5 Tipps zur Sicherung Ihrer sensiblen Daten auf SharePoint

Das Teilen von Dateien und die Zusammenarbeit von überall aus ist dank Microsoft 365-Diensten wie Teams und SharePoint bequemer geworden. Diese Flexibilität bringt jedoch die Verantwortung mit sich, sensible Daten vor versehentlichem oder böswilligem Verlust zu schützen.  

Cyberangriffe sind eine reale Bedrohung, die unsere sensiblen Informationen gefährdet und die Bedeutung robuster Datensicherheit unterstreicht. Da Remote- und Hybridarbeit inzwischen zur Norm geworden sind — und KI in alltägliche Arbeitsabläufe integriert ist — war es noch nie so wichtig oder komplex, Ihre Daten in der Cloud sicher zu halten.  

Aber keine Sorge! In diesem Artikel erkunden wir fünf einfache Tipps, um Ihre SharePoint-Umgebung sicher zu halten und eine produktive Zusammenarbeitsumgebung zu schaffen. 

Sichere Zusammenarbeit ermöglichen: 5 Top-Tipps für SharePoint

SharePoints primärer Vorteil ist die Möglichkeit, Informationen in Ihrer Organisation und extern zu erstellen und zu teilen. Dies fördert ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter Ideen austauschen, Lösungen entwickeln und an Projekten zusammenarbeiten können, unabhängig vom Standort.  

Vor diesem Hintergrund ist die Sicherstellung Ihrer SharePoint-Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Eine sichere SharePoint-Umgebung schützt Ihre Zusammenarbeitsbemühungen vor unbefugtem Zugriff und Datenlecks. Implementieren Sie diese Tipps, um Ihre Umgebung sicher und konform zu halten, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: den Geschäftserfolg zu fördern.

Tipp 1: Benutzerzugriff mit Berechtigungen kontrollieren 

SharePoint verfügt über integrierte Sicherheitsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen zu kontrollieren, wer Zugriff auf die Website und bestimmte Inhalte hat. Diese Funktionen umfassen die Überwachung von Dokumenten und die Anzeige, wann darauf zugegriffen wurde. Jede Website ist Teil einer Microsoft 365-Gruppe, die als zentraler Sicherheits- und Verwaltungscontainer fungiert.  

Als Website-Besitzer verwalten Sie Zugriffskontrollen, die für alle Website-Inhalte gelten. Dies vereinfacht das Berechtigungsmanagement, insbesondere für große oder komplexe SharePoint-Umgebungen.  

Sie können spezifische Berechtigungen für einzelne Benutzer oder ganze Gruppen innerhalb der Microsoft 365-Gruppe zuweisen. Diese granulare Kontrolle ermöglicht es Ihnen, Benutzern nur das Zugriffsniveau zu gewähren, das sie zur Ausführung ihrer Arbeit benötigen, gemäß dem Prinzip der geringsten Berechtigung. Gewähren Sie beispielsweise Teammitgliedern, die Dokumente einsehen müssen, "Lesen"-Zugriff, während Sie "Bearbeiten"-Zugriff für diejenigen reservieren, die Änderungen vornehmen müssen.  

Zusätzliche Tipps für die Verwaltung von Berechtigungen:  

• Berechtigungen regelmäßig überprüfen: Wenn Mitarbeiter zwischen Rollen wechseln oder das Unternehmen verlassen, überprüfen und aktualisieren Sie Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf sensible Daten haben.  

• Klare Kommunikation: Halten Sie offene Kommunikation mit denjenigen aufrecht, die SharePoint-Websites erstellen und verwalten, um sicherzustellen, dass jeder die Berechtigungsstruktur versteht.  

• Microsoft 365-Gruppen für dynamische Verwaltung nutzen: Microsoft 365-Gruppen aktualisieren automatisch Berechtigungen, wenn sich die Mitgliedschaft eines Benutzers innerhalb der Gruppe ändert, was das Berechtigungsmanagement vereinfacht und das Risiko unbefugten Zugriffs durch veraltete Berechtigungen reduziert. 

Tipp 2: Audit-Berichte nutzen 

Audit-Protokolle fungieren als digitaler Nachweis aller Benutzeraktivitäten innerhalb Ihrer Website-Sammlung. Dies umfasst die Erstellung, Löschung, Änderung, den Zugriff auf und das Teilen von Dokumenten. Die regelmäßige Überprüfung dieser Audit-Berichte bietet wertvolle Einblicke in die Nutzung Ihrer Daten und hilft bei der Identifizierung verdächtiger Aktivitäten. 

Laut Microsoft-Dokumentation zu Audit-Lösungen sind Audit-Berichte wesentlich für: 

• Sicherheitsuntersuchungen: Im Falle einer Sicherheitsverletzung oder vermuteten unbefugten Zugriffs bieten Audit-Protokolle eine detaillierte Aufzeichnung der Benutzeraktivität, die Ermittlern hilft, das Problem zu lokalisieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. 

• Compliance-Auditing: Viele Organisationen unterliegen Branchenregulierungen, die die Verfolgung und Prüfung von Benutzeraktivitäten im Zusammenhang mit sensiblen Daten erfordern.

• Identifizierung von Benutzerverhaltensmustern: Die Analyse von Audit-Berichtsdaten über die Zeit kann Einblicke in Benutzverhaltensmuster liefern und ungewöhnliche Muster identifizieren, die auf potenzielle Risiken hinweisen. 

Tipp 3: Microsofts Datenverlustprävention (DLP) verwenden 

Datenverlustprävention (DLP), Teil von Microsoft Purview, hilft beim Schutz sensibler Daten in der gesamten Microsoft 365-Umgebung, einschließlich SharePoint. Es fungiert im Wesentlichen als mehrstufige Verteidigung und schützt Daten im Ruhezustand, bei der Übertragung und bei der Verwendung. DLP kann auch dabei helfen, die Einhaltung von Datenschutz- und Privatsphäre-Regulierungen wie DSGVO und HIPAA sicherzustellen. 

So funktioniert DLP in SharePoint: 

• Richtlinienkonfiguration: DLP-Richtlinien können konfiguriert werden, um bestimmte Arten sensibler Informationen zu erkennen, wie Sozialversicherungsnummern, Kreditkartendetails oder proprietäre Unternehmensdaten. Sie können auch Regeln festlegen, die Aktionen definieren, wenn sensible Informationen erkannt werden. Diese Aktionen können das Blockieren der Dokumentübertragung, dessen Verschlüsselung oder einfach die Benachrichtigung des Benutzers umfassen. 
• Richtliniendurchsetzung: Wenn eine DLP-Richtlinie ausgelöst wird, weil sensible Informationen in einem geteilten oder übertragenen Dokument erkannt werden, wird das Dokument mit einem roten Symbol und einem Richtlinientipp markiert. Dies dient als klare Warnung für den Benutzer, dass das Dokument, das er bearbeitet, sensible Informationen enthält. 
• Benutzerüberschreibung: Je nach Konfiguration der Richtlinie können Benutzer die Möglichkeit erhalten, die ausgelöste Richtlinie zu überschreiben oder zu melden. Es befähigt Benutzer, das Teilen sensibler Informationen in bestimmten Situationen zu rechtfertigen, während eine Ebene der Kontrolle und Überwachung beibehalten wird. 

Tipp 4: Vertraulichkeitskennzeichnungen mit Microsoft Purview Information Protection verwenden 

Microsoft Purview Information Protection ermöglicht es Ihnen, SharePoint-Daten basierend auf ihrem Vertraulichkeitsniveau durch Vertraulichkeitskennzeichnungen zu klassifizieren. Diese Kennzeichnungen fungieren als visuelle Tags, die auf Dokumente und E-Mails angewendet werden können und ihre Vertraulichkeit klar anzeigen. 

Durch die Implementierung von Vertraulichkeitskennzeichnungen können Sie: 

• Benutzerbewusstsein verbessern: Vertraulichkeitskennzeichnungen machen das Vertraulichkeitsniveau von Informationen für Benutzer sofort erkennbar. Dies kann ihre Entscheidungsfindung beim Umgang mit sensiblen Daten verbessern. 
• Datenschutz rationalisieren: Kennzeichnungen können mit vordefinierten Schutzrichtlinien verknüpft werden, wodurch Sie automatisch die entsprechenden Datensicherheitsmaßnahmen basierend auf der zugewiesenen Kennzeichnung anwenden können. 

Wie Vertraulichkeitskennzeichnungen in SharePoint funktionieren 

Während Benutzer nicht direkt Vertraulichkeitskennzeichnungen in SharePoint-Dokumenten zuweisen können, können Administratoren das SharePoint-Admin-Center für die Verwaltung nutzen. So funktionieren Vertraulichkeitskennzeichnungen: 

• SharePoint-Administratoren können alle für die Organisation verfügbaren Vertraulichkeitskennzeichnungen anzeigen und verwalten, einschließlich Kennzeichnungen, die für SharePoint-Websites, Teams und Gruppen bestimmt sind. 
• Administratoren haben die Berechtigung, die Website-Richtlinien zu bearbeiten und bestimmte Vertraulichkeitskennzeichnungen ganzen SharePoint-Websites zuzuweisen. Dies gewährleistet eine konsistente Datenklassifizierung über die gesamte Website hinweg. 

Tipp 5: Bedingten Zugriff und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) implementieren 

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene zu Ihrer SharePoint-Umgebung hinzu, indem Benutzer ihre Identität mit einem zweiten Faktor über ihr Passwort hinaus verifizieren müssen. Daher reduziert MFA das Risiko unbefugten Zugriffs, selbst wenn ein Bedrohungsakteur das Passwort eines Benutzers zu stehlen schafft. 

Warum MFA organisationsweit durchsetzen? 

Die organisationsweite Durchsetzung von MFA ist wichtig, weil sie Ihre gesamte Sicherheitslage erheblich stärkt. Hier ist warum: 

• Reduzierte Phishing-Angriffe: Hacker verwenden häufig Phishing-E-Mails, um Passwörter zu stehlen. Mit aktivierter MFA können Hacker selbst dann, wenn ein Benutzer einem Phishing-Angriff zum Opfer fällt und ihr Passwort kompromittiert wird, ohne den zusätzlichen Verifizierungsfaktor nicht auf SharePoint zugreifen. 
• Verbesserte Compliance: Viele Branchenregulierungen erfordern von Organisationen die Implementierung von MFA für den Datenschutz. Die organisationsweite Durchsetzung von MFA hilft bei der Einhaltung dieser Regulierungen. 
• Verbesserte Sicherheitslage: MFA fügt eine Barriere für unbefugte Zugriffsversuche hinzu und macht es böswilligen Akteuren viel schwerer, auf Ihre sensiblen Daten zuzugreifen. 

Bedingter Zugriff 

Bedingter Zugriff, eine Funktion von Microsoft Entra ID, verstärkt die Sicherheit bei Verwendung mit MFA. Es ermöglicht Ihnen, Bedingungen für den Benutzerzugriff auf SharePoint zu definieren. Diese Bedingungen könnten umfassen: 

• Benutzerstandort: Zugriff nur für Benutzer gewähren, die sich von vertrauenswü