3 Möglichkeiten zur Messung des Nutzerengagements mit SharePoint Online-Analysen und bewährte Praktiken

Bringt Ihre SharePoint-Site tatsächlich Wert, und nutzen Ihre Mitarbeiter sie effektiv? Lernen Sie drei Methoden kennen, wie Sie mit Analytics sicherstellen können, dass Ihre Benutzer das Beste aus ihren SharePoint-Ressourcen herausholen.

Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Team SharePoint erfolgreich nutzt, tauchen Sie in Ihre SharePoint-Nutzungsanalysen ein!  

Diese Daten können Ihnen helfen zu verstehen, wie Benutzer mit Ihrer Site interagieren. Sie können auch wertvolle Einblicke für die Entwicklung stärkerer Richtlinien und die Unterstützung Ihres Teams vor einer Umstrukturierung einer Umgebung oder nach einer Migration liefern.  

Ihre Berichte bieten wichtige Details und helfen Ihnen, Fragen zum täglichen Benutzerverhalten zu beantworten, wie: Wie oft haben Personen die Site besucht und auf deren Inhalte zugegriffen? Welche Dateien betrachten Benutzer am häufigsten? 

Die regelmäßige Überprüfung dieser Metriken mit einer Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung wird dabei helfen, die Art und Weise, wie sie SharePoint nutzen, kontinuierlich zu verbessern.  

Neugierig? Entdecken Sie drei Möglichkeiten, SharePoint-Analytics zu nutzen, um Benutzererfahrung, Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Sie erfahren auch, wie diese Daten Arbeitsplatzpraktiken informieren können – beim Sammeln, Verfolgen, Analysieren, Interpretieren oder Handeln auf Basis Ihrer Daten. Los geht's! 

Was sind SharePoint Analytics? 

SharePoint Analytics sind Tools und Prozesse zur Verfolgung, wie Personen SharePoint in Microsoft 365 nutzen. Diese Daten zeichnen ein Bild davon, wie Ihre Benutzer mit Inhalten, Features und anderen Funktionalitäten interagieren, und können zur Verbesserung von SharePoint-Sites verwendet werden, um sie benutzerfreundlicher zu machen. 

Es gibt verschiedene SharePoint-Metriken, einschließlich: 

• Site-Besuche 
• Eindeutige Betrachter 

• Seitenaufrufe 
• Dokument-Downloads 
• Anzahl aktiver Dateien 
• Anzahl extern geteilter Dokumente/Ordner 
• Dauer von Benutzersitzungen/Interaktionen 
• Benutzerdemografie, 
• Unter anderem 

Welche Informationen können Sie aus Ihren SharePoint-Site-Nutzungsberichten erhalten?

Und wie können Sie diese nutzen, um den Service für Sie und Ihre Benutzer zu verbessern? 

Zunächst können Ihre SharePoint Analytics Ihnen helfen, Inhaltsrelevanz und Beliebtheit zu bestimmen, wodurch Ihre Organisation das Ausmaß bewerten kann, in dem Benutzer insgesamt mit Ihren Seiten, Nachrichtenbeiträgen und Dokumenten interagieren.

Dann können Sie Ressourcen effizienter zuweisen, mit der Möglichkeit, die beliebten Inhalte Ihrer Site zu organisieren, um Wert zu liefern. 

Die Analyse individueller Benutzeraktivitäten wird Ihnen auch helfen, besser zu verstehen, welche Teammitglieder mehr Unterstützung benötigen. Sie können sehen, ob Benutzer Ihre Governance-Richtlinien befolgen, Ressourcen nicht optimal nutzen oder ihre Produktivität verbessern müssen.

Datenpunkte wie welche Dateien Benutzer betrachten, wann sie bestimmte Aktionen durchführen oder welche Seiten sie besuchen, können auch gezielteren Schulungen informieren. Dann werden Benutzer mit spezifischer Anleitung basierend auf ihren tatsächlichen täglichen Aktivitäten eher die Plattform effektiv in ihren Arbeitsablauf integrieren. 

Effizienzmetriken wie Dokumentzugriffszeiten und Versionsverlauf können Ihnen helfen zu bestimmen, wie Sie Prozesse optimieren können, um die Leistung zu verbessern. Wenn Sie genau hinschauen, werden diese Informationen Leistungshindernisse, suboptimale Benutzererfahrungsprobleme, Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Wege zur Lösung erheblicher Probleme beleuchten, bevor sie eskalieren. 

Die Überwachung von Nutzungsmustern kann auch dazu beitragen, eine produktivere Arbeitsumgebung zu kultivieren. Durch die Analyse eindeutiger Betrachter, Site-Besuche und durchschnittlicher Zeit pro Benutzer, neben anderen Details, können Sie bessere Wege für die Zusammenarbeit Ihres Teams bestimmen. Und für Sicherheitszwecke bedeutet die Möglichkeit, in die mit externen Benutzern geteilten Dateien hineinzugehen, dass Sie alles verfolgen, was passiert. 

Die Bedeutung von SharePoint Analytics

Die Technologie Ihres Unternehmens sollte ein Vorteil sein, nicht eine Belastung. Glücklicherweise können Sie durch das Verstehen Ihrer SharePoint Online Analytics frustrierende Hindernisse verabschieden und eine harmonischere Arbeitsumgebung schaffen, die das volle Potenzial der Plattform freisetzt. 

Unten haben wir einige kritische Wege aufgelistet, wie Ihre SharePoint-Sites von einer tieferen Betrachtung der Statistiken profitieren können. Und als Bonus-Material entdecken Sie nach Abschluss unseren Leitfaden zur Nutzung Ihrer SharePoint-Nutzungsberichte. 

