinen Zugang haben sollte.
• Geteilte Bibliotheken: Geteilte Bibliotheken fungieren als Grundlage für die Zusammenarbeit innerhalb von OneDrive. Sie können Dateien, die mit anderen Teammitgliedern geteilt werden sollen, in einer geteilten Bibliothek ablegen. Die Dateien sind dann über Microsoft Teams, SharePoint und Outlook zugänglich.
• Ablaufdaten für Dateien festlegen: Ja, es gibt Ablaufdaten in OneDrive for Business. Das kann besonders bei externen Mitarbeitern hilfreich sein, um sicherzustellen, dass die Daten Ihres Unternehmens nur für einen begrenzten Zeitraum verfügbar sind.
• Zugang für bestimmte Benutzer einschränken: Microsoft ermöglicht es Ihnen, bestimmte Personen vom Zugang zu Daten auszuschließen. Dies geschieht durch Änderung der externen Freigabeeinstellungen, wo Sie bestimmte OneDrive-Benutzer vom Zugang zu den Daten ausschließen.
• Zugang zu Dateien nach Sicherheitsgruppen aufteilen: Das Erstellen verschiedener Sicherheitsgruppen in OneDrive ermöglicht es Ihnen, eine standardisierte Methode zur Kennzeichnung sensibler Inhalte von nicht-sensiblen Inhalten zu erstellen. Sie können Daten auf die Ansicht durch relevantes Personal beschränken, anstatt sie für alle im Unternehmen verfügbar zu machen.
• Informationsbarrieren: Informationsbarrieren in OneDrive for Business sind Richtlinien, die Administratoren einrichten können, um den Datenzugang zu beschränken. Informationsbarrieren sind wichtig in stark regulierten Unternehmen, wo sensible Informationen betroffen sind.
• Bedingter Zugang: Mit OneDrive for Business können Administratoren den Zugang zu Daten auf Geräte beschränken, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Die bedingte Zugangs funktion hilft sicherzustellen, dass Daten nicht auf kompromittierten oder gehackten Geräten geteilt werden.

Wo speichert OneDrive for Business Dateien?

In der Cloud, natürlich. Sobald Sie auf OneDrive zugreifen, können Sie alle Dateien direkt dort sehen.

Hinweis: Dateien, die im Microsoft Teams-Chat geteilt werden, werden automatisch im Ordner "Microsoft Teams Chat Files" in On