Ein Leitfaden für SharePoint-Sicherheit: Best Practices zum Schutz Ihrer sensiblen Daten

Lernen Sie, Ihre SharePoint Online-Sicherheitsstrategie aufzubauen und verschaffen Sie sich Ruhe, wenn Menschen anfangen zu kollaborieren.

Hier bei ShareGate lieben wir SharePoint. Wir lieben, wie flexibel es ist, wie gut seine Websites und Seiten auf dem Bildschirm aussehen und wie einfach es ist, mit der Erstellung von Inhalten darauf zu beginnen.

SharePoint Online ist mehr als nur ein fantastischer Ort für Ihr Wissenszentrum oder Intranet: Es erleichtert auch die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten. Und heutzutage, mit hybriden und Remote-Teams, ist Zusammenarbeit entscheidend.

Aber wie das Sprichwort sagt: "Mit großer Macht kommt große Verantwortung." Die Speicherung und Freigabe Ihrer Dokumente in einem Service kann Ihnen ernsthafte Kopfschmerzen in Sachen Sicherheit bereiten. Deshalb benötigen Sie eine starke Sicherheitsstrategie mit vollständiger Kontrolle über externe Freigaben und Berechtigungen.

Dieser Artikel ist ein Praxisleitfaden mit SharePoint Online-Sicherheits-Best-Practices, die Sie verwenden können, um Ihre Strategie aufzubauen und sich etwas Ruhe zu verschaffen, wenn Menschen anfangen zu kollaborieren. Steigen Sie ein!

SharePoint Online-Sicherheitsgrundlagen

Bevor wir in einige der detaillierteren SharePoint-Sicherheitspraktiken eintauchen, lassen Sie uns einige Sicherheitsgrundlagen überprüfen. Behalten Sie also beim Lesen des restlichen Artikels die folgenden Punkte im Hinterkopf:

• Die vollständige Kontrolle über wichtige Dateien vielen Personen zu gewähren, ist normalerweise ein Fehler. Diesen Kreis klein zu halten, hilft Ihnen zu vermeiden, dass Daten verloren gehen oder in die falschen Hände geraten.
• Das Durchbrechen der Berechtigungsvererbung sollte auf ein Minimum beschränkt werden. Es kann kaskadierende Effekte haben, wenn es nicht ordnungsgemäß verwaltet wird.
• Bedenken Sie, dass SharePoint-Teamwebsites, die über Microsoft 365 Groups erstellt wurden — wie die mit Microsoft Teams verwendeten — nur Bearbeitungsberechtigungen für Mitglieder unterstützen. Dies kann riskant sein, wenn Sie mit externen Beteiligten teilen.
• Vermeiden Sie es, explizite Berechtigungen an einzelne Benutzer zu vergeben. Bevorzugen Sie immer die Berechtigungsvererbung, gruppenbasierte Berechtigungen oder sogar Standard-Berechtigungsebenen.
• Gewähren Sie wenn möglich Berechtigungen an Microsoft 365 Groups anstatt an einzelne Benutzer oder AD-Gruppen. So können Sie sicherer sein, den richtigen Personen den richtigen Zugang zu gewähren.
• Erkunden Sie die Sperrfunktion. Dies ist Ihr bester Freund, um unerwünschte Änderungen an wichtigen SharePoint Online-Website-Einstellungen wie Website-Theme, Navigation, Titel, Beschreibung, Logo usw. zu vermeiden. Dies stellt auch sicher, dass Websites konform und konsistent in Ihrer Umgebung bleiben.

Schauen Sie sich das an: SharePoint-Berechtigungsverwaltung Best Practices

Tipps für SharePoint-Sicherheit

Zugriffskontrollstrategie

Wie bereits erwähnt, ist SharePoint eines der beliebtesten Tools für den Datenzugriff und die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation. Aber externe Mitarbeiter können einige potenzielle Sicherheitsrisiken wie Datenlecks mit sich bringen. Deshalb ist die Implementierung starker und klarer Zugriffs-Governance-Strategien so entscheidend für Ihre Datenintegrität.