Verbesserung der Benutzererfahrung

Sich auf Annahmen zu verlassen ist niemals eine gute Idee im Geschäft. Durch die Nutzung Ihrer SharePoint-Site-Analytics kann Ihre Organisation datengesteuerte Entscheidungen treffen, die tatsächlich die Benutzererfahrung verbessern. 

Die Überwachung und Analyse des Benutzerverhaltens wird Schmerzpunkte identifizieren, die die Produktivität zurückhalten. Dann kann Ihre Organisation diese spezifischen Engpässe angehen, um sicherzustellen, dass Benutzer mit der Umgebung zufrieden sind. Beispielsweise hilft das Verfolgen von Ladezeiten und Antwortzeiten dabei, die Site-Performance feinzustimmen, damit Benutzer ihre Arbeit in einer frustrationsfreien Umgebung erledigen können. 

Die Einblicke aus Ihren Berichten ermöglichen es Ihnen auch, Ihre SharePoint-Inhalte zu personalisieren. So erhalten Ihre Benutzer eine relevantere und ansprechendere Erfahrung, was es wahrscheinlicher macht, dass sie die Tools auf der Plattform optimal nutzen. 

Steigerung von Produktivität und Zusammenarbeit

Technische Probleme oder schlechte Governance können die Arbeit zum Stillstand bringen und Mitarbeiter daran hindern, auf die kritischen Ressourcen zuzugreifen, die sie benötigen.  

Doch wenn Sie proaktiv auf Ihre Analytics-Berichte vertrauen, können Sie potenzielle Probleme untersuchen und beseitigen – bevor sie ein Problem verursachen. Die Informationen in Ihren Berichten werden Einblicke in die Entwicklung der effektivsten langfristigen Lösungen für alle Hindernisse geben, die die Produktivität einer Abteilung beeinträchtigen. Es geht auch darum, Bereiche für die Verbesserung der Zusammenarbeit zu identifizieren! Die Möglichkeit, Inhalte nahtlos zu finden, macht Teamwork viel einfacher und angenehmer. 

Beispielsweise können Sie SharePoint-Suchanalysen verwenden, um eine Informationsarchitekturbewertung durchzuführen, um zu sehen, wie Sie derzeit an die Dateiorganisation herangegangen sind, oder eine Metadatenanalyse durchführen, um zu sehen, wie Sie Ihre Inhalte klassifizieren. Dies kann Wege aufzeigen, Ihre SharePoint-Metadaten für eine effizientere Benutzersucherfahrung anzupassen. 

Methode #1: Verwenden Sie integrierte SharePoint-Site-Nutzungsberichte

 Die Out-of-the-Box-Berichte von Microsoft 365 bieten einige hilfreiche Informationen zur Verbesserung der Adoption und Maximierung der Geschäftsauswirkungen. Sie zeigen mehrere Statistiken darüber an, wie Site-Besucher mit dem Inhalt einer Site interagieren, wie 'meist betrachtete Elemente' oder 'aktivste Benutzer.' 

Wie kann ich Site-Analytics in SharePoint sehen? 

Um den SharePoint-Site-Nutzungsbericht zu erhalten: 

• Gehen Sie im Admin Center zu Berichte, dann klicken Sie auf Nutzung  
• Wählen Sie auf der Dashboard-Homepage unter Berichte SharePoint aus  

Sie können die Site-Nutzung im SharePoint-Bericht anzeigen, indem Sie den Tab Site-Nutzung wählen.

Ihre Nutzungsliste wird etwa so aussehen.

Sie können Spalten auswählen auf der rechten Seite auswählen, um weitere Informationen zu Ihrem Bericht hinzuzufügen, wie externe Freigabe, besuchte Seiten, aktive Dateien, das Vertraulichkeitslabel auf der Site und mehr. 

Methode #2: Fragen Sie Ihr Team

Während die integrierten SharePoint Online Analytics grundlegende Adoptionsmetriken liefern, kann das direkte Gespräch mit Ihren tatsächlichen Benutzern Ihnen auch helfen, die Effektivität Ihrer Umgebung zu bewerten.  

Das Verstehen Ihres Benutzerengagements kann so einfach sein wie die Konsultation von Site-Managern. Oder Sie könnten eine kurze Umfrage erstellen, um zu entdecken, wie Ihr Team Ihre Site nutzt und mit ihr interagiert. Stellen Sie Fragen wie: 

• Was sind die Top-Anfragen auf meiner Site pro Tag/pro Monat? 
• Wie viele Suchanfragen führen Benutzer im Durchschnitt durch? 
• Welche Anfragen erhalten wenige Klicks und warum? 
• Wie oft klicken Personen auf beworbene Ergebnisse? 

Mit den Umfrageantworten können Sie einen Plan erstellen, um Wildwuchs zu verwalten und die Adoption zu steigern. Das Erkennen gemeinsamer Themen (z.B. eine Site, die niemand nutzt) wird Ihnen helfen, in diesem Prozess fundiertere Entscheidungen zu treffen. 

Wildwuchs bezieht sich auf die überwältigende Menge und Vielfalt von Daten, die Unternehmen jeden Tag produzieren. Wenn Daten unkontrolliert wuchern, wird es schwieriger, sie zu schützen, geschweige denn zu nutzen, wenn Sie nicht wissen, wo sie sich befinden.

Methode #3: Verwenden Sie Drittanbieter-SharePoint-Berichtstools

SharePoint-Nutzungsberichte bieten begrenzte Daten. Wenn Sie tiefere Berichtsmöglichkeiten wollen,