Verbesserung Ihrer IT-Modernisierungsstrategie in Microsoft 365

Die Aktualisierung oder der Ersatz Ihrer bestehenden Technologie ist in der heutigen Cloud-first-Welt entscheidend, um Ihren Wettbewerbsvorteil zu behalten und sich entwickelnden Branchenanforderungen gerecht zu werden.

Mit der jüngsten beschleunigten Verlagerung hin zu Remote-Arbeit und digitalen Abläufen benötigen Unternehmen eine solide IT-Modernisierungsstrategie, um ihre erhöhte Abhängigkeit von digitaler Infrastruktur zu bewältigen.

IT-Führungskräfte stehen möglicherweise vor einer holprigen Fahrt bei der Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs und der Förderung der Benutzerakzeptanz. Ohne eine Governance-Strategie erleben sie auch eher eine unkontrollierte Ausbreitung und eine erhöhte Arbeitsbelastung für IT-Teams.

Glücklicherweise kann mit den richtigen Tools die Technologiemodernisierung reibungslos und effektiver werden.

Unternehmen wie Microsoft haben die Initiative ergriffen und neue Microsoft 365-Funktionen implementiert. Lesen Sie weiter, um die Schlüsselelemente einer IT-Modernisierungsstrategie zu entdecken, die eine effiziente Umsetzung ermöglichen, und wie Sie Microsoft 365 nutzen können, um die Erfahrung zu vereinfachen.

Was genau ist IT-Modernisierung?

IT-Modernisierung bedeutet, Ihrer digitalen Infrastruktur eine komplette Überholung zu geben und Sie von veralteten Ressourcen zu modernster Technologie zu führen. Sie ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu automatisieren und macht Datenmanagement und Fehlerreduzierung einfacher. Sie haben die Flexibilität, nach Bedarf zu skalieren, ohne bedeutende Infrastrukturänderungen.

Eine digitale Transformation ermöglicht auch schnellere Innovation und Wachstum. Mit Zugang zu fortschrittlicher Analytik und künstlicher Intelligenz können Sie neue Anwendungen und Dienste schnell entwickeln und bereitstellen.

Einfach gesagt ist IT-Modernisierung der Prozess der Aktualisierung und Aufrüstung veralteter Unternehmensnetzwerke. Aber lassen Sie uns das etwas weiter aufschlüsseln.

1. Aufrüstung von Legacy-Systemen: Modernisierung veralteter Legacy-Systeme zu neueren Technologien und Plattformen zur Verbesserung von Leistung, Sicherheit und Skalierbarkeit.
2. Einführung von Cloud Computing: Nutzung cloudbasierter Lösungen für Speicherung, Computing und Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen zur Verbesserung von Agilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz.
3. Implementierung von Automatisierung und Analytik: Einbindung von Automatisierungs- und Analysetehnologien zur Optimierung von Prozessen, Verbesserung der Entscheidungsfindung und Förderung von Innovation.

Vertiefen Sie sich: Was ist eine Cloud-First-Strategie und warum Sie sie benötigen

Sofortige und langfristige Einsparungen der IT-Modernisierung

Die Durchführung eines IT-Modernisierungsprozesses wird Ihrem Unternehmen sofort beim Kostensparen zugutekommen. Aber auch im Laufe der Zeit, während sich Ihre Strategie entfaltet, werden Sie großflächige Vorteile erleben.

• Sofortige Kosteneinsparungen: Sie können sich nicht nur von den belastenden Kosten der Wartung eines veralteten Systems verabschieden, sondern werden auch weitere Einsparungen durch die Reduzierung Ihres Energieverbrauchs genießen.
• Langfristige Einsparungen: Mit der Zeit werden Sie eine Steigerung Ihres ROI durch die Aufrüstung Ihrer technischen Einrichtung erleben, um intelligenter zu arbeiten, nicht härter. Sie werden die Effizienz steigern können, während Sie langwierige Unterbrechungen reduzieren, und Sie werden die Kapazität haben, flexibel zu operieren und nach Bedarf hoch- und runterzuskalieren.
• Produktivitätsgewinne: Machen Sie sich bereit für einen massiven Produktivitätsschub in Ihrem Unternehmen, da Ihre Mitarbeiter die Tools haben werden, die sie für eine reibungslose Zusammenarbeit und einfache Bewältigung ihrer Aufgaben benötigen.
• Risikominderung: IT-Modernisierung hilft Ihnen, potentiellen Bedrohungen wie Datenschutzverletzungen und Systemausfällen, die Ihre Abläufe zum Stillstand bringen, einen Schritt voraus zu sein. Wenn Sie Ihre Systeme aufrüsten, können Sie ruhig arbeiten, wissend, dass Sie proaktiv gehandelt haben, um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen.

