SharePoint-Dokumentbibliothek: Funktionen und bewährte Praktiken

Wenn Sie sich jemals gefragt haben, was die SharePoint-Dokumentenbibliothek ist, welche wichtigsten Features sie bietet, welche bewährten Praktiken für ihren Einsatz in Ihrer Organisation gelten oder was die Zukunft für dieses Tool bereithält, dann sind Sie hier genau richtig.

Eine SharePoint-Dokumentenbibliothek ist nicht nur ein Ort zum Speichern von Dateien – sie ist Ihre Geheimwaffe, um Ihre SharePoint-Websites organisiert zu halten und das Teilen von Dateien mit Ihrem Team zu vereinfachen. Mit der richtigen Einrichtung und bewährten Praktiken kann sie sich in einen leistungsstarken Collaboration-Hub verwandeln.

SharePoint hat einen langen Weg zurückgelegt – besonders mit dem Wechsel von klassischen zu modernen Bibliotheken. Die moderne SharePoint-Dokumentenbibliothek ist benutzerfreundlicher und bietet noch mehr hilfreiche Features.

Verwandt: Erfahren Sie, wie Sie SharePoint Online verwenden, bewährte Praktiken, Tipps und Tricks

Lassen Sie uns einen tiefen Einblick nehmen, wie diese Entwicklung Ihnen nutzt und welche bewährten Praktiken Sie übernehmen können, um das Beste aus Ihrer Dokumentenbibliothek herauszuholen.

‍

Was ist eine SharePoint-Dokumentenbibliothek?

Die Microsoft SharePoint-Dokumentenbibliothek ermöglicht es Benutzern, Dokumente organisationsweit zu speichern und zu teilen. Lassen Sie uns das aufschlüsseln:

• Jede Standard-SharePoint-Website enthält eine Dokumentenbibliothek. Wenn Sie neue SharePoint-Websites erstellen, wird automatisch eine neue Dokumentenbibliothek generiert – so erhält jedes Team einen dedizierten Bereich zum Verwalten und Zusammenarbeiten an Dateien.
• Die SharePoint-Dokumentenbibliothek ist ein integrierter Dateimanager, in dem Benutzer eine neue Datei erstellen können – wie ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation – ohne die Plattform zu verlassen. Sie funktioniert wie jeder Dateimanager und ermöglicht es Ihnen, Dateien einfach hinzuzufügen, zu organisieren, zu verschieben, herunterzuladen und zu löschen.
• Administratoren können Benutzergruppen mit spezifischen Berechtigungsebenen erstellen und steuern, wer auf Dateien zugreifen und mit ihnen interagieren kann.

Anwendungsfall: Wie ein Team oder eine Abteilung effizienter zusammenarbeiten kann

Wir haben die Grundlagen von Dokumentenbibliotheken behandelt – nun sprechen wir darüber, wie die Teamarbeit reibungsloser gestaltet werden kann.

Nehmen Sie zum Beispiel Ihr Marketing-Team. Anstatt endloser E-Mail-Ketten und verlorener Dateien ermöglicht die Co-Authoring-Funktionalität mehreren Teammitgliedern die Zusammenarbeit in Echtzeit an Social Posts, Präsentationen oder Markenrichtlinien. Die Versionskontrolle sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, sodass Sie nicht mehr nach dem neuesten Entwurf suchen müssen. Außerdem optimieren Workflows Genehmigungen und sparen Zeit und Kopfschmerzen.

Wichtige Features der SharePoint-Dokumentenbibliothek

Schauen Sie sich einige der herausragenden Features der SharePoint-Dokumentenbibliothek an:

Zentralisierte Speicherung

Stellen Sie es sich als One-Stop-Shop für alle Ihre Dokumente vor. Kein Suchen mehr durch Ordner auf verschiedenen Computern – alles ist an einem sicheren Ort, was die Teamarbeit reibungslos macht.

Dokument Check-out/Check-in

Haben Sie schon einmal versehentlich das gleiche Dokument wie ein Kollege gleichzeitig bearbeitet? Das ist frustrierend, nicht wahr? Der Dokument-Checkout verhindert, dass das passiert. Nur eine Person kann ein Dokument zur Zeit bearbeiten und hält so alles ordentlich.

Metadaten-Nutzung

Stellen Sie sich vor, das exakte Dokument, das Sie benötigen, in Sekunden zu finden! Metadaten ermöglichen es Ihnen, Dokumente nach Autor, Abteilung oder Typ zu kategorisieren, ähnlich wie eine SharePoint-Liste strukturierte Daten mit Spalten und Ansichten organisiert, was die Suche viel intelligenter und effizienter macht.

Dokumentengenehmigungsworkflow

SharePoint optimiert das Verwalten von Dokumenten durch Automatisierung von Review- und Genehmigungsworkflows und stellt sicher, dass Versionskontrolle, Metadaten-Tagging und Sicherheitseinstellungen ordnungsgemäß gepflegt werden, um Zusammenarbeit und Compliance zu optimieren. Es ist, als hätten Sie einen Assistenten, der sicherstellt, dass alles den Regeln folgt, bevor es die endgültige Freigabe erhält.‍

Während Workflows Bibliotheken organisiert halten, überdenken Organisationen auch, wie sie Berechtigungen, Compliance und Sicherheit in Microsoft 365 verwalten. Unser State of Microsoft 365 Berichtentschlüsselt, was 650 IT-Profis priorisieren, wenn es um Governance und Zugriffskontrolle geht.