Sie werden diese Risiken mindern, indem Sie regelmäßig Zugriffsberechtigungen und externe Link-Freigaben überprüfen und bedingte Zugriffsrichtlinien implementieren.

Regelmäßige SharePoint-Aktivitätsprüfung

SharePoints Audit-Protokolle ermöglichen es Ihnen, die Dateien, Listen und Ordner Ihrer Organisation zu analysieren und zu sehen, wie Mitarbeiter sie verwenden. Sie sind eine großartige Möglichkeit, umfassende Sichtbarkeit über Ihre SharePoint-Umgebung zu erlangen.

Wenn beispielsweise jemand Zugang zu einer Website hat, zu der er keinen Zugang haben sollte, ist das Erste, was Sie tun werden, nachdem Sie den Zugang dieser Person widerrufen haben, zu prüfen, was sie angesehen, geöffnet oder bearbeitet hat. Außerdem, wenn Ihre SharePoint-Umgebung fehlende oder falsch bezeichnete Dokumente hat, ermöglicht eine Prüfung zu sehen, welche Benutzer verantwortlich sind und sie zu benachrichtigen, um Dinge schnell zu beheben.

Automatisierung der Berichterstattung mit ShareGate 

Eine weitere Möglichkeit, Prüfungen in SharePoint durchzuführen, ist über ShareGates SharePoint-Sicherheitsprüftool. Da manuelle Prüfungen sehr zeitaufwendig sein können, bietet ShareGate einen vollständig automatisierten Prüfservice, der benutzerdefinierte Berichte erstellt, die darauf ausgelegt sind, kritische Informationen zu erfassen. Von dort aus können Sie direkte Maßnahmen zur Umsetzung Ihrer Sicherheitsrichtlinien ergreifen.

Dies sind die SharePoint-Berichte, die in ShareGate verfügbar sind:

• Berichte für SharePoint Online-Verwaltung:
  • Website-Bericht
  • Ausgecheckte Dokumente-Bericht 
  • Websitesammlungs-Bericht 
  • Ungenutzte Website-Bericht 
  • Workflow-Bericht 
  • Listen mit Workflow-Bericht
•  Berichte für SharePoint Online-Sicherheit:
  • Berechtigungsmatrix-Bericht 
  • Audit-Bericht 
  • Verwaiste Benutzer-Bericht 
  • Externe Freigabe 
  • Websites mit benutzerdefinierten Berechtigungen-Bericht 
  • Externe Benutzer-Bericht

Schauen Sie sich die vollständige Liste der verfügbaren vorgefertigten ShareGate-Berichte in unserem Dokumentationszentrum an. Außerdem können Sie Berichte an Ihre Bedürfnisse anpassen; es gibt keine Grenzen!

Intelligente Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten verwenden

Intelligente Datenverlustprävention verhindert die bewusste oder unbewusste Weitergabe vertraulicher Informationen.

Innerhalb von Microsoft 365 ist ein gutes Tool, das Ihnen dabei hilft, Microsoft Purview: Es bietet eine Familie von Lösungen, die Organisationen dabei helfen, Daten zu verwalten, zu schützen und zu managen. Microsoft Purview Data Loss Prevention ist eine Lösung, die dabei hilft, die unsichere oder unbefugte Weitergabe, Übertragung oder Nutzung vertraulicher Daten in Ihrer Organisation zu verhindern.

Profi-Tricks für die Sicherung von SharePoint

Automatisierung von Sicherheitsrisiko-Überprüfungen wo möglich

Die Verwaltung externer Freigaben und Berechtigungen ist der wichtigste Faktor, den Sie im Auge behalten müssen. Um dies effizient zu tun und alles ausgewogen und auf Kurs zu halten, verwenden Sie anpassbare Sicherheitseinstellungen und -richtlinien, stellen Sie vollständige Sichtbarkeit darüber sicher, wer Zugang zu was hat, und automatisieren Sie Sicherheitsüberprüfungen.

