4 Möglichkeiten, wie ShareGate Ihnen dabei helfen kann, die ultimative Mitarbeitererfahrung in Microsoft 365 zu schaffen

Die Verwaltung Ihrer Microsoft 365-Umgebung zu überblicken fühlt sich eher wie ein Marathon als ein Sprint an. ShareGate macht es superleicht, Ihren Mandanten zu sichern, zu verwalten und zukunftssicher zu gestalten – und gleichzeitig Benutzer sicher zu befähigen.  

Microsoft hat keinen Hehl daraus gemacht, dass es sich dafür einsetzt, die Mitarbeitererfahrung (EX) zu verbessern, indem es eine befähigte Zusammenarbeit fördert. Der standardmäßige Self-Service-Ansatz von Microsoft 365 ermöglicht es Mitarbeitern, ihre eigenen Arbeitsbereiche und Ressourcen wie Microsoft Teams, Microsoft 365 Groups und SharePoint Online-Sites zu erstellen und zu verwalten. 

Es ist jedoch wichtig, angemessene Leitplanken einzurichten, um Self-Service effektiv zu ermöglichen. Es gibt ein paar Optionen:

• Microsoft bietet verschiedene Tools über seine Admin-Center und Services an, um Sie bei der Governance Ihrer Umgebung zu unterstützen, einschließlich Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrungsbezeichnungen – vorausgesetzt, Sie haben die Zeit und qualifizierten Arbeitskräfte, um diese zu nutzen. 
• ShareGate hilft dabei, IT-Teams zu entlasten. Mit ShareGate können Sie schnell Ihre Umgebung aufräumen, Ihre Kontrollen entsprechend den Microsoft-Best-Practices einrichten und von Anfang an im modernen Arbeitsplatz die Nase vorn behalten.

Dies ist der abschließende Blog einer Serie über Microsoft 365 Employee Experience. Lesen Sie die ersten vier Blogs: 

1. Verbessern Sie die Produktivität mit einer großartigen Microsoft 365-Verwaltungsstrategie 
2. 4 Schlüsselbereiche der Teams-Verwaltung zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung 
3. Tipps und Tricks zur Förderung der Mitarbeiterkommunikation in Microsoft 365 
4. Meistern Sie die Microsoft 365-Inhaltssuche: Befähigen Sie Ihre Endbenutzer, zu finden, was sie brauchen

In diesem Blog betrachten wir vier Wege, wie Sie Ihre IT-Superkräfte verbessern können, um eine exzellente Benutzererfahrung zu schaffen und Zeit mit ShareGate zu sparen, der sofort einsatzbereiten Verwaltungslösung für Microsoft 365, die einfach funktioniert!  

In diesem Artikel:

• Teams-Sicherheit zu einer geteilten Verantwortung machen
• Endnutzern das Erstellen dessen erleichtern, was sie in Microsoft 365 benötigen
• Endnutzern ermöglichen, ihre eigenen Arbeitsbereiche von Anfang bis Ende zu verwalten
• Microsoft 365 zu dem kollaborativen und sicheren Tool machen, das es sein sollte

1. Microsoft Teams-Sicherheit zu einer geteilten Verantwortung machen

Sicherheit ist Teamarbeit. Jeder von uns spielt eine kritische Rolle. Mit angemessener Anleitung können Ihre Endbenutzer ihren Teil dazu beitragen, Ihre Umgebung organisiert und sicher zu halten. Indem Sie Menschen die Entscheidung über Gruppenerstellung, externes Teilen, Archivierung und Löschung anvertrauen, wird Sicherheit zu einer geteilten Verantwortung.  

Um auf dem richtigen Fuß zu starten und ein solides Fundament zu schaffen, empfehlen wir die Entwicklung von Governance-Richtlinien, um die Leitplanken für Ihre Endbenutzer festzulegen. Automatisierung ist der Schlüssel. 

ShareGate bietet Ihnen vier automatisierte Richtlinien zur Aufrechterhaltung einer sicheren und produktiven Umgebung: 

1. Inaktivitätserkennung
2. Zweck-Tags
3. Überprüfung des externen Teilens
4. Vertraulichkeits-Tags

1. Inaktivitätserkennung

ShareGate wird automatisch inaktive Teams und Sites in Ihrem Mandanten finden schnell, sodass Sie es nicht müssen. So funktioniert es: 

• Wählen Sie, wie viele Tage ohne Aktivität ein Team als inaktiv qualifizieren würden, oder behalten Sie ShareGates Standard-Schwellenwert von 90 Tagen bei. 