Die Erstellung eines Cloud-Migrationsplans kann Ihnen einen Vorsprung beim Nutzen der kostensparenden und produktivitätssteigernden Vorteile der IT-Modernisierung geben.

Wie Sie Ihre aktuelle IT-Umgebung bewerten

Das Verständnis und die Bewertung, wie Ihre IT-Infrastruktur derzeit funktioniert, ist der kritische erste Schritt für die Gestaltung Ihres Technologiemodernisierungsprozesses. So können Sie spezifische Verbesserungsbereiche identifizieren.

Hier ist, wie Sie eine umfassende IT-Bewertung durchführen:

Bewerten Sie Ihre bestehenden Systeme

• Identifizieren Sie veraltete Systeme: Halten Sie Ausschau nach überholter Hardware und Software, die vom Anbieter nicht mehr unterstützt wird. 
• Analysieren Sie Ihre Leistungsmetriken: Messen Sie, ob Ihr System zuverlässig, sicher und mit akzeptabler Geschwindigkeit seine Aufgaben ausführt. Überprüfen Sie, ob Ihr System oft ausfällt oder langsamer läuft als gewünscht.
• Führen Sie eine Lückenanalyse durch: Identifizieren Sie die Bereiche in Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur, die möglicherweise Ihre Produktivität behindern. Überprüfen Sie, ob Komponenten nicht reibungslos zusammenarbeiten oder ob Hindernisse einen glatten Informationsfluss verhindern könnten.
• Konsolidieren Sie Ihre Daten: Überprüfen Sie Ihr System auf doppelte oder fragmentierte Daten und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten an einem zentralen und zugänglichen Ort speichern. Gut organisierte Daten werden Ihrem Team ermöglichen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Wechsel von Top-Down- zu flacher Site-Struktur in Microsoft 365

Microsoft hat bestimmte Funktionen wie Teams und Microsoft Groups so konzipiert, dass sie mit Top-Level-Sites funktionieren. Um Microsoft 365s Funktionen durch die Integration von Teams mit Ihren bestehenden SharePoint-Inhalten vollständig zu nutzen, müssen Sie Ihre Site-Topologie ändern.

Wenn Sie eine Top-Down-Site-Topologie verwenden, erstellt die verschachtelte Architektur ein hierarchisches System von Subsites, die die Eigenschaften der übergeordneten Site erben. Sie werden es einfacher haben, Ihre Umgebung zu verwalten, indem Sie zu einer flachen Topologie wechseln, bei der jede Site Top-Level ist.

Ihr IT-Team wird mehr Flexibilität bei Anpassungen während einer organisatorischen Umstrukturierung haben, und sie werden mehr Zugang zur vollständigen Suite von Microsoft 365-Diensten jenseits von SharePoint haben. Als Ergebnis können Benutzer über integrierte Produkte und Tools hinweg zusammenarbeiten, erstellen und innovieren.

Hier sind einige Tipps, um Ihnen beim Wechsel Ihrer Site-Topologie zu helfen:

