Microsoft 365-Reifegrad verstehen

Möchten Sie den Wert Ihrer Microsoft 365-Investition maximieren? Wir erklären Microsofts Reifegrad-Modell und Framework für die Selbstbewertung und wie Sie mit ShareGates Microsoft 365 Reifegrad-Bewertungstool so schnell wie möglich aufsteigen können.

Bei einer funktionsreichen Plattform wie Microsoft 365 kann es schwierig sein zu wissen, ob Sie das Beste aus Ihrer Implementierung herausholen.

Wie viele IT-Manager und Microsoft-Administratoren fragen Sie sich vielleicht, ob es Funktionen gibt, die Sie nicht nutzen, die Ihnen die Arbeit erleichtern oder dabei helfen könnten, Ihren Mandanten sicher zu halten. Oder vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Sie mit der Plattform im Allgemeinen mehr machen könnten, wissen aber nicht, wo Sie mit der Bewertung anfangen sollen.

Die Antwort auf all diese Fragen ist normalerweise ja. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder die Plattform schon eine Weile verwenden, die Chancen stehen ziemlich gut, dass Sie mehr Wert aus der Plattform ziehen können. Aber wie können Sie das feststellen?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen Microsofts Reifegrad-Modell und Framework für die Selbstbewertung vor. Und wir erzählen Ihnen von ShareGates Microsoft 365 Reifegrad-Bewertungstool, das Ihnen hilft, sofort durchzustarten und Ihren Microsoft 365-Reifegrad zu steigern.

Was ist Microsoft 365-Reifegrad?

Microsoft hat sein Reifegrad-Modell für Microsoft 365 entwickelt, um Ihnen bei der Bewertung Ihrer Umgebung zu helfen und die Schritte zu bestimmen, die Sie unternehmen können, um die Plattform vollständig zu nutzen und den Wert zu verbessern, den Ihre Organisation daraus zieht.

Microsofts Reifegrad-Modell ist eine Reihe von Benchmarks für fünf Reifegrade, von denen jeder dadurch charakterisiert ist, wie Organisationen Microsoft 365 nutzen. Zusammen beschreiben diese Ebenen ein Kontinuum, das Sie durchlaufen, während Sie progressiv mehr Funktionen und Fähigkeiten nutzen, die in Microsoft 365 verfügbar sind, und den Wert steigern, den Sie aus Ihrer Investition ziehen, während die Plattform wächst.

Hier ist eine allgemeine Zusammenfassung dessen, wie jede Ebene der Reife in einer Organisation aussieht:

Stufe 100: Die Anfangsphase mit wenig Verwaltung oder Kontrolle

Dies ist die niedrigste Reifestufe im Microsoft-Reifegrad-Modell. Auf dieser Ebene arbeiten Organisationen typischerweise ad hoc und unkontrolliert. Es gibt wenig Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse und wie sie Microsoft 365 zur Unterstützung nutzen.

Ihre Prozesse sind weitgehend personengetrieben ohne viel Dokumentation dahinter und wenig Konsistenz, was sie oft chaotisch und instabil macht und dazu führt, dass IT-Teams die meiste Zeit im reaktiven Modus verbringen und einmalige Probleme lösen, wenn sie auftreten.

In Organisationen auf dieser Ebene ist es nicht ungewöhnlich, mehrere Wege zu finden, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen, was letztendlich unterschiedliche Ergebnisse liefert. Während sie immer noch ineffiziente Legacy-Ansätze verwenden, um die meisten ihrer Geschäftsanforderungen zu erfüllen, können einige Benutzer ihre Prozesse mit verschiedenen Apps und Plugins innovieren. Sie tun dies jedoch ohne jede Beteiligung oder Verwaltung durch die IT.

Stufe 200: Eine reaktive, aber verwaltete Umgebung

Auf dieser Reifestufe verwenden Organisationen einen stärker verwalteten Ansatz für ihre Nutzung der Microsoft 365-Plattform. Wichtige Geschäftsprozesse können definiert sein, aber sie sind nicht standardisiert oder einheitlich in der gesamten Organisation implementiert.

Die Akzeptanz ist auf dieser Ebene typischerweise niedrig, und IT-Manager kämpfen sowohl mit mangelnder Unterstützung vom Management als auch mit dem Widerstand der Endbenutzer gegen neue Arbeitsweisen.