• Werden Sie granular damit, wie Inaktivität gemäß dem Zweck eines Teams aussieht. 
• Behalten, archivieren oder löschen Sie inaktive Teams selbst oder senden Sie manuell Benachrichtigungen an die Besitzer, damit diese Maßnahmen ergreifen. 

Und es kann die richtigen Personen bitten, Maßnahmen bei diesen Teams zu ergreifen, ob sie behalten, archiviert oder gelöscht werden sollen. 

Benutzern zu ermöglichen, eigene Entscheidungen über ihre Teams zu treffen, verlagert einen Teil der Sicherheitsverantwortung auf sie. Diese Funktion kann Unordnung in Ihrem Mandanten erheblich reduzieren und gleichzeitig die Zeit der IT sparen.  

Unsere Kundendaten haben gezeigt, dass 70% der inaktiven Teams von den Team-Besitzern behalten oder entfernt wurden, nicht von IT-Administratoren. Das bedeutet, Sie müssen keine komplexen PowerShell-Skripte schreiben, um veraltete oder potenziell riskante Inhalte zu identifizieren, oder Besitzer aufspüren, um die angemessenen Maßnahmen für jedes Team herauszufinden. Stattdessen können Sie ShareGate verwenden, um die Hilfe von Besitzern zu gewinnen, die besser ausgerüstet sind zu entscheiden, ob ein Team noch benötigt wird oder nicht. 

2. Zweck-Tags

Wäre es nicht schön, wenn Sie wüssten, warum Benutzer ihre Microsoft Teams erstellt haben und ihnen die richtigen Governance-Richtlinien zuweisen könnten? ShareGate ermöglicht es Ihnen, Teams nach Zweck zu kategorisieren. 

• Zweck-Tags in ShareGate helfen Ihnen zu verstehen, warum Benutzer Teams erstellen. Ist es, um an einem Projekt mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zu arbeiten? Oder ist es, um über Ihre Abteilungen hinweg zusammenzuarbeiten? Sie können Zweck-Tags erstellen, um Teams nach Geschäftszwecken entsprechend der Art der geleisteten Arbeit zu organisieren. Wenden Sie sie auf Teams und Gruppen selbst an oder verwenden Sie ShareGate, um Besitzern zu ermöglichen, den Zweck-Tag zu wählen, der ihrer Meinung nach am besten den Geschäftszweck der Teams und Gruppen repräsentiert, die sie erstellen. 

ShareGate kann Ihnen helfen, mit Team- und Gruppenbesitzern zusammenzuarbeiten, indem es sie automatisch auffordert, einen Zweck-Tag und/oder Vertraulichkeits-Tag anzuwenden, wenn sie neue Teams oder Gruppen erstellen. 

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, können Sie ShareGates Standard-Zweck-Tags verwenden. Wir empfehlen auch, Ihre Zweck-Tags und Vertraulichkeits-Tags einzurichten, wenn Sie unsere Bereitstellungsvorlagen verwenden – mehr dazu später!  

3. Überprüfung des externen Teilens

Die Richtlinie zur Überprüfung des externen Teilens ermöglicht es Ihnen zu definieren, wie oft extern geteilte Links und Gastzugang von Team- und Gruppenbesitzern überprüft werden.  

Wenn Sie die Arbeitsbelastung Ihres IT-Teams noch weiter verringern möchten, verwenden Sie ShareGate, um die Entscheidungsfindung an Besitzer zu delegieren, ob die extern geteilten Links und Gäste entfernt werden sollen.

ShareGate kann automatisch eine Teams-Chatbot-Benachrichtigung oder E-Mail an Besitzer senden, wenn es Zeit für sie ist, extern geteilte Links und Gäste in ihren Teams und Gruppen zu überprüfen. Von der Benachrichtigung aus können Besitzer entscheiden, alle außerhalb der Organisation geteilten Links zu entfernen, die nicht mehr benötigt werden, und Gäste, die keinen Zugang mehr benötigen. 

ShareGates Automatisierung ist fantastisch. Wir hatten so eine gute Resonanz [von unseren Endbenutzern]…die sich bedanken, weil sie tatsächlich Personen gefunden haben, die nicht in unserer Teams-Umgebung sein sollten.

Astrid Gibbon, Communications Systems Manager bei Oxford Instruments

4. Vertraulichkeits-Tags

Wäre es nicht auch schön, wenn Sie wüssten, warum Benutzer ihre Microsoft Teams erstellt haben und sie die richtigen Sicherheitseinstellungen auf sie angewendet haben? ShareGate ermöglicht es Ihnen, Teams nach ihrer Vertraulichkeitsstufe zu kategorisieren.