• Analysieren Sie Ihre aktuelle Site-Struktur: Bevor Sie Änderungen vornehmen, müssen Sie Ihre aktuelle Topologie und ihre Einschränkungen verstehen. Aufgrund der starren Hierarchien einer Top-Down-Topologie werden Sie sehen, dass strukturelle Änderungen schwierig sind. Da eine Subsite Eigenschaften von der übergeordneten Site übernimmt, können Sie eine Subsite nicht einfach anderswohin verschieben.
• Bereiten Sie den Wechsel vor: Sie können den Übergang Ihres Unternehmens zu einer flachen Topologie planen, indem Sie bewerten, wie sich die Umstellung auf Benutzer, Arbeitsabläufe und Zugangskontrollen auswirken wird.
• Implementieren Sie Ihre neue Site-Topologie: Sie müssen neue Top-Level-Sites erstellen, Inhalte migrieren und die entsprechenden Berechtigungen einrichten.
• Bieten Sie Schulung und Unterstützung: Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, müssen Sie Ihren Endbenutzern beibringen, wie sie Microsoft 365 in einer flachen Topologie navigieren, einschließlich der Verwaltung von Inhalten und der Nutzung neuer Funktionen.

Wenn Endbenutzer Fragen wie "Was ist OneDrive for Business?" haben, kann das Verständnis der Vorteile und wie es in der Microsoft 365-Umgebung funktioniert, allen helfen, sich auf Veränderungen auszurichten.

Reales Beispiel: eine brandneue zentralisierte M365-Cloud-Infrastruktur aus 3 On-Premises-Umgebungen

Nachdem sie zehn Jahre damit verbracht hatten, Daten in drei verschiedenen On-Premises-Umgebungen anzusammeln, entschied der globale Agrar-Lebensmittelführer Lallemand, eine massive digitale Transformation zu durchlaufen und ihre SharePoint-Sites in die Cloud zu migrieren. Mit ShareGate erreichte das Unternehmen eine 70%ige Reduzierung der SharePoint-Sites und baute eine vollständige Cloud-Lösung.

Bewältigung alternder Legacy-Systeme (SharePoint 2007, 2010, 2016)

Vor der Nutzung von ShareGate stand das Team vor Herausforderungen bei der Migration mit mangelnder Sichtbarkeit über den wahren Umfang des Projekts. Aufgrund mehrerer Speicherorte hatte das Team Schwierigkeiten, Dokumente zu finden, besonders viele doppelte Daten.

Schlüsselschritte bei der Erstellung der Modernisierungs-Roadmap

Mit ShareGates Berichtsfunktionen konnte das Team Lallemands Daten katalogisieren und eine Site-Inventur durchführen, um zu bestimmen, welche Daten migriert oder eliminiert werden sollten.

Diese wichtige Berichterstattung ermöglichte es Lallemand, 860 offene Sites zu identifizieren und letztendlich mehr als 600 offene Sites zu schließen. Als Ergebnis vereinfachte Lallemand seine übermäßig komplexen Systeme durch die Eliminierung unnötiger Daten und gewährleistete eine optimierte und organisierte Migration.

Verbesserte Geschäftsleistung

Nach der Nutzung von ShareGate zur Verlagerung ihrer Daten zu SharePoint Online konnte Lallemand seinen Ansatz zur Nutzung von SharePoint, Teams und anderen Microsoft 365-Anwendungen anpassen.

Da sie ihre Systeme vollständig integriert hatten, operieren sie jetzt mit mehr Agilität in einer vollständig modernen Umgebung. Sie können ihre Leistung optimieren, indem sie mit einer zentralisierten Software-Plattform und automatisierten Arbeitslastverwaltungstools arbeiten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Lallemand seine technologische Effizienz verbesserte und eine vollständige Cloud-Lösung mit ShareGate aufbaute.

In Microsoft 365 erfordert die digitale Transformation einen Übergang von technologiegetrieben zu absichtsorientiert

Um Microsofts modernen Arbeitsplatz erfolgreich zu übernehmen, müssen Sie auch von einem technologiegetriebenen zu einem absichtsorientierten Ansatz wechseln. Der Wechsel ist notwendig, um zu verstehen, wie Sie Ihre Microsoft 365-Umgebung ordnungsgemäß verwalten und sichern können, wenn alles nahtlos integriert ist.

In Bezug auf Ihre Anwendungsmodernisierungsstrategie bedeutet "absichtsorientiert", sich weniger auf einzelne Produkte wie SharePoint und OneDrive zu konzentrieren und mehr auf die Zusammenarbeitsziele Ihrer verteilten Mitarbeiter.

Wie Benjamin Niaulin in einem ShareGate-