Während es eine gewisse Fähigkeit gibt, konsistente Ergebnisse zu demonstrieren, ist diese Ebene immer noch durch Inkonsistenz in der Art und Weise charakterisiert, wie Microsoft 365-Anwendungen in der gesamten Organisation verwendet werden, was viel Arbeit für IT-Teams erfordert, um ihre Mandanten effektiv zu verwalten.

Stufe 300: Proaktive Verwaltung mit definierten Prozessen

Organisationen auf dieser Reifestufe haben größtenteils definierte und standardisierte Prozesse, die richtliniengesteuert und als solche relativ stabil sind. Ihre Nutzung von Microsoft 365 zur Unterstützung der meisten ihrer Geschäftsprozesse ist ebenfalls richtliniengesteuert und wird von der IT gut verwaltet. Es wird jedoch nur begrenzter Aufwand darauf verwendet, ihre Wirksamkeit mit definierten Metriken zu validieren.

Auf dieser Ebene im Reifegrad-Modell haben Endbenutzer ein gutes Kompetenzniveau mit den Microsoft 365-Tools, mit denen sie arbeiten müssen, und IT-Teams wissen, wie sie ihre Admin-Tools, einschließlich Automatisierung, verwenden, um eine kontrollierte und stabile Umgebung zu schaffen.

Stufe 400: Vorhersagbare Prozesse, die gemessen und kontrolliert werden

Dies ist die Ebene im Reifegrad-Modell, auf der die Umgebung aktiv und effektiv von der IT in Übereinstimmung mit dokumentierten Standardprozessen verwaltet wird, die von verschiedenen Einheiten innerhalb der Organisation etabliert und vereinbart wurden. Diese Reifestufe ist auch durch gute Strategie und starke Microsoft 365 Governance über mehrere Umgebungen hinweg und proaktive Compliance-Interventionen charakterisiert.

Die IT reagiert auf die Bedürfnisse der Endbenutzer, und Endbenutzer haben einen hohen Grad an Kompetenz bei der Nutzung ihrer Tools zur Unterstützung ihrer bevorzugten Arbeitsweisen und verwenden sie, um konsistente Ergebnisse unter verschiedenen operativen Bedingungen zu erzielen.

Während IT-Prozesse anpassbar sind, werden sie immer getestet und verfeinert, um sicherzustellen, dass sie optimiert sind, um Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Und IT-Teams verfolgen aktiv die Wirksamkeit dieser Prozesse mit definierten Metriken.

Stufe 500: Fokus auf Optimierung und kontinuierliche Verbesserung

Mit der optimalen Verwaltung ihrer Umgebung bringen Organisationen auf dieser Ebene im Reifegrad-Modell ihre Implementierung mit systematischer Prozessverbesserung und -optimierung auf die nächste Stufe.

Endbenutzer auf dieser Ebene sind größtenteils vollständig kompetent in ihrer Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen. Und da Administratoren nun die Belohnungen einer hocheffektiven und gut verwalteten Microsoft 365-Umgebung genießen, liegt ihr Fokus nun darauf, Probleme in bestehenden Prozessen zu identifizieren, die Prozessleistung zu verbessern, die Interaktionen der Endbenutzer mit der Microsoft-Umgebung zu verbessern und die Art und Weise zu optimieren, wie sie die Plattform nutzen, um ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von organisatorischer Strategie und Automatisierung zu verbessern und zu erweitern.

Mit dem Blick auf kontinuierliche Verbesserung der Prozessleistung arbeitet die IT daran, ihren gewünschten Zustand zu erreichen, analysiert routinemäßig die Leistung auf Prozessvariationen und jede damit verbundene Variabilität in Standard-Geschäftsprozessen.

Warum ist die Bewertung des Reifegrads meiner Microsoft 365-Umgebung wichtig?

Die Betrachtung Ihrer Organisation und Technologie durch die Linse des Microsoft-Reifegrad-Modells kann Ihnen helfen, die Vorteile und Auswirkungen, die Ihr Mandant für Ihre Organisation haben kann, besser zu verstehen.

Die Prämisse (und das inhärente Versprechen) von Microsofts Reifegrad-Modell ist, dass Sie, um sich zu verbessern, wissen müssen, wie "besser" aussieht. Ohne klare Standards, an denen Sie sich messen können, gibt es keine Möglichkeit, wirklich zu wissen, ob Sie Microsoft 365 am effizientesten nutzen.

Das Microsoft-Reifegrad-Modell hilft Ihnen nicht nur herauszufinden, wo Sie jetzt stehen, sondern auch, was Sie tun müssen, um sich zu verbessern. Dieses Wissen kann sehr mächtig sein. Das inhärente Versprechen ist, dass Sie durch die Bewertung der Nutzung der Microsoft 365-Plattform Ihrer Organisation im Kontext ihrer Reife dann die Macht haben werden, Ihre Umgebung zu verbessern, egal wo Sie sich gerade auf dem Reife-Kontinuum befinden.

Wie können Organisationen ihren aktuellen Reifegrad in Microsoft 365 bewerten?

Organisationen können ihren Reifegrad in 10 verschiedenen Bereichen ihrer Implementierung bewerten, die sowohl geschäftliche als auch technische Kompetenzen umfassen. Für jeden Bereich hat Microsoft ein Dokument entwickelt, das 1) die Kernkompetenzen für diesen Bereich definiert und 2) die Eigenschaften von Organisationen bezüglich dieser Kompetenzen auf jeder der fünf Reifestufen beschreibt.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Kompetenzen nicht funktionsgesteuert sind. Vielmehr basieren sie auf den Geschäftskompetenzen und den Microsoft 365-Fähigkeiten, die echte Geschäftsaktivitäten untermauern. Die Ebenen, die wir oben beschrieben haben, sind allgemeiner gehalten, während die Dokumente, die Microsofts Reifegrad-Modell ausmachen, die Kompetenzen beschreiben, die spezifisch für die folgenden Bereiche sind:

• Geschäftsprozess
• Zusammenarbeit
• Kommunikation
• Anpassung & Entwicklung
• Governance, Risiko und Compliance
• Infrastruktur
• Content-Management
• Personen & Communities
• Suche
• Personal & Schulung

Durch die Verwendung der in der Reifegrad-Modell-Dokumentation für jede Geschäftskompetenz bereitgestellten Eigenschaften als funktionale Benchmarks können Organisationen ihre eigenen Prozesse mit den beschriebenen vergleichen, um ihren aktuellen Reifegrad zu bewerten. Sie können sie auch verwenden, um zu identifizieren, was sie möglicherweise tun müssen, um Microsoft 365 für einen größeren ROI weiter zu nutzen.

Diese Bewertung ermöglicht es IT-Managern auch, Verbesserungen zu priorisieren und ihre Ressourcen zu optimieren. Diese Bewertung bietet auch eine Baseline, anhand derer Organisationen ihren Fortschritt messen können, während sie daran arbeiten, die Fähigkeiten, die Microsoft 365 bietet, weiter zu nutzen, um Unternehmen voranzubringen.

ShareGates M365-Reifegrad-Bewertungstool: Probleme schneller identifizieren und beheben

Die Reifegrad-Modell-Dokumentation, die Microsoft bereitstellt, ist ziemlich umfangreich. Sie können direkt in all das eintauchen.

Oder Sie können den Prozess der Verbesserung der Microsoft 365-Nutzung Ihrer Organisation mit ShareGates Microsoft 365-Reifegrad-Bewertungstool beschleunigen und schnell sehen, wie Sie mit Ihrer M365-Verwaltungsstrategie abschneiden.

Wie unterscheidet sich also Microsofts Reifegrad-Modell von ShareGates Bewertungstool?

Nun, das Microsoft-Reifegrad-Modell basiert auf Microsofts Erfahrung in allen Branchen, ihren Geschäftsprozessen und wie sie Microsoft 365 nutzen. Die Reifegrad-Modell-Dokumentation ist für die Selbstbewertung konzipiert, und Sie können erwarten, Zeit zu investieren, um Ihren Reifegrad in einem bestimmten Bereich vollständig zu bewerten. Es liegt auch an Ihnen, die Ergebnisse Ihrer Bewertung zusammenzufassen und herauszufinden, worauf Sie Ihre Energie konzentrieren und was Sie als Nächstes tun sollen.

Im Gegensatz dazu verwendet ShareGates Tool einen anderen Ansatz, um Ihnen bei der Verbesserung Ihres Microsoft-Reifegrads zu helfen. Anstatt eine vordefinierte Liste von Kompetenzen und Benchmarks für die Selbstbewertung bereitzustellen, bittet es Sie, eine Reihe von Fragen zu Ihrer Microsoft 365-Umgebung zu beantworten. Wenn Sie die Fragen abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Reihe von Ergebnissen, die für Ihre Organisation basierend auf den von Ihnen bereitgestellten An