Benutzerdefinierte Sicherheit und Compliance 

Die Anwendung maßgeschneiderter Sicherheitseinstellungen basierend auf der Teamsensitivität stellt sicher, dass Benutzer nur Zugang zu den Dingen haben, die sie haben sollten. Verwenden Sie unbedingt benutzerdefinierte Gruppensensitivitätsetiketten, um den Datenschutzstatus jedes Teams zu kontrollieren und erweiterte Berechtigungseinstellungen und Gastzugriffsberechtigungen zu verwalten.

Externe Freigaben überwachen 

Wenn Ihr Team mit Beteiligten außerhalb ihres Teams arbeitet, müssen Sie schnell sehen können, wer was und mit wem für jedes Team unter Ihrer Aufsicht geteilt hat. Seien Sie immer bereit, den Zugang zu vertraulichen Dateien bei Bedarf zu beschränken.

Regelmäßige Überprüfungen durchführen 

Sie können die Wichtigkeit der automatischen Überprüfung dessen, was extern geteilt wurde, nicht unterschätzen. SharePoint Online bietet jetzt integrierte Kontrollen, um externe Zugriffsüberprüfungen zu automatisieren. Beispielsweise können Sie eine Ablaufrichtlinie für Zugriffe im SharePoint Online Admin Center festlegen, die von Websitebesitzern verlangt, den Zugang für externe Benutzer nach einem definierten Zeitraum manuell zu erneuern. Sie können auch Access Reviews in Microsoft Entra ID verwenden, um zu prüfen und zu bestätigen, wer noch Zugang zu Teams, Groups und SharePoint-Websites benötigt. Legen Sie einen Überprüfungsrhythmus fest, der zum Risikoprofil und den Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation passt.

👋 Verbreiten Sie das Automatisierungsgefühl! Lassen Sie ShareGate Ihnen bei der Verwaltung externer Freigaben und Gastzugriff helfen, damit Sie wieder auf Kurs kommen.

Eine Zero-Trust-Strategie verwenden

Wenn Sie bis hierher in den Artikel gekommen sind und immer noch nicht von unseren SharePoint-Sicherheits-Best-Practices überzeugt sind, besonders bei Remote-Teams und externen Mitarbeitern, wird Sie diese sicher beruhigen: Es ist Zero-Trust. Diese Strategie folgt dem Motto "Vertraue nie, überprüfe immer."

Eine Zero-Trust-Sicherheitsstrategie erfordert, dass jeder Benutzer und jedes Gerät rigoros authentifiziert und häufig validiert wird, bevor auf Daten oder andere Ressourcen in einem Netzwerk zugegriffen wird. Unabhängig davon, wo sich die Person befindet, folgt diese Strategie strikt dem Glaubenssatz, die Datensicherheit zu gewährleisten.

Es ist wichtig, einigen Schlüsselprinzipien zu folgen, wenn Sie eine Zero-Trust-Strategie für Ihre SharePoint-Sicherheit verwenden:

Kontinuierliche Überprüfung

Jeder Zugang zu einem privaten Netzwerk muss überprüft werden, unabhängig von Benutzer, Geräten, Zonen oder Anmeldedaten. Niemand wird gleichermaßen vertraut.

Geringste Privilegien

Jeder, der Zugang zu privaten Netzwerken benötigt, erhält Zugang, aber nur das Minimum an Zugang, das zur Ausführung seiner grundlegendsten täglichen Funktionen erforderlich ist. Weiterer Zugang zu vertraulichen Daten kann bei Bedarf angefordert werden.

Automatisierte Kontextsammlung & -antwort

Zero Trust wendet eine Strategie an, die Zugang basierend auf Validierung und Kontext gewährt, was mehr Informationen vom Benutzer erfordert, wie Identität, Gerät, Standort und Art des Inhalts, um Zugang zu erhalten.

Mit minimalem Zugang, der allen Teammitgliedern mit diesem Zero-Trust-Sicherheitssystem gewährt wird, gekoppelt mit VPNs (Virtual Private Networks), können Sie die Belastung ihrer Systeme minimieren, was weniger Ausfallzeiten ermöglicht und potenzielle Schwachstellen vermeidet.

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