Wie Sie eine effektive Namenskonvention für Microsoft Teams erstellen

Namenskonventionen sind ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Governance-Strategie. Diese Best Practices helfen Ihnen dabei, eine effektive Microsoft Teams-Namensrichtlinie zu erstellen.

Wenn es eine Regel gibt, die alle Organisationen bei der Migration in die Cloud beachten sollten, dann diese: Microsoft 365 ist keine cloudbasierte Version einer herkömmlichen IT-Umgebung.

Zu lernen, wie man Microsoft 365 verwaltet und optimal nutzt, ist genauso wichtig – und oft genauso schwierig – wie die Migration selbst. Und da Benutzer standardmäßig neue Teams erstellen können, ohne den IT-Bereich zu durchlaufen, bringt Microsoft Teams seine eigenen besonderen Governance-Herausforderungen mit sich.

Eine effektive produktübergreifende Governance-Strategie kann dabei helfen, Ihren Mandanten organisiert und sicher zu halten. Und eine klar definierte Teams-Namenskonvention ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Bedenken zu zerstreuen.

Wie Sie eine effektive Namenskonvention erstellen

Welches Team mit dem Namen „Sales" ist tatsächlich aktiv? Und warum gibt es ein Team namens „pArTy123"?

Mit einer Namenskonvention können Sie die Funktion jedes Teams ermitteln – was es letztendlich einfacher macht, Duplikate zu vermeiden und das zu archivieren, was Sie nicht benötigen.

Die gute Nachricht? Sie können sich auf bewährte Schulungen und Vertrauen verlassen, um eine effektive Namenskonvention zu implementieren und zu pflegen. Und sie wird gleichermaßen effektiv sein, unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, die Team-Erstellung für alle Geschäftsanwender zu aktivieren oder nur für einen kleinen Pool von „Power-Usern".

Wir führen Sie durch die folgenden Beispiele:

• Verwirrende Zeichen vermeiden
• Formelle Teams erstellen
• Bestimmte Wörter blockieren
• Informationen im Namen verlangen
• Duplizierung von SharePoint-Site-Teams vermeiden

Verwirrende Zeichen vermeiden

Ein Teamname sollte seine Funktion klar definieren. Auf diese Weise können Benutzer identifizieren, welches Team sie verwenden sollen und ob ein Team, das sie benötigen, bereits erstellt wurde.

Damit das funktioniert, sollten Namen verwirrende Zeichen wie . @ / & $ vermeiden. Diese beeinträchtigen die Fähigkeit des Lesers, Informationen schnell zu erfassen, und verhindern doppelte Namen mit nur geringfügigen Abweichungen – z.B. „Sales", „Sa!es" und „$ales".

Formelle Teams erstellen

Oft ist der beste Weg, um zu verhindern, dass Benutzer Teams erstellen, ihnen zuvorzukommen. Wenn bereits ein bestimmtes Team existiert und Benutzer ermutigt werden, es zu verwenden, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie selbst unordentliche Variationen erstellen.

Dies ist besonders nützlich für Abteilungsteams mit offensichtlichen Namen wie „HR" oder „IT". Erstellen Sie zentral Teams nach Team, Abteilung oder Projekt und weisen Sie sie formell zu – blockieren Sie dann diese Namen für die weitere Verwendung, um Duplizierung zu verhindern.

Bestimmte Wörter blockieren

Wie oben erwähnt, gewährleistet das Verbieten bestimmter Wörter, die bereits verwendet werden, Konsistenz und begrenzt Duplizierung.

Sobald Sie Ihr formelles „HR"-Team erstellt haben, verbieten Sie die Verwendung von „HR" in zukünftigen Teamnamen. Das Blockieren bestimmter Wörter verhindert auch Namen mit Schimpfwörtern oder allgemein unpassender Sprache.

Sie können bestimmte Wörter blockieren, indem Sie eine Namensrichtlinie in Ihrem Entra ID durchsetzen – aber Sie benötigen eine Entra ID Premium P1 oder Basic EDU Lizenz.

Andernfalls können Sie eine Liste blockierter Wörter und Phrasen erstellen und sie in Ihre Endbenutzer-Schulungen und/oder schriftlichen Governance-Richtlinien aufnehmen.

Relevante Informationen verlangen

Selbst wenn Self-Service-Bereitstellung aktiviert ist, ist es entscheidend, dass andere Benutzer und IT-Administratoren die Funktion eines Teams schnell ableiten können.

Um das zu erreichen, sollten Sie erwägen, eine Richtlinie zu erstellen, die verlangt, dass bestimmte Informationen – wie Abteilung, Unternehmen, Büro, Land, Titel oder Bundesland – in jedem Teamnamen enthalten sind.

Erwägen Sie die Erstellung einer Richtlinie, die verlangt, dass bestimmte Informationen – wie Abteilung, Unternehmen, Büro, Land, Titel oder Bundesland – in jedem Teamnamen enthalten sind.

Dies ist eine weitere Richtlinie, die über Ihr Entra ID festgelegt werden kann, wenn Sie über eine Premium-Lizenz verfügen. Falls nicht, machen Sie es einfach zu einer Regel und schreiben Sie es auf.

Duplizierung von SharePoint-Site-Teams vermeiden

Microsoft Teams kann in der gesamten Microsoft 365-Umgebung existieren. Aber Benutzer werden wahrscheinlich immer noch die IT basierend auf einzelnen Anwendungen verstehen und mit ihr interagieren.

Betrachten Sie dieses Beispiel: Nehmen wir an, Sie haben eine dedizierte SharePoint-Site für die HR-Abteilung. Eine Person in der HR könnte trotzdem versucht sein, ein Team zu erstellen, um mit ihrer Abteilung zu chatten – ohne zu wissen, dass es bereits existiert.

Das läuft auf Benutzerschulung hinaus: Sie müssen Benutzer über die Gefahren der Team-Duplizierung aufklären und Teams ausdrücklich davon abhalten, bestehende SharePoint-Sites in Teams in Microsoft Teams zu duplizieren.

IT-Governance: ein mehrstufiger Prozess

Es kann für neue Microsoft 365-Administratoren verlockend sein, die Benutzer-Team-Erstellung vollständig zu deaktivieren. Aber Self-Service-Funktionalität ist Teil dessen, was Cloud Computing überhaupt so großartig macht!

Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Team-Erstellung zu verwalten, die Implementierung einer klaren Namenskonvention ist ein effektiver Weg, um Ihre Microsoft 365-Umgebung frisch und aktuell zu halten.