Security Trimming

Security Trimming beschränkt den Zugriff auf Dokumente basierend auf Benutzerberechtigungen und stellt die Vertraulichkeit der Daten sicher. Außerdem können Administratoren Security Trimming-Einstellungen konfigurieren, um die Zugriffskontrolle durchzusetzen.

Information Rights Management (IRM)

Dies ist eine Form der IT-Sicherheit, die es Ihnen ermöglicht, zusätzliche Kontrollen für höchst vertrauliche Dokumente einzurichten. Denken Sie daran wie an ein digitales Vorhängeschloss – Sie können das Kopieren, Drucken oder Ändern des Dokuments einschränken.

Mobile Zugänglichkeit

Es ist genau das, wonach es klingt – Zugriff auf und Verwaltung Ihrer Sachen von überall aus mit der SharePoint Mobile App. Das ist ziemlich praktisch für die Arbeit unterwegs.

Synchronisierung mit OneDrive

Arbeiten Sie an einem Projekt mit jemandem, der keinen SharePoint-Zugriff hat? Kein Problem!  Die Synchronisierung mit OneDrive ermöglicht es Ihnen, offline an Dokumenten zu arbeiten und alles geräteübergreifend synchron zu halten.

Bulk-Bearbeitung und -Upload

Das Bulk-Bearbeitungs- und Upload-Feature beschleunigt den Prozess der Verwaltung großer Dokumentenbibliotheken in SharePoint. Administratoren können Massenaktualisierungen, Metadatenänderungen und Uploads effizient mit Bulk-Operationen durchführen, Zeit sparen und die Produktivität von Organisationen verbessern.

Wie SharePoints Dokumentenbibliothek Ihnen hilft, organisiert zu bleiben und intelligenter zu arbeiten als je zuvor

Bevor wir fortfahren, besprechen wir die nützlichen Änderungen, die der Dokumentenbibliothek hinzugefügt wurden:

• Nach der Anmeldung werden Benutzer zur Standardbibliothek weitergeleitet anstatt zum Auswahlmenü
• Eine Dropdown-Liste zur Auswahl zwischen bestehenden Dokumentenbibliotheken

• Die Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihnen, Dateien zwischen Websitesammlungen zu verschieben oder zu kopieren. Sie können auch SharePoint-Bibliotheken im Datei-Explorer öffnen, um schnell Dateien zwischen verschiedenen Websites zu übertragen, indem Sie sie per Drag & Drop verschieben.

• Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen für Videos können Untertitel auf Englisch generieren
• Die SharePoint-Startseite und das Panel "Meine Websites" zeigen Websites an, auf die Sie häufig zugreifen und denen Sie folgen
• Sie können wählen, ob Links in einem neuen Tab geöffnet werden sollen
• E-Mails zum Teilen von Websites werden aus dem Exchange-Postfach des Benutzers gesendet anstatt von no-reply@sharepointonline.com
• Administratoren können CA-Richtlinien an ein Label anhängen für feinere Zugriffskontrolle. Zum Beispiel kann das Top-Secret-Label eine Conditional Access-Richtlinie haben, die MFA beim Zugriff auf eine Website erfordert
• Sie können Dateiaktivitäten aus dem Details-Panel anzeigen
• SharePoint bietet spontane Übersetzung für ganze Dokumentenbibliotheken
• Sie können auch benutzerdefinierte AI Copilots in SharePoint-Bibliotheken einsetzen, was intelligente Automatisierung und Inhaltsvorschläge innerhalb Ihrer Workflows ermöglicht
• Sagen Sie Lebewohl zu Dateigrößenbeschränkungen! Sie können diese massiven Berichte und Präsentationen (bis zu 500MB) innerhalb von SharePoint  verschieben
• SharePoint ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Dokumentenbibliotheksvorlagen zu erstellen. Diese vordefinierten Strukturen machen es für alle einfach, ihre Sachen konsistent zu organisieren, sodass das Finden von Informationen zum Kinderspiel wird

Wenn Sie nicht möchten, dass ein anderer Benutzer eine Datei bearbeitet, während Sie sie bearbeiten, können Sie sie über die Auslassungspunkte einchecken, und sobald Sie fertig sind, kann die Datei ausgecheckt werden, sodass sie für alle anderen sichtbar ist.

Was steht am Horizont für die SharePoint-Dokumentenbibliothek?

Jedes Update der Dokumentenbibliothek legt mehr Kontrolle in die Hände der Benutzer. Beim Erstellen einer neuen Website können sie sofort Dokumentenbibliotheken, Berechtigungen und Metadaten für einen gut organisierten Arbeitsbereich einrichten. Außerdem machen praktische Features wie das Verschieben von Dateien zwischen Websites und das Wechseln zwischen Bibliotheken das Leben bereits einfacher.

Und es kommt noch mehr! Microsoft plant, Playlist-Erstellung und verbesserte Suche mit Scope-Kontrolle auszurollen. Mehr Flexibilität, mehr Power – was gibt es da nicht zu